RESOLUCIÓN
004 DE 2024
(Diciembre
23)
Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de
Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan
otras disposiciones
EL
JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL
DISTRITO
En
uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138
del 13 de diciembre de 2022 y,
CONSIDERANDO:
Que el Departamento Administrativo de la
Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “Por
medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario
del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” en su artículo
2.2.22.3.9 indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y
en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión -MIPG-
Que el Consejo para la Gestión y el
Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de
MIPG versión 6, el cual en su capítulo 3.2.1. que habla sobre la “Política
de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”, establece
que “la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las
actividades de la administración pública orientada al servicio público y para
resultados”
Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el
Decreto 221 del 6 de junio de 2023 “Por medio del cual se reglamenta el
Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807
de 2019 y se dictan otras disposiciones.”
Que mediante la Resolución No. 1540 del 30
de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de
Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de
Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del
tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos
administrativos de modificación de dicho manual.
Que mediante la Resolución 002 del 3 de
diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se
incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de
Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina “Manual de
Procesos y Procedimientos”.
Que la Oficina Asesora de Planeación de
conformidad con la función establecida en el literal N) del artículo 6 del
Decreto 310 de 2022, está encargada de “Coordinar con las dependencias de la
SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos
de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos
administrativos para su adopción”.
Que de acuerdo con la función establecida
en el literal k) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del
Secretario debe: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento
continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de
Gestión de Calidad”.
Que mediante el artículo primero de la
Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó “en
el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la
suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y
exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los
documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”.
Que en desarrollo de lo delegado en la
Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación
únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de
afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED
previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que
hacen parte integral de esta Resolución.
Que, aplicando el mejoramiento continuo,
las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la
actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de
Planeación y que resultaron en: incorporar 3 procedimientos, modificar 9
procedimientos, eliminar 1 procedimiento, incorporar 11 formatos, modificar 9
formatos, eliminar 3 formatos, modificar 1 guía – metodología, incorporar 1
instructivo, modificar 2 instructivos, incorporar 1 manual, modificar 2
manuales, modificar 9 caracterizaciones y modificar 1 normograma.
Que la Secretaría de Educación del Distrito
cuenta con el aplicativo isolución, el cual contiene todos los documentos del
Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al
cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co para
la consulta de la documentación legal y vigente.
En mérito de lo anteriormente expuesto el
(la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación
del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos:
|
|
1. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
|
|
|
|
PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Formato
|
01-IF-009
|
Formulario de Reporte de
Operación Inusual y/o Sospechosa de la SED
|
1
|
Incorporación
|
|
Manual
|
01-MN-001
|
Manual del Sistema de Administración del Riesgo del Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT/FPADM
|
1
|
Incorporación
|
|
|
2. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
|
|
|
PROCESO FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Formato
|
21-IF-011
|
Normograma Procesos
|
2
|
Modificación
|
|
|
3. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
|
|
|
|
PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
22-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Gestión del
Conocimiento
|
3
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
22-PD-006
|
Gestión de la Información
Geográfica
|
1
|
Incorporación
|
|
|
4. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
|
|
|
|
PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Guía -
Metodología
|
18-MG-001
|
Guía de Compras Sostenibles de la SED
|
2
|
Modificación
|
|
Manual
|
18-MN-001
|
Manual para la
Implementación del Plan de Gestión Integral de
Residuos Peligrosos
|
4
|
Modificación
|
|
|
5. OFICINA DE CONTROL INTERNO
|
|
|
|
PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Normograma
|
20-NG-001
|
Normograma del Proceso de
Evaluación Independiente
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
20-IF-012
|
Conocimiento de la Unidad
Auditable
|
1
|
Incorporación
|
|
Formato
|
20-IF-013
|
Selección Muestra de Auditoría
|
1
|
Incorporación
|
|
|
|
6. OFICINA ASESORA JURÍDICA
|
|
|
|
|
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Procedimiento
|
16-PD-001
|
Representación Judicial en
Acciones de Tutela
|
3
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
16-PD-006
|
Defensa y Representación Judicial
|
2
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
16-PD-008
|
Construcción y Actualización del Normograma
|
3
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
16-PD-009
|
Cumplimiento de
Sentencias y Providencias Aprobatorias de
Conciliaciones contra la SED
|
1
|
Incorporación
|
|
|
7. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIÓN Y PRENSA
|
|
|
PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
02-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Comunicación
Institucional
|
3
|
Modificación
|
|
8. OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
|
|
PROCESO GOBIERNO Y SEGURIDAD DIGITAL
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
12-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Gobierno y Seguridad
Digital
|
4
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
12-PD-029
|
Modelo de Enfoque Gestión de Repuestos y/o Material
de Cableado
|
1
|
Incorporación
|
|
Formato
|
12-IF-009
|
Solicitud de Acceso Remoto
|
3
|
Modificación
|
|
Formato
|
12-IF-017
|
Solicitud de Cambio SC - RFC
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
12-IF-054
|
Formato de Entrega de Backups de Usuarios
|
1
|
Eliminación
|
|
Formato
|
12-IF-057
|
Entrega de Información de
Cuentas .gov
|
1
|
Incorporación
(Reemplaza el
formato 12-IF054 Formato de
Entrega de
Backups de
Usuarios)
|
|
Formato
|
12-IF-055
|
Evaluación Técnica para
Solicitud de Retiro de Elemento a
Laboratorio
|
1
|
Incorporación
|
|
Formato
|
12-IF-056
|
Solicitud de Cotización
de Repuesto(s) y/o Material(es) de
Cableado
|
1
|
Incorporación
|
|
Formato
|
12-IF-058
|
Solicitud de Acceso a la Red
Inalámbrica de Nivel Central
|
1
|
Incorporación
|
|
|
9. DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
|
|
|
PROCESO INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SERVICIO
EDUCATIVO
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
10-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Inspección
y Vigilancia del Servicio Educativo
|
3
|
Modificación
|
|
|
10. SUBSECRETARÍA DE CALIDAD Y PERTINENCIA
|
|
|
PROCESO EDUCACIÓN INCLUSIVA
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
09-CP-001
|
Caracterización del
Educación Inclusiva
|
Proceso
|
3
|
Modificación
|
|
11. DIRECCIÓN DE CONSTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS
|
|
PROCESO ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR -
SUBPROCESO INFRAESTRUCTURA
Y DOTACIONES ESCOLARES
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Procedimiento
|
07.1-PD002
|
Control Administrativo de Actas y Pagos
|
1
|
Eliminación (Por
solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #640 del 5 de
diciembre de
2024)
|
|
12. DIRECCIÓN DE DOTACIONES ESCOLARES
|
|
PROCESO ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR - SUBPROCESO
INFRAESTRUCTURA
Y DOTACIONES ESCOLARES
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Procedimiento
|
07.1-PD003
|
Entrega Física de Dotación Escolar y Administrativa
de la SED
|
2
|
Modificación
|
|
|
|
13. DIRECCIÓN DE
TALENTO HUMANO
|
|
|
|
|
PROCESO TALENTO HUMANO
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
14-CP-001
|
|
Caracterización del Proceso de Talento
Humano
|
6
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
14-PD-029
|
|
Reporte y
Seguimiento de Incapacidades Iguales o
Mayores a 90 Días
|
2
|
Modificación
|
|
|
|
14. OFICINA DE PERSONAL
|
|
|
|
|
PROCESO TALENTO HUMANO
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Procedimiento
|
14-PD-024
|
Posesión de Docentes en
Direcciones Locales de
Educación
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
14-IF-048
|
Autorización
para Recibir Notificaciones por Medios
Electrónicos
|
1
|
Incorporación
|
|
|
|
15. OFICINA DE CONTRATOS
|
|
|
|
|
PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Formato
|
11-IF-009
|
Clausulado general contrato de prestación
de servicios profesionales o de apoyo a la gestión
|
1
|
Eliminación (Por
solicitud del área
mediante requerimiento en Isolucion #587 del 9 de septiembre de
2024)
|
|
Formato
|
11-IF-024
|
Minuta
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de
Apoyo a la Gestión
|
1
|
Eliminación (Por
solicitud
del área mediante requerimiento en Isolucion #588 del 9 de septiembre de
2024)
|
|
|
16. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
|
|
|
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
17-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Gestión
Documental
|
3
|
Modificación
|
|
Formato
|
17-IF-020
|
Hoja de Control de Expedientes
|
2
|
Modificación
|
|
|
16. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
|
|
|
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Formato
|
17-IF-030
|
Referencia Cruzada
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
17-IF-037
|
Revisión Unidades de
Almacenamiento / Conservación
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
17-IF-042
|
Formato Único de Inventario de Documentos
Físicos
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
17-IF-044
|
Caracterización de Deterioros
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
17-IF-048
|
Identificación Soportes Análogos y
Digitales
|
1
|
Incorporación
|
|
Instructivo
|
17-IT-001
|
Organización de Archivos de
Gestión
|
4
|
Modificación
|
|
Instructivo
|
17-IT-008
|
Monitoreo de Condiciones
Ambientales en los Depósitos de Archivo
|
2
|
Modificación
|
|
Instructivo
|
17-IT-010
|
Acompañamientos Técnicos - Gestión
Documental
|
1
|
Incorporación
|
|
|
17. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
|
|
|
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
15-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Gestión
Administrativa
|
3
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
15-PD-001
|
Gestión Logística de Eventos
|
3
|
Modificación
|
|
Procedimiento
|
15-PD-003
|
Gestión de Arrendamientos
|
3
|
Modificación
|
|
Formato
|
15-IF-014
|
Informe Técnico, Administrativo y
Financiero del Evento
|
2
|
Modificación
|
|
Formato
|
15-IF-015
|
Informe de Supervisión del Evento
|
1
|
Incorporación
|
|
Formato
|
15-IF-016
|
Acta de Visita de Inmueble para
Viabilidad de Arrendamiento
|
1
|
Incorporación
|
|
|
18. OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO
|
|
|
PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Caracterización
|
05-CP-001
|
Caracterización del Proceso de Servicio
Integral a la Ciudadanía
|
3
|
Modificación
|
|
|
|
19. OFICINA DE PRESUPUESTO
|
|
|
|
|
PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Procedimiento
|
13-PD-004
|
Gestión de
Saldos de Pasivos Exigibles - Gestionar el
Presupuesto
|
2
|
Modificación
|
|
|
20. OFICINA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD
|
|
|
|
PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
|
|
|
TIPO DE
DOCUMENTO
|
CÓDIGO
|
NOMBRE
|
VERSIÓN
|
TIPO DE AFECTACIÓN
|
|
Manual
|
13-MN-002
|
Manual de Anexo Técnico
Políticas de Operación Contable SED
|
2
|
Modificación
|
ARTÍCULO SEGUNDO: Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de
obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de
la Secretaría de Educación del Distrito.
ARTÍCULO TERCERO: Con esta resolución se afectaron en total 45 documentos y el Manual
de Procesos y Procedimientos de la SED queda compuesto por: 27
caracterizaciones de procesos, 22 normogramas, 218 procedimientos, 310
formatos, 40 guías - metodologías, 31 instructivos y 14 manuales.
ARTÍCULO CUARTO: Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los
niveles central, local e institucional, la permanente actualización,
implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su
cargo.
En caso de que las áreas identifiquen la
necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos,
complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de
Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y
documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de
gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de
Planeación.
ARTÍCULO QUINTO: Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos
de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a
las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán
la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los
documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.
ARTÍCULO SEXTO: Los documentos de que trata la presente Resolución reposarán para
consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo
vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y
externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co.,
los cuales harán parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de
Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de
procedimientos.
ARTÍCULO OCTAVO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y
deroga las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE
Y CÚMPLASE.
Dado
en la ciudad de Bogotá D.C., a los 23 días del mes de diciembre el año 2024.
WILFER
ORLANDO VALERO QUINTERO
Jefe
Oficina Asesora de Planeación
Secretaría
de Educación del Distrito
Nota: Ver norma original en Anexos.
