CIRCULAR 018 DE 2024

(Diciembre 23)

PARA: INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO

DE: SUBDIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

ASUNTO: Recepción de Cuentas de Cobro y Facturas - Calendario de Pagos 2025

Con un cordial saludo y en cumplimiento de lo establecido en las Circulares 11 y 14 de 2024 de la Dirección Distrital de Tesorería y con el propósito de garantizar el eficiente manejo de los recursos del Instituto Distrital de Turismo, así como atender oportuna y eficazmente la ejecución de los pagos que se generen por las obligaciones contraídas por el Instituto y dar cumplimiento a la presentación de informes requeridos, de manera atenta, se solicita a funcionarios y contratistas que participan en la planeación y ejecución presupuestal, dar cumplimiento al cronograma aquí establecido para el trámite de cuentas en la vigencia 2025:

1. RECEPCIÓN DE CUENTAS

La fecha límite para la radicación de cuentas en la Subdirección de Gestión Corporativa que cumplan el lleno de requisitos para trámite, es:

NOTA:

Los pagos de servicios públicos deben ser radicados en la Subdirección de Gestión Corporativa, por lo menos 5 días hábiles anteriores al primer vencimiento con la totalidad de los soportes necesarios para el pago.

2. ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA RADICACIÓN DE CUENTAS

- Todas las obligaciones deben ser registradas correcta y oportunamente en el sistema de contratación - SISCO, con la elaboración de las Certificaciones de Cumplimiento por parte de los supervisores de cada contrato, anexando los correspondientes soportes. De existir inconsistencias o errores, se generarán reprocesos y, por ende, se verá afectado el pago oportuno de las obligaciones.

- Los(as) supervisores(as) deberán establecer los mecanismos necesarios para garantizar que la información de los proveedores y/o contratistas corresponda con la reportada en la solicitud del pago. Lo anterior, con el objetivo de garantizar el proceso de pago, minimizar los rechazos, errores, devoluciones y demoras en el cumplimiento de las obligaciones.

- Las cuentas de cobro a tramitar deberán ser radicadas vía correo electrónico a las direcciones guillermo.ramirez@idt.gov.co y johanna.ospina@idt.gov.co por parte de cada uno de los gestores de cuentas de las áreas.

- El horario de radicación de cuentas en la Subdirección de Gestión Corporativa es de 7:00 a.m. a 4:30 p.m.

- Los documentos remitidos para tramite deben allegarse en formato PDF, sin falta y debidamente firmados.

- Las cuentas que no cumplan con los requisitos establecidos para el pago, serán devueltas a la dependencia de origen.

- Las cuentas de cobro y/o facturas que no estén programadas en el PAC del correspondiente mes y/o que sean radicadas extemporáneamente, se tramitarán dependiendo de la disponibilidad de recursos aprobados por la Secretaría Distrital de Hacienda, lo que podría derivar en la devolución al área correspondiente para tramitar en el siguiente mes y generando reprocesos al tener que cambiar el SISCO.

- Los costos adicionales que se generen por el retraso en la radicación de los pagos asociados a servicios públicos y demás asuntos que generen intereses y/o recargos, deberán ser asumidos por el supervisor del contrato.

- Todos los desembolsos se realizarán, previo al cumplimiento de los procedimientos legales, dentro de los 30 días siguientes a la radicación de los documentos de pago en la Subdirección de Gestión Corporativa, y/o según se establezca en el contrato y/o convenio, previa disponibilidad de recursos de PAC para giro por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda.

- Como consecuencia de la implementación de la Cuenta Única Distrital, no se realizarán pagos por ningún concepto durante los últimos 5 días hábiles de cada mes, dado que el sistema BOGDATA de SHD no estará habilitado en estas fechas.

- La Oficina de Gestión de Pagos de la Dirección Distrital de Tesorería - SDH programa las cuentas por pagar liberadas; es decir, firmadas digitalmente en SAP por el Responsable del Presupuesto y el Ordenador del Gasto por las entidades distritales ejecutoras y que figuren en estado “Radicada” en el Sistema de Información - BOGDATA de la SDH - DDT, dentro de los 3 días hábiles siguientes a su liberación en el citado Sistema.

- La SDH - DDT girará la totalidad de las cuentas por pagar durante los meses de enero y febrero del 2025, a excepción de las relacionadas con los conceptos de nómina que por ley tengan un término diferente; como sucede con las cuentas por pagar por concepto de cesantías que se girarán antes del 14 de febrero de 2025.

3. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA ADELANTAR EL TRÁMITE DE PAGO

Nota: NO remitir a la Subdirección de Gestión Corporativa los informes y demás documentos que soporten las cuentas de cobro presentadas, estos deberán reposar directamente en el expediente contractual.

4. REPROGRAMACIÓN DEL PAC 2025

- Teniendo en cuenta la dinámica de la ejecución del presupuesto de gastos de la Entidad en relación con lo programado en la vigencia anterior, para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el IDT en meses futuros, deberán tenerse en cuenta las recomendaciones y fechas establecidas en la Circular DDT 11 del 15 de noviembre 2024 para reprogramar los recursos trimestralmente. Esta reprogramación debe ser enviada vía correo electrónico al Tesorero (a) de la Entidad.

- Los recursos programados en un mes y que no sean efectivamente girados, serán trasladados automáticamente al “PAC no ejecutado”, como consecuencia, no se podrá disponer de dichos recursos hasta tanto se surta el proceso de justificación mediante oficio ante la Secretaría Distrital de Hacienda por parte del ordenador del gasto. Es de anotar que los recursos del PAC sin ejecutar serán tomados como indicador para posibles castigos y/o reducciones presupuestales por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda.

- La entrega oportuna de la información, permitirá la debida incorporación al sistema BOGDATA en forma detallada por rubro y el envío a la Secretaría de Hacienda dentro de los términos estipulados.

5. CAJA MENOR.

- Las solicitudes para gastos de caja menor deberán ser radicadas en la Subdirección de Gestión Corporativa, por lo menos 2 días hábiles anteriores a la realización de adquisición del servicio o compra del bien. El formato de solicitud de recursos de caja menor se encuentra publicado en la página Intranet dentro del proceso de Gestión Financiera “GF F-12 Formato Comprobante Solicitud de Caja Menor”.

- Una vez entregados los recursos y suplida la necesidad, el funcionario tiene como máximo 2 días hábiles para legalizar la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, con el responsable de caja menor.

Gracias a la activa participación y compromiso de las dependencias destinatarias de esta Circular, podremos realizar con confiabilidad, agilidad y seguridad en las operaciones de ordenación y pago de los compromisos.

Cordialmente,

DANERY BUITRAGO GÓMEZ

Subdirectora de Gestión Corporativa

Proyectado por: Laura Cristina Monroy Bayona - Profesional Especializado, Tesorería

NOTA: Ver norma original en Anexos.