RESOLUCIÓN 1210 DE 2024

 

(Mayo 29)

 

Por medio de la cual se crea y reglamenta el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría Distrital de Integración Social y se deroga la Resolución Interna No. 1171 del 2019

 

EL SECRETARIO DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

 

En ejercicio de las facultades constitucionales y legales otorgadas mediante  las Resoluciones No. 119 de 27 de abril de 2006 y 193 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, el numeral 4 del artículo 45 del Acuerdo 761 de 2020, el Decreto Distrital No. 607 de 2007,  el Decreto 021 de 2024, y

CONSIDERANDO:

 

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

 

Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General de la Nación, la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, de acuerdo con la normativa aplicable.

 

Que el numeral a) del artículo 3º de la Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones", establece que: “(…) el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad (…)”,

 

Que el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996 señala que corresponde a la Contaduría General de la Nación entre otras funciones, la siguiente: “a) Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público.”

 

Que el literal r) Ibidem, dispone que la Contaduría General de la Nación tiene como función la de coordinar con los responsables de control interno y externo de las entidades señaladas en esta ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables.

 

Que de acuerdo a lo contemplado en el numeral 4 del artículo 45 del Acuerdo 761 de 2020 “Por medio del cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas del Distrito Capital 2020-2024”, uno de los objetivos de la estrategia financiera del Plan Distrital de Desarrollo es: “Lograr la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital, para lo cual, las entidades distritales deben realizar las gestiones administrativas, técnicas y jurídicas pertinentes, para que los Estados Financieros cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Para lograr este objetivo, deben disponer de herramientas que contribuyan a la depuración, mejora continua y sostenibilidad de la información financiera, tales como conformación de Comités Técnicos de Sostenibilidad, metodologías, procedimientos, directrices, controles, estrategias de análisis, reglas de negocio u otros lineamientos”.

 

Que la Resolución No. 119 de 27 de abril de 2006, "Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública", expedida por el Contador General la Nación, establece que, los contadores de entidades que agregan o consolidan información, deberán implementar los controles o acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de la información, así como la adecuada aplicación de las normas técnicas de contabilidad, de acuerdo con la norma básica de plazos y requisitos para la presentación de la información financiera, económica y social.

 

Que la citada resolución, estipula en su numeral 2.1.10 lo siguiente: (…) “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público.” (…)

 

Que, la Contaduría General de la República expidió la Resolución No. 193 del 2016,  “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, estableciendo en su numeral 2°: “El Procedimiento para la evaluación del control interno contable debe ser aplicado por las entidades incluidas en el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 354 de 2007 y en las demás normas que la modifiquen o sustituyan”.

 

Que, el numeral 3.2.2 del anexo de la Resolución 193 de 2016 establece que: "Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, éstas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y la sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de /a información financiera (…)".

 

 

Que el numeral 3.2.15 de la resolución citada, dispone que: "Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información (…)".

 

Que la Resolución No. DDC-000003 del 5 de diciembre de 2018, expedida por el Contador General de Bogotá D.C., establece los lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público en el Distrito Capital, señalando en su artículo 3º la obligación por parte de los Entes Públicos Distritales conformen o actualicen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, “(…) cuyo fin es recomendar al representante legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre: i) la aplicación y actualización de políticas contables y de operación; ii) la depuración de valores con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos; iii) los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable; entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno. (…)”

 

Que dicha Resolución, indica que el Comité debe estar conformado por los servidores públicos responsables de las áreas financieras, técnicas, administrativas, de gestión, el Contador o Jefe de contabilidad y los demás servidores que en razón de sus funciones deban participar del mismo

 

Que, la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificaciones, por la cual incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el cual está conformado por: el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; los Procedimientos Contables; las Guías de Aplicación; el Catálogo General de Cuentas; y la Doctrina Contable Pública.

 

Que, mediante el Decreto Distrital 607 de 2007 se determina el objeto, la estructura organizacional y funciones de la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

Que de conformidad con lo señalado en el literal g) del artículo 12 del Decreto Distrital No. 607 de 2007, la Subdirección Administrativa y Financiera de esta entidad, tiene dentro de sus funciones, entre otras, la siguiente: “Organizar, dirigir y ejecutar las operaciones financieras, contables, de tesorería, presupuesto y recaudo de la Secretaría”.

 

Que, mediante Decreto Distrital 113 del 23 de marzo de 2023 se modificó la estructura organizacional interna de la Secretaría Distrital de Integración Social, dentro del cual se creó como nueva dependencia de la entidad, la Subsecretaría de Gestión Institucional.

 

Que, de conformidad con la normativa expuesta anteriormente, se hace necesario modificar y ajustar el proceso de Sostenibilidad del Sistema Contable en la Secretaría Distrital de Integración Social, así como la conformación del Comité Técnico bajo la actual estructura orgánica de la Secretaría Distrital Integración Social.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO. –DEFINICIÓN: El comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría Distrital de Integración Social, funcionará como una instancia asesora de la entidad, cuya finalidad es recomendar al representante legal o a los servidores públicos, responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre las acciones necesarias para garantizar la generación oportuna, confiable, relevante y comprensible de información contable de la entidad.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. - CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: El Comité, estará conformado por los siguientes integrantes

 

- El (la) Director (a) de Gestión Corporativa o su delegado(a), quién lo presidirá

 

- El (la) Subsecretario (a) de Gestión Institucional o su delegado(a)

 

- El (la) Subdirector (a) Administrativo(a) y Financiero(a).

 

- El (la) Asesor(a) de Recursos Financieros.

 

- El (la) responsable de la Contabilidad o Contador(a) de la Secretaría Distrital de Integración Social, quien tendrá a cargo la Secretaría Técnica del Comité

 

PARÁGRAFO PRIMERO. - De acuerdo con el tema a tratar en cada sesión del Comité será miembros con voz y voto los Director(es) y/o Subdirector(es) del (las) área(s) técnica(s) generadoras de información contable a que haya lugar.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. - El (la) Jefe de Control Interno o quien haga sus veces y el (la) Jefe de la Oficina Jurídica, serán invitados permanentes al Comité, quienes participarán con voz, pero no con voto, y podrán designar a un servidor/a de su dependencia para asistir al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. La responsabilidad funcional será la de asesorar al mismo en lo de sus competencias.

 

PARÁGRAFO TERCERO. - En los casos que se considere necesario, podrán asistir con voz, pero sin voto, un delegado de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

PARÁGRAFO CUARTO. - La Secretaría Técnica del Comité invitará al Comité Técnico a los servidores públicos, los cuales podrán asistir como invitados y realizarán los aportes, respecto de los temas a tratar, quienes concurrirán con voz, pero sin voto.

 

ARTÍCULO TERCERO. - Las dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social, que tiene a cargo los proyectos de inversión de la entidad, serán las responsables de sus operaciones, de realizar las conciliaciones entre las diferentes fuentes de información, de implementar las políticas y controles necesarios, así como de la información que reporten para que los estados financieros reflejen hechos ciertos y verificables

 

ARTÍCULO CUARTO. - FUNCIONES: Son funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable las siguientes:

 

1. Determinar las acciones a implementar a efectos de depurar la información contable, y aprobar los procedimientos que se propongan para el efecto, así como el registro de los ajustes contables correspondientes, de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública;

 

2. Establecer los controles que deban implementar las áreas responsables para mejorar la calidad de la información contable.

 

3. Definir las acciones administrativas que deban ejecutarse frente a las siguientes situaciones:

3.1. Bienes y Derechos

 

a. Valores que afecten la situación financiera y no representen derechos o bienes para la entidad;

 

b. Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad;

 

c. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;

 

d. Derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad.

 

e. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona, por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

 

3.2 Obligaciones

 

a. Obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicio;

 

b. Obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro;

 

c. Obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la Ley ha establecido su cruce o eliminación.

 

4. Formular directrices, políticas y estrategias que garanticen la presentación de información confiable, razonable, oportuna, relevante y comprensible;

 

5. Asesorar, actualizar y aprobar la determinación de las políticas, estrategias y procedimientos requeridos para garantizar la confiabilidad de la información financiera.

 

6. Revisar y aprobar la actualización y/o modificación del manual de políticas de operación Contable y de procesos y procedimientos cuando a ello haya lugar.

 

7. Efectuar las recomendaciones que se consideren pertinentes y que permitan agilizar los procesos contables de la entidad, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos del procesamiento de la información.

 

8. Verificar y recomendar la depuración de valores contables no identificados de la Secretaría Distrital de Integración Social, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

 

9. Estudiar y evaluar los informes que presente la Oficina de Control Interno, relacionadas con las debilidades detectadas en el proceso de sostenimiento contable y sugerir alternativas de solución.

 

10. Evaluar los eventos de fuerza mayor y caso fortuito, que puedan tener incidencia en la información contable.

 

11. Recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento del proceso financiero y contable en la Secretaria Distrital de Integración Social.

 

12. Establecer programas y procesos de trabajo en la Secretaría Distrital de Integración Social, que permitan mantener actualizada la información contable.

 

ARTÍCULO QUINTO. – SECRETARÍA TÉCNICA: La Secretaría Técnica estará a cargo del responsable de contabilidad o contador(a) de la Secretaría Distrital de Integración Social, quien ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Elaborar el orden del día para las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

 

2. Convocar a las sesiones ordinarias o extraordinarias, por escrito, con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, anexando la documentación e información que los miembros e invitados permanentes deban conocer previamente y el orden del día; y a las sesiones extraordinarias por el medio más expedito, anexando los antecedentes para el estudio correspondiente.

 

3. Suministrar a los miembros del Comité, con una antelación no menor de tres (3) días hábiles, los documentos e informaciones necesarias para su adecuada intervención en la sesión convocada.

 

4. Elaborar las actas, que contengan las deliberaciones y las decisiones que se susciten en las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

 

5. Informar a las dependencias involucradas las decisiones adoptadas por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

 

6. Contar con un archivo documental de la información que se allegue al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

 

7. Custodiar y mantener organizado el archivo del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.

 

8. Ejercer sus funciones dentro del marco de la confidencialidad.

 

9. Las demás que correspondan a la naturaleza de esta Secretaría.

 

ARTÍCULO SEXTO. - SESIONES: El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría Distrital de Integración Social, se reunirá de manera ordinaria dos (2) veces al año, y extraordinariamente, cuando las necesidades así lo dispongan, previa citación de la Secretaría Técnica del Comité. En los casos en que se considere necesario estos comités pueden adelantarse de forma virtual.  En estas sesiones se deliberará y decidirá por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos disponibles y cumpliendo con los criterios de quórum establecidos para deliberar y decidir.

 

ARTÍCULO SÉPTIMO. - QUÓRUM: El quórum deliberatorio del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, será de mínimo cuatro (4) integrantes permanentes.

ARTÍCULO OCTAVO. – LEGALIZACIÓN: Las actuaciones administrativas que se adelanten en virtud de las decisiones adoptadas por el Comité, requerirán para la formalización de la respectiva contabilización:

 

a) Copia del acta de la sesión donde conste la decisión de registro o depuración contable adoptada.

 

b) Soportes documentales idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos adelantados.

 

c) Acto administrativo que contenga la aprobación y ordenación de la depuración de partidas contables.

 

d) Las demás que se precisen para justificar los registros contables correspondientes.

 

ARTÍCULO NOVENO. - ACTAS: De cada sesión se levantará un acta la cual será suscrita por el (la) Presidente y el (la) Secretario (a)  Técnico (a) del Comité.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. - DEPURACIÓN ORDINARIA DE SALDOS CONTABLES: La depuración normal de los saldos se fundamentará en el cumplimiento de las normas legales aplicables en cada caso en particular y en los procedimientos administrativos específicos establecidos por la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. - Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración corresponde a errores de contabilización, el ajuste o reclasificación contable procederá de conformidad con la normativa contable vigente.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. - Siempre que este comité recomiende adelantar procesos de depuración contable, el área técnica generadora de la información contable deberá adelantar las gestiones pertinentes para la expedición del acto administrativo que ordene la depuración de dichas partidas.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. - DEPURACIÓN EXTRAORDINARIA DE SALDOS CONTABLES: Solo si una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de saldos contables, se demuestra que no es posible establecer su procedencia u origen, el (la) Secretario (a) Distrital de Integración Social, mediante acto administrativo, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, aprobará la depuración correspondiente.

 

PARÁGRAFO PRIMERO. - El proceso de depuración de la información contable pública de que trata el presente artículo estará soportado en un expediente que contenga todos los documentos que acrediten la gestión administrativa realizada y el acta elaborada por el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. El expediente deberá quedar a disposición de los organismos de control para lo de su competencia.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. - PROCEDIMIENTOS APLICABLES: En desarrollo de los procedimientos requeridos para lograr una información razonable, se aplicarán las normas de auditoría que sean necesarias para obtener una información contable que refleje razonablemente la situación financiera, económica y patrimonial de los entes públicos.

 

PARÁGRAFO. Se entenderá por normas de auditoría las reglas relacionadas con el empleo de buen juicio del Contador Público en la ejecución de su examen y su informe referente al mismo y de los demás servidores públicos responsables, en la ejecución de las actividades que conduzcan a obtener estados contables fidedignos, para lo cual deberán aplicar las técnicas de auditoría a que haya lugar; entre otras, las técnicas del análisis, confirmación, inspección, observación, interrogación, de conformidad con el artículo 7º de la Ley 43 de 1990.     

 

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO -  En lo no previsto en el presente acto administrativo, se estará a lo dispuesto en la Resolución DDC-000003 del 5 de diciembre de 2018 de la Dirección Distrital de Contabilidad y en las demás normas concordantes y modificatorias.

 

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. - PUBLICACIÓN: La presente resolución deberá ser publicada en el Link de Transparencia y Acceso a la información Pública, de la página web de esta entidad, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014 y sus reglamentarios.

 

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. - COMUNICACIÓN: Comunicar el contenido del presenta acto administrativo a cada una de las dependencias de esta Secretaría, para su conocimiento y fines pertinentes.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. - VIGENCIA Y DEROGATORIAS: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial lo contenido en la Resolución No. 1171 del 6 de junio de 2019.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los, 29 días del mes de mayo del año 2024.

 

ROBERTO ANGULO SALAZAR

 

Secretario Distrital de Integración Social

 

Nota: Ver norma original en Anexos.