CIRCULAR 001 DE 2025

(Febrero 03)

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS.

DE: SECRETARÍA GENERAL.

ASUNTO: RECOMENDACIONES EN RELACIÓN CON LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN EN CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO.

Teniendo en cuenta la necesidad de optimizar la estructuración y ejecución de los procesos de contratación en las modalidades de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión en Canal Capital, y en el marco de los lineamientos establecidos en la Política de Prevención del Daño Antijurídico aprobada en sesión del 30 de octubre de 2024 por parte del Comité de Conciliación, adoptada mediante el Acuerdo 001 de 2024, a continuación, se realizan las siguientes recomendaciones para los ordenadores del gasto, supervisores, y la comunidad de servidores públicos de Canal Capital.

Durante el proceso precontractual:

- Los objetos contractuales serán redactados de forma clara y concisa, de tal forma que se evite la ambigüedad e indeterminación en la descripción del objeto. De igual forma, los estudios previos deben indicar las razones técnicas y administrativas por las cuales es indispensable dicha contratación, las obligaciones contractuales se redactarán enfocadas al desarrollo de actividades, evitando que los verbos rectores coincidan con los propósitos de los empleos de la planta de personal.

- Las obligaciones de los contratistas deben enfocarse en el desarrollo de actividades o entrega de productos de manera oportuna a partir de las especificaciones y calidad requeridas por las áreas, según las necesidades del servicio. Al respecto, las obligaciones contractuales no deberán coincidir con las funciones establecidas en el Manual de Funciones del Canal, lo cual deberá ser corroborado frente al manual de los empleados públicos y al de los trabajadores oficiales.

- La determinación del plazo de los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión será por el término estrictamente necesario para ejecutar el objeto contractual, y se deberá establecer en los estudios previos si la vinculación se realiza con ocasión a un proyecto en específico de carácter temporal.

- En los estudios previos se debe consignar con claridad si la contratación se realiza en razón al requerimiento de servicios especializados o debido a que no existe el personal de planta para desarrollar una(s) determinada(s) actividad(es) o a que el personal de la planta es insuficiente para suplir la necesidad, para lo cual se deberá tramitar la respectiva certificación expedida por Área de Talento Humano. En todos los casos, la idoneidad del contratista en cuanto a los requisitos de experiencia y formación académica debe ser acreditada y relacionarse directamente con el objeto contractual.

- En los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión no se incluirán cláusulas relacionadas con el cumplimiento de reglamentos de trabajo, sujeción al horario laboral de la Empresa, o procedimientos aplicables a los servidores públicos tales como solicitudes de permiso, compensación de horas, licencias, asignación o devolución de inventarios.

- Se establecerá una cláusula de coordinación entre el supervisor y el contratista con el fin de organizar las actividades y productos que permitan la ejecución del contrato.

Durante la ejecución del contrato:

- Se recomienda que los supervisores coordinen con los contratistas la realización de las actividades y entrega de productos establecidos en el contrato, en tal sentido, los supervisores se abstendrán de exigir el cumplimiento de horarios y demás actividades que no se relacionen directamente con el objeto contractual o las obligaciones. En este sentido, la coordinación con el contratista se concentra en cuatro elementos: (i) verificar el desarrollo de actividades para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, (ii) solicitar informes según la periodicidad establecida en el contrato, (iii) cumplimiento del plan de trabajo para la ejecución, en el caso que se requiera, y (iv) constatar que la entrega de productos pactados cumplan con los criterios de oportunidad y calidad.

- En caso de requerirse, se recomienda que el contratista presente un plan de trabajo para el desarrollo del contrato, la entrega de productos y la realización de actividades, de acuerdo con las necesidades del Canal.

- Los ordenadores, supervisores y apoyos a la supervisión de los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión deben tener el suficiente conocimiento sobre la función de supervisión de acuerdo con el Manual de Contratación y el Manual de Supervisión de la entidad. En este sentido, será mandatorio que los supervisores asistan a las capacitaciones que permitan fortalecer el conocimiento para evitar la configuración del “contrato realidad”.

- Los supervisores se abstendrán de imponer a los contratistas la reglamentación aplicable a los empleados públicos y trabajadores oficiales; lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones contractuales.

- Los supervisores no exigirán el cumplimiento del horario laboral de la empresa a los contratistas. Las actividades que requieran presencialidad de los contratistas se coordinarán de acuerdo con las necesidades de la empresa, en cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales.

- En caso de presentarse situaciones de índole personal, los supervisores coordinarán con los contratistas el debido cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales. En este sentido, los supervisores no tienen facultad para otorgar permisos, días de compensación o reposición de horas debido a la naturaleza del vínculo contractual.

- Se recomienda a los supervisores que, según la naturaleza, objeto y obligaciones contractuales, determinen la entrega de los elementos indispensables para la ejecución del contrato. En el caso que se requieran elementos de protección personal según nivel de riesgo laboral, la empresa podrá entregarlos de acuerdo con la necesidad del servicio.

- Los informes de actividades deberán contener únicamente la relación de los productos y actividades contempladas en el contrato y, de ser el caso, el plan de trabajo propuesto por los contratistas.

- Los supervisores podrán realizar observaciones y/o requerimientos técnicos, administrativos o financieros de la ejecución contractual, los cuales no serán redactadas como llamados de atención o amonestaciones. La finalidad de las observaciones consisten en que los productos entregados por los contratistas cumplan con las condiciones de oportunidad y calidad establecidos en el contrato o las propias de la coordinación que deba realizarse para la adecuada ejecución del objeto y las obligaciones contractuales.

- Los supervisores deben evitar comunicaciones y actuaciones que puedan ser entendidos como subordinación o dependencia, sin perjuicio del seguimiento que se debe realizar a la ejecución del contrato. En los casos en que se evidencie un presunto incumplimiento de las condiciones contractuales, la entidad adelantará el trámite respectivo de acuerdo con la normatividad vigente.

- Para precisión y claridad en la comunicación al interior de la empresa y ante los ciudadanos u otras entidades externas, se recomienda que la firma del correo institucional de los contratistas incluya el tipo de vinculación con el Canal y el área en la cual se ejecuta el contrato.

Conclusiones:

Las recomendaciones contenidas en la presente Circular se fundamentan en los siguientes instrumentos normativos y jurisprudenciales: Circular Conjunta No. 026 de 2021 del Distrito Capital emitida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Secretaría Jurídica Distrital; Instrumento de Gerencia No. 15 “Prevención del daño antijurídico para mitigar la configuración del contrato realidad en el Distrito Capital” de la Secretaría Jurídica Distrital; Directiva 001 de 2021 de la Secretaría Jurídica Distrital sobre lineamientos en contratación; Circular Externa No. 003 de 2023 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado; Guía para el ejercicio de las funciones de Supervisión e Interventoría de los contratos del Estado emitida por Colombia Compra Eficiente; Circular No. 060 de 2024 de la Secretaría Jurídica Distrital; y finalmente, la jurisprudencia de la Corte Constitucional y el Consejo de Estado donde señalan los presupuestos para la configuración del contrato realidad, a saber, Consejo de Estado, Sección Segunda - Subsección B, radicado No. 25000-23-42-000-2019-05345-00 del 12 de diciembre de 2023 y Sentencia T-266 de 2024 de la Corte Constitucional de Colombia.

Los supervisores de Canal Capital tienen la responsabilidad de propender para que los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión atiendan las necesidades que fundamentan su suscripción y se evite una desnaturalización.

Para lo anterior se realiza un llamado a la correcta planeación, estructuración y ejecución de los contratos bajo las modalidades mencionadas, permitiendo de esta manera el adecuado cumplimiento del objeto social de la empresa.

En conclusión, se recomienda evitar cualquier situación que genere subordinación de los contratistas de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión y se les convoca a acoger las recomendaciones contenidas en el presente documento, así como asistir a las capacitaciones que sobre la materia realice el Canal.

Cordialmente,

JUANA AMALIA GONZÁLEZ HERNÁNDEZ

Secretaria General

Proyectó: Deiby Galvis Estupiñán, Profesional Grado 01 Oficina Jurídica

Revisó: Tania Barrios Guzmán, Jefe Oficina Jurídica

Brayan Moreno Chaparro, Contratista Gerencia General

Carolina Carranza Ortiz, Contratista Secretaría General

Edwin Andrés Mendoza Guzmán, Contratista Secretaría General equipo Contratación

Javier Augusto Medina Parra, Subdirector Administrativo

Nota: ver norma original en Anexos