RESOLUCIÓN 128 DE 2025

(Enero 28)

Por la cual se constituye y se establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD para la vigencia 2025, con cargo al presupuesto asignado a la entidad

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

"IDRD", En uso de las facultades estatutarias y legales y en especial las que le confiere el Acuerdo 4 de 1978, la Resolución de Junta Directiva 005 de 1997, Resolución 176 de 2024, aclarada por la resolución 1677 del 14 de noviembre de 2024, y

CONSIDERANDO

Que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 57° del Decreto Distrital 192 de 02 de junio de 2021, "Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. y en consonancia con el numeral 3.2.2 del Módulo 1 de la Resolución SDH-191 del 22 de septiembre de 2017 (Manual Operativo Presupuestal) expedida por la Secretaria Distrital de Hacienda: "Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital", las Cajas Menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el jefe de la respectiva entidad pública, en la cual se deberá indicar: i) la cuantía, ii) el responsable, iii) la finalidad, iv) la clase de gastos que se pueden realizar, v) la unidad ejecutora y vi) la cuantía de cada rubro presupuestal, sin exceder el monto mensual asignado a la caja menor y en ningún caso el límite establecido por el estatuto de contratación para compras directas.

Que de acuerdo con la Resolución de Junta Directiva No. 002 del 24 de mayo de 2023 ““Por la cual se modifica la estructura organizacional establecida en la Resolución Junta Directiva No. 006 del 7 de julio de 2017, modificada por la Resolución No. 007 del 2022”, compete a la Dirección General:

“(…) 6. Dirigir y coordinar la administración del recurso humano, financiero, físico y del presupuesto de la Entidad de acuerdo con la Ley, disposiciones de la Junta Directiva y estatutos orgánicos”.

Lo anterior, en consonancia con lo establecido en el Manual de Funciones del IDRD, adoptado mediante Resolución 788 de 2019, que señala que le corresponde al Director General, cumplir entre otras, la siguiente función:

“(…) 2. Fijar los lineamientos para la administración del talento humano, la gestión financiera y de recursos físicos y tecnológicos del Instituto, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.”

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 56 y 58 del Decreto Distrital 192 de 2021 y en el artículo 20 del Decreto Distrital 062 de 2024, "Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones" las cajas menores deben ser utilizadas para sufragar gastos que tengan el carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la respectiva Resolución de constitución, enmarcados en todo caso, dentro de las políticas de racionalización del gasto.

Que mediante la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre del 2022, “Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores", expedida por el Contador General de Bogotá D.C. se actualizó la guía que facilita la gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Que mediante el Decreto Distrital 470 del 27 de diciembre de 2024 “Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Decreto 940 del 19 de diciembre de 2024” el Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD cuenta con un presupuesto anual para la vigencia 2025 por gastos de funcionamiento de $52.614.305.000, que corresponden a 36.961 SMMLV, por lo cual se permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 110 SMMLV , de conformidad con el artículo 61° del Decreto Distrital 192 de 2021.

Que conforme con el comportamiento de ejecución de la caja menor en la vigencia inmediatamente anterior, para atender las necesidades y requerimientos de la Subdirección Administrativa y Financiera con cargo a la misma, requiere constituir la Caja Menor para la vigencia 2025, por la suma de hasta QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($15.450.000) M/L., y/o hasta agotar el presupuesto disponible en esta anualidad, de acuerdo con los gastos que deban cubrirse.

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021, el Profesional Especializado Grado 10 responsable del Área de Presupuesto del IDRD, expidió los siguientes certificados de disponibilidad presupuestal para constituir la Caja Menor de la Subdirección Administrativa y Financiera del IDRD:

Que de conformidad con las normas legales vigentes, se hace necesario constituir una Caja Menor para atender los gastos de funcionamiento y gastos generales definidos en el presupuesto anual del IDRD que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento del instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD.

Por las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. CONSTITUCIÓN Y CUANTÍA. Constitúyase en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, la “Caja Menor de la Subdirección Administrativa y Financiera del Instituto Distrital de Recreación y Deporte -IDRD- para la vigencia 2025”, con la cuantía de hasta QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($15.450.000) M/L., y/o hasta agotar el presupuesto disponible en esta anualidad, de acuerdo con los gastos que deban cubrirse.

PARÁGRAFO. Para los efectos de esta Resolución, el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2025 es de UN MILLÓN CUATROCIENTOS VEINTITRES MIL QUINIENTOS PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($1.423.500) M/L. de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto No. 1572 del 24 de diciembre de 2024.

ARTÍCULO 2°. ORDENACIÓN DEL GASTO. De acuerdo con lo previsto en el PARÁGRAFO SEGUNDO del ARTÍCULO SEGUNDO de la Resolución 176 de 2024, aclarada por la resolución 1677 del 14 de noviembre de 2024, se delegó en el Subdirector Administrativo y Financiero la competencia para ordenar el gasto y pago de la Caja Menor de acuerdo con la reglamentación vigente.

ARTÍCULO 3°. RESPONSABLE DEL MANEJO. El responsable del manejo de la Caja Menor será el Profesional Especializado 222 Grado 10, responsable del Área de Servicios Generales de la Subdirección Administrativa y Financiera, quien tendrá a cargo el manejo financiero y contable de la Caja Menor, la elaboración de la Orden de Pago para efectuar el reintegro en la oportunidad requerida, la presentación de informes correspondientes a su estado y demás funciones atribuidas por las disposiciones legales y administrativas que lo regulen.

PARÁGRAFO 1°. El responsable del manejo de la Caja Menor de la Subdirección Administrativa y Financiera deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en la presente resolución y estar amparado por una póliza de manejo por el 100% del monto del fondo de la Caja Menor establecida ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado.

PARÁGRAFO 2°. El Ordenador del Gasto de la Caja Menor, el responsable del manejo de la Caja Menor y quien custodie los valores, responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente de las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

ARTÍCULO 4°. CAMBIO DE RESPONSABLE. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la Caja Menor, deberá legalizarlo efectuando el reembolso total de los gastos efectuados con corte a la fecha de cambio.

PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre de vacaciones, licencia o comisión, se deberá encargar mediante acto administrativo por parte del Ordenador del Gasto de la Caja Menor, a otro funcionario debidamente afianzado para el manejo de ésta, mientras subsista la situación administrativa, para lo cual solo se requiere la entrega de los fondos y documento mediante arqueo, al recibo y a la entrega de esta, lo que deberá constar en el respectivo libro.

ARTÍCULO 5°. FINALIDAD. La Caja Menor atenderá los gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios como son: transporte para trámites a diferentes entidades, fotocopias urgentes, autenticaciones de documentos, papelería y útiles que requiera la Entidad y no existan en el Almacén General ni se encuentre contratada; mantenimiento y reparaciones; conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles; pago de publicaciones, certificados digitales y en general aquellos gastos necesarios para el funcionamiento de la Entidad que tengan las características señaladas.

PARÁGRAFO. Para efectuar gastos con cargo a la Caja Menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la respectiva Caja Menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto

ARTÍCULO 6° RUBROS PRESUPUESTALES Y CUANTÍA. Los gastos generados por Caja Menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

PARÁGRAFO 1°. Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice un funcionario distinto al responsable de la Caja Menor, ésta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de conformidad con el literal "e”, numeral 5.3 de la Resolución DDC-000002 de septiembre 2 de 2022.

PARÁGRAFO 2°. Los gastos que se realicen en efectivo por Caja Menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el valor mensual asignado al rubro, señalado en el presente acto administrativo. Igualmente, no podrá efectuarse el fraccionamiento en las compras realizadas por medio de estos fondos.

PARÁGRAFO 3°. En la Caja Menor que se constituye, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, por necesidades del servicio se podrá mantener recursos disponibles en dinero efectivo hasta por la suma de SIETE MILLONES CIENTO DIEZ Y SIETE MIL QUINIENTOS PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($7.117.500) M/L, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 63° del Decreto 192 de 2021.

ARTÍCULO 7°. PROHIBICIONES. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 62° del Decreto Distrital 192 de 2021, el numeral 3.2.2 del Módulo 1 "Manual Operativo Presupuestal de las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital" de la Resolución SDH-0001 191 de 2017, y el numeral 6 del Manual para el Manejo y Control Contable de las Cajas Menores de la Resolución DDC-000002 de 2022, no se podrán realizar con los fondos de la Caja menor ninguna de las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo bien y/o servicio en una misma fecha.

2. Adquirir bienes o servicios destinados a Entes o entidades diferentes a la cual esté adscrita la Caja Menor.

3. Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

4. Realizar pagos por concepto de servicios personales, y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones de acuerdo con el Catálogo Integrado de Clasificación Presupuestal.

5. Efectuar préstamos.

6. Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.

7. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada.

8. Efectuar contrataciones o realizar gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo.

9. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte que se exigen para su legalización.

10. Efectuar reintegros por obligaciones adquiridas con anterioridad a la expedición del CDP requerido para la constitución de la Caja Menor.

11. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de creación.

Se exceptúan de estas prohibiciones los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de los respetivos Entes y Entidades establecidas para tal fin.

ARTÍCULO 8°. LEGALIZACIÓN DEL GASTO. Los gastos que se realicen con cargo a la Caja Menor se efectuaran así: Gastos hasta por la suma de CUATRO MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($4.000.000) M/L, se efectuaran con la presentación de la factura o su equivalente y certificación de recibido a satisfacción.

PARÁGRAFO 1°. Los pagos superiores a CUATRO MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($4.000.000) M/L, que se deban realizar a través de la Caja Menor se girarán única y exclusivamente con cheque a nombre del proveedor. Se exceptúan los cheques girados a nombre del responsable de la Caja Menor para reembolso de efectivo.

PARÁGRAFO 2°. La legalización definitiva de la caja menor se hará en las fechas que establezca la Dirección Distrital de Tesorería y en todo caso antes del 28 de diciembre. En la fecha respectiva se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.

ARTÍCULO 9°. - CONTROLES. El responsable del manejo de la Caja Menor deberá adoptar los controles necesarios que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos; con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, el Área Financiera de la Subdirección Administrativa y Financiera deberá efectuar arqueos periódicos y sorpresivos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que le compete adelantar a la Oficina de Control Interno del IDRD.

ARTÍCULO 10°. NORMAS APLICABLES. El funcionamiento y manejo de esta Caja Menor debe sujetarse a lo dispuesto en el Decreto Distrital 192 de 2021; la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre de 2022, expedida por el Contador General de Bogotá D.C.; el Decreto 492 de 2019 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, y las demás disposiciones que se expidan sobre austeridad en el gasto público en el Distrito Capital.

ARTÍCULO 11°. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

ARTÍCULO 12°. PUBLICACIÓN: La presente resolución deberá ser publicada en los portales de Internet y de la Intranet del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 28 días del mes de enero del año 2025.

DANIEL ANDRËS GARCÍA CAÑON

Director General

Nota: Ver norma original en Anexos.