CIRCULAR 007 DE 2016

(Marzo 04)

Derogada por la Circular 018 de 2017

Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES Y GERENTES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES SIN PERSONERIA JURIDICA; EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DISTRITALES, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DISTRITALES, EL ENTE AUTONOMO UNIVERSITARIO DISTRITAL, ALCALDIAS LOCALES Y ORGANISMOS

DE CONTROL. De: JEFE OFICINA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TIC

Asunto: Cargue de la Base Poblacional Unificada del Distrito Capital.

Radicación: 2-2016-9141

La Alta Consejería Distrital de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. creada mediante el Decreto 077 de 2012 y por el cual se le asignan sus funciones, tiene entre otras, la función de Dirigir y liderar la formulación y seguimiento de las políticas, lineamientos y directrices distritales en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones para el fortalecimiento de la función administrativa y misional de los sectores y entidades de Bogotá Distrito Capital y en otra Dirigir, liderar y efectuar el seguimiento a la implementación y el normal funcionamiento de las plataformas tecnológicas habilitantes del gobierno digital: 1. Red Distrital de Conectividad, 2. Perfil Digital del Ciudadano, 3. Plataforma Distrital de Interoperabilidad, 4. Canales hipermedia y 5. Sistema de aseguramiento de la información y patrimonio digital.

En virtud de lo anterior y de acuerdo con el compromiso adquirido por la Alta Consejería Distrital de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la pasada sesión plenaria de la Comisión Distrital de Sistemas realizada el 25 de Agosto del 2015 y en calidad de Secretario Técnico de la Comisión Distrital de Sistemas, me permito presentar a continuación el protocolo establecido para facilitar el reporte de la información relacionada con la prestación de los servicios que cada entidad Distrital hace a la ciudadanía teniendo presente la Directiva 022 de Diciembre de 2011 y sus anexos técnicos del No. 1 al 5.

Dicha información debe ser suministrada antes del 15 de Abril para ser consolidada a través de la plataforma construida por la Alta Consejería Distrital de TIC cuyo objeto es la generación de la Base Poblacional Unificada del Distrito Capital (BPUDC).

PROTOCOLO CARGUE ARCHIVO BASE POBLACIONAL UNIFICADA DEL DISTRITO CAPITAL (BPUDC)

Como es de su conocimiento, el Distrito Capital está en la obligación de reportar información relacionada con la atención a la población, a diferentes instancias del orden nacional y Distrital. Para tal efecto conforme a la Directiva 022 de diciembre de 2011 en sus Anexos Técnicos del 1 al 5, se establece la estructura de datos estándar para que las Entidades capturen la información de identificación, caracterización, localización y contacto de la población atendida.

A continuación, se describe el protocolo para el cargue de archivos en la plataforma construida, aquí se especifica cómo se debe nombrar el archivo, que características debe cumplir su contenido, la periodicidad con la que se debe realizar el cargue del archivo, el procedimiento a seguir luego de haber realizado el cargue del archivo, el tiempo de respuesta ante una solicitud mediante correo electrónico por parte de las Entidades y la información de contacto del responsable por parte de la Alta Consejería Distrital de TIC - ACDTIC.

1. ESTRUCTURA DEL NOMBRE DEL ARCHIVO

El nombre del archivo con los datos de los ciudadanos que han sido beneficiados con los servicios del distrito debe cumplir con el siguiente estándar:

El nombre del archivo debe quedar así: SiglaEntidad_SiglaSI_Fechacorte.csv Por ejemplo: SECGRAL_SDQS_20160218.csv

2. CARACTERÍSTICAS DEL CONTENIDO DEL ARCHIVO

Se debe dar estricto cumplimiento a la estructura de datos definida en la directiva 022 de diciembre de 2011.

La primera línea del archivo a cargar debe contener un encabezado en el que se indica el nombre de las variables y el orden de las mismas tal como se encuentra especificado en la directiva 022, debidamente separado por barra vertical (|).

Además, en el encabezado se debe agregar una variable de nombre ID que hace referencia a la identificación del registro (clave primaria) en el sistema de información fuente. Como delimitador del contenido de las variables debe utilizarse el símbolo de barra vertical (|), el cual debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial (|).

Ningún dato en el registro debe venir encerrado entre comillas (“”) y ni ningún otro carácter especial. Los campos tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion. El contenido del archivo admite caracteres de la A a la Z, números del 0 al 9, y sin contemplar caracteres especiales.

3. PERIODICIDAD DEL CARGUE

El cargue del “instrumento de registro de datos”, definido en la directiva 022, en la Base Poblacional Unificada del Distrito Capital es de periodicidad mensual y se debe realizar los primeros cinco días de cada mes, a partir del siguiente mes de esta comunicación.

4. RESPONSABLE DE LA ENTIDAD

La Entidad nombrará el funcionario que será responsable del envío de los datos y de la recepción de los reportes, y notificará mediante correo electrónico al contacto responsable de la Alta Consejería Distrital de TIC (Punto No. 5 de Protocolo Cargue Archivo Base Poblacional Unificada del Distrito Capital) indicando nombre completo,

identificación, correo institucional, teléfono fijo y teléfono móvil, usando la etiqueta “[BPUDC] Responsable Entidad” en el asunto, esta información debe ser remitida para la asignación de un Usuario y Contraseña necesarios para acceder al sistema.

5. CONTACTO RESPONSABLE DE LA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TIC

Por parte de la Alta Consejería Distrital de TIC el funcionario responsable es el: Ingeniero: Alejandro García Barrera Correo institucional: agarcia@alcaldiabogota.gov.co Teléfono fijo: 3813000 Extensión 3053.

6. PROCEDIMIENTO DEL CARGUE

El responsable de la Entidad luego de elaborar el archivo, debe remitir oficio a la Alta Consejería Distrital de TIC anexando CD con la información correspondiente, el asunto de dicho oficio debe ser “Procedimiento de cargue BPUDC AAAA-MM” (AAAA-MM corresponde al periodo reportado) y en el cuerpo debe contener los siguientes datos:

Nombre de la Entidad

Sistema de Información Fuente

Nombre del Archivo

Número de registros

Fecha de corte

Por lo anteriormente expuesto, la Alta Consejería Distrital de TIC imparte las siguientes Directrices:

1. Las Entidades que aún no han designado el responsable por la entidad, deben de aplicar el punto No. 4 del Protocolo Cargue Archivo Base Poblacional Unificada del Distrito Capital.

2. Las Entidades que aún no han remitido la información, dicha información debe ser suministrada antes del 15 de Abril para ser consolidada a través de la plataforma construida por la Alta Consejería Distrital de TIC cuyo objeto es la generación de la Base Poblacional Unificada del Distrito Capital (Punto No. 1 y 2 del Protocolo Cargue Archivo Base Poblacional Unificada del Distrito Capital).

3. Cada vez que sea cambiado el responsable de la entidad, se debe aplicar el punto No. 4 del Protocolo Cargue Archivo Base Poblacional Unificada del Distrito Capital.

4. Las Entidades debe garantizar el envió de la información, como se estable en el punto No. 3 del Protocolo Cargue Archivo Base Poblacional Unificada del Distrito Capital.

Cordial saludo,

SERGIO MARTINEZ MEDINA

Alto Consejero Distrital de TIC

Secretaria Técnica Comisión Distrital de Sistemas

Proyecto: Alejandro García Barrera

Revisó: Iván Mauricio Hernández Lanao / Melba Rodríguez Pérez\

Nota: Ver Circular original en Anexos.