CIRCULAR 029 DE 2017

 

(Octubre 17)

 

Para: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES DE Y DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES MIXTAS, ENTES UNIVERSITARIOS, HOSPITALES, ALCALDES LOCALES, VEEDOR DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL Y LOCALES, DE BOGOTÁ, PERSONERO DE BOGOTÁ.

 

De: ALTA CONSEJERIA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES - ACDTIC.

 

Asunto: Mecanismos de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes de TI: Acuerdos Marco de Precios de Tl e Instrumentos de Compras Agregadas de TI.

 

Radicado: 2-2017-23427

 

La Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones -TIC, en su función de Asesorar a los sectores y entidades del Distrito Capital en la formulación de los planes, programas y proyectos institucionales relacionados con la implementación de la política distrital en TIC y articular las diferentes instancias involucradas en la ejecución de los mismos, se permite impartir las siguientes directrices en relación con el asunto de la referencia:

 

La ley 1150 de 2007 define los bienes de características uniformes y establece que para la adquisición de éstos bienes y servicios las entidades deberán hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de Acuerdos Marco de Precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos.

 

Con la finalidad de "generar una política clara y unificada en materia de compras y contratación pública, con lineamientos que sirvan a los servidores públicos en la gestión y ejecución de recursos, que permita que su quehacer institucional pueda ser medido, monitoreado y evaluado y genere mayor transparencia en las compras y la contratación pública" (parte considerativa, Decreto 4170 de 2011).

 

El Gobierno Nacional expidió el Decreto 4170 de 2011, creando la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente (CCE), como el ente rector responsable de la dirección y control estratégico de las compras públicas de Colombia, y señalando dentro de la parte considerativa de manera general, las funciones así:

 

- Impulsar políticas, normas y unificar procesos en materia de compras y contratación pública.

 

- Preparar y suscribir los acuerdos marco de precios de que trata el artículo 2º de la ley 1150 de 2007.

 

- Hacer coherente la organización y funcionamiento de la administración pública para lograr mayor rentabilidad social en el uso de los recursos públicos.

 

- Articular los partícipes de los procesos de compras y contratación pública, con el fin de optimizar los recursos del Estado.

 

Mecanismos de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes[1]:

 

a) Acuerdos Marco de Precios AMP como instrumento de compra por catálogo, de acuerdo a la definición contenida en el Decreto 1082 de 2015, es un contrato suscrito entre Colombia Compra Eficiente y uno o más proveedores, para abastecer a las entidades estatales de diferentes bienes y servicios de características técnicas uniformes según sus necesidades, en la forma, plazo y condiciones establecidas por cada entidad.

 

Dicho contrato contiene entre otras, la identificación de los bienes o servicios de características técnicas uniformes, el precio máximo (techo) de adquisición, las garantías mínimas, los plazos de entrega y las condiciones a través de las cuales las Entidades pueden acceder al acuerdo.

 

EI AMP debe establecer, entre otros aspectos la forma de: evaluar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los proveedores y de los compradores, proceder frente al incumplimiento de las órdenes de compra y actuar frente a los reclamos de calidad y oportunidad de la prestación. Los Acuerdos Marco de Precios en Tl Habilitados permiten establecer:

 

(i) Las condiciones para la contratación de productos y servicios al amparo del Acuerdo Marco y la prestación de Productos y Servicios por parte de los Proveedores.

 

(ii) Las condiciones en las cuales las entidades compradoras se vinculan al Acuerdo Marco y adquieren los productos y servicios.

 

(iii)Las condiciones para el pago de productos o servicios por parte de las Entidades Compradoras.

 

b) Agregación de Demanda también como instrumento de compra por catálogo, se convierte entonces en un contrato directo suscrito entre CCE y el proveedor o fabricante exclusivo de los bienes o servicios que también estarán a disposición de las entidades a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

 

El objetivo general de los mecanismos de agregación de demanda es facilitar el proceso de compras públicas de las entidades estatales, aliviando las cargas administrativas que conllevan procesos de contratación independientes para la adquisición de bienes y servicios de las mismas características.

 

Adoptar los instrumentos de agregación de demanda de TI requiere que la entidad cuente con los usuarios necesarios para la operación de la Tienda Virtual del Estado Colombiano TVEC e inicie un proceso de revisión de la situación actual de éstos instrumentos definiendo los siguientes pasos:

 

a) Revisar los contratos actuales.

 

b) Conocer los servicios y condiciones de los AMP.

 

c) Identificar las necesidades y tener en cuenta si la migración aplica.

 

d) Gestionar los recursos presupuestales.

 

e) Realizar el procedimiento de compra a través de la TVEC.

 

Instrumentos de agregación de demanda de TI Habilitados a la fecha:

 

 

Los Acuerdos Marco de Precios de TI habilitados a la fecha se relacionan a continuación:

 

 

La estrategia del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Colombia Compra Eficiente busca que las entidades estatales inviertan mejor sus recursos destinados a tecnología mediante tres objetivos específicos:

 

- Lograr que la administración pública sea eficiente y coordinada mediante el uso de tecnologías de la información.

 

- Lograr que en cada sector la administración pública sirva al ciudadano de manera efectiva y universal con el apoyo de TI.

 

- Apoyar el desarrollo de las estrategias sectoriales con las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

Es importante mencionar los beneficios de adopción de mecanismos de la adquisición de bienes y servicios por catálogo en las entidades:

 

- Reducen el número de procesos de contratación, debido a que los bienes y servicios de características técnicas uniformes enmarcadas en un AMP eliminarán un proceso de contratación, puesto que se adhieren al mecanismo y solo deben crear una orden de compra.

 

- El Estado actúa como único comprador, unificando términos y condiciones para el suministro de bienes y servicios para el Estado; accediendo de esta forma a precios de mercado competitivos, facilitando de esta manera una mayor demanda de servicios frente una mejora de precios ofertados.

 

- Lidera tiempo del comprador público para destinar el cumplimiento de la misión de la entidad, con el fin de mejorar los procesos internos de la entidad.

 

- Permite a la entidad manejar inventarios con mayor flexibilidad, en contraprestación la entidad adquiere bienes y servicios de acuerdo a las necesidades.

 

- Genera eficiencia del gasto público, puesto que, los bienes y servicios se adquieren en menor tiempo con mayor calidad y mejor precio.

 

En virtud de lo anterior, el Estado ha creado diferentes mecanismos de contratación pública para la adquisición de bienes y servicios, con la finalidad de optimizar los procesos de contratación, generando instrumentos óptimos, idóneos y eficaces para mejorar la prestación de sus servicios para dar cumplimiento efectivo de sus funciones.

 

La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes de TI, pretende cambiar la manera de adquirir tecnología, permitiendo obtener un mayor valor por las inversiones realizadas por cada una de las entidades públicas.

 

Conocer los elementos antes expuestos, así como los demás aspectos desarrollados desde Colombia Compra Eficiente, permitirá promover la optimización de compras públicas de TI, de manera que se logre un entorno competitivo en la adquisición de productos y servicios de Tl y se fomente el uso efectivo y relación costo beneficio de los recursos públicos.

 

Con fundamento en lo anterior, la Oficina de la Alta Consejería TIC los invita a hacer uso de cada uno de los recursos e instrumentos disponibles a través de Colombia Compra Eficiente CCE para llevar a cabo la adquisición de bienes y servicios TIC en el Distrito Capital, de tal manera que se generen economías de escala, ahorros y optimización de presupuestos e inversiones que redunden siempre en beneficio de nuestras partes interesadas.

 

En cualquier caso, pueden establecer contacto con soporte técnico en el sitio web https://www.colombiacompra.gov.co, en el icono soporte técnico (crear caso) o al teléfono 7456788 y articular los procesos con el rol "comprador".

 

Cordialmente,

 

SERGIO MARTÍNEZ MEDINA

 

Alto Consejero Distrital de TIC

 

Anexos: Para mayor información pueden descargar los siguientes documentos en el sitio web de Colombia Compra Eficiente:

1. Guía Acuerdos Marco de Precios.

2. Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios.

3. Términos y Condiciones de Uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

4. Manual para el Cálculo de Ahorros de los Instrumentos de Agregación de Demanda Suscritos por Colombia Compra Eficiente.

Proyectó: Francia Milena Gutiérrez MAR

Revisó: Melba Farley Rodriguez / Miguel Antonio Díaz / Erick Castellanos

 

Nota: Ver norma original en Anexos.