CIRCULAR EXTERNA 029 DE 2023

 

(Diciembre 28)

 

PARA: Responsables de las áreas contables de Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales, Órganos de Control, Fondos de Desarrollo Local, Establecimientos Públicos, Ente Universitario Autónomo, Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, Sistema Integrado de Transporte Público - SITP, demás Entidades de Gobierno Distrital y Empresas del Sector Descentralizado de Bogotá D.C.

 

DE: Contadora General de Bogotá D.C. 

 

ASUNTO: Procedimiento para el registro contable de Derechos, Obligaciones Contingentes y Embargos Judiciales.

 

1. OBJETIVO GENERAL

 

Definir y actualizar las directrices para el reconocimiento contable de derechos, obligaciones contingentes y embargos judiciales atendiendo los Marcos Normativos Contables (MNC) emitidos por la Contaduría General de la Nación (CGN).

 

2. AMBITO DE APLICACIÓN

 

La presente Circular Externa aplica integralmente a las Secretarías, Departamentos Administrativos, Organismos de Control, Unidades Administrativas Especiales, Fondos de Desarrollo Local, Establecimientos Públicos, Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, Sistema Integrado de Transporte Público – SITP, demás Entidades de Gobierno Distrital, Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, Captan o Administran Ahorro del Público y Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, que hacen parte de Bogotá D.C.

 

Sin embargo, de manera excepcional, se podrá establecer una metodología de valoración que genere como resultado una mejor estimación, siempre y cuando incorpore los aspectos contenidos en la norma técnica establecida por la Contaduría General de la Nación - CGN, que permita preparar información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel y que en el momento de requerirse sea sustentable y verificable por quien la elabore.

 

Esta salvedad no exonera a las entidades de dar estricto cumplimiento, a la identificación de las posibles obligaciones contingentes generadas por sentencias y conciliaciones, al  registro y actualización de la información[1] y a la obligatoriedad de efectuar la calificación trimestral de los procesos judiciales[2] en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C., y de plasmar la respectiva justificación de las diferencias entre la información contable y los Reportes del aplicativo de procesos judiciales, en el Formato establecido por la Dirección Distrital de Contabilidad – DDC, para la Conciliación de Procesos Judiciales. 

 

3. BASE LEGAL

 

La Resolución 414 de 08 de septiembre de 2014 de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito de aplicación y se dictan otras disposiciones”, y sus modificatorias. 

 

La Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”, y demás normatividad que la complemente o modifique.

 

Resolución 620 de 2015 de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se Incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco Normativo para entidades de gobierno”, y sus modificatorias.

 

Resolución 139 de 2015 de la Contaduría General de la Nación, “Por el cual se incorpora, como parte del régimen de Contabilidad Pública, el Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público; y se define el Catálogo General de Cuentas que utilizarán las entidades obligadas a observar dicho marco”, y sus modificatorias.

 

La Resolución 037 del 07 de febrero de 2017 de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se regula el Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que captan o Administran Ahorro del Público”, y sus modificatorias.

 

Procedimiento Contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargo sobre cuentas bancarias para las Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, emitido por la Contaduría General de la Nación.

 

Procedimiento Contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargo sobre cuentas bancarias para las Entidades de Gobierno, emitido por la Contaduría General de la Nación.

 

Decreto Distrital 714 de noviembre 15 de 1996, “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital” y sus modificatorias.

 

Decreto Distrital 192 de junio 02 de 2021, “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones” y sus modificatorias.

 

Resolución No. 866 de 2004 de la Secretaría Distrital de Hacienda, “Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en Bogotá D.C.” y sus modificatorias.                                                                                                                      

 

Resolución No. SDH-000090 de 2015 de la Secretaría Distrital de Hacienda “Por la cual se establece que la Dirección Distrital de Contabilidad determina los mecanismos para la actualización del Procedimiento de Registro Contable del Manual de Procedimientos para la Gestión de las Obligaciones Contingentes en el Sistema de Gestión de Calidad”.

 

Resolución No. SDH000323 de 2017, “Por la cual se dictan directrices para la apertura, manejo, control y cierre de cuentas bancarias de las entidades que forman parte del Presupuesto Anual del Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local” y sus modificatorias.

 

Resolución No. SDH-000537 de 2022, de la Secretaría Distrital de Hacienda, “Por medio de la cual se adopta el Manual de Políticas Contables para la Entidad Contable Pública Bogotá D.C.”, en lo relacionado con la Política Contable de Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes y sus modificatorias. 

 

Circular Externa No. 032 de 2012 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia – Cumplimiento de órdenes de embargo que recaigan sobre recursos inembargables.

 

Carta Circular No. 115 de 2022 de la Dirección Distrital de Contabilidad, Políticas Contables Transversales Entidades de Gobierno Distrital – tercera versión.

 

Circular Externa No. 028 de 2023 de la Dirección Distrital de Contabilidad, Actualización Procedimiento contable “Cuenta Única Distrital - CUD”

 

Concepto No. 20211100113191 del 23 de diciembre de 2021, concepto No. 20221100058251 del 16 de septiembre de 2022 y concepto No. 20221100069101 del 25 de noviembre de 2022, emitidos por la Contaduría General de la Nación.

 

4. GENERALIDADES

 

4.1. Fuentes de información para el reconocimiento contable

 

El insumo de información de las obligaciones contingentes judiciales por litigios y demandas o mecanismos alternativos de solución de conflictos, que dan origen al reconocimiento contable de provisiones, registro de pasivos y activos contingentes en cuentas de orden, y a la revelación en notas de las obligaciones remotas o activos de naturaleza remota, corresponde al reporte del aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C.

 

En la metodología para la valoración de las obligaciones contingentes judiciales se presentan dos etapas: valoración cualitativa del proceso y valoración cuantitativa del contingente. En la primera, los abogados apoderados de cada proceso son los encargados de realizar la valoración o calificación del riesgo procesal, y en la segunda, el sistema realiza el cálculo de la probabilidad final de pérdida y del valor de la obligación del contingente judicial, para que desde allí se realice la clasificación de la obligación como probable, posible o remota, para el respectivo reconocimiento contable.

 

Por lo tanto, cuando se profiere una sentencia, o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales y sustanciales que modifican su probabilidad de pérdida, es responsabilidad de cada Ente^[3] o Entidad^[4] velar porque los abogados apoderados que hayan sido asignados realicen la actualización de la información en el sistema.

 

De igual manera, en relación con los derechos contingentes (litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados por la entidad), la información se toma del reporte del aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C.

 

4.2. Procesos Judiciales y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC):

 

El proceso judicial es el conjunto de actos regulados por la legislación procesal que se deriva de las demandas interpuestas ante un juzgado o un tribunal para que se revisen derechos presuntamente violados por un tercero, así como las pretensiones económicas que, a su juicio, subsanan el perjuicio causado, cuyo resultado es una sentencia^[5].

 

Por su parte, los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC) son una alternativa a la justicia formal, que buscan resolver de manera idónea las controversias que se puedan generar entre las partes, cualquier persona puede hacer uso de ellos y tiene distintas alternativas según sus preferencias o necesidades^[6].  

 

Una de las clasificaciones de los MASC corresponde a las Conciliaciones extrajudiciales, dispuestas para que las partes involucradas concilien sus diferencias, de manera total o parcial, en presencia de un tercero neutral calificado, denominado conciliador, cuyo resultado es un acta de conciliación que, en algunos casos, debe ser aprobada mediante un auto^[7]. Otra clasificación corresponde a los arbitrajes que son mecanismos mediante los cuales las partes involucradas en un conflicto acuerdan su solución a través de un tribunal arbitral, quien toma una decisión denominada laudo arbitral^[8].  

 

Con el fin de reflejar en los estados financieros el saldo actualizado del contingente judicial, en cada periodo de valoración, se debe tener en cuenta la clasificación de la obligación. 

 

4.3. Obligaciones Contingentes Judiciales

 

Las obligaciones contingentes judiciales corresponden a las obligaciones pecuniarias sometidas a condición generadas por procesos judiciales en curso, laudos arbitrales y transacciones en contra de Bogotá D.C.^[9]

 

Las obligaciones contingentes judiciales se clasifican de acuerdo con lo establecido en la Política de Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes, así: 

 

- Obligación probable: Las condiciones que establecen que la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que no ocurra son: la valoración en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C cuando presenta una probabilidad final de pérdida mayor al cincuenta por ciento (50%); o si ante una valoración del aplicativo menor o igual del cincuenta por ciento (50%), existe un último fallo en contra del Ente o Entidad.

 

- Obligación posible:  Las condiciones que establecen que la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no ocurrencia, son: la valoración en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C cuando presenta una probabilidad final de pérdida mayor al 10% y hasta el 50%, y el último fallo no es en contra del Ente o Entidad. 

 

- Obligación remota: Las condiciones que establecen que la probabilidad de ocurrencia es prácticamente nula, son: la valoración en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C cuando presenta una probabilidad final de pérdida igual o inferior al 10% y no existe un fallo en contra del Ente o Entidad.

 

A partir de esta clasificación se establece el respectivo reconocimiento contable de una provisión o el registro de un pasivo contingente.

 

Las demandas interpuestas por un tercero en contra de la entidad deben reconocerse de acuerdo con la clasificación de la obligación, surgida de la evaluación de la probabilidad de pérdida del proceso. 

 

En el caso de las conciliaciones extrajudiciales y los arbitrajes, esta clasificación depende de la asociación de una pretensión inicial y la emisión del acta de conciliación o del laudo arbitral, respectivamente. 

 

Cuando en un mismo proceso judicial concurra más de una entidad demandada, el aplicativo de procesos judiciales determina la participación porcentual para cada Ente o Entidad y asigna la probabilidad de pérdida del proceso. 

 

Ahora bien, las obligaciones contingentes judiciales que en el aplicativo se denominan procesos mixtos, son entendidos como aquellos que representan controversias entre dos o más Entes o Entidades Públicas Distritales^[10]; para estos casos, cada Ente o Entidad debe realizar el análisis sobre su clasificación y valoración de la probabilidad de ocurrencia de la obligación, con la participación de sus áreas jurídicas.

 

Para efectos de evaluar su respectivo reconocimiento y medición contable, se deberán utilizar las variables (tasa de descuento)^[11] que determinen la mejor estimación del valor presente de la provisión o pasivo contingente a que haya lugar de conformidad con la probabilidad de ocurrencia que el área jurídica determine; si la obligación es clasificada como remota, procederá la revelación en los estados financieros.

 

La actualización de la provisión y del pasivo contingente, por efecto de reflejar el valor del dinero en el tiempo, debe realizarse con la periodicidad del reporte del aplicativo de procesos litigiosos de Bogotá D.C., incluso, para aquellos procesos que no se encuentren contemplados en el “Reporte Marco Normativo Contable - Convergencia” que, por su probabilidad de ocurrencia y tipo de proceso, han sido reconocidos contablemente como obligaciones probables o posibles.

 

Por otra parte, para el reconocimiento contable de cuentas por pagar por concepto de créditos judiciales el Ente o Entidad, tomará la liquidación de la sentencia condenatoria ejecutoriada o acta de conciliación extrajudicial. En este sentido, tratándose de sentencias que contengan condenas en abstracto^[12] habrá lugar a que se reconozca la cuenta por pagar cuando quede en firme el auto proferido dentro del incidente de liquidación correspondiente.

 

Tratándose de sentencias cuya condena sea en concreto y se fije un monto determinado, se realizará el reconocimiento contable de la cuenta por pagar, una vez la providencia quede ejecutoriada. En caso de que en la providencia judicial se imponga una condena en concreto en la que no se fije una suma determinada sino que sea determinable, y corresponda a la administración hacer las operaciones aritméticas para determinar dicho valor, se deberá reconocer la cuenta por pagar una vez el Ente o Entidad realice la liquidación, la cual, atendiendo al principio de devengo, debería realizarse en el mismo periodo contable en que surge el hecho económico y de forma previa a la iniciación de procesos ejecutivos. 

 

Lo anterior, en atención a que el pasivo, tratándose de sentencias proferidas en concreto cuyo valor es determinable, no nace del acto administrativo o la liquidación que realice el Ente o Entidad, sino de la sentencia judicial mediante la cual se profiere una condena cuyo valor es determinable. 

 

En este sentido, el reconocimiento de la cuenta por pagar se da si se emite una sentencia y i) queda en firme el auto proferido dentro del incidente de liquidación correspondiente, para las sentencias en abstracto; ii) queda ejecutoriada, para las sentencias en concreto cuyo valor es determinado y; iii) cuando el Ente o Entidad realice la liquidación en el mismo periodo contable, para las sentencias en concreto cuyo valor es determinable.

 

Por otra parte, dada la naturaleza de los procesos ejecutivos^[13], se debe garantizar que el proceso que da origen a la demanda ejecutiva de la obligación incumplida se encuentre reconocido como una cuenta por pagar por concepto de sentencias. No obstante, el Ente o Entidad deberá analizar si de los procesos ejecutivos se origina alguna obligación adicional de la cual se deba evaluar su probabilidad de ocurrencia, valoración y clasificación para su respectivo reconocimiento contable.

 

Adicionalmente, las Entidades Distritales que tengan identificados derechos de reembolso, entendidos como el “derecho legal que tiene la entidad demandada o convocada a exigir que una entidad que no sea parte del litigio o del mecanismo alternativo de solución de conflictos le reembolse a la entidad demandada o convocada o le pague directamente al demandante o convocante una parte o la totalidad del desembolso necesario para cancelar la sentencia condenatoria ejecutoriada, laudo arbitral definitivo condenatorio o acta de conciliación extrajudicial.”^[14] atienden el reconocimiento contable conforme los lineamientos dados por la CGN. 

 

4.4. Embargos Judiciales

 

Si en desarrollo de los procesos judiciales se ordena una medida cautelar de embargo[15] a las cuentas bancarias de la entidad, deben registrarse los efectos en cada una de sus fases:

 

- Reconocimiento del embargo.

 

- Apertura del título judicial. 

 

- Pago de la sentencia con título judicial. 

 

Adicionalmente, es necesario tener en cuenta que el literal h) del artículo 13, del Decreto 714 de 1996 determina que:

 

(…) Son inembargables las rentas, cesiones y participaciones incorporadas en el Presupuesto Anual del Distrito Capital, así como los bienes y derechos de las Entidades que lo conforman. (Acuerdo 24 de 1995, art. 11º, lit. h).

 

No obstante, la anterior inembargabilidad, los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de las Entidades respectivas, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. El incumplimiento de este mandato será causal de mala conducta.

 

Los funcionarios judiciales se abstendrán de decretar órdenes de embargo cuando no se ajusten a lo dispuesto en el presente Artículo, so pena de mala conducta. (Acuerdo 24 de 1995, art. 11º, lit h).

 

Ahora bien, al respecto, los Decretos mediante los cuales se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá D.C. para cada vigencia[16] determinan que: “(…) el servidor público que reciba una orden de embargo sobre estos recursos está obligado a solicitar al día hábil siguiente a su recibo a la Secretaría Distrital de Hacienda Dirección Distrital de Presupuesto, constancia sobre la naturaleza pública de los recursos de conformidad con la normatividad vigente. Frente a los Fondos de Desarrollo Local esta constancia se expedirá sobre los recursos de las transferencias efectuadas por la Administración Central”.

 

El parágrafo 2° del artículo 42 del Decreto 192 de 2021 y el artículo 10 de la Resolución No. SDH000323 de 2017, determinan que Cuando se advierta el registro de una medida cautelar de embargo sobre una cuenta bancaria de las que administra la Dirección Distrital de Tesorería y demás cuentas para el manejo de recursos de la Cuenta Única Distrital y de los Fondos de Desarrollo Local, como consecuencia de procesos judiciales o administrativos en contra de las entidades de la Administración Central o de los Fondos de Desarrollo Local, en cumplimiento del principio de inembargabilidad de que trata el artículo 4 del presente decreto, las entidades en mención son las responsables de adelantar en forma inmediata, ante quien corresponda, los trámites para el levantamiento de la medida cautelar y de informar a la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda sobre las gestiones realizadas, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes. 

 

Por otra parte, la Superintendencia Financiera mediante Circular Externa 032 de agosto 06 de 2012, impartió el procedimiento a seguir en caso de que las entidades financieras reciban órdenes de embargo sobre recursos inembargables, indicando que (…) deberán acatar el mandato judicial correspondiente, salvo que exista solicitud preventiva o de advertencia por parte de las autoridades de control competentes, caso en el cual se procederá a la inmovilización de los recursos para impedir su disposición por parte de los titulares y actuara de conformidad con la instrucción que imparta el respectivo órgano de control.”

 

4.5. Derechos contingentes

 

Se consideran activos de naturaleza remota los derechos contingentes judiciales registrados en el aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C., por concepto de litigios y demandas iniciados por el ente o entidad, que tienen registrada la admisión de la demanda, sin valoración alguna, y los mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados por el ente o entidad, que no tienen asignada cuantía para su pretensión inicial o con valor igual a cero. 

 

Los activos de naturaleza remota son objeto de revelación en notas a los estados financieros, de acuerdo con la información contenida en el reporte del aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C. son objeto de revelación como activos contingentes.

 

Para aquellos activos contingentes a los cuales les sea posible realizar una medición de los efectos financieros, estos se registrarán en cuentas de orden deudoras contingentes, por el valor presente^[17] de los valores que se esperan recibir, cuando el efecto del valor del dinero en el tiempo resulte significativo^[18].

 

4.6. Litigios sobre derechos y obligaciones previamente reconocidas

 

Los hechos económicos que se deriven del proceso judicial o arbitral se deberán reconocer de forma independiente a la cuenta por cobrar o por pagar dentro de la información financiera. Por lo cual, el Ente o Entidad deberá evaluar la probabilidad de pérdida del litigio o del mecanismo alternativo de solución de conflictos respecto a las pretensiones diferentes a la cuenta por cobrar o por pagar reconocida, y si fruto de dicha evaluación se da lugar al reconocimiento de una obligación posible o probable, la medición de dicha obligación no incluirá el valor del derecho u obligación que le dio origen. 

 

Así las cosas, una provisión o un pasivo contingente por un proceso judicial o arbitral en curso no reemplazará el reconocimiento de un derecho u obligación que haya cumplido todos los requisitos para su reconocimiento contable.

 

4.7. Formato de Conciliación de Procesos Judiciales

 

El Formato de Conciliación de Procesos Judiciales^[19], establecido para comparar la información contenida en los estados financieros contra la información del reporte del aplicativo diseñado para la administración y control de los procesos judiciales de Bogotá D.C., contiene tanto las obligaciones en contra, como los procesos iniciados por la entidad, y debe reportarse a la Dirección Distrital de Contabilidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos. 

 

Su estructura contiene el número de procesos, los saldos contables, su valoración, las diferencias encontradas respecto al número de procesos y a la valoración y el detalle de estas. A su vez, las obligaciones en contra incluyen i) los pasivos por créditos judiciales, correspondientes a las sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales, y otros créditos judiciales; ii) las provisiones por litigios y demandas; iii) las cuentas de orden acreedoras por litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos y iv) el número de obligaciones remotas; y en los procesos iniciados, se registran las cuentas de orden deudoras por litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

5. RECONOCIMIENTO CONTABLE 

 

Esta Circular Externa establece el reconocimiento contable de los derechos y obligaciones contingentes derivadas de los procesos judiciales, derechos de reembolso, conciliaciones extrajudiciales, arbitrajes y embargos judiciales. 

 

Los procesos judiciales o MASC que tengan asociada una pretensión económica y que puedan generar a futuro un desembolso de recursos por parte de la entidad, son objeto de valoración y dan origen al reconocimiento de provisiones o al registro de pasivos contingentes o la revelación de obligaciones remotas. 

 

Las obligaciones contingentes judiciales, se registran como provisión, cuando son clasificadas como probables, reconociendo un pasivo y un gasto en el resultado del periodo. 

 

Un pasivo contingente corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad. No es objeto de reconocimiento en los estados financieros; sin embargo, cuando sea posible realizar una medición fiable, se registra en Cuentas de Orden Acreedoras. 

 

Las obligaciones remotas derivadas de procesos judiciales y MASC, en contra de la entidad, no son objeto de reconocimiento contable como provisión, ni como pasivo contingente y dan lugar a revelación en notas a los estados financieros. 

 

5.1. Obligaciones probables

 

Las obligaciones contingentes judiciales, se reconocen como provisión, cuando son clasificadas como probables, de acuerdo con lo establecido en la Política de Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes. 

 

Dado el efecto del valor del dinero en el tiempo, la provisión corresponde al valor presente de la cuantía que se espera desembolsar para cancelar la obligación.

 

5.1.1. Causación de la provisión:

 

 

 

5.1.2. Ajuste de la provisión

 

Trimestralmente, una vez aplicada la metodología de valoración del contingente judicial, las provisiones se ajustan afectando el resultado del periodo:

 

Por mayores valores:

 

 

Por menores valores:

 

(*) Si la provisión se reconoció en un periodo contable anterior. 

 

Cabe resaltar que, si el ajuste contable se deriva de la corrección de un error, el mismo será corregido de acuerdo con la norma de Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.

 

5.1.3. Actualización financiera de la provisión

 

Teniendo en cuenta que la provisión debe ser actualizada por el valor presente del importe que se espera sea requerido para liquidar la obligación, se reconoce el gasto financiero para reflejar el valor del dinero en el tiempo:

 

- Reconocimiento del gasto financiero:

 

 

Para reconocer la actualización financiera de la provisión, las entidades pueden optar por registrar este hecho económico en una cuenta auxiliar diferente a la que refleje la actualización de la valoración de dicha provisión.

5.1.4. Reclasificación por cambio en la probabilidad final de pérdida del proceso

 

La probabilidad de pérdida del proceso es objeto de seguimiento para determinar si la obligación probable, pasa a ser posible o remota, caso en el cual se reversa la provisión y posteriormente se efectúa el registro respectivo, según la nueva clasificación de la obligación:

 

(*) Si la provisión se reconoció en un periodo contable anterior. 

 

5.2. Obligaciones Posibles

 

Las obligaciones contingentes judiciales, clasificadas como una obligación posible, de acuerdo con lo establecido en la Política de Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes, corresponden a pasivos contingentes y se registran en cuentas de orden acreedoras. 

 

Dado el efecto del valor del dinero en el tiempo, el registro del pasivo contingente en las cuentas de orden acreedoras por las obligaciones contingentes judiciales corresponde al valor presente de los desembolsos que se requerirán para cancelar la obligación o para transferirla a un tercero. Su registro se realiza de la siguiente manera:

 

 

Cuando producto de la actualización del contingente judicial, se determina que hay un aumento o disminución del valor presente del pasivo contingente, se realiza la actualización por la diferencia en las cuentas de orden acreedoras mencionadas en el cuadro anterior.

 

La probabilidad de pérdida del proceso es objeto de seguimiento, para determinar si la obligación continúa clasificada como posible, o pasa a ser remota o probable, y aplicar el respectivo tratamiento contable, previa reversión de los saldos registrados en cuentas de orden:

 

 

5.3. Obligaciones Remotas

 

Las obligaciones contingentes judiciales, de acuerdo con lo establecido en la Política de Provisiones, Pasivos Contingentes y Activos Contingentes, clasificadas como una obligación remota, se revelan en notas a los estados financieros y no son objeto de reconocimiento contable como provisión, ni registro como pasivos contingentes. Si se identifican derechos de reembolso asociados a las obligaciones remotas, de la misma manera éstas se incluyen en la revelación de las notas a los estados financieros.

 

La probabilidad de pérdida es objeto de seguimiento, para determinar si la obligación continúa clasificada como remota, o pasa a ser posible o probable y en esa medida, se debe aplicar el tratamiento contable que corresponda. 

 

5.4. Sentencia condenatoria ejecutoriada, laudo arbitral definitivo condenatorio o Acta de conciliación extrajudicial 

 

Cuando se emita la Sentencia condenatoria ejecutoriada, laudo arbitral definitivo condenatorio o acta de conciliación extrajudicial para el Ente o Entidad, siempre y cuando se cuente con la liquidación final del crédito en firme para el caso de procesos judiciales, se debe registrar la cuenta por pagar, previa verificación del valor provisionado contra el valor determinado por el juez en la Sentencia, o Acuerdo de conciliación extrajudicial o Laudo arbitral y hacer los respectivos ajustes de la siguiente manera: 

 

i) Si el valor liquidado es igual al valor provisionado, se cancela la provisión y se reconoce la cuenta por pagar por créditos judiciales:

 

 

ii) Si el valor liquidado es mayor a la provisión, se reconoce la diferencia como un gasto diverso por sentencias o Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales según corresponda:

 

 

iii) Si el valor de la sentencia definitiva es menor al valor provisionado, se debe ajustar el gasto de la provisión por litigios y demandas si la provisión se constituyó en la misma vigencia o se reconoce un ingreso por concepto de reversión de provisiones si la provisión se constituyó en una vigencia anterior:

 

(*) Se revierte el valor correspondiente si se registró previamente durante el período.

 

Lo anterior, de conformidad con lo señalado en el numeral 4 de esta circular para el reconocimiento de la cuenta por pagar por parte del Ente o Entidad.

 

- Agencias en derecho asociadas al crédito judicial^[20]:

 

Los gastos adicionales posteriores a la liquidación final del crédito judicial, por concepto de intereses se reconocen como un gasto por intereses y las costas judiciales se reconocen como gastos generales u operativos según corresponda el proceso. 

 

i) Intereses asociados a la liquidación final del crédito judicial 

 

ii) Costas procesales

 

 

- Fallos con condena solidaria:

 

Cuando la sentencia definitiva condena a varias entidades demandadas frente a un mismo proceso y se determina que una de estas entidades contables públicas debe asumir el pago de la condena, esta última, registra el pasivo real por el 100% de su valor, previo ajuste y cancelación de la provisión causada, adicionalmente reconoce una cuenta por cobrar por la obligación a cargo de los terceros condenados. Caso en el cual, estos últimos, registran una cuenta por pagar a favor de la entidad contable pública que asumió el pago, previo ajuste de la provisión^[21].  

 

Si se determina que los terceros condenados no reembolsarán el valor de la obligación a cargo, el reconocimiento corresponde a: i) Si se trata de entidades públicas, se reconoce una Operación Interinstitucional sin flujo de efectivo por concepto de “Cancelación de sentencias y conciliaciones”; ii) Cuando los otros terceros condenados sean entes privados, se reconoce una subvención.

 

Cuando la condena involucre solo a los entes públicos distritales que conforman la ECP Bogotá D.C., únicamente se reconoce la Operación Interinstitucional sin flujo de efectivo por concepto de “Cancelación de sentencias y conciliaciones”, previo ajuste y cancelación de la provisión causada.

 

Es necesario, garantizar el flujo de información que permita a dichos terceros realizar el reconocimiento de las operaciones reciprocas que correspondan. 

 

5.5. Derechos y obligaciones de Reembolso 

 

5.5.1. Relacionados con demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas o radicadas por terceros en contra de la Entidad.

 

Cuando el Ente o Entidad tenga el derecho legal a exigir a un tercero el reembolso o el pago directo de una parte o de la totalidad de los recursos necesarios para liquidar la provisión, se reconoce, de manera separada de la provisión el derecho a cobrar tal reembolso.

 

Por su parte, el Ente o Entidad que tenga la obligación de reembolso debe realizar el reconocimiento de la probabilidad de pago de la parte o de la totalidad de los recursos necesarios para liquidar el contingente, de acuerdo con el estado y calificación del proceso. 

 

- Cuando el litigio objeto de reembolso se clasifique como remoto, se revelan en notas a los estados financieros y no son objeto de reconocimiento contable como provisión, ni registro como pasivos contingentes.

 

- Cuando el litigio objeto de reembolso se clasifique como posible se deben realizar los siguientes reconocimientos:

  

 

- Cuando el litigio objeto de reembolso se clasifique como probable, si anteriormente se registraron derechos u obligaciones de reembolso como activos o pasivos contingentes respectivamente, se debe revertir el reconocimiento y realizar el siguiente reconocimiento. 

 

 

El derecho como la obligación de reembolso relacionado con provisiones se mide de forma trimestral por el valor que refleje la mejor estimación, adicionalmente, si el efecto del valor del dinero en el tiempo es significativo, el derecho y la obligación se medirán por su valor presente. En todo caso, el valor reconocido por el derecho u obligación no excederá el valor de la provisión reconocida del litigio objeto del reembolso.

 

5.5.2. Actualización del Derecho u obligación de Reembolso

 

Los derechos y las obligaciones de reembolso relacionados con provisiones del contingente judicial se revisan y actualizan de forma trimestral, y se ajusta afectando el resultado del periodo para reflejar la mejor estimación disponible sin exceder el valor de la provisión.

 

Mayores valores de la provisión del contingente judicial objeto de reembolso

 

 

Menores valores de la provisión del contingente judicial objeto de reembolso

 

 

(*) Se revierte el valor correspondiente si se registró previamente durante el período.

 

5.5.3. Actualización financiera del Derecho u Obligación de reembolso

 

Adicionalmente, el valor de derecho u obligación de reembolso se actualiza trimestralmente para reflejar el valor del dinero en el tiempo y se reconoce en el resultado del periodo, para lo cual se realiza el siguiente registro contable:

 

 

5.5.4. Presentación 

 

Para el Ente o Entidad que tiene el derecho de reembolso, en el estado de resultados^[22], el gasto relacionado con la provisión podrá ser objeto de presentación como una partida neta del valor reconocido por concepto de reembolso a recibir.

 

5.5.5. Derechos y Obligaciones de reembolso relacionados con sentencias condenatorias ejecutoriadas, laudos arbitrales definitivos condenatorios o actas de conciliación extrajudicial

 

En el momento en que se dé la sentencia condenatoria ejecutoriada, laudo arbitral definitivo condenatorio o acta de conciliación extrajudicial, asociados al derecho y obligación de reembolso, se registrará la cuenta por cobrar y por pagar, según corresponda, como se indica a continuación:

 

- Si el valor liquidado es igual que el valor del derecho u obligación de reembolso, se debe realizar el siguiente reconocimiento:

 

 

- Si el valor liquidado es mayor que el valor del derecho y de la obligación de reembolso, se debe realizar el siguiente reconocimiento:

 

 

- Si el valor liquidado es menor que el valor del derecho y de la obligación de reembolso, se debe realizar el siguiente reconocimiento:

 

 

(*) Se revierte el valor correspondiente si se registró previamente durante el período.

 

5.6. Pago de la sentencia, acuerdo de conciliación extrajudicial o laudo arbitral

 

El pago de la sentencia desfavorable o condenatoria, del acuerdo de conciliación extrajudicial aprobada por el despacho judicial o del laudo arbitral desfavorable en firme se registra de la siguiente manera^[23]:

 

5.6.1. Órganos del Sector Central, Órganos de Control^[24] y Establecimientos Públicos con Recursos Distrito

 

(**) De igual manera, se puede usar la cuenta 1132 - EFECTIVO DE USO RESTRINGIDO, cuando el pago se efectúa con fondos que, por disposiciones legales, tienen restricciones para su uso. 

 

5.6.2. Fondos de Desarrollo Local y Establecimientos Públicos Distritales, con recursos propios

 

(**) De igual manera, se puede usar la cuenta 1132 - EFECTIVO DE USO RESTRINGIDO, cuando el pago se efectúa con fondos que, por disposiciones legales, tienen restricciones para su uso.   

 

5.6.3. Empresas 

 

(*) De igual manera, se puede usar la cuenta 1132 - EFECTIVO DE USO RESTRINGIDO, cuando el pago se efectúa con fondos que, por disposiciones legales, tienen restricciones para su uso. 

 

5.7. Sentencia definitiva, conciliación extrajudicial o laudo arbitral, favorable

 

Cuando se exima de responsabilidad al Ente o Entidad demandada, se ajustan las cuentas afectadas:

 

5.7.1. Obligaciones probables

 

(*) Recuperación de las provisiones y del gasto financiero causados en períodos anteriores y reconocimiento de la actualización financiera cuando se presente ingreso durante la misma vigencia. 

 

5.7.2. Obligaciones posibles

 

 

5.8. Síntesis 

 

A continuación, se relaciona por tipo de proceso (litigios y demandas y MASC) la clasificación de la obligación y el tratamiento contable, de acuerdo con el hecho económico:

 

 

5.9. Fuentes de Información para el reconocimiento contable 

 

El insumo de información de las obligaciones contingentes judiciales por litigios y demandas o mecanismos alternativos de solución de conflictos, que dan origen al reconocimiento contable de provisiones o pasivos contingentes, y a la revelación en notas de las obligaciones remotas, corresponden a los Reportes del aplicativo diseñado para la administración y control de los Procesos Judiciales de Bogotá D.C.

 

Para obtener dichos Reportes, es necesario contar con los permisos asignados por el administrador del Sistema^[25] para acceder al aplicativo. De igual manera, en el Anexo 1 de esta Circular Externa se ilustra el proceso de consulta y uso de estos informes. 

 

Los procesos judiciales y MASC que son valorados en el aplicativo, deben reconocerse contablemente. No obstante, es necesario que los entes y entidades efectúen el análisis de la información contenida en cada uno de los reportes y en caso de observar, que la misma no se ajusta a la realidad del hecho económico, se debe realizar el análisis y la conciliación con el área jurídica del Ente o Entidad y efectuar el reconocimiento y las revelaciones que correspondan. La diferencia que surja entre la información del aplicativo y el valor reconocido contablemente deberá justificarse adecuadamente mediante soportes idóneos.

 

5.10. Embargos Judiciales^[26]

 

5.10.1. Reconocimiento del embargo

 

Con la notificación de la medida de embargo decretada por un juez, o la inmovilización de recursos, comunicada por parte de la entidad financiera en donde se tiene la cuenta, la Dirección Distrital de Tesorería-DDT o la Tesorería de las Empresas, según corresponda, reclasifican el efectivo de la siguiente forma:

 

 

5.10.2. Apertura del título judicial

 

Una vez que los recursos se hayan embargado se constituye el Título judicial, el cual representa una garantía para el pago de las pretensiones económicas del demandante.

  

i) Si la cuenta bancaria embargada es de la entidad demandada:  

 

 

ii) Si la cuenta bancaria pertenece a la DDT:

 

 

Cuando el juez ordene el levantamiento del embargo, por considerarlo improcedente, se cancelan las subcuentas de las cuentas registradas anteriormente, según corresponda.

 

5.10.3. Pago de la sentencia con el título judicial

 

Para el reconocimiento del pago es necesario que el Ente o Entidad demandada, haya reconocido el pasivo real por el Crédito Judicial con base en el fallo definitivo proferido por la autoridad competente. 

 

Si el valor de la liquidación final del crédito judicialmente reconocido determinado en sentencia condenatoria se cancela con el título judicial constituido, debe tenerse en cuenta si el valor del título es igual, menor o mayor al de la liquidación definitiva, así:

 

5.10.3.1. Cuando el valor de la sentencia es igual al valor del título judicial

 

- Organismos del Sector Central, Órganos de Control^[27] y Establecimientos Públicos Distritales con Recursos Distrito:

 

 

- Fondos de Desarrollo Local y Establecimientos Públicos con Recursos Propios

 

  

Simultáneamente, el Ente o Entidad demandada, reversa el registro en cuentas de orden deudoras de control reconocido en el momento en que se constituyó el Título judicial. 

 

- Empresas

 

 

5.10.3.2. Cuando el valor de la sentencia es mayor que el valor de Título judicial, se cancela el pasivo constituido, afectando el título y girando la diferencia. 

 

- Organismos del Sector Central, Órganos de Control^[28] y Establecimientos Públicos Distritales con Recursos Distrito:

 

  

- Fondos de Desarrollo Local y Establecimientos Públicos con Recursos Propios

 

 

Simultáneamente, el Ente o Entidad demandada, reversa el registro en cuentas de orden deudoras de control reconocido en el momento en que se constituyó el Título judicial. 

 

- Empresas

 

 

5.10.3.3. Si el valor de la sentencia es menor que el valor del Título judicial.

 

Cuando es menor valor de la sentencia, las Empresas cancelan la cuenta por pagar del crédito judicial así:

 

 

El remanente o saldo del título por el menor valor cancelado, se debe recuperar de acuerdo con los procedimientos establecidos para su liberación y legalización. Se cancela cuando se reciba el efectivo, para lo cual se registra:

 

 

Para los depósitos judiciales constituidos por la DDT de la SDH se aplicará el numeral 5.10.3.1. y para el remanente, la SDH procederá con el reconocimiento contable indicado en el registro anterior.

 

En forma alterna quienes constituyeron las cuentas de orden previa comunicación de la DDT reversarán el saldo de los Depósitos Entregados en Garantía.

 

5.11. Derechos Contingentes

 

5.11.1. Notificación de la admisión de la demanda o arbitraje, o citación a la audiencia de conciliación extrajudicial   

 

Con la notificación de la admisión de la demanda o arbitraje interpuesto por el Ente o Entidad en contra de un tercero se deberá evaluar si el derecho contingente es objeto de revelación en las notas a los estados financieros o de registro contable como activo contingente en la medida en que se pueda establecer la medición de los efectos financieros del contingente. 

 

La medición corresponderá a la mejor estimación de los recursos que el Ente o Entidad recibiría; cuando el efecto del valor del dinero en el tiempo resulte significativo, el valor del activo contingente será el valor presente y se registrará así:

 

 

5.11.2. Sentencia ejecutoriada, laudo arbitral definitivo, acta de conciliación extrajudicial o constancia de no acuerdo de conciliación extrajudicial

 

Con la sentencia ejecutoriada o el laudo arbitral definitivo, a favor del Ente o Entidad, o con el acta de conciliación extrajudicial, se debe:

 

- Revertir el reconocimiento efectuado en cuentas de orden registradas previamente:

 

 

- Realizar reconocimiento de la cuenta por cobrar con la sentencia ejecutoriada o el laudo arbitral definitivo, a favor del Ente o Entidad, o con el acta de conciliación extrajudicial:

 

 

En los casos en que haya lugar, se deberán reconocer las costas procesales e intereses a favor del Ente o Entidad.

 

6. VIGENCIA

 

La presente Circular Externa rige a partir de su publicación y deroga la Circular Externa No. 016 de 2018 y todos los documentos técnicos emitidos por la Dirección Distrital de Contabilidad que le sean contrarios.

 

KELLY TATIANA CERVERA HORTA

 

Contadora General de Bogotá D.C. (E)

 

contabilidad@shd.gov.co

 

Nota: Ver norma original en Anexos.

 

NOTAS AL PIE DE PAGINA: