CIRCULAR 004 DE 2016

(Marzo 02)

Para: SECRETARÍA GENERAL, SECRETARÍA DE DESARROLLO ECONÓMICO, SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, SECRETARÍA DE MOVILIDAD, SECRETARIA DE CULTURA, SECRETARIA DE SALUD, SECRETARÍA DE INTEGRACIÓN SOCIAL, SECRETARÍA DE AMBIENTE, SECRETARIA DE LA MUJER, UNIDAD DE MANTENIMIENTO VIAL, INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL (IDPC), CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR, INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO, LOTERÍA DE BOGOTÁ, TERMINAL DE TRANSPORTE, VEEDURÍA DISTRITAL, UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO, INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO (IDU), CANAL CAPITAL, INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE (IDRD), FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORÍA DEL ESPACIO PÚBLICO (DADEP), ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES (IDARTES), FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO, INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIÓN Y ACCIÓN COMUNAL (IDPAC), UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS (UAESP), INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES), JARDÍN BOTÁNICO JOSÉ CELESTINO MUTIS, INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO (IDIGER), HOSPITAL DE USAQUÉN, HOSPITAL SAN BLAS, HOSPITAL DE USME, HOSPITAL DE CHAPINERO, HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE Y HOSPITAL DE LA VICTORIA.

De: OFICINA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Asunto: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE BUZONES DE CORREO Y HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

Radicado: 2-2016-8685

Respecto a las estrategias desarrolladas para dar continuidad a los servicios de buzones de correo y herramientas colaborativas, actualmente amparadas bajo contrato No. 1210200-433-2015, cuyo objeto consiste en "Adquisición de Buzones de correo electrónico y herramientas de colaboración sobre la plataforma definida para las entidades del distrito Capital. Fase III", con fecha de terminación 30 de marzo de 2016, la Alta Consejería Distrital de TIC (ACDTIC) ha ejecutado acciones tendientes a dar las herramientas y el apoyo necesario para la nueva contratación a realizar por cada una de las entidades beneficiarias del proyecto, que se pueden resumir de la siguiente manera:

1. Realización de dos talleres para la escogencia de una solución para los servicios de buzones de correo y herramientas colaborativas, con proveedores reconocidos de dichos servicios.

2. Realización de una capacitación en contratación por medio de la plataforma Colombia Compra Eficiente con la Agencia Nacional de Contratación.

3. Clasificación de las entidades beneficiarias del contrato No. 1210200-433-2015, según el estado de apropiación de presupuesto para realizar la contratación de los servicios en cuestión, con el fin de dar apoyo específico a cada una de las entidades.

4. Creación de grupos de trabajo según la clasificación anterior.

5. Seguimiento al estado de avance de la contratación.

Así las cosas es necesario que cada una de las entidades beneficiarias, ejecuten a la mayor brevedad, según la clasificación de su estado frente a este tema, las siguientes acciones:

Para entidades que cuentan con los recursos necesarios para ejecutar un nuevo proceso

Se cuentan 19 entidades que disponen del presupuesto para llevar a cabo la contratación de los servicios en cuestión, por tanto les exhortamos a dar celeridad en el proceso contractual e informar en el menor tiempo posible a esta oficina los resultados de dicho proceso (solución contratada, proveedor, entre otros).

El detalle de dichas entidades es el siguiente:

Para entidades que cuentan con recursos parciales para ejecutar un nuevo proceso

Se cuentan 9 entidades que disponen de presupuesto parcial para llevar a cabo la contratación de los servicios de buzones de correo y herramientas colaborativas.

Con estas entidades se llegó a un acuerdo con el fin de realizar una contratación de los servicios básicos del caso y de disponer de las herramientas y procedimientos que cada entidad considere necesarias para garantizar el historial de correos entrantes y salientes.

Por tanto, se entiende que dichas entidades están en la capacidad de llevar a cabo la respectiva contratación según los alcances acordados, luego también les exhortamos a dar celeridad en el proceso contractual e informar en el menor tiempo posible a esta oficina los resultados de dicho proceso (solución contratada, proveedor, entre otros).

El detalle de dichas entidades es el siguiente:

Se cuentan 10 entidades que NO disponen de presupuesto para llevar a cabo la contratación de los servicios de buzones de correo y herramientas colaborativas.

A estas entidades les solicitamos, muy respetuosamente, se sirvan nuevamente verificar y ejecutar los mecanismos que garanticen la continuidad de los servicios de buzones de correo y herramientas colaborativas.

En caso que definitivamente no cuenten con presupuesto para tal efecto, es necesario que envíen la respectiva justificación a esta oficina a más tardar el viernes 4 de marzo. El detalle de dichas entidades es el siguiente:

Sea la oportunidad de manifestar que la ACDTIC está comprometida en prestar la asesoría y el acompañamiento necesario, en caso que sea requerido, con el fin de que en el 2016 se dé continuidad al servicio de la plataforma de correo y herramientas de colaboración.

Esperamos la completa colaboración de todos, para terminar exitosamente este proceso.

Cordialmente,

SERGIO MARTINEZ MEDINA

Alto Consejero Distrital de TIC

Anexos: Ν.Α.

Proyectó: Niver Vides Villadiego / Iván M. Hernández Lanae

Revisó: Melba Rodriguez P. / Iván M. Hernández Lanao

Nota: Ver norma original en Anexos.