CIRCULAR 018 DE 2016

(Mayo 18)

PARA: SECRETARÍA DE LA MUJER, UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS (UAESP), INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL (IPES), JARDÍN BOTÁNICO JOSÉ CELESTINO MUTIS, INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO (IDIGER), HOSPITAL DE USAQUÉN, HOSPITAL SAN BLAS, HOSPITAL DE USME, HOSPITAL DE CHAPINERO, HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE Y HOSPITAL DE LA VICTORIA.

De: OFICINA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Asunto: Continuidad Servicio Buzones de Correo y Herramientas de Colaboración.

Radicado: 2-2016-20006

La Oficina Alta Consejería Distrital de TIC (ACDTIC) de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., ha acompañado, soportado e invertido en el Proyecto de Plataforma de Correo y Herramientas Colaborativas que busca, entre otros propósitos, promover e incorporar estratégica y coordinadamente el uso intensivo de las TIC, incrementando su aplicación y uso en la gestión de las entidades distritales y facilitando el mejoramiento de la integración informática y la comunicación entre ellas; propiciando altos grados de compatibilidad y previniendo la duplicación de esfuerzos para apropiar soluciones tecnológicas. En este sentido se adelantaron los procesos precontractuales pertinentes y consecuentes suscripciones de contratos, mediante los cuales se han realizado a la fecha tres fases de este proyecto.

El servicio de buzones de correo y herramientas colaborativas es considerado un medio de comunicación muy importante, identificado como el primer servicio con objetivo común y el principal núcleo de soporte de procesos internos y externos de comunicación en todo instante y en todo lugar, soportando diariamente los procesos y actividades de las entidades distritales y es conceptualmente una de las herramientas más poderosas de comunicación.

La ACDTIC ha implementado estrategias tendientes a dar continuidad a los servicios de buzones de correo y herramientas colaborativas, actualmente amparadas bajo contrato No. 1210200-433-2015, cuyo objeto consiste en “Adquisición de Buzones de correo electrónico y herramientas de colaboración sobre la plataforma definida para las entidades del distrito Capital. Fase III". Es así como se realizó una adición y prórroga al contrato en mención, con el fin de darle continuidad y sostenibilidad al servicio para las 11 entidades distritales que manifestaron que una vez revisado el presupuesto para la vigencia 2016, no se evidenció apropiación para este servicio y no cuentan con el recurso presupuestal para la sostenibilidad del proyecto.

Dentro del contexto antes expuesto, es deber de la ACDTIC, respetando el principio de anualidad del gasto, informar que la fecha de terminación del contrato No. 1210200-433-2015 quedó definida para el 31 de diciembre de 2016 y/o hasta agotar el presupuesto asignado, lo primero que ocurra.

En consecuencia me permito comunicarle que hasta el 31 de diciembre de 2016, la Alta Consejería Distrital de TIC apoyará con sus recursos al sostenimiento de la plataforma y pago del servicio. Así, iniciaremos a lo largo del segundo semestre de 2016 el proceso de entrega de la herramienta de manera tal que a partir del 1 de enero de 2017 su entidad, con cargo a su presupuesto, debe asumir la financiación y sostenibilidad de la solución.

Por lo anterior, cada entidad debe llevar a cabo las acciones pertinentes con el fin de apropiar los recursos necesarios y así darle continuidad al servicio de la plataforma de correo y herramientas de colaboración a partir del 1 de enero de 2017.

Cordialmente,

SERGIO MARTÍNEZ MEDINA

Alto Consejero Distrital de TIC

Proyectó: Nivér Vides Villadiego / Teresa Borda Quintero

Revisó: Melba Rodriguez P. / Iván M. Hernández Lanao

Nota: ver norma original en Anexos