RESOLUCIÓN 097 DE 2025

 

(Mayo 29)

 

Por la cual se ordena la baja de unos bienes muebles de propiedad de la Veeduría y se dispone su destinación final

 

LA VEEDORA DISTRITAL

 

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas en el artículo 4 literal a, del Acuerdo Distrital No. 24 de 1993, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Resolución DDC-0001 del 30 de septiembre de 2019, "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales", expedida por la Contadora General de Bogotá D. C., establece el procedimiento administrativo para el retiro de bienes, e indica los parámetros para determinar cuándo un bien es servible no utilizable o inservible para la Entidad.

 

Que dicho manual fue concebido con el fin de actualizar y armonizar los procedimientos administrativos y contables para la clasificación, registro y control de los bienes, conforme a las normas vigentes, para las entidades que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Resolución No. 533 de 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación y sus modificatorias.

 

Que el artículo 3 de la citada Resolución DDC-0001 del 30 de septiembre de 2019 señala que los lineamientos contables planteados en el anexo de esta son de obligatorio cumplimiento para las Entidades de Gobierno Distritales, incluyendo los Entes Públicos Distritales que conforman la Entidad Contable Pública de Bogotá D. C., dentro de los cuales se encuentra la Veeduría Distrital. Los lineamentos administrativos incorporados en dicho anexo son de voluntaria observancia.

 

Que, de acuerdo con el numeral 5.1 del referido Manual, el retiro de los bienes en los Entes y Entidades "Es el proceso mediante el cual se decide retirar definitivamente algunos bienes de los Entes y Entidades, de manera física, de las bases de datos administrativas y de los registros contables, por distintas causas, como por ejemplo: cuando los bienes no están en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentran, por no ser necesario su uso, por obsolescencia o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan; de igual manera, se indican los posibles destinos finales de los mismos, como por ejemplo: enajenación, incineración, destrucción, sacrificio, entre otros, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso según el hecho que le da origen y los respectivos soportes documentales"

 

Que, de conformidad con lo anterior, dentro de las principales causas previstas para el retiro de bienes de propiedad de una Entidad Distrital, se encuentra el retiro de bienes servibles no utilizables, el retiro de bienes inservibles y el retiro de software.

 

Que, de acuerdo con el numeral 5.2.1. del referido Manual se entiende por baja de bienes servibles no utilizables: "La salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio, pero que los Entes y Entidades no los requieren para el normal desarrollo de sus actividades o que aunque los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización de recursos, existe orden expresa de la autoridad competente para ser retirados definitivamente y definir su destino final, siendo viable, entre otros, el aprovechamiento por desmantelamiento, la venta, la permuta, la entrega a otro Ente y Entidad Pública Nacional, Distrital o Territorial".

 

Que, adicionalmente, en el numeral 5.2.2. del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en las Entidades del Gobierno Distritales, se establece que el retiro de bienes inservibles aplica para "aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que por relación costo - beneficio, resulta su uso ineficiente y antieconómico; y por su mal estado, no se espera que en el futuro generen flujos de efectivo, ni beneficios económicos o potencial de servicio para los Entes y Entidades".

 

Que, así mismo, el numeral 5.2.5 determina que el retiro de software se efectúa respecto de aquél tipificado como no útil u obsoleto, esto es; cuando se tiene identificado que el software no es utilizable, pero puede ser usado por otro ente u otra entidad; y el software tipificado como inservible, que corresponde a aquél que "posee características y especificidades cuyo objeto fue satisfacer necesidades propias de los Entes y Entidades, que previo análisis técnico se determina que no se va a utilizar en el futuro".

 

Que respecto del software tipificado como inservible el citado numeral establece que deberá procederse "con la destrucción del original y de todas sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. En el acta de destrucción se deja constancia de la extinción total del software. Para este caso, los registros del área de Gestión de Bienes o quien tenga a cargo el control de esta clase de bienes, así como el área de contabilidad, se soportan con dicha acta, elaborada por el personal competente, donde quede constancia de las características del software y las razones que justifican su destrucción o eliminación"

 

Que de acuerdo con lo definido en el Procedimiento para el Manejo y Control del Almacén e Inventarios (ABS-PR-13) Versión 006, aprobado en la Entidad, para el retiro de bienes de los inventarios se debe surtir el proceso establecido en el manual adoptado con la Resolución No. DDC-0001 de 2019, anteriormente aludida, sus modificaciones y actualizaciones.

 

Que, conforme a lo establecido en el procedimiento institucional, el retiro de bienes del inventario de la Entidad requiere la emisión de un concepto técnico que determine su grado de utilidad y relacione de manera detallada los elementos involucrados; concepto con base en el cual el Proceso de Gestión de Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura elabora y remite el listado respectivo al Proceso de Gestión Financiera Contabilidad, con el fin de establecer el valor en libros de cada bien. Una vez recopilada la documentación técnica y contable, esta es presentada ante el Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios, el cual emite una relatoría en la que se recomienda o no el retiro y la disposición final de los bienes; y que dicha relatoría, junto con sus soportes, es sometida a la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, quien autoriza, en su caso, la expedición de la resolución mediante la cual se identifican los bienes aprobados para retiro, su valor contable y la disposición final que debe darse a los mismos.

 

Que la Resolución 030 del 12 de febrero de 2019, "Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la Veeduría Distrital, se crea y se establece el reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y se dictan otras disposiciones", modificada por la Resolución 077 de 2022, en su artículo 11 dispone la creación de Equipos Técnicos de Gestión y Desempeño Institucional como instancias de apoyo al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

 

Que la citada Resolución 077 de 2022, en su artículo 7 regula el Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios y en el numeral 5.1 del artículo 8 establece su objetivo, conformación y funciones, dentro de las cuales se encuentra "d. Recomendar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño el destino final de los bienes retirados de los inventarios de la Entidad de conformidad con la normatividad vigente"

 

Que el Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios, en reunión del 26 de mayo de 2025, mediante Acta No. 3, recomendó retirar del inventario de la Entidad los bienes contenidos en los conceptos allegados por el Proceso Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones, el Proceso de Comunicación Estratégica y por el Proceso de Administración de Bienes y Servicios, así como su disposición final, según la categoría.

 

Que en el marco de la mencionada reunión la Profesional Universitaria asignada al Proceso de Gestión TIC de la Veeduría Distrital, Andrea Eugenia Escalante Lemus, presentó concepto técnico de fecha 26 de mayo de 2025, en el cual se pronunció sobre los siguientes bienes, señalando las causas de su retiro del inventario, categorizando los mismos de acuerdo a su grado de utilidad y/o servicio así:

 

MONITORES

 

 

COMPUTADORES

 

 

ESCANER

 

 

IMPRESORAS

 

 

VIDEO PROYECTOR

 

 

TELEFONO CELULAR

 

 

LICENCIA Y SOFTWARE

 

 

CABLEADO

 

 

UPS

 

 

SWITCH

 

 

OTROS ELEMENTOS

 

 

 

Que los teclados, mouses, cables y parlantes que se pretenden dar de baja corresponden a bienes de consumo, toda vez que su naturaleza fungible y su bajo valor individual no justificaron su activación como activos fijos, siendo llevados al gasto en el momento de su adquisición. Estos bienes, si bien no se agotan necesariamente con el primer uso, carecen de la condición de perdurabilidad que caracteriza a los bienes capitalizables, ya que su vida útil es limitada y su desgaste es acelerado por el uso continuo. Al no tener valor contable en libros, y habiendo cumplido ya su ciclo de utilidad operativa, procede su baja administrativa de acuerdo con lo establecido para este tipo de materiales.

 

Que el Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios recomendó que los elementos que tienen la categoría de "Retiro de bien servible, no utilizables" deben ser ofrecidos a través de enajenación a título gratuito a otras entidades.

 

Que, de otra parte, frente a los elementos categorizados como bienes inservibles, con grado de utilidad inservibles por daño total o parcial como periféricos de equipos de cómputo, cableado, UPS, celulares, videoproyectores, escáneres e impresoras, SWITHC 3 COM de 48 puertos, se consideran Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEE) porque han perdido su funcionalidad y no pueden ser reutilizados. Estos residuos contienen materiales y componentes que, si no se manejan adecuadamente, pueden generar impactos negativos en el ambiente y la salud. Por esta razón, es indispensable gestionar su disposición final a través de gestores ambientales autorizados por la Secretaría Distrital de Ambiente, quienes garantizan un manejo seguro, ambientalmente responsable y conforme a la normativa vigente.

 

Que el Profesional Especializado responsable del Proceso de Comunicación Estratégica expuso al Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios, que la MALETA PARA CÁMARA PMW EX3 con placa 2518, fue diseñada para una cámara que ya se dio de baja y además presenta desgaste, deterioro y mal estado físico. Por lo que se clasifica como un bien INSERVIBLE POR DAÑO TOTAL O PARCIAL.

 

Que atendiendo a lo anterior, el Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios recomendó que la MALETA PARA CÁMARA PMW EX3 con placa 2518 que tiene la categoría de INSERVIBLE POR DAÑO TOTAL O PARCIAL, sea ofrecida a través de enajenación a título gratuito a otras entidades.

 

Que en la misma reunión de Inventarios, el Proceso de Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura presentó los conceptos técnicos y descripción de los vehículos del parque automotor que, debido a su alto nivel de desgaste y a la respectiva evaluación realizada, se propone dar de baja. Para tal fin, se realizó una exposición detallada del estado de cada uno de los vehículos identificados con las placas OB1467, OB1468 y OB1472, como se encuentra contenido en conceptos de fecha 26 de mayo de 2025, de los cuales se extracta la siguiente información:

 

 

Que el Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios recomendó que los vehículos con placas OBI467, OBI468 y OB1472, sean ofrecidos a través de enajenación a título gratuito a otras entidades estatales.

 

Que día 28 de mayo de 2025 se llevó a cabo la sesión extraordinaria del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en la cual la Viceveedora Distrital, teniendo en cuenta las recomendaciones del Equipo Técnico de Gestión y Desempeño Institucional de Inventarios formuladas el 27 de mayo, presentó la exposición de los bienes propuestos para baja, así como las opciones de disposición final, adjuntándose el acta correspondiente. Durante la sesión se expusieron los equipos de cómputo, los periféricos y la maleta para cámara Sony (presentados por el equipo de Gestión TIC), así como los vehículos identificados con las placas OB1467, OB1468 y OB1472 (conceptualizados por el proceso de Administración de Servicios, Bienes e Infraestructura). Una vez revisada la información y atendidas las recomendaciones de la Veedora Distrital -incluyendo la verificación del proceso de traspasos, la inclusión de la información de Fasecolda, el análisis del procedimiento de donación entre entidades distritales y la entrega del certificado de disposición final expedido por la Secretaría Distrital de Ambiente en el marco de la Reciclatón, los miembros del comité aprobaron la baja de los bienes relacionados.

 

Que, en mérito de lo anterior,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1: ORDENAR el retiro del inventario de la Entidad de los siguientes bienes, que son Inservibles por daño total o parcial, o por uso, los cuales son considerados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos - RAEES:

 

ESCANER

 

 

IMPRESORA

 

 

VIDEO PROYECTOR

 

 

TELEFONO CELULAR

 

 

CABLEADO

 

 

UPS

 

 

SWITCH

 

 

OTROS ELEMENTOS

 

 

ARTÍCULO 2. ORDENAR que los bienes retirados de los inventarios de la Entidad de conformidad con el artículo 1 de la presente Resolución, categorizados como inservibles por daño total o parcial y que son considerados como Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos - RAEES, sean entregados a una entidad autorizada por la Secretaria Distrital de Ambiente - SDA, para que realice la adecuada disposición final de los mismos, teniendo en cuenta que son elementos completamente inservibles.

 

PARÁGRAFO. Las empresas o entidades que, a través de la RECICLATÓN organizada por la Secretaría Distrital de Ambiente, reciban los bienes de que trata el artículo 1 de esta resolución, deberán certificar la adecuada disposición final de los bienes que les son entregados.

 

ARTÍCULO 2.(sic) ORDENAR el retiro del inventario de la Entidad del siguiente software por considerarse tipificado como inservible:

 

PARAGRAFO. Para el caso de los Software tipificados como inservibles, se procederá con la destrucción del original y de todas sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. En el acta de destrucción se dejará constancia de la extinción total del software. El área de Gestión de TICS y Administración de Bienes servicios e infraestructura consignarán en el acta las características del software y las razones que justifican su destrucción o eliminación.

 

ARTÍCULO 3. ORDENAR el retiro del inventario de la Entidad de los siguientes bienes, que se consideran servibles, no obstante, no son útiles para la Entidad, por su obsolescencia dado el cambio tecnológico:

 

MONITORES

 

 

PARAGRAFO. Para el caso de los Software tipificados como inservibles, se procederá con la destrucción del original y de todas sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. En el acta de destrucción se dejará constancia de la extinción total del software. El área de Gestión de TICS y Administración de Bienes servicios e infraestructura consignarán en el acta las características del software y las razones que justifican su destrucción o eliminación.

 

ARTÍCULO 3.(sic) ORDENAR el retiro del inventario de la Entidad de los siguientes bienes, que se consideran servibles, no obstante, no son útiles para la Entidad, por su obsolescencia dado el cambio tecnológico:

 

MONITORES

 

 

COMPUTADORES

 

 

ARTÍCULO 4. ORDENAR el retiro del inventario de la Entidad de los siguientes bienes, de la MALETA PARA CÁMARA PMW EX3 con placa 2518 que tiene la categoría de inservible por daño total o parcial.

 

ARTÍCULO 5. ORDENAR el retiro del inventario de la Entidad de los vehículos identificados con las siguientes placas OB1467, B1468, OB1472, por considerarse que son bienes Inservibles por daño total o parcial:

 

 

ARTÍCULO 6. Ofrecer para enajenación a título gratuito, a las demás entidades estatales, los bienes que se encuentran relacionados en los artículos 3 y 4 de la presente resolución, así como los vehículos de placas OB1467, BI468, OB1472 relacionados en el artículo 5.

 

PARÁGRAFO 1. El ofrecimiento a las demás entidades estatales se llevará a cabo mediante publicación del listado de bienes en la página web de la Veeduría Distrital y a través del envío de correos electrónicos, de conformidad con lo establecido en el numeral "6.1. Retiro de Bienes" del procedimiento ABS-PR-13 para el manejo y control del almacén e inventarios, por el término de un mes. Este ofrecimiento deberá efectuarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la expedición del presente acto administrativo.

 

PARÁGRAFO 2. Una vez sean adjudicados los bienes, enajenados a título gratuito, se procederá a realizar su entrega material mediante acta, que suscribirán los representantes legales de las entidades involucradas, con el acompañamiento del Asesor de Control Interno de la Veeduría Distrital.

 

PARÁGRAFO 3. Los gastos en que se incurra por efectos de la mencionada enajenación, deberán ser asumidos por la entidad estatal beneficiaria de la enajenación.

 

ARTÍCULO 7: Adelantar por parte del Despacho de la Viceveeduría Distrital las gestiones administrativas relacionadas con el retiro de los bienes y su destino final, a cargo del Proceso Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura; así como llevar a cabo los registros contables que correspondan, a cargo del Profesional Especializado Responsable del Proceso Gestión Financiera Contabilidad, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el presente acto administrativo, atendiendo además a lo establecido en el Procedimiento para el Manejo y Control del Almacén e Inventarios.

 

ARTÍCULO 8: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

 

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C. a los 29 días del mes de mayo del año 2025.

 

ADRIANA HERRERA BELTRAN

 

Veedora Distrital

 

Nota: Ver norma original en Anexos.