Que la Contraloría Distrital emitió la Resolución 023/05 "Por la cual se modifica y reglamenta el Sistema de Información Contractual de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá contemplado en las Resoluciones 52 de 2001, 003 de 2002, 032 de 2004, 024 de 2003 y 005 de 2005, y se dictan disposiciones referentes a la captura de la información para alimentar dicho sistema"

Que la mencionada resolución establece que los sujetos de control deben entregar la información contractual de las Entidades del Distrito de la vigencia 2001, 2002, 2003, 2004 y lo ejecutado de 2005, en la base de información diseñada para el efecto.

Que es preciso establecer las reglas generales para el proceso de coordinación, soporte técnico- informático, apoyo logístico, seguimiento y conformación de un Equipo Interno de Trabajo.

Que en mérito de lo expuesto:

ARTÍCULO PRIMERO.- El objeto de la presente resolución es establecer las reglas generales para el proceso de coordinación, soporte técnico informático, apoyo logístico, seguimiento y conformación de un Equipo Interno de trabajo, que permita cumplir a la entidad con la información contractual definida en las Resoluciones 023 y 032/05.

ARTÍCULO SEGUNDO.- La coordinación del proceso estará a cargo de la Dirección Jurídica, Subdirección Jurídica Administrativa y un Asesor de Dirección, en cuyo ejercicio cumplirá las siguientes actividades:

1. Conformar, certificar y enviar a la Dirección de Sistemas e informática y Control Interno, la base de datos contractual por mes y vigencia a trabajar.

2. Disponer para el Equipo Interno de Trabajo, los archivos de gestión contractual para adelantar la labor y demás logística requerida.

3. Coordinar el Equipo Interno de Trabajo y comunicar por escrito todos los temas referentes al mismo.

4. Verificar que la información reportada en cantidad por vigencia, sea igual a la reportada en la base de datos de contratación certificada.

5. Brindar capacitación, acompañamiento y asesoría al Equipo Interno de Trabajo y a los interventores, sobre el instructivo de la Resolución 23 de 2005.

6. Acompañar en el proceso de validación de la información contractual, ante el ente de control.

7. Presentar oportunamente la información contractual definitiva a certificar por cada vigencia, a la Contraloría Distrital.

ARTÍCULO TERCERO.- El soporte técnico informático del proceso estará a cargo de la Dirección de Sistemas e Informática, Subdirección de Ingeniería de Software y un Asesor de Dirección, en cuyo ejercicio cumplirá las siguientes actividades:

1. Capacitar al Equipo Interno de Trabajo, en el formato de captura de información contractual, con las seguridades respectivas.

2. Capacitar a los interventores de la SHD., en el uso del aplicativo de reporte de novedades.

3. Consolidar la información reportada diariamente por el Equipo Interno de Trabajo, sobre información contractual, (Anexos 3 y 4) y reporte de novedades.

4. Llevar a cabo las validaciones necesarias ante la Contraloría Distrital, de la información contractual consolidada.

5. Comunicar al Equipo Interno de Trabajo e interventores, la cantidad de errores y el detalle, establecidos en las diferentes validaciones ante la Contraloría Distrital y establecer horarios para la asesoría pertinente o corrección conjunta.

6. Presentar oportunamente la información contractual definitiva a certificar por cada vigencia, a la Contraloría Distrital.

7. Disponer de las herramientas tecnológicas que faciliten la labor de operación.

ARTÍCULO CUARTO.- Conformar el equipo Interno de Trabajo para el levantamiento y corrección de la información contractual de las vigencias 2001, 2002, 2003, 2004 y lo ejecutado del 2005 y subsiguientes de la SHD, de acuerdo al instructivo de la Resolución 23/05 de la Contraloría Distrital. Este equipo será coordinado por la Dirección Jurídica y estará integrado por funcionarios de cada una de las Direcciones de la Secretaría de Hacienda, así:

1. Un (1) funcionario de la Dirección Distrital de Impuestos

2. Un (1) funcionario de la Dirección Administrativa y Financiera

3. Un (1) funcionario de la Dirección Jurídica

4. Un (1) funcionario de la Dirección de Estudios Económicos

5. Un (1) funcionario de la Dirección de Sistemas e Informática

6. Un (1) funcionario de la Dirección Distrital de Presupuesto

7. Un (1) funcionario de la Dirección Distrital de Tesorería

8. Un (1) funcionario de la Dirección Distrital de Contabilidad

9. Un (1) funcionario de la Dirección Distrital de Crédito Público

PARÁGRAFO 1: La dedicación de estos funcionarios, será la necesaria de acuerdo a los cronogramas de trabajo que se establezcan para tal fin.

PARÁGRAFO 2: Una vez publicada y comunicada esta resolución, cada director ratificará o reemplazará al funcionario que tenga actualmente en esta labor y comunicará de esta decisión a la Dirección Jurídica para que oficialmente se comunique los integrantes del equipo Interno de Trabajo.

ARTÍCULO QUINTO.- Serán funciones del Equipo Interno de Trabajo.

1. Atender y cumplir las instrucciones y observaciones establecidas por la Coordinación.

2. Cumplir estrictamente con el instructivo de la Resolución 023/05, para efectuar la labor.

3. Preguntar exclusivamente a las personas que coordinan o asesoran el tema, sobre dudas que surjan del desarrollo de la labor.

4. Corregir los errores de la información contractual, acorde con los horarios que establezca la Dirección de Sistemas e informática.

5. Asistir a la capacitación en el tema.

6. Responder porque la información incorporada al aplicativo, sea precisa, correcta, veraz y completa.

ARTÍCULO SEXTO.- Cada Director y/o Jefe de Oficina pondrá a disposición del Equipo Interno de Trabajo, todos los recursos que estén a su alcance, para que sin contratiempos, se cumplan las disposiciones de esta resolución.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- Los interventores de contratos tendrán además de sus funciones normales, las siguientes:

1. Asistir a la capacitación sobre Resolución 23 de 2005 e instructivo.

2. Atender de manera oportuna, las solicitudes de información contractual efectuadas por los integrantes del Equipo Interno de Trabajo.

3. Registrar mensualmente en el aplicativo, las novedades de contratos que tenga a su cargo, acorde con la capacitación impartida por la Dirección Jurídica y la Dirección de Sistemas e Informática.

4. Atender diligentemente la corrección de errores de la información incorporada, a solicitud de la Dirección de Sistemas e Informática.

5. Responder porque la información incorporada al aplicativo, sea precisa, correcta, veraz y completa.

ARTÍCULO OCTAVO.- El archivo de Presupuesto y pagos de la Dirección Administrativa y Financiera, deberá estar disponible para prestar todo el apoyo en la consecución de la información contractual.

ARTÍCULO NOVENO.- La coordinación de la consecución de la información de la contratación PNUD, será responsabilidad del Asesor de Planeación respectivo, de acuerdo con el cronograma que le establezca la Dirección Jurídica.

El Asesor de Planeación entregará a la Dirección Jurídica en relación adjunta, la totalidad de contratos a incorporar por mes y vigencia respectiva.

PARÁGRAFO: El Asesor de Planeación deberá establecer los mecanismos necesarios, para que la información suministrada para incorporar al aplicativo, sea precisa, correcta, veraz y completa.

ARTÍCULO DÉCIMO.- La Dirección Jurídica, establecerá un calendario interno de cumplimiento al Equipo Interno de Trabajo e interventores, para las siguientes actividades:

Levantamiento de información contractual.

Reporte de novedades

Consolidación de información.

Validaciones y correcciones de información.

Presentación final de información a la Contraloría Distrital.

Copia de este cronograma será entregado al Área de Control Interno y Dirección de Sistemas, para lo de sus competencias.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- El área de Control Interno verificará el cumplimiento de cada uno de los artículos señalados en la presente resolución e informará semanalmente al Secretario de Hacienda, sobre el avance del proceso.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- La presente resolución deroga toda norma en contrario y regirá a partir de su publicación.