RESOLUCIÓN 123 DE 2025

(Mayo 20)

Por medio de la cual se reglamenta la asignación de Código Institucional para el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública - CHIP

EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, además de las conferidas por la Ley 298 de 1996 y el numeral 8 del artículo 4 del Decreto 1693 de 2023, y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia señala lo siguiente:

ARTÍCULO 354. Habrá un contador general, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la contabilidad general de la nación y consolidará ésta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del presupuesto, cuya competencia se atribuye a la Contraloría.

Corresponden al contador general las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.

Que, mediante la Ley 298 de 1996 se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

Que el literal a) del artículo 3° de la precitada Ley, establece como una función a cargo de la Contaduría General de la Nación la de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país.

Que, a su turno, el numeral 5 del artículo 2° del Decreto 1693 de 2023, por el cual se modifica la estructura de la Contaduría General de la Nación y se determinan las funciones de sus dependencias, establece como una función a cargo de la Contaduría General de la Nación, la de señalar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos del sector público, en su conjunto, con sus anexos y notas explicativas, estableciendo la periodicidad, estructura y características que deben cumplir.

Que, de igual forma, el artículo 6° del Decreto 1693 de 2023 señala como una responsabilidad de la Subcontaduría de Centralización de la Información, la administración del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Que el CHIP es el sistema a través del cual se captura, valida, transmite, centraliza, consolida y difunde la información cuantitativa y cualitativa, producida y reportada por las entidades públicas u otros agentes, con destino al gobierno central, entidades administradoras de categorías, usuarios estratégicos, organismos de control y la ciudadanía en general, así como para fines estadísticos.

Que la información financiera reportada por las entidades sujetas al Régimen de Contabilidad Pública (RCP) a través del CHIP, es el insumo y soporte para la elaboración del Balance General de la Nación y el Balance de la Hacienda Pública, que prepara el Contador General de la Nación para someterlo a la auditoría de la Contraloría General de la República (CGR) y para presentarlo al Congreso de la República a través de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, así como para ponerlo a disposición de la comunidad en general.

Que, para efectos de cumplir con el deber legal de centralizar y consolidar la información contable de las entidades públicas, y en el marco de la administración del Sistema CHIP, la CGN realiza la asignación y parametrización del Código Institucional para la identificación, acceso y reporte de la información por parte de las entidades públicas, a través de este sistema.

Que, de otra parte, el inciso 2° del artículo 37 de la Ley 42 de 1993 "por la cual define la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen", establece que: "Corresponde a la Contraloría General de la República uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecución del presupuesto general del sector público y establecer la forma, oportunidad y responsables de la presentación de los informes sobre dicha ejecución, los cuales deberán ser auditados por los órganos de control fiscal respectivos", lo que le deriva en la competencia para administrar la categoría CUIPO.

Que siguiendo la misma línea, la Corte Constitucional, mediante la sentencia C-557 de 2009, declaró la exequibilidad del artículo 37 de la Ley 42 de 1993, ratificando que la CGR es responsable de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecución del presupuesto general del sector público, así como de establecer la forma, oportunidad y responsables de la presentación de los informes sobre dicha ejecución.

Que, sin perjuicio de lo anterior, es importante indicar que con base en las facultades constitucionales consagradas en los artículos 267 (modificado por el artículo 1° del Acto Legislativo 04 de septiembre 18 de 2019) y 268, la Contraloría General de la República (CGR) vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos, por lo cual resulta necesario para esa entidad disponer de la asignación de código CHIP.

Que, en desarrollo de sus competencias, la CGR expidió la Resolución 007 de 2016, la cual en su artículo 4° determina el medio y forma para la rendición de la información de la contabilidad presupuestal y del tesoro, puntualizando que debe efectuarse a través del Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).

Que mediante el Decreto 224 de 2021, se crea la Comisión Intersectorial para la Gestión Financiera Pública (GFP), como órgano de orientación superior en materia de información para la GFP, entendida como el conjunto de normas, organizaciones, sistemas y procedimientos con los que cuenta el Estado para asegurar y usar de forma efectiva, eficiente y transparente los recursos públicos.

Que de la aludida comisión, hace parte el Contador General de la Nación o el Subcontador a quien él delegue.

Que, así las cosas, dicha comisión tiene por objeto, orientar y coordinar la formulación y ejecución de políticas, estrategias, normas, procesos y sistemas tecnológicos, en materia de información para la gestión de recursos públicos, entendidos como todos los bienes, derechos e intereses patrimoniales del Estado, independientemente de la naturaleza pública o privada de quienes los administren; o si hacen parte o no del presupuesto de alguna entidad estatal; o, de cómo se registren las operaciones y posiciones de saldos derivados de su administración o uso.

Que, en cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas a la comisión, la CGN expidió la Resolución 767 de 2013, mediante la cual adoptó el Código Único Institucional – CUIN, como atributo adicional de identificación para todas las entidades que conforman el sector público Colombiano, el cual será utilizado en la generación de la información que servirá de base para realizar el seguimiento de las finanzas públicas.

Que la estructura orgánica del Estado Colombiano, determinada por la Constitución Política y la ley, reconoce a las entidades que hacen parte de las ramas del poder público, organismos de control y entes autónomos, factor que ha permitido a la CGN caracterizar el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública que les es aplicable y que constituye un presupuesto determinante para la asignación directa del código institucional de acceso al Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).

Que, en igual sentido, la CGN es requerida frecuentemente para asignar el Código institucional de acceso al CHIP a otras entidades con fines de control fiscal, de inspección y vigilancia o, con propósitos estadísticos, lo cual ha generado la necesidad de aclarar el procedimiento de asignación del código institucional, por las causas antes indicadas.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°. ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO INSTITUCIONAL

La asignación de código institucional será tramitada en los siguientes casos: (i) solicitud directa de las personas jurídicas que consideren estar sujetas al ámbito del Régimen de Contabilidad Pública (RCP); (ii) solicitud directa de los organismos que ejercen funciones de control, inspección y vigilancia y, (iii) solicitud de la Comisión Intersectorial de información para la Gestión Financiera Pública - CIIGFP y de otras entidades con fines estadísticos.

ARTÍCULO 2°. PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO INSTITUCIONAL EN EL SISTEMA CHIP:

El procedimiento de asignación del Código Institucional en el sistema CHIP se lleva a cabo con base en las siguientes situaciones:

1. Cuando la solicitud provenga directamente de las personas jurídicas que consideran que deben estar sujetas al ámbito del RCP.

El trámite surte los siguientes pasos:

a) La entidad debe ingresar a la página web www.contaduria.gov.co

b) Seleccionar la opción: atención y servicio a la ciudadanía.

c) Seleccionar: Servicios en Línea y PQRSD.

d) Elegir la opción: Solicitud de asignación de código institucional en el Sistema CHIP.

e) Seleccionar la opción: Registrar el servicio.

f) Diligenciar el formato de solicitud de código institucional.

g) Enviar el formato con la documentación requerida dependiendo de la naturaleza jurídica de la entidad solicitante y soportada en los siguientes documentos:

1. La ley, Decreto, Ordenanza o Acuerdo que crea o autoriza la creación de la entidad solicitante.

2. El Documento de creación de la entidad solicitante.

3. Los Estatutos de la respectiva entidad solicitante.

4. La certificación de composición patrimonial de la entidad solicitante, cuando corresponda, debidamente suscrita por el representante legal.

5. La certificación del Departamento Nacional de Planeación, cuando corresponda.

6. La certificación del Ministerio del Interior, cuando corresponda.

7. La certificación de la Superintendencia Nacional de Salud, cuando corresponda.

8. El certificado de existencia y representación legal, cuando corresponda.

9. El acta de posesión y el documento de identidad del representante legal de la entidad solicitante.

h) Una vez radicada la solicitud, el GIT de Jurídica analiza la documentación radicada por el solicitante y emite concepto de aplicación del RCP; si el concepto resulta favorable, este GIT remite la solicitud con los soportes a la Subcontaduría General y de Investigación para el estudio y asignación del marco normativo que debe aplicar la entidad.

i) Posteriormente, la Subcontaduría General y de Investigación remite el trámite, junto con la comunicación en la cual se asigna el marco normativo correspondiente, a la Subcontaduría de Consolidación de la Información para la asignación del código Institucional en el sistema CHIP. Con la asignación del código institucional, la Subcontaduría de Consolidación de la Información le comunica a la entidad solicitante, mediante oficio a la dirección de correo registrada, el usuario, clave de acceso y demás aspectos operativos sobre la forma de realizar los reportes, instructivos y canales de atención de la mesa de servicios CGN. La asignación del código institucional se notifica a la entidad solicitante y a las siguientes entidades para su conocimiento: Ministerio de Hacienda y Crédito Público según corresponda, Secretarías de Hacienda según corresponda y a la Contraloría General de la República.

Nota: Si como resultado del estudio realizado por el GIT de Jurídica, se determina que la entidad solicitante no se encuentra en el ámbito, o no es una entidad contable pública, debido a que otra entidad es quien efectúa el reporte contable de aquella, en tal evento, no se asignará código y se procederá a informar a la entidad las razones respectivas.

2. Cuando la solicitud provenga directamente de los organismos que ejercen funciones de control, inspección y vigilancia.

En este caso, la CGR o la entidad de inspección y vigilancia, solicita directamente a la CGN la asignación del código institucional para algunas entidades en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

La CGN, previamente a la asignación del código institucional, verifica si la entidad solicitante se encuentra sujeta al ámbito de aplicación del RCP, en cuyo caso aplica el procedimiento descrito en el numeral 1° del artículo 2° de la presente Resolución; de lo contrario, la CGN asignará el código institucional sin marco normativo, conforme la solicitud de la CGR o de la entidad de inspección y vigilancia; las condiciones de la información a reportar son establecidas directamente por la CGR o la entidad de inspección y vigilancia solicitante. La CGN, mediante comunicación escrita, informa a la entidad el usuario y la clave de acceso al sistema y pone en conocimiento dicha asignación a las entidades señaladas en el numeral anterior.

3. Cuando la solicitud provenga de la CIIGFP o de otras entidades con fines estadísticos.

En este caso, el Subcomité de Estadísticas de Finanzas Públicas, del Comité Técnico de la CIIGFP, o de otra entidad con fines estadísticos, solicita a la CGN la asignación de código institucional para entidades que no forman parte del ámbito de aplicación del RCP, pero cuya información se requiere para la compilación de estadísticas económicas; por consiguiente, las condiciones de la información financiera a reportar son establecidas directamente por el Subcomité o la entidad solicitante en el marco de las categorías parametrizadas en el sistema CHIP. La CGN sólo asignará código, usuario y clave de acceso, comunicándolo por escrito a la entidad a la cual se le asigna el código institucional, a la CIIGFP y o a la entidad solicitante con fines estadísticos y a su vez pone en conocimiento dicha asignación a las entidades señaladas en el literal i) del numeral 1.

ARTÍCULO 3°. VIGENCIA: La presente resolución rige a partir de su publicación en los términos señalados por el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011 con la modificación introducida por el artículo 15 de la Ley 2080 de 2021.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 20 días del mes de mayo del año 2025.

MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS

Contador General de la Nación

Nota: ver norma original en Anexos