CIRCULAR 004 DE 2025

(Julio 15)

10002

PARA: Andrés Santamaría Garrido

Director General

Cesar Peláez Vidal

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

Angélica Katherine Eslava Otálora

Subdirectora Desarrollo y Competitividad

Danery Buitrago Gómez

Subdirectora de Gestión Corporativa

Ivonne Adriana Martínez Zapata

Subdirectora Inteligencia y Gestión Tecnologías de la Información

Catalina Hoyos Vásquez

Subdirectora de Mercadeo

Andrés Felipe Escobar Leal

Subdirector de Planeación

Liliana Patricia Henao Orozco

Asesora Dirección General

Tatiana López Rojas

Asesora Dirección General

Gilberto Suárez

Asesor Control Interno

DE: Jefe Oficina Jurídica

ASUNTO: Lineamientos generales para la organización expedientes contractuales.

En el marco de las funciones asignadas a la Oficina Jurídica y con ocasión a la actualización del documento JC-I18 “Instructivo Manejo Documental de Expedientes Contractuales” del 18 de noviembre de 2024, esta dependencia se permite emitir los lineamientos generales para la debida conformación de los expedientes contractuales en cumplimento de la normatividad vigente aplicable a esta materia.

1. Marco Normativo

La Ley 594 de 2000 dispone en su artículo 11 la obligación, en cabeza del Estado, de crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. En el marco de esta obligación, toda Entidad pública es responsable por la gestión de sus documentos y la administración de sus archivos.

En desarrollo de lo anterior, el artículo 16 de la misma norma, asigna la obligación a los funcionarios que tengan a cargo archivos públicos, de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, así como la responsabilidad de su organización y conservación.

Mediante Acuerdo 001 del 29 de febrero de 2024, el Archivo General de la Nación estableció el Acuerdo Único de la Función Archivística, definió los criterios técnicos y jurídicos para su implementación, en el cual se señala el deber de las entidades de conformar sus expedientes y la forma de hacerlo en función de las normas técnicas.

En materia de contratación, las actuaciones de la Entidad se rigen por el principio de transparencia, en virtud del cual los expedientes de sus actuaciones son abiertos al público, según lo señala el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, y de allí la importancia de mantener los expedientes contractuales conformados de forma íntegra. Por su parte, de acuerdo con lo anotado en el artículo 83 de la ley 1474 de 2011, la supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato ejerce la entidad. En desarrollo de esta tarea, el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad, contempla lo siguiente:

- Como parte del seguimiento administrativo, en etapa de ejecución, la actividad de “Una vez suscrito el contrato o convenio, actualizar y mantener actualizado el expediente virtual en la Plataforma de Colombia Compra Eficiente y dar publicidad a los informes de ejecución y soportes del mismo. En ese sentido, el expediente debe contar con la siguiente documentación o soportes mínimos (…)” (numeral 2.10.1.2., ordinal iv). Carrera 10 No 28 – 49 Edificio Centro Internacional Torre A – Piso 23 Código Postal 110311 Conmutador: (601) 2170711 ext.1000 www.idt.gov.co GD-F07-V23

- Como parte del seguimiento administrativo, en etapa de ejecución, la actividad de “Conformar, de acuerdo con lo establecido en el “Instructivo Manejo Documental de Expedientes Contractuales” – JC-I18, el expediente del contrato supervisado, en medios digitales o electrónicos, con todos los documentos asociados a la etapa de ejecución y post contractual, incluyendo, pero sin limitarse a informes de ejecución, soportes de pagos de aportes, cuentas de cobro, facturas, soportes de ejecución, informes de supervisión” (numeral 2.10.1.2., ordinal iv).

- Como parte de las funciones en la etapa post contractual, la de “Verificar que toda la información desarrollada y soporte de la ejecución del contrato o convenio se encuentre debidamente archivada en el expediente contractual, para el efecto deberá seguir el procedimiento establecido por Colombia Compra Eficiente para el archivo y publicación de documentos en la plataforma de Colombia Compra Eficiente” (numeral 2.10.2, ordinal i).

- Como recomendación general a los supervisores, incorporada en el Capítulo V, la de organizar “una carpeta de supervisión o interventoría en la que lleve un registro de las gestiones del supervisor y de las comunicaciones y actos administrativos que hayan afectado la ejecución del contrato o convenio, así como de todos los documentos asociados con el contrato, que servirán para la conformación del expediente contractual, según lo señalado por la Entidad” Las anteriores actividades a cargo de los supervisores o interventores evidencian la responsabilidad que tienen aquellos frente a la debida conformación del expediente contractual, y su incumplimiento puede acarrear las responsabilidades legales que resulten aplicables.

2. Lineamientos sobre organización de archivos de expedientes contractuales

De acuerdo con lo señalado en el acápite anterior, y atendiendo a lo dispuesto en el “Instructivo Manejo Documental de Expedientes Contractuales” documento que forma parte del Sistema Integrado de Gestión, asociado al procedimiento de Gestión Jurídica y Contractual, con el Código JC-I18, corresponde en las diferentes etapas desarrollar lo siguiente:

2.1. Etapa Pre Contractual

La organización del expediente contractual con documentos asociados a esta etapa, que comprende la etapa previa al inicio de la ejecución del contrato o convenio, corresponde de forma compartida al área solicitante de la contratación y a la Oficina Jurídica. La conformación inicia por parte del área solicitante de la contratación, que solicita mediante memorando la elaboración del contrato. Para ello, deberá diligenciar la lista de chequeo que resulte aplicable considerando la modalidad de contratación, organizando los archivos en la forma señalada en dicha lista, debidamente impresa y foliada.

Una vez recibido el expediente, corresponde a la Oficina Jurídica revisar la documentación y adelantar el proceso de contratación; para la continuación de la conformación del expediente, el abogado a cargo del proceso será el responsable de continuar la organización y foliación correspondiente, así como el diligenciamiento de la hoja de control. 

2.2. Etapa Contractual

El Supervisor es responsable de enviar a la Oficina Jurídica el Acta de Inicio del contrato, para su cargue en el Secop II o en la tienda virtual del estado colombiano, así como para su archivo en el expediente contractual. El medio a través del cual se remitirán dichos soportes será informado de tiempo en tiempo por el responsable del archivo de gestión de la Oficina Jurídica. Con posterioridad, el supervisor deberá conformar y mantener actualizado el expediente contractual, para lo cual deberá, mensualmente, remitir al responsable del archivo de gestión de la Oficina Jurídica todos los documentos asociados a la ejecución contractual del correspondiente periodo, según se detalla en el instructivo. La Oficina Jurídica, tiene a su cargo la recepción de los anteriores documentos, de su numeración y archivo en el expediente contractual, el cual custodia y digitaliza de acuerdo con los procesos de organización archivística aplicables, siempre que los documentos remitidos cumplan con los parámetros establecidos en el señalado instructivo, recalcando la necesidad de los documentos que así lo requieran, estén debidamente firmados.

2.3. Etapa pos contractual

El Supervisor es responsable de enviar al responsable del archivo de gestión de la Oficina Jurídica todos los documentos que se produzcan luego de vencido el plazo del contrato o convenio y/o del acta de terminación y liquidación del mismo, o del acto que lo dé por terminado, para su archivo en el expediente contractual. Se recomienda que este envío se realice en la medida en que se produzcan los documentos asociados a esta etapa. La Oficina Jurídica, tiene a su cargo la recepción de los anteriores documentos, de su numeración y archivo en el expediente contractual, el cual custodia y digitaliza de acuerdo con los procesos de organización archivística aplicables, siempre que los documentos remitidos cumplan con los parámetros establecidos en el señalado instructivo, recalcando la necesidad de los documentos que así lo requieran, estén debidamente firmados.

3. Recomendaciones generales

Se conmina a los supervisores a cumplir con el señalado marco normativo, y a observar el “Instructivo Manejo Documental de Expedientes Contractuales” y los lineamientos aquí contenidos, de tal forma que la Oficina Jurídica garantice la debida conformación de los expedientes contractuales en el marco de sus atribuciones y con el fin de dar cumplimiento a la ley aplicable.

Los lineamientos aquí emitidos obedecen a lo mencionado a través de los memorandos de fecha 03 de octubre de 2024 y 20 de noviembre de 2024 con radicado CORDIS 2024IE2065 y 2024IE2497 respectivamente.

Aunado a lo anterior, el presente documento permite dar cumplimiento a las actividades formuladas como consecuencia de los hallazgos establecidos por la Contraloría de Bogotá en esta materia.

4. Instrucciones para la recepción de evidencias de los contratos de la vigencia 2024:

En relación con los soportes y evidencias de los contratos suscritos en la vigencia 2024, se indica que la Oficina Jurídica habilitó el correo electrónico soportescontratos2024@idt.gov.co para efectos de remisión por parte de los supervisores de las evidencias que reflejen el cumplimiento de las actividades ejecutadas por los contratistas en cada uno de los periodos correspondientes a la ejecución contractual.

Como se señala en el instructivo citado en la presente circular, los demás documentos asociados a la ejecución contractual deben ser radicados de forma física en la Oficina Jurídica.

Solicitamos que los documentos sean enviados a más tardar el 31 de julio de 2025. La Oficina Jurídica determinará la completitud de los documentos y, en caso de ser necesario, requerirá los documentos correspondientes.

Atentamente,

REINALDO SÁNCHEZ GUTIÉRREZ

Proyectado por: María de los Ángeles Tirado Gómezcasseres Profesional Universitario-Oficina Jurídica

Proyectado por: Julián David Rubiano Sarmiento Contratista-Oficina Jurídica

Nota: Ver Circular original en Anexos.