CIRCULAR EXTERNA DDP 006 DE 2025

 

(Mayo 07)

 

Bogotá, D.C.,

 

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, VEEDORA DISTRITAL, RECTOR UNIVERSIDAD DISTRITAL, GERENTES Y DIRECTORES (AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS OFICIALES Y MIXTAS DE SERVICIO, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES (SAS) LOCALES.

 

DE: DIRECTORA DISTRITAL DE PRESUPUESTO DE LA DISTRITAL DE HACIENDA Y SUBSECRETARIO DE PLANEACIÓN DE LA INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN

 

ASUNTO: Compilación y actualización de lineamientos para Trazadores Presupuestales Distritales.

 

El Plan Distrital de Desarrollo PDD "Bogotá camina Segura", establecido mediante el Acuerdo 927 de 2024[1], define las acciones que debe implementar la Administración Distrital en materia de Trazadores Presupuestales en su artículo 268, asi: "La Secretaría Distrital de Hacienda, en coordinación con la Secretaria Distrital de Planeación, definirán los trazadores necesarios para el seguimiento a políticas transversales tales como la de equidad de género, niñez, jóvenes, población con discapacidad, cultura ciudadana, grupos étnicos, construcción de paz y los demás que se definan, así como la metodología para su reporte y consolidación. Las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, identificarán los recursos asociados a dichos trazadores y reportarán su cumplimiento."

 

Como herramienta de gestión el trazador presupuestal sigue la trayectoria de los gastos que financian actividades específicas para conseguir un resultado o impacto en la población beneficiaria o política pública, garantizando la transversalidad y focalización del gasto.

 

En cumplimiento de lo establecido en el Plan Distrital de Desarrollo respecto a la calidad del gasto, el trazador busca mejorar la eficacia, eficiencia y el impacto del gasto público mediante el seguimiento a los recursos asignados y ejecutados por las entidades distritales y Fondos de Desarrollo Local - FDL a los trazadores presupuestales.

 

Esta circular recopila lo dispuesto en la Circular Conjunta SDP-SDH "Lineamientos para la elaboración de la guía de trazadores presupuestales", la Circular Externa SDH No. 000005 "Metodología para la implementación de trazadores presupuestales" y la comunicación conjunta "Lineamientos para trazadores presupuestales distritales". Además, ajusta e incorpora lineamientos adicionales necesarios para la identificación, procesamiento y análisis de la información relacionada con los trazadores presupuestales distritales.

 

A. Entidades líderes de los Trazadores Presupuestales

 

Los trazadores presupuestales deberán contar, como mínimo, con una entidad líder encargada de su gestión. Dicha entidad, según su competencia y conocimiento, será responsable de definir las categorías y subcategorías que caracterizan cada trazador, tomando como referencia las políticas públicas vigentes, el Plan Distrital de Desarrollo y otros instrumentos de planificación a largo plazo.

 

El Distrito cuenta con siete Trazadores Presupuestales, así:

 

 

Para la formulación e implementación de nuevos trazadores presupuestales la entidad proponente determinará si es necesaria la participación de una entidad adicional para liderar el proceso. Esta decisión se tomará de manera consensuada entre las partes involucradas, incluyendo la Secretaría Distrital de Planeación (SDP) y la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH).

 

B. Proceso para la formulación e implementación de los trazadores presupuestales.

 

La siguiente imagen muestra el proceso para la formulación e implementación de un Trazador Presupuestal:

 

 

Antes de formular un trazador presupuestal, la(s) entidad(s) proponente(s) debe (n) evaluar su pertinencia, identificando los beneficios de su implementación y determinando si es la herramienta más adecuada para visualizar la información requerida.

 

1. IDENTIFICACIÓN

 

Esta etapa abarca la identificación, caracterización y socialización del trazador presupuestal, así como la determinación de los proyectos que se pueden relacionar con el trazador y su marcación en los instrumentos de información.

 

Durante este proceso las entidades líderes, junto con las entidades distritales y los Fondos de Desarrollo Local (FDL), contarán con el acompañamiento de la Dirección Distrital de Programación, Seguimiento a la Inversión y Plan de Desarrollo (DDPSIPD) de la SDP y la Dirección Distrital de Presupuesto (DDP) de la SDH.

 

1.1. Identificación, caracterización y socialización

 

Para llevar a cabo esta fase las entidades líderes deberán:

 

- Establecer el Plan de Trabajo que incluya un cronograma detallado, el cual será concertado con la SDH y la SDP. Este plan deberá especificar, como mínimo, las actividades, los responsables y los tiempos, con el fin de garantizar un proceso adecuado para la formulación e implementación del trazador.

 

- La SDH y la SDP brindarán acompañamiento técnico enfocado en la estructuración de la codificación de las subcategorías dentro de la guía y los sistemas de información, así como en los procedimientos para su marcación. Por su parte, las entidades líderes serán responsables del desarrollo de los conceptos y del contenido de la guía, así como de sus documentos complementarios si se requieren.

 

- Presentar el plan de trabajo a las personas delegadas y responsables del trazador para su concertación y aprobación en la primera sesión.

 

- Construir la guía que contenga la conceptualización del trazador: Este documento debe ser elaborado y discutido en mesas de trabajo conjuntas que incluyan a las entidades líderes como a la SDH y la SDP. Una vez finalizado el proceso de elaboración, la guía deberá ser aprobada por los directivos de las entidades líderes del Trazador.

 

La conceptualización del trazador implica la definición de categorías[2] y subcategorías que funcionan como clasificaciones conceptuales para orientar e identificar avances y ajustes en los procesos de planeación y presupuestación del Distrito, teniendo en cuenta además los conceptos establecidos de Impacto Directo e Indirecto así:

 

Impacto Directo. Para clasificar los gastos e inversiones como de impacto directo se requiere que la totalidad de los recursos asignados estén destinados a promover el contenido u objetivo de una subcategoría. Por ejemplo, que el total de intervenciones contenidas en el recurso presupuestario estén dirigidos a la población con Discapacidad identificada.

 

Impacto Indirecto. Se considerarán aquellos gastos o inversiones que no están destinados específicamente a promover el contenido u objetivo de una subcategoría, pero que inciden indirectamente en su desarrollo.

 

Para la construcción de la guía se recomienda:

 

- Revisar la existencia de una Política Pública asociada al trazador, ya que servirá como base para la identificación de las categorías y subcategorías. Por ejemplo, la Política Pública de Mujeres y Equidad de Género (PPMYEG) de Bogotá establece acciones para garantizar los derechos de las mujeres en su diversidad dentro del Distrito (Guía TPIEG). Si la Política Pública aún está en formulación debe asegurarse la coherencia con la información del trazador, como ocurrió con el TPJ.

 

- Verificar la existencia de un trazador a nivel nacional con caracteristicas similares que pueda servir de referencia para la construcción del trazador distrital.

 

- Revisar los programas e indicadores del Plan Distrital de Desarrollo (PDD) vigente para identificar su relación con los objetivos del trazador, permitiendo posteriormente marcar las acciones de cada entidad o FDL

 

- Considerar otros instrumentos, como los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) para evaluar su posible contribución a la formulación de la guía del trazador.

 

- Definir objetivos y orientaciones claras para las categorías y subcategorías, asegurando un lenguaje claro. Las categorías y subcategorías de orientación y análisis no se constituyen en metas, productos ni indicadores. Éstas sirven para clasificar la información.

 

- Incluir ejemplos de aplicación para facilitar la correcta marcación en los sistemas dispuestos.

 

- No incluir en la guía procedimientos o pasos para la marcación en los sistemas de información de la SDH y SDP, ya que estos pueden ser modificados o actualizados. En caso de trazadores implementados que incluyan estos procedimientos en su guía, deberán actualizarla conforme a las indicaciones de la SDP y la SDH.

 

- Con respecto a la actualización de guías, las entidades líderes podrán realizar el ajuste con el fin incorporar, retirar o actualizar las categorías o subcategorías que lo conforman, con el fin de atender nuevos alcances en relación con las Políticas Públicas, Plan de Desarrollo Distrital u otros instrumentos que amplíen la inversión social.

 

Dichas actualizaciones seguirán las mismas etapas de implementación de los trazadores con el fin de mantener la estructura de la información y conocimiento de las diferentes partes.

 

Las modificaciones solo podrán realizarse antes del inicio de una nueva vigencia.

 

- Capacitar y socializar la guía con el acompañamiento técnico de la SDP y SDH. Estas dos últimas entidades explicarán del procedimiento para la marcación en los instrumentos de información.

 

Para estos espacios se convocará a todas las entidades distritales y FDL (oficinas asesoras de planeación o quien haga sus veces, oficinas de presupuesto o quien haga sus veces y equipos de proyectos de inversión o quien haga sus veces) con el fin de fortalecer el conocimiento sobre el trazador y proporcionar criterios para su adecuada marcación o la justificación de no participación en el mismo.

 

1.2. Identificación de los proyectos que pueden relacionarse con el Trazador

 

- Para la identificación de los proyectos de inversión y rubros que se puedan relacionar con el trazador las entidades distritales y FDL, con el acompañamiento de las entidades líderes del Trazador, deben:

 

- Analizar los proyectos de inversión vigentes y formular una propuesta inicial de marcación de acuerdo con las categorías y subcategorias.

 

- Solicitar el apoyo de las entidades líderes de los trazadores para verificar la correcta asociación de los proyectos de inversión o rubros identificados.

 

- Cumplir con los lineamientos establecidos por la SDP y SDH para la marcación en la presente circular.

 

1.3. Marcación en los instrumentos de información.

 

La calidad y oportunidad de la marcación en los instrumentos dispuestos por la SDP y SDH son responsabilidad de las entidades distritales y FDL. Estas deben coordinar entre el área técnica a cargo del proyecto de inversión, su Oficina asesora de planeación (o quien haga sus veces) y el área de presupuesto (o quien haga sus veces) la marcación en los instrumentos para que la información sea consistente.

 

No se permitirá el cargue extemporáneo de información, salvo en casos donde se presenten fallas en los sistemas de información. En tales situaciones la entidad deberá remitir de manera previa una justificación acompañada del soporte correspondiente con el fin de incorporar la información en los instrumentos si es posible o en la información consolidada por SDP y SDH en la etapa respectiva.

 

Para realizar la marcación de uno o varios trazadores presupuestales en los instrumentos de información dispuestos por la SDH y SDP se deben atender los criterios a continuación relacionados:

 

1.3.1. Marcación en BOGDATA Y SEGPLAN

 

Para mejorar la eficiencia en la consolidación y presentación de los resultados de los Trazadores Presupuestales, se optimiza la marcación en los sistemas de información, estableciendo el siguiente esquema:

 

 

Teniendo en cuenta los cambios mencionados, los registros que no estén acordes con lo indicado en la tabla anterior se omitirán en la etapa 2.3 "Consolidación de la información".

 

La marcación en los sistemas de información SEGPLAN Y BOGDATA se realizará de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos por la SDP y SDH, respectivamente, en sus instrumentos de información. La consistencia y coherencia de la información es responsabilidad de cada entidad distrital y FDL que registra la información, atendiendo lo indicado por la Contraloría Distrital en su Resolución Reglamentaria No. 002 de 2022[3] "Por medio de la cual se reglamenta la forma y los términos para la rendición de la cuenta ante la Contraloría de Bogotá, D.C. y se dictan otras disposiciones", Artículo 39°. Parágrafo 2. "La calidad y veracidad de la información que repose en los sistemas que sean consultados, será responsabilidad directa de los sujetos de vigilancia y control fiscal (...)".

 

1.3.2. Marcación para más de un Trazador presupuestal.

 

La información presupuestal de los trazadores no se suma entre sí ya que una misma actividad en SEGPLAN o un Certificado de Registro Presupuestal (CRP) en BOGDATA pueden estar marcados en más de un trazador presupuestal.

 

Esto ocurre porque una actividad o un CRP pueden atender simultáneamente distintas necesidades de la población y estar alineados con los propósitos de varios trazadores. Además, el impacto de una actividad o un CRP puede variar según el trazador en el que se registra.

 

Por esta razón, en el análisis y reportes de información no se sumarán los recursos entre trazadores, evitando así la duplicación de cifras.

 

1.3.3. Marcación de una sola Subcategoría al interior de un mismo Trazador

 

Para cada actividad en SEGPLAN O CRP en BOGDATA, solo se podrá marcar una subcategoría por trazador. Las entidades líderes deben considerar este lineamiento al diseñar la clasificación de categorías y subcategorías de su trazador, asegurando la correcta codificación. Para ello contarán con la asesoría de la SDH y la SDP.

 

En este sentido, dentro de cada trazador sí es procedente realizar la sumatoria de recursos marcados dentro de sus respectivas subcategorías para el análisis y los informes de información. Por lo tanto, la suma de los recursos marcados en Bogdata y Segplan no podrán sobrepasar los montos presupuestales de la Apropiación Disponible, los compromisos y Giros por rubro presupuestal.

 

1.3.4. Modificaciones en la marcación realizada

 

Vigencias cerradas. Para vigencias cerradas no se podrán realizar ajustes en la marcación reportada. Lo anterior, considerando que dicha información es insumo para la elaboración de informes oficiales publicados y presentados a los diferentes órganos de control, grupos de interés y la ciudadanía en general.

 

Vigencias en ejecución. Durante la vigencia en ejecución, los CRP que hayan sido marcados bajo una subcategoría de un Trazador Presupuestal no podrán ser modificados. No obstante, en los CRP posteriores se podrá realizar una nueva marcación.

 

Para la vigencia en ejecución los reportes se efectuarán en los términos y plazos estipulados para cada instrumento de información y una vez efectuado el registro y cerrado el periodo de reportes de los datos se consideran oficiales y por tanto definitivos.

 

Además, una vez iniciada la etapa de ejecución, los valores programados para la vigencia no podrán modificarse. Por ello, se recomienda máxima diligencia en la programación, ya que el análisis de las diferencias entre lo programado y lo ejecutado permite evaluar la eficiencia de la planeación.

 

Con la culminación de la etapa 1. IDENTIFICACIÓN se da por implementado el Trazador Presupuestal.

 

2. PROCESAMIENTO

 

Esta etapa comienza con la revisión de la marcación por parte de las entidades lideres, con el objetivo de optimizar los resultados. Posteriormente, se procede al registro de la información en los instrumentos dispuestos por la SDP y la SDH. Finalmente, la etapa concluye con la consolidación de la información por parte de estas entidades.

 

2.1. Revisión de la marcación para optimizar el resultado

 

La SDH y SDP remitirán a las entidades líderes los resultados de marcación de la anterior etapa en los tiempos establecidos por las primeras. Con esta información las entidades líderes analizarán, y de ser necesario, retroalimentarán a las entidades distritales y FDL para mejorar la marcación de los trazadores.

 

Si como resultado de esta revisión y retroalimentación se requiere agregar marcaciones, las entidades distritales y FDL podrán realizarlo de acuerdo con los tiempos establecidos por la SDH y SDP. Para verificar estos ajustes dichas entidades podrán generar los informes correspondientes en los instrumentos de información, permitiendo así evidenciar ante las entidades líderes las modificaciones efectuadas.

 

2.2. Consolidación de la información

 

La SDH y la SDP llevarán a cabo, de manera semestral, la consolidación de la información resultante de la marcación realizada por las entidades distritales y los FDL.

 

Dicha información será considerada definitiva ya que servirá como insumo para la elaboración de los informes semestrales que presentarán las entidades líderes en la Etapa 3: "Resultados".

 

3. RESULTADOS

 

En esta etapa las Entidades Líderes realizan el análisis de la información consolidada por la SDP y SDH, elaboran los informes del trazador de acuerdo con metodología y cronograma establecido y lo remiten para su publicación.

 

3.1. Informes de los Trazadores Presupuestales

 

Para cada Trazador Presupuestal implementado las entidades lideres elaborarán por vigencia dos informes con periodicidad semestral (corte a 30 de junio y 31 de diciembre). Si el trazador es implementado en el segundo semestre sólo se elaborará el informe con corte a 31 de diciembre.

 

La SDP y la SDH definirán y comunicarán el cronograma para la elaboración de los informes a fin de que las entidades líderes tengan conocimiento de las etapas y tiempos necesarios para su elaboración. Dicho cronograma no podrá superar el 31 de marzo y el 30 de septiembre de la vigencia.

 

El informe lo realizarán las entidades líderes del trazador a partir de la información consolidada por SDP y SDH. El documento deberá contener por lo menos la siguiente información:

 

-. Introducción. Enmarcada en el énfasis o propósito del trazador, fecha de corte, entre otros aspectos generales para tener en cuenta en la lectura del documento.

 

-. Objetivos del informe. Qué propósito tiene el informe, más allá de presentar información presupuestal.

 

-. Resultados de la marcación. Evidenciando los datos cualitativos y cuantitativos en relación con las categorías y subcategorías e indicadores de análisis.

 

-. Conclusiones y recomendaciones. A la luz de los objetivos establecidos en el marco del informe y los objetivos del trazador.

 

No obstante, la SDP y SDH podrán modificar la estructura básica del informe con el fin de unificar el contenido y la lectura de los informes.

 

3.2. Publicación de la información

 

La publicación de la información de los trazadores presupuestales la realizará la SDP en su página web, asegurando que los formatos sean accesibles también para personas con discapacidad visual o auditiva.

 

Se enfatiza la importancia de asegurar la calidad y oportunidad de la información reportada, ya que estos ejercicios permiten mejorar los procesos internos de las entidades y los FDL, así como optimizar el trabajo de los equipos de la SDP y la SDH en la formulación de lineamientos más precisos.

 

Esto, a su vez, contribuirá a una toma de decisiones más acertada por parte de la Administración, generando mayores beneficios para la ciudadanía.

 

C. Recomendaciones

 

Se recomienda no generar CRP financiados por varios proyectos de inversión (CRP "bolsa") porque ello dificulta la correcta marcación de las subcategorías. En el sistema de información BOGDATA cuando un CRP está financiado por más de un proyecto de inversión, este consolida la información presupuestal de todos los proyectos involucrados. Como resultado todos los rubros quedan asociados a una única subcategoría, lo que puede generar un aumento en el presupuesto asignado a dicha subcategoría por parte de la entidad.

 

La marcación de los trazadores presupuestales se realiza para la anualidad; por tanto, durante las vigencias de armonización presupuestal, las EICD deberán actualizar la información correspondiente a los giros asociados a lo marcado en el primer semestre de la vigencia, cuando aplique. Así mismo, los CRP que se ejecuten en el segundo semestre deberán marcarse con cargo a los nuevos proyectos de inversión.

 

Si un CRP es financiado con recursos de inversión y funcionamiento, únicamente puede ser marcado con impacto directo, dado que la regla establece que los recursos de funcionamiento deben marcarse para este tipo de impacto.

 

En este sentido, cuando un CRP con impacto directo es financiado con ambos tipos de recursos, los montos correspondientes al rubro de inversión directa deben ser marcados en SEGPLAN, mientras que los de funcionamiento deben registrarse en BOGDATA. En estos casos, la marcación debe realizarse en ambos sistemas de información, pero la información se consolidará de acuerdo con lo indicado en el punto 1.3.1. Marcación en BOGDATA y SEGPLAN.

 

Se insta a todas las entidades distritales y Fondos de Desarrollo Local dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en esta circular, con el fin de garantizar la calidad, oportunidad y coherencia en la marcación, consolidación y análisis de la información relacionada con los trazadores presupuestales. Esta labor es clave para fortalecer la transparencia, la eficiencia del gasto y la toma de decisiones orientadas al bienestar de la ciudadanía.

 

CLAUDIA MARCELA NUMA PÁEZ

 

Directora Distrital de Presupuesto

 

Secretaría Distrital de Hacienda

 

MARIA ALEJANDRA BOTIVA

 

Subsecretaria de Planeación de la Inversión (E)

 

Secretaría Distrital de Planeación

 

Aprobado: Iván Darío Rodríguez Murillo, Director Distrital de programación, Seguimiento a la Inversión y Plan de Desarrollo, SDP

Jennifer Lilian Pabón Martínez, Subdirectora de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal, SDH

Revisado: Daira Muñoz Tandioy, Profesional especializada de la Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal, SDH

Edward Daza Diaz, profesional especializado de la Dirección Distrital de Programación, Seguimiento a la Inversión y Plan de Desarrollo, SDP

 

Nota: Ver Circular original en Anexos.