Que el Acuerdo 07 de 1994, emanado de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia, en su artículo 19 (modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995) definió que cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Que de conformidad con lo señalado en el artículo 17 del Acuerdo 02 de 2004, el Gerente General de la Empresa de Renovación Urbana podrá crear y organizar grupos internos de trabajo con el fin de desarrollar con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas, planes y programas del organismo.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- CREACIÓN. Créase el Comité de Archivo de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D. c., que actuará como Órgano asesor de la Gerencia General, y será el responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la Empresa.

ARTÍCULO SEGUNDO.- INTEGRACIÓN. El Comité de Archivo de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D. C., estará integrado por los siguientes miembros:

El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.

El Coordinador del Área Jurídica o quien haga sus veces.

El Coordinador del Área de Gestión Humana o quien haga sus veces.

El Coordinador del Área de Recursos Físicos o quien haga sus veces.

El Jefe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces.

El Jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán.

PARÁGRAFO PRIMERO.- Podrán asistir como invitados a las reuniones del Comité aquellos servidores públicos o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros).

PARÁGRAFO SEGUNDO.- Actuará como Secretario Técnico del Comité de Archivo el Coordinador del Área de Recursos Físico o quien haga sus veces.

ARTÍCULO TERCERO.- FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité de Archivo de la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá D. C., tendrá las siguientes funciones:

1.Formular las políticas para el manejo, operación, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con el sistema de información archivística, la expedición de documentos, el tiempo de conservación de documentos, las clases de archivo, la conservación de documentos, los mecanismos de consulta y acceso a la información que estos contienen y la depuración y eliminación de los mismos, de acuerdo con la normativa existente sobre la materia.

2. Promover en la Empresa la adopción de las normas, políticas y procedimientos sobre manejo y conservación de los archivos de los registros públicos y velar por su aplicación.

3. Sugerir recomendaciones que mejoren la organización, conservación y custodia de los archivos de los registros públicos de la Empresa.

4. Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y demás normas vigentes sobre la materia.

5. Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de correspondencia en cada una de las dependencias de la Empresa.

6. Sugerir un diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

7.Establecer las Tablas de Retención Documental de conformidad con la normativa vigente sobre la materia.

8. Proyectar y gestionar la aprobación de las actas de modificación de las Tablas de Retención documental para la Empresa, cuando fuere del caso.

9.Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité de Archivo.

10..Proyectar, para la firma del Gerente General, los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para la Empresa.

11. Definir su reglamento interno.

12.Las demás funciones que le asigne el Gerente General, la Ley y sus reglamentos.

ARTÍCULO CUARTO.- REUNIONES. El Comité se reunirá de manera ordinaria cada quince días, la cual deberá ser convocada por el Secretario Técnico del Comité y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del Secretario Técnico.

ARTÍCULO QUINTO.- MEMORIAS DEL COMITÉ. El Secretario del Comité de Archivo elaborará las actas y los informes sobre las decisiones y los temas discutidos en el Comité y realizará el seguimiento a los compromisos establecidos en el mismo.

ARTÍCULO SEXTO.- VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.