1.-Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 70 consagra el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los Colombianos.

2.-Que la Constitución Política en su artículo 72 establece que el patrimonio cultural de la Nación esta bajo la protección del Estado.

3.-Que la Constitución Política en su artículo 74 dispone que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

4.-Que en desarrollo y cumplimiento del artículo 19 del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 del Archivo General de la Nación, se establece la creación y el campo de aplicación del Comité de Correspondencia y Archivo en los establecimientos públicos de acuerdo con las funciones propias de la organización.

Ver los art. 16 y 17 de la Ley 594 de 2000

ARTÍCULO PRIMERO.- CREACIÓN: Crease al interior de la Alcaldía Local de Barrios Unidos el Comité de Correspondencia y Archivo.

ARTÍCULO SEGUNDO.- OBJETO: La Alcaldía Local tendrá un Comité de Correspondencia y Archivo, en los términos que señala el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 en su artículo 19, con el fin trazar los objetivos generales para mejorar la administración documental y la conformación de los archivos.

ARTÍCULO TERCERO.- CONFORMACIÓN: El Comité de Correspondencia y Archivo estará conformado por los siguientes funcionarios:

La Alcaldesa Local o quien haga sus veces.

La Coordinadora de Eficiencia Institucional o quien haga sus veces.

El Coordinador de Planeación, Participación y Desarrollo Local o quien haga sus veces.

El Coordinador Normativo y Jurídico o quien haga sus veces.

El Coordinador de Seguridad y Convivencia Ciudadana o quien haga sus veces.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Comité de Correspondencia y Archivo podrá invitar a las reuniones, a aquellos funcionarios que por la naturaleza de su cargo o funciones que desempeñan, puedan responder por la toma de decisiones de valor documental con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De igual forma se podrán invitar a las reuniones al Jefe de la Oficina de la Dirección de la Oficina Asesora, Coordinadores del Subcomité, funcionarios del área de Control Interno y profesionales del Archivo General de la Nación cuando el asunto a tratar lo requiera.

ARTÍCULO CUARTO.- FUNCIONES: Corresponden al Comité las siguientes:

1.- Estudiar y definir las políticas con respecto al manejo de la documentación de la Alcaldía Local.

2.- Establecer el Programa de Gestión Documental al interior de la Alcaldía Local.

3.- Supervisar y controlar los archivos de Gestión de la Alcaldía Local.

4.- Dar pautas para el manejo del Archivo Central de la Alcaldía Local.

5.- Facilitar el desarrollo de los servicios del Archivo de la Alcaldía Local, en cumplimiento de las disposiciones y normas legales vigentes.

6.- Estudiar y aprobar las Tablas de Retención Documental (TRD).

7.- Aprobar programas de conservación de archivos y disposición final de los documentos.

8.- Aprobar las asesorías y servicios de Empresas especializadas en las áreas de archivo, correspondencia, microfirmación, digitalización y reprografía en los casos que se requiera y presentar a la respectiva Gerencia sus recomendaciones.

ARTÍCULO QUINTO.- SESIONES: El Comité de Correspondencia y Archivo se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y de manera extraordinariamente cuando fuere necesario.

PARÁGRAFO: La citación de los miembros del Comité para las reuniones ordinarias y extraordinarias, estarán a cargo de la Coordinadora de Eficiencia Institucional o por quien haga sus veces, quien en las mismas anexara el orden del día y copia de los documentos a estudiar y aprobar.

ARTÍCULO SEXTO.- QUÓRUM: Para deliberar el Comité se requiere de la presencia mínima de cuatro (4) de sus miembros y las decisiones se adoptaran con el voto favorable de la mitad más uno (1) de los miembros asistentes al Comité respectivo.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- SECRETARÍA TÉCNICA: La responsable del funcionamiento del Comité será la Coordinadora de Eficiencia Institucional o quien haga sus veces, quien ejercerá la Secretaría Técnica, por tanto además de efectuar las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias, le corresponderá la elaboración, firma y archivo de las respectivas Actas y será el canal mediante el cual se presentarán al Comité los informes, recomendaciones y asuntos requeridos para el estudio y toma de decisiones.

ARTÍCULO OCTAVO.- OBLIGAClÓN Y RESPONSABILIDAD GENERAL EN EL MANEJO DEL ARCHIVO Artículos 16 y 17 Ley 594 del 4 de julio de 2000: La Coordinadora de Eficiencia Institucional tendrá la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y será responsable de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivisticos. Además trabajará sujeta a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuará siempre guiada por los valores de una sociedad democrática que le confié la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTÍCULO NOVENO.- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.