CIRCULAR 028 DE 2025

 

(Agosto 12)

 

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

 

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

Asunto: LINEAMIENTOS Y PROGRAMACIÓN PARA TOMA FÍSICA DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL 2025.

 

En cumplimiento del "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales" (Resolución No. 000001 de 2019 - Contadora General de Bogotá D.C), la Directiva No. 008 de 2021 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, y el procedimiento "Seguimiento y Control de Bienes" de código 2311500-PR-075 del proceso de Gestión Administrativa, se solicita a todas las dependencias realizar la actualización de la información de los bienes muebles en servicio y de propiedad de la Secretaría Juridica Distrital.

 

La actividad es obligatoria y debe cumplirse a más tardar el 22 de agosto de 2025, asegurando que la información institucional e individual de cada funcionario esté debidamente actualizada.

 

Se solicita a los jefes de cada dependencia coordinar el diligenciamiento y envío oportuno de la información al área responsable de la Gestión Administrativa.

 

Para la actualización se debe tener en cuenta lo siguiente:

 

1. Envío de información:

 

- La Dirección de Gestión Corporativa remitirá, mediante correo electrónico, a cada director o jefe de dependencia, y con copia a los gestores de inventarios, la relación detallada de los bienes asignados a los servidores y contratistas de su respectiva área.

 

2. Revisión por parte de servidores y contratistas:

 

- Cada servidor o contratista deberá verificar los bienes a su cargo ingresando al módulo de traslados instalado en su equipo.

 

- En caso de no contar con dicho módulo, deberá solicitar su instalación y la asignación de la respectiva contraseña a la Oficina de TICs.

 

 

3. Rol de los gestores de inventarios:

 

- Los gestores designados por los jefes de dependencia apoyarán el proceso de actualización, orientando en el registro de traslados y reintegros, y verificando la concordancia entre los inventarios individuales y el inventario general de la dependencia.

 

- No deberán existir elementos faltantes ni sobrantes sin el correspondiente reporte a la Dirección de Gestión Corporativa.

 

4. Concordancia entre inventario físico y sistema:

 

- La información registrada en el Sistema de Inventarios SAI deberá coincidir plenamente con la verificación física de los bienes.

 

- Si se requiere actualizar datos o responsables, se deberán seguir los procedimientos establecidos, utilizando los formatos:

 

· Traslado de bienes entre usuarios y/o dependencias (2311500-FT-136).

 

· Reintegro de bienes (2311500-FT-198). Ambos se encuentran en el módulo de traslados del PC de cada funcionario.

 

5. Reporte de novedades:

 

- Cualquier faltante o sobrante detectado debe ser informado de inmediato al proceso de Gestión Administrativa para iniciar las acciones correspondientes.

 

6. Remisión de inventarios actualizados:

 

- Una vez revisada y actualizada la información, los inventarios deberán ser firmados por los responsables y remitidos por el jefe de dependencia, mediante memorando electrónico, a la Dirección de Gestión Corporativa, a más tardar el 22 de agosto de 2025.

 

Finalmente, conforme a lo establecido en el numeral 4.1.2 del Procedimiento Administrativo para la Permanencia de los Bienes, contenido en la Resolución No. 000001 de 2019, la entrega de los bienes con destino a las áreas, para su uso general, se realiza directamente a la persona responsable de la misma, quien, con el respaldo del encargado del Almacén y Bodega, debe desarrollar mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los bienes recibidos, de acuerdo con lo indicado en el comprobante de salida o documento equivalente, el cual deberá firmarse en señal de recibo a satisfacción.

 

Los servidores del proceso de Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa estarán disponibles para atender cualquier inquietud y brindar el acompañamiento necesario durante el desarrollo de esta actividad.

durante el desarrollo de esta actividad (sic).

 

Atentamente,

 

MARÍA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

 

Directora de Gestión Corporativa (E)

 

Proyectó: Gloria Inés Martínez Ortiz, Profesional Universitario, Dirección de Gestión Corporativa.

Revisó:   Juan Carlos Martínez Bernal, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa.

Revisó:   Diana Carolina Suarez Gutiérrez, Contratista, Dirección de Gestión Corporativa.

Aprobó:   María Fernanda Quijano Vásquez, Directora de Gestión Corporativa.

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.