CIRCULAR 006 DE 2025

(Agosto 15)

PARA: Servidores Públicos y Colaboradores del Instituto Distrital de Turismo - IDT

DE: Subdirección de Gestión Corporativa

ASUNTO: Directrices para la Transición al Nuevo Sistema de Gestión Documental SGDEA - ORFEO.

Cordial saludo,

En el marco del proceso de modernización tecnológica y la optimización de los procesos internos del Instituto Distrital de Turismo - IDT, nos permitimos informarles las directrices establecidas para la transición al nuevo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) – ORFEO.

Esta implementación tiene como propósito fortalecer la eficiencia, seguridad y trazabilidad en la gestión documental institucional. En consecuencia, el sistema actual, CORDIS, será retirado de manera progresiva y reemplazado por el nuevo sistema SGDEA-ORFEO.

Para asegurar una transición ordenada y garantizar la continuidad del servicio, se establecen las siguientes directrices:

1. Cierre de trámites en CORDIS. Todos los trámites, solicitudes y expedientes que actualmente se encuentren en curso en el aplicativo CORDIS deberán ser gestionados y finalizados a más tardar el 25 de agosto de 2025. Será responsabilidad de cada líder de proceso y de los funcionarios encargados garantizar el cumplimiento de esta fecha.

2. Continuidad de la radicación. Con la entrada en operación de SGDEA-ORFEO, las secuencias numéricas de radicación de comunicaciones continuarán de manera consecutiva, partiendo desde el último número generado en CORDIS, garantizando así la unicidad documental.

3. Gestión de trámites durante la transición. En caso de que una solicitud haya sido radicada en CORDIS, pero su respuesta deba generarse una vez esté en funcionamiento SGDEA-ORFEO, esta deberá tramitarse y cerrarse directamente en el nuevo sistema.

4. Uso obligatorio del nuevo sistema. Una vez se anuncie la fecha oficial de entrada en producción, el uso del SGDEA-ORFEO será obligatorio para toda la gestión documental del Instituto. El sistema CORDIS quedará disponible únicamente como módulo de consulta histórica.

5. Formalización del cambio. La adopción del SGDEA-ORFEO será oficializada mediante el correspondiente acto administrativo (Resolución), el cual será comunicado oportunamente a todos los funcionarios.

JORNADAS DE SOCIALIZACIÓN PRESENCIAL OBLIGATORIA - 21 de agosto de 2025

Con el fin de facilitar la apropiación del nuevo sistema y resolver dudas clave sobre su uso, se realizarán jornadas de socialización obligatoria de manera presencial el día miércoles 21 de agosto, en los siguientes horarios y espacios:

Lugar: En los puestos de trabajo de cada dependencia.

Fecha: miércoles, 21 de agosto de 2025.

La asistencia a estas jornadas es obligatoria y se requiere puntualidad. Estas sesiones permitirán explicar en detalle el funcionamiento del sistema SGDEA-ORFEO y atender cualquier inquietud que pueda surgir antes de su entrada en producción.

Agradecemos de antemano su compromiso y disposición para adoptar esta herramienta que contribuirá al fortalecimiento de nuestra gestión institucional. Para dudas o solicitudes de acompañamiento, pueden comunicarse con el Proceso de Gestión Documental.

Atentamente,

TATIANA LOPEZ ROJAS

Subdirectora Encargada

NOTA: Ver norma original en Anexos.