RESOLUCIÓN 066 DE 2025

(Agosto 29)

Por medio de la cual se adopta el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO en el Instituto Distrital de Turismo - IDT y se dictan otras disposiciones

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO - IDT

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere los artículos 2.8.2.5.10. y 2.8.5.2 del Decreto 1080 de 2015, el artículo 2.1.1.5.2. Del Decreto 1081 de 2015, el artículo 5 del Acuerdo 275 de 2007 del Concejo de Bogotá, D.C. articulo 5 literal b), Acuerdo 01 de 2007 artículo 18, Acuerdo 008 de 2016 artículo 4 literal c), modificado por el Acuerdo 006 de 2019 y,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos 15 y 74 de la Constitución Política dispone “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 21 frente a los Programas de Gestión Documental establece que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.

Que el Decreto 2609 de 2012 por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, en su artículo 8 refiere los instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Que el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN) actualiza y establece lineamientos técnicos y normativos para la implementación y operación de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), en concordancia con estándares internacionales y buenas prácticas archivísticas.

Que el Acuerdo 04 de 2019 del Archivo de Bogotá, establece lineamientos para la gestión documental electrónica en el Distrito Capital, incluyendo el uso de un SGDEA, metadatos y esquemas de interoperabilidad.

Que el artículo 2.1.1.5.4.1 del Decreto Nacional 1081 de 2015, establece que “en desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”.

Que el artículo 2.2.22.3.4 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017, establece que "el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público”.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del citado Decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.

Que, en cumplimiento de lo anterior, el Instituto Distrital de Turismo, mediante Resolución 130 del 26 de julio de 2018, creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue derogada por la Resolución 015 del 30 de enero de 2023 “Por la cual se compilan, actualizan y modifican las disposiciones sobre el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Distrital de Turismo creado por la Resolución 130 de 2018”.

Que, en sesión del 29 de julio de 2025, el Comité de Gestión y Desempeño Institucional del Instituto Distrital de Turismo - IDT aprobó la puesta en marcha del SGDEA ORFEO IDT a partir del 01 de septiembre de 2025.

Que el artículo 4 del Decreto 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado” establece que en materia de aplicación de la política archivística, será instancia asesora el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012,  instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo.

Que, en mérito de lo anteriormente expuesto el Director General del Instituto Distrital de Turismo,

RESUELVE:

Artículo 1: Adoptar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA ORFEO en el Instituto Distrital de Turismo - IDT.

Parágrafo 1: El SGDEA será de uso obligatorio para todas las dependencias, unidades y servidores públicos del Instituto Distrital Turismo. A través del SGDEA ORFEO IDT, se gestionarán las comunicaciones oficiales de la Entidad, permitiendo la radicación, digitalización, registro, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las dependencias productoras.

Para la ejecución de estos procesos, el sistema cumple con las especificaciones de las normas vigentes y con las mejores prácticas para la gestión documental electrónica.

Parágrafo 2: El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT, asegura que los documentos electrónicos gestionados, sean auténticos, fiables, íntegros, disponibles y trazables.

Artículo 2: A partir de la puesta en producción del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA ORFEO IDT, el sistema CORDIS permanecerá disponible única y exclusivamente para consulta. En caso de que una solicitud haya sido radicada en CORDIS, su respuesta debe generarse por medio del SGDEA-ORFEO.

Artículo 3: Corresponde a los jefes de las dependencias realizar seguimiento, el uso apropiado y permanente del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT, para la gestión y trámite de los asuntos asignados a la dependencia a su cargo.

Artículo 4: Es deber de los servidores, funcionarios y contratistas del Instituto Distrital de Turismo - IDT, según corresponda,  gestionar de forma apropiada y oportuna la organización, salvaguardar y custodiar los documentos y archivos (físicos y electrónicos) que por razón de sus funciones recepcionen, tramiten, produzcan, archiven o preserven, así como la actualización de la información en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT, conforme al manual de funciones, las políticas institucionales, las Tablas de Retención Documental, los procedimientos y la normatividad vigente.

Artículo 5: La Subdirección de Gestión Corporativa – Gestión Documental, será el administrador funcional del sistema, y capacitará a los servidores del Instituto Distrital de Turismo – IDT sobre las funcionalidades del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO, bajo el marco legal vigente en materia de tecnologías de la información y gestión documental. Así mismo, tendrá a su cargo la publicación y difusión de las actualizaciones funcionales del sistema.

Artículo 6: La implementación, mantenimiento, integración y actualización del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT estará a cargo del equipo de Gestión Documental de la Subdirección de Gestión Corporativa y la Subdirección de Inteligencia y Gestión de Tecnologías de la Información velará por la disponibilidad de la infraestructura tecnológica que soporta el sistema.

Artículo 7: Las copias de seguridad de la base de datos y bodega de documentos, configuración y su rotación, son automatizadas por la Subdirección de Gestión Corporativa. La Subdirección de Inteligencia y Gestión de Tecnologías de la Información estará a cargo de suministrar la infraestructura requerida para salvaguardar las copias de respaldo y podrán ser solicitadas por la Subdirección de Gestión Corporativa cuando sea necesario.

Artículo 8 A partir del 01 de septiembre de 2025, los códigos de las dependencias del Instituto en términos documentales, serán los siguientes:

Nombres y códigos de los principales procesos y grupos operativos:

Artículo 10: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de agosto del año 2025.

IVONNE ADRIANA MARTINEZ ZAPATA

Directora General (E)

Nota: Ver norma original en Anexos.