RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 015 DE 2025

(Noviembre 28)

Por la cual se adoptan e implementan las Tablas de Valoración Documental - TVD de la Contraloría de Bogotá D.C.

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C. (E.F.)

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo No. 658 de 2016[1], y

CONSIDERANDO

Que el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, establece como obligación de las autoridades, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que de conformidad con el literal b) del artículo 2º de la Ley 80 de 1989[2] reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1515 de 2013., le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental en Colombia.

Que en los literales b) e i) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993[3], se establece el deber de implementar elementos del sistema de control interno institucional, la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que la Ley 594 de 2000[4] establece el marco normativo para la gestión documental, definiendo los principios, objetivos y procedimientos para la organización, preservación y acceso a los archivos.

Que el Decreto Único del Sector Cultura, Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.2.2, estableció que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental - TVD.

Que el numeral 3 del artículo 2.8.2.1.16 de ese decreto establece como función del Comité Interno de Archivo: "Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro."

Que el Acuerdo Distrital 658 de 2016, en su artículo 6 establece que "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y los Acuerdos vigentes."

Que el numeral 9° del artículo 38 del precitado Acuerdo, establece que la Dirección de Planeación debe "Realizar estudios, propuestas e investigaciones de carácter técnico sobre desarrollo administrativo, métodos de trabajo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la organización, tendientes al mejoramiento de la gestión y de los sistemas implementados en la Entidad".

Que por Resolución Reglamentaria No. 014 del 24 de mayo de 2017, expedida por el Contralor de Bogotá D.C. se determinó la conformación y funcionamiento del Comité Interno de Archivo de la entidad, que, entre otras funciones, tiene la de aprobar las TRD y las TVD del Ente de Control y enviarlas al Consejo Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación, para su registro.

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 038 del 8 de octubre de 2018, se actualizó el Modelo Estándar de Control Interno - MECI en la Contraloría de Bogotá D.C., con el fin de incorporar la estructura definida para la dimensión 7-Control Interno, del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG.

Que las Tablas de Valoración Documental - TVD son el instrumento archivístico que permite la organización de los documentos que conforman el acervo documental de la Contraloría de Bogotá D.C., y con ello, se da cumplimiento a la Ley General de Archivos respecto de la administración y acceso de los archivos públicos, garantizando los derechos que de ellos se prodigan, además de conformar el patrimonio documental de la Nación y formar parte de la memoria institucional.

- TVD Que teniendo en cuenta lo fundamentado anteriormente, la Subdirección de Servicios Generales de la Contraloría de Bogotá, D.C. a través del Grupo de Gestión Documental y Administrativo elaboraron las Tablas de Valoración Documental y pusieron a consideración del Comité Interno de Archivo su correspondiente aprobación.

Que por Acta No. 02 del 24 de julio de 2023, el Comité Interno de Archivo de la Contraloría de Bogotá, D.C. aprobó las TVD.

Que por certificación No. 0241 del 12 de mayo de 2025, el Archivo General de la Nación aprobó el Registro Único de Series Documentales - RUSD.

Que en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá D.C. (Ε.Ε.)

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar e implementar las Tablas de Valoración Documental - TVD actualizadas por la Contraloría de Bogotá, D.C. y convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos.

ARTÍCULO SEGUNDO. Informar a los servidores públicos de la Entidad que las Tablas de Valoración Documental TVD, serán publicadas en la página Web, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5.1.3.2 del Acuerdo 001 del 29 de febrero de 2024 expedido por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO TERCERO. La Subdirección de Servicios Generales como responsable del Proceso de Gestión Documental y la Oficina de Control Interno, harán seguimiento a la aplicación de la TVD en el Archivo Central.

ARTÍCULO CUARTO. Disponer de los recursos necesarios para la aplicación de las Tablas de Valoración Documental TVD, así como mantener su publicación en la página web de la Entidad, en consonancia con la Ley 1712 de 2014 [5] con el ánimo de facilitar el acceso a la información por parte de la ciudadanía.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de noviembre del año 2025.

ANDRÉS GUSTAVO ROJAS PALOMINO

Contralor de Bogotá D.C.

Nota: Ver norma original en Anexos.

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