CIRCULAR 008 DE 2025

(Octubre 20)

Bogotá D.C.,

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, ORDENADORES DEL GASTO, RESPONSABLES DE PRESUPUESTO, RESPONSABLES FINANCIEROS, ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DE LAS ENTIDADES QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO ANUAL DEL DISTRITO CAPITAL, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS INCORPORADOS A LA CUD, LOS FONDOS DE DESARROLLO LOCAL, Y LAS ENTIDADES QUE TENGAN SUSCRITO ACUERDOS DE SERVICIOS CON LA DDT PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS.

ASUNTO: Alcance a la Circular No. 14 del 22 de noviembre de 2024 Vigencia 2025. Programación de Pagos y Cierre de Operaciones de Tesorería.

La Dirección Distrital de Tesorería (en adelante, SDH-DDT) da alcance a través de la presente circular, al contenido de la Circular No. 14 del 22 de noviembre de 2024, relacionada con la Programación de Pagos y Cierre de Operaciones de Tesorería para la vigencia de 2025, en el sentido de modificar la fecha para radicar en el sistema de información SAP-BogData de la SDH las cuentas por pagar en poder del tesorero, así:

Se modifica parcialmente el numeral segundo "PROGRAMACIÓN DE PAGOS - VIGENCIA 2025 Y ASPECTOS RELEVANTES, adicionando el literal r) el cual quedará así: (Se subrayan y resaltan los cambios).

r) Para efectos de las devoluciones de los ingresos no tributarios, las entidades de la Administración Central y los Fondos de Desarrollo Local, deberán gestionar dentro del mes únicamente las devoluciones que efectivamente serán desembolsadas, para lo cual, tendrán en cuenta las fechas máximas establecidas para radicación "Ordenes de Devolución Tributarias y No Tributarias" No deberán gestionar desembolsos con cuentas en estado "Registrada" de meses anteriores.

Se modifica parcialmente el numeral tercero "CIERRE DE OPERACIONES DE TESORERÍA - VIGENCIA 2025, en sus literales e), f) y g) los cuales quedarán así: (Se subrayan y resaltan los cambios).

e) Cuentas por pagar en estado "Registrado": Es responsabilidad exclusiva de la entidad el seguimiento y trámite de las cuentas por pagar que se encuentren en estado "registrado" en el sistema de información SAP-BogData de la SDH-DDT. Dichas cuentas afectan el presupuesto y PAC del 2025. Si no se liberan, reordenan o anulan antes del cierre de operaciones, con el cambio de vigencia, la entidad no podrá tramitar su pago durante la vigencia 2026, ni podrá constituir reservas presupuestales con el valor afectado en la cuenta por pagar, dado que los recursos a nivel presupuestal no los verá la entidad como disponibles presupuestalmente.

Al 31 de diciembre de 2025 todas las cuentas por pagar que no queden en estado radicado en SAP-BogData, serán anuladas.

f). Cuentas por pagar (presupuestalmente): Estas se constituyen cuando se generan obligaciones derivadas de bienes, obras o servicios que, aunque fueron recibidos satisfactoriamente dentro de la vigencia por la respectiva entidad y fueron autorizadas de manera presupuestal, quedaron pendientes de pago para enero y febrero de la siguiente vigencia. Para la constitución y radicación de las cuentas por pagar en poder del Tesorero(a) las entidades deberán tener en cuenta lo siguiente:

- El Sistema de Información SAP-BogData de la SDH-DDT estará habilitado para el registro de las cuentas por pagar en poder del Tesorero(a) entre el 23 de diciembre y hasta las 11:00 am del 31 de diciembre de 2025.

- Las cuentas por pagar en poder del Tesorero(a) deben ser liberadas por las entidades distritales ejecutoras entre el 23 de diciembre y hasta las 11:00 am del 31 de diciembre de 2025. Al hacerlo, las cuentas figurarán en estado "Radicado" en el Sistema de Información Financiera y Administrativa SAP-BogData. Para ello, las entidades deben completar el proceso de liberación mediante la firma electrónica, firma digital y aprobación de los lotes de pagos que contienen las cuentas por pagar por el responsable del presupuesto y el ordenador del gasto con funciones de ordenación del pago o el ordenador del pago, para que las cuentas por pagar sean formalmente constituidas. Las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de 2025 afectarán el presupuesto, el PAC de diciembre y la contabilidad.

- La entidad distrital deberá registrar las cuentas por pagar de acuerdo con el proceso habitual de ordenación de pagos.

- La entidad deberá gestionar los rechazos que se generen de las ordenaciones realizadas durante el mes de diciembre del 2025 y que no hayan sido reordenados registrándolos como cuentas por pagar en poder del tesorero en los términos descritos en los items anteriores.

- Durante la primera y segunda semana de enero de 2026, la entidad distrital debe radicar en el buzón institucional radicacionhaciendabogota@shd.gov.co, con copia a pagos@shd.gov.co, un oficio dirigido al(a) Tesorero(a) Distrital con el reporte de las cuentas por pagar. Este reporte debe incluir el listado resumido generado por el Sistema de Información Financiera y Administrativa de la SDH-DDT (SAP-BogData); en formato PDF con las firmas correspondientes del Responsable del Presupuesto, el Ordenador del Gasto y el Contador Público, así como un archivo en Excel que detalle tanto el valor bruto como el valor neto. Este soporte es necesario para proceder con el pago. Además, el oficio debe especificar si dentro de las cuentas por pagar existen obligaciones que requieran atención prioritaria, como pago de servicios públicos o sentencias judiciales, entre otros.

- Las Oficinas de Planeación Financiera y de Gestión de Pagos de la DDT verificarán conjuntamente que la constitución de las cuentas por pagar que se trasladen de una vigencia a otra en el mes de diciembre de 2025, sean consistentes con la información registrada en el Sistema de Información SAP-BogData de la SDH-DDT.

- Una vez cambie vigencia, las entidades no podrán modificar las cuentas por pagar en poder del Tesorero(a) que hayan sido constituidas. Tampoco podrán liberar cuentas por pagar que hayan sido cargadas (registradas), pero no aprobadas por el Ordenador del Gasto y Responsable del Presupuesto.

- La SDH-DDT procederá con el giro de la totalidad de las cuentas por pagar durante enero y/o febrero del 2026,

Si la entidad requiere que el giro de las cuentas por pagar para un mismo beneficiario se realice en momentos diferentes, debe radicar la cantidad de documentos necesarios que ordenen el pago. En caso de radicar un (1) solo documento que ordene el pago, se realizará un único giro.

- El Ente Autónomo Universitario, deberá cumplir, además de los puntos mencionados anteriormente, los siguientes requerimientos:

Cesantías: Las entidades deberán incluir en las cuentas por pagar en poder del (la) Tesorero(a), el pago de cesantías. El documento que ordene el pago por este concepto deberá tener como beneficiario a la propia entidad, de tal manera que cuente con estos recursos en enero de 2026 para que efectúe el pago en febrero del mismo año, hasta su incorporación a la CUD.

- Las cuentas por pagar que se radican en el sistema SAP BogData de la SDH con tipo de documento "MG" (Programa IMG) no podrán constituirse como cuentas por pagar en poder del tesorero dado que el último día de radicación es el 15 de diciembre de 2025.

g) Reordenación de rechazos y pagos por ventanilla: La reordenación de los rechazos presentados en pagos debe llevarse a cabo dentro de la vigencia en curso. Para ello, se reportan mensualmente a todas las entidades los rechazos pendientes de gestión en el sistema SAP- Bogdata con el fin de generar una alerta para su corrección y reordenación oportuna. Esto no exime a las entidades de la responsabilidad de consultar y gestionar estos rechazos de manera periódica. En el caso específico de los rechazos presentados en diciembre que no puedan gestionarse antes del cierre de año, las entidades deberán realizar la respectiva gestión en el sistema de información BogData para constituirías como cuentas por pagar en poder del Tesorero(a) en los términos previstos en la actual circular.

Los demás aspectos no modificados en la presente circular se mantienen vigentes.

Cordialmente,

SANDRA DEL PILAR NARVAEZ CASTILLO

TESORERA

Despacho del Tesorero Distrital

Proyecto: Katian Rendon Rodríguez - Jefe de la Oficina de Gestión de Pagos.  

NOTA: Ver norma original en anexos.