CIRCULAR 010 DE 2025

 

(Noviembre 19)

Bogotá D.C.,

 

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, DIRECTORES FINANCIEROS, JEFES DE PLANEACIÓN, TESOREROS, CONTADORES Y RESPONSABLES DEL PRESUPUESTO DE LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL, FONDOS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, DESARROLLO LOCAL, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ORGANISMOS DE CONTROL Y ENTE AUTÓNOMO UNIVERSITARIO.

 

ASUNTO: PROGRAMACIÓN PAC 2026 Y LINEAMIENTOS GENERALES DE PAC.

 

Cordial Saludo,

 

La Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Dirección Distrital de Tesorería (en adelante "SDH-DDT") da a conocer a través de la presente circular, el cronograma de actividades asociadas al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) para la vigencia 2026, así como los lineamientos que deben seguir las entidades que conforman el Presupuesto Anual de Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local, con el propósito de garantizar una adecuada planeación, elaboración, incorporación y administración de la programación de caja en el Sistema de Información Financiera Distrital (SAP BogData).

 

Así mismo, se informa que, con la finalidad de detallar los requisitos y los aspectos a considerar en el proceso de programación e incorporación de la información en BogData, la Oficina de Planeación Financiera (OPF) de la SDH-DDT, llevará a cabo sesiones de capacitación en las fechas especificadas en el cronograma de actividades que se adopta con la presente Circular.

 

En este contexto, resulta fundamental recordar que el PAC es el instrumento financiero mediante el cual las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito programan el monto máximo mensual de recursos requeridos para atender sus compromisos. Este mecanismo permite anticipar la disponibilidad efectiva de liquidez necesaria para el cumplimiento oportuno de las obligaciones, a partir de la proyección del flujo de caja del Distrito. En este sentido, su utilidad radica en garantizar una ejecución presupuestal coherente con la capacidad real de pago, prevenir desfinanciamientos derivados de desequilibrios de tesorería y asegurar que las apropiaciones se materialicen en pagos efectivos dentro de los plazos legalmente previstos, fortaleciendo así la disciplina fiscal y la sostenibilidad del gasto público.

 

Es importante recordar que, para efectos de la programación del PAC, se utilizan los períodos comprendidos entre el 01 y el 12, correspondientes a los meses de enero a diciembre. Adicionalmente, se emplean los períodos 13, 14 y 15, asociados respectivamente a "13 Rezago", "14- Sin Situación de Fondos (SSF)" y "15-No ejecutado".

 

El período 13-Rezago, se refiere a los recursos del PAC de la vigencia o de la reserva cuya programación no puede asignarse a un mes especifico debido a situaciones operativas o contingencias, o bien a recursos que no se girarán dentro de la vigencia. Por su parte, el periodo 14 - Sin Situación de Fondos (SSF), corresponde a los recursos que no afectan las cuentas bancarias administradas por la Dirección Distrital de Tesorería. Finalmente, el período 15-PAC No ejecutado, refleja el resultado del cierre mensual del PAC para aquellos recursos programados en la vigencia o en la reserva que no fueron efectivamente ejecutados durante el respectivo periodo.

 

Es preciso mencionar que, en la programación inicial del PAC, únicamente se encuentran habilitados los períodos del 01 al 12 y el período de rezago, los cuales deben utilizarse para proyectar los recursos conforme a la necesidad real de giro. Los recursos programados en el rezago estarán sujetos a lineamientos específicos que se detallan en la presente Circular. En cuanto al período "Sin Situación de Fondos", este se encuentra habilitado únicamente para las entidades que administran recursos propios o determinadas transferencias específicas. Asimismo, la plantilla disponible en el sistema BPC estará parametrizada para cada entidad según corresponda.

 

Conforme a la contextualización precedente, se desarrollan en los siguientes acápites los lineamientos que las entidades distritales deben tener en cuenta en lo que respecta al manejo de su PAC, así:

 

1. Responsabilidades y Cronograma

 

La SDH-DDT consolidará la información de PAC que incorporen las entidades distritales en BogData dentro del plazo establecido en el cronograma expuesto en la presente Circular, con el fin de presentar y someter para aprobación del Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal (CONFIS)[1], el PAC 2026, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 57 del Decreto Distrital 714 de 1996[2].

 

Es importante recordar que, la veracidad de la información que la SDH-DDT presentará ante el CONFIS es responsabilidad exclusiva de cada entidad distrital. Por este motivo, se requiere que se envie una certificación (Anexo 1) firmada por el representante legal de la respectiva entidad, avalando la información incorporada en BogData, así como los soportes que sustentan la programación de los recursos; los cuales, deben incluir un análisis de la preparación del flujo de fondos y los planes de acción entendidos como los instrumentos de planeación operativa que articulan las metas institucionales con las actividades concretas necesarias para su cumplimiento, plan de compras y contratación, entre otros. Dichos documentos deberán conservarse en la respectiva entidad distrital y estar a disposición para atender los posibles requerimientos por parte del CONFIS u organismos de control.

 

Así mismo, se reitera que el control, la concordancia y la disponibilidad del PAC son responsabilidad única del representante legal y ordenador del gasto de cada una de las entidades a las que se dirige la presente circular, según lo estipulado en los numerales 7.1 y 7.2 del artículo séptimo de la Resolución SDH 167 de 2024[3]. De igual manera, conforme al parágrafo del artículo 17[4] del Decreto Distrital 192 de 2021[5], la SDH-DDT sólo podrá efectuar pagos hasta por el monto autorizado en el PAC y de acuerdo con la disponibilidad de recursos. Igualmente, es responsabilidad del Representante Legal de cada entidad distrital, hacer extensiva la presente circular a las diferentes dependencias que estén involucradas en la planeación, elaboración, incorporación y administración del PAC.

 

Cronograma de actividades para la programación del PAC - de las entidades distritales para la vigencia 2026:

 

 

2. Lineamientos generales para la proyección y programación del PAC de las entidades distritales

 

a) La entidad deberá programar los recursos de tal forma que refleje su necesidad real de giro durante la vigencia, y únicamente el saldo podrá ser incorporado en el rezago. Es importante tener en cuenta, que el uso de los recursos incorporados en el rezago estará estrictamente limitado, así:

 

- Dichos recursos no podrán trasladarse sin una justificación expresa y debidamente soportada, tal como lo dispone el numeral 9.2.2.2 de la Resolución SDH-167 de 2024.

 

- Se autorizará su utilización para atender obligaciones de naturaleza jurídica cuya fecha de exigibilidad no pueda determinarse al momento de la programación, tales como sentencias judiciales, conciliaciones u otros actos administrativos ejecutoriados que generen obligaciones ciertas, pero de pago indeterminado.

 

- La utilización de los recursos del rezago deberá contar con la documentación que respalde la necesidad del giro, la motivación técnica y jurídica correspondiente, y se sujetará a los lineamientos de control y verificación establecidos por la Oficina de Planeación Financiera de la Dirección Distrital de Tesorería.

 

b) Las restricciones para que las entidades hagan uso de los recursos inicialmente incorporados en el rezago aplica durante los periodos de reprogramación de PAC y las solicitudes de Traslados no Compensados (TRNC) Extemporáneos. Adicionalmente, se tendrá en cuenta el ranking de imprecisión dentro de la revisión previa a la aprobación o rechazo.

 

c) La entidad debe tener en cuenta los niveles actuales y proyecciones de variables macroeconómicas, como: inflación, incremento de salarios, tasas de cambio y cualquier otra variable que afecte los precios y, por ende, el valor de los giros.

 

d) La programación de pagos para servicios de personal y aportes patronales debe ser estimada y programada con base en la planta de personal estimada para la vigencia.

 

e) Para programar los gastos generales e inversión, se deben tener en cuenta los planes de contratación, flujos de fondos y planes de compras.

 

f) La Oficina de Planeación Financiera de la SDH-DDT analizará la información enviada por las Entidades Distritales y podrá solicitar información adicional al responsable del presupuesto o responsable del PAC dentro de la entidad, para que sustente la programación de PAC realizada.

 

g) En el sistema BogData BPC, la programación se debe realizar de manera completa a nivel de posición presupuestaria, programa presupuestario y fondo. No se aceptarán programaciones parciales.

 

h) Para la programación inicial de PAC se requiere tener usuario activo en BogData BPC, el cual deberá ser tramitado teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la Circular Externa No. SDH-15 del 31 de agosto de 2020. Esta solicitud se debe remitir buzones institucionales entidades bogdata@shd.gov.co y radicacionhaciendabogota@shd.gov.co con los siguientes adjuntos: a los

 

1. Oficio de la solicitud de usuario y roles suscrito por el representante legal

 

2. Formato de solicitud de la administración de usuarios y roles

 

3. Copia del decreto o resolución de nombramiento

 

4. Copia del acta de posesión

 

5. Copia legible de la cédula de ciudadanía del Representante legal de la entidad

 

i) Una vez incorporada la información en BogData - BPC, el Representante Legal de la respectiva entidad, remitirá a la SDH-DDT la certificación que avala la programación realizada a los siguientes radicacionhaciendabogota@shd.gov.co y pac bogdata@shd.gov.co. correos:

 

J) Como guía para la incorporación del PAC de su entidad en BogData BPC, se encontrará disponible la normatividad e instructivos en la página Web de la SDH en el enlace https://www.haciendabogota.gov.co/es/sdh/pac-programa-anual-mensualizado-de-caja-0:

 

- Resolución SDH-167 de 2024 "Por medio de la cual se modifican los procedimientos relacionados a la administración del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC".

 

- La presente circular y sus correspondientes anexos.

 

- Manual de usuario PAC inicial BPC.

 

- Enlace del video de capacitación en programación inicial BPC.

 

- Presentaciones de capacitaciones para el cargue de PAC inicial 2026.

 

3. Aspectos para tener en cuenta por parte de las entidades de la Administración Central, Personería, Veeduría, los Establecimientos Públicos, Contraloría de Bogotá D.C. y Ente Autónomo Universitario.

 

a) Con el fin de propiciar una debida planeación financiera, las entidades deberán realizar una programación preliminar de PAC de la vigencia 2026 en BogData -BPC, con la apropiación presupuestal establecida en el proyecto de Presupuesto radicado ante el Concejo de Bogotá. Este ejercicio servirá como base para la programación definitiva de PAC de la vigencia 2026, con la apropiación presupuestal que de manera definitiva se establezca en el Acuerdo de Presupuesto aprobado por el Concejo o en el Decreto Distrital del Presupuesto 2026.

 

b) El PAC inicial de la vigencia lo aprueba el CONFIS en grandes agregados y sobre este se llevarán a cabo las mediciones para los informes e indicadores que durante 2026 se realicen y evalúen la gestión de la entidad respectiva.

 

c) Las entidades sólo deben programar dentro de los meses de la vigencia y el rezago los recursos que se giran desde la SDH-DDT (llamados "recursos con situación de fondos"). En los casos excepcionales, cuando se trate de recursos propios administrados por los establecimientos públicos (que aún no estén dentro del mecanismo de Cuenta Única Distrital), o de recursos provenientes de la Nación transferidos directamente a las entidades, estos deberán ser incluidos en el periodo 14 denominado "SSF - Sin Situación de Fondos" en BogData BPC.

 

d) En el caso de los recursos propios de los establecimientos públicos que han sido incorporados dentro de la Cuenta Única Distrital, es decir que, han recibido el oficio de instrucciones de incorporación a la CUD, deberán ser programados de tal forma que refleje su necesidad real de giro a lo largo del año. Cualquier saldo remanente deberá ser incorporado en el periodo de rezago para una correcta planificación financiera, teniendo en cuenta los lineamientos mencionados en el literal a, b y c del numeral dos (2) de la presente Circular.

 

e) Igualmente, en la elaboración del PAC, en el componente de reservas, las entidades deberán programar los recursos de tal forma que reflejen su necesidad real de giro a lo largo del año. Cualquier saldo restante deberá ser incorporado en el rezago para garantizar una planificación adecuada, teniendo en cuenta la información de los literales a y b del numeral segundo de la presente Circular.

 

4. Especificaciones para los Fondos de Desarrollo Local

 

a) Se debe tener en cuenta la programación de los gastos de bienes y servicios requeridos para la operación del respectivo Fondo de Desarrollo Local (FDL), incluyendo en especial los gastos prioritarios, como: seguros de vida o seguros de salud o honorarios de ediles, pago de servicios públicos y subsidio C para las personas mayores.

 

b) Corresponde al Tesorero(a) Distrital aprobar el PAC inicial de los FDL en grandes agregados, sobre el cual se llevarán a cabo las mediciones para los informes e indicadores que durante 2026 se realicen y evalúen la gestión del respectivo FDL. En consecuencia, el Alcalde Local de cada FDL deberá presentar y sustentar el PAC incorporado en BogData - BPC ante la Tesorero(a) Distrital, según las fechas establecidas por la OPF de la SDH-DDT.

 

c) Los FDL no deben hacer uso del periodo 14 denominado "SSF - Sin Situación de Fondos" en BogData BPC, teniendo en cuenta que todos sus recursos son girados desde la DDT.

 

5. Reprogramaciones de PAC

 

a) Las entidades podrán reprogramar su PAC en los días que se indican en el calendario de reprogramaciones (Anexo 2). Estas reprogramaciones solo podrán afectar los meses siguientes, sin incluir el mes en que se está realizando la reprogramación. Adicionalmente, las entidades deberán concentrar sus esfuerzos en reprogramar los próximos tres (3) meses, así como la totalidad de la vigencia.

 

b) Las entidades podrán realizar traslados compensados (TRCO) en BogData durante cualquier momento del año, siempre y cuando cumplan con la naturaleza de éstos; esto es, siempre que se trate de modificaciones entre. cadenas presupuestarias que no alteren los montos globales de los periodos que se están afectando. Lo anterior, conforme a lo establecido en el numeral 9.2.1. de la Resolución SDH 167-2024.

 

c) Las entidades podrán solicitar la aprobación de traslados no compensados (TRNC) extemporáneos al cronograma mencionado, tal como lo dispone el numeral 9.2.2.2 de la Resolución SDH-167 de 2024. Dichas solicitudes deben ser realizadas en BogData y diligenciadas en el formato establecido (Anexo 3), el cual debe estar completamente diligenciado, firmado y radicado ante el canal de correspondencia virtual de la Secretaría Distrital de Hacienda radicacionhaciendabogota@shd.gov.co, con copia a pac bogdata@shd.gov.co. Estas solicitudes serán evaluadas y podrán ser aceptadas o rechazadas por parte de la OPF - DDT, y se tendrán en cuenta los lineamientos del rezago y no ejecutado.

 

d) La fecha de creación del documento de solicitud del TRNC en BogData se entenderá como la fecha de solicitud de este, por lo cual los documentos creados en BogData por fuera de los días de reprogramación se entenderán como solicitudes extemporáneas y deberán cumplir con lo anteriormente mencionado.

 

e) No se aceptarán TRNC que retiren del periodo 15 denominado "PAC No Ejecutado", cuando la entidad tenga alguna disponibilidad de recursos en el rezago dentro de la misma cadena presupuestal o cualquier otra cadena presupuestal del PAC en el que se esté presentando el TRNC.

 

f) En ningún caso se podrán realizar traslados entre el PAC de la vigencia y el PAC de la reserva.

 

g) No se podrán realizar traslados de ningún tipo con el periodo 14 denominado "SSF - Sin Situación de Fondos" en BogData, con excepción de que se cuente con la autorización de la OPF - DDT.

 

6. Comentarios Generales

 

El éxito en la programación y consolidación del PAC dependerá de la activa participación de todas las entidades distritales, las cuales deberán cumplir estrictamente con el cronograma establecido y seguir los lineamientos indicados en esta Circular. Para ello, cada entidad deberá organizar sus grupos de trabajo internos, asegurando que la información generada sea confiable y entregada de manera oportuna.

 

Es importante señalar que el numeral 4 del artículo 38 de la Ley 1952 de 20196 (Código General Disciplinario) establece como deber de todo servidor público "Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos", en concordancia con el numeral 5 del artículo 57 de la misma Ley, el cual establece como una falta relacionada con la Hacienda Pública, asumir, ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual mensualizado de Caja (PAC). En esta misma línea, el literal e) del artículo 89 del Decreto Distrital 714 de 19967 establece como fiscalmente responsables a los "...ordenadores del Gasto que no informen oportunamente los compromisos legalmente adquiridos o gastos legalmente ejecutados".

 

Finalmente, el equipo de la OPF de la SDH-DDT está a su disposición para resolver cualquier duda o brindar aclaraciones adicionales sobre esta Circular.

 

Gloria Inés Niño Amaya               gnino@shd.gov.co

 

Neivy León Cárdenas                  nleon@shd.gov.co

 

Diego Nicolas Silva Romero       dsilvar@shd.gov.co

 

Orlando Arturo Mora Medina      omora@shd.gov.co

 

Mónica A. Beltrán Rodríguez      mabeltran@shd.gov.co

 

Es importante tener presente que la no ejecución de los recursos programados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) genera impactos financieros para el Distrito, en tanto este debe asumir los costos asociados a la deuda adquirida para garantizar la disponibilidad oportuna de dichos recursos.

 

Por lo anterior, se reitera la importancia del compromiso de cada entidad en la programación real y la ejecución oportuna del PAC, contribuyendo así a una gestión financiera responsable, eficiente y sostenible, que fortalezca la estabilidad fiscal del Distrito y el bienestar de la ciudadanía.

 

Cordialmente,

 

SANDRA NARVAEZ CASTILLO

 

Tesorera Distrital

 

Despacho del Tesorero Distrital

Proyecto: Mónica Alejandra Beltrán Rodríguez - Jefe Oficina de Planeación Financiera.

 

NOTA: Ver norma original en anexos.