CIRCULAR 054 DE 2025

(Diciembre 05)

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: LINEAMIENTOS - CIERRE DE VIGENCIA 2025

Radicado: 3-2025-12321

Con el objetivo de preparar las actividades de carácter financiero, administrativo y contractual requeridas para el cierre de la vigencia 2025, la Dirección de Gestión Corporativa establece los siguientes lineamientos a tener en cuenta por las dependencias, en procura de efectuar un cierre efectivo y oportuno de los registros y operaciones de la entidad:

Gestión Administrativa

- Las dependencias que gestionan la compra de bienes que implique la gestión de ingreso de bienes al almacén y afectación de los inventarios de la entidad, deben enviar las solicitudes a más tardar el 12 de diciembre de 2025, con el fin de efectuar los registros correspondientes y adelantar los respectivos pagos en el mes de diciembre de 2025 y realizar el cierre definitivo el 24 de diciembre de 2025.

- Los supervisores de contratos de prestación de servicios deben garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados con la debida antelación a la fecha de terminación del contrato, así como el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).

- Los servidores y contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios, deben realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa, por lo menos cuatro (4) días antes de la finalización del contrato para que puedan gestionar firmas; dicha constancia será generada por el sistema siempre y cuando el servidor o contratista no registre bienes a cargo. En caso de registrar bienes a cargo, deberá realizar el traslado de bienes, de conformidad con el procedimiento Gestión de bienes 2311500-PR-135.

- Las dependencias o procesos que actualmente se encuentren gestionando compras de bienes o elementos, es importante señalar que el almacén recibe solicitudes de ingreso hasta el 12 de diciembre de 2025, para pagos en el mismo mes y realizar el cierre definitivo el 24 de diciembre de 2025.

- Caja Menor: Los servidores que requieran fondos de carácter urgente, imprescindible e inaplazable con recursos de caja menor, deberán realizar sus requerimientos a más tardar hasta el día 09 de diciembre de 2025, a fin de realizar el cierre y presentación de la misma en los plazos estipulados por la Secretaría Distrital de Hacienda, que se tiene programada para el 16 de diciembre de 2025.

Gestión Presupuestal

- La Dirección de Gestión Corporativa expedirá Certificados de Registro Presupuestal hasta el día 17 de diciembre de 2025.

- Supervisores e Interventores de contratos deben garantizar el pago de la totalidad de los recursos de cada contrato, evitando así la generación de reservas presupuestales; si por caso fortuito o de fuerza mayor se generan saldos de contratos como reservas presupuestales deberán presentar la respectiva justificación en formato en Word (adjunto a la presente), a más tardar el 22 de diciembre de 2025, en línea con lo estipulado en la Circular No. 031 de 2017 expedida por la Procuraduría General de la Nación.

- La justificación consolidada debe ser firmada por el Ordenador del Gasto, el Responsable de Presupuesto, el (la) supervisor del contrato y el (la) responsable del proyecto de inversión y/o rubro presupuestal. Igualmente se debe programar en una hoja Excel, el PAC de Reservas 2026 (este anexo será remitido por el personal de la DGC antes del cierre de la vigencia, confirmando las reservas presupuestales generadas, las cuales deben reportar a más tardar el 07 de enero de 2026), tal como van a hacer giradas mes a mes en la vigencia 2026 a partir del mes de febrero. (La programación de giro no debe superar el primer semestre de la vigencia).

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar a más tardar el 10 de diciembre de 2025 mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, la anulación de los certificados de disponibilidad presupuestal que cuentan con recursos sin comprometer, verificando que no hayan sido afectados con registros presupuestales.

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la liberación de saldos no ejecutados correspondientes a registros presupuestales, a más tardar el 17 de diciembre de 2025, adjuntando la respectiva acta de liquidación formalizada. Es de aclarar que de acuerdo a la normatividad vigente el único que ordena la anulación de saldos de registros y reservas presupuestales es el Ordenador del Gasto, por solicitud de los responsables de proyectos de inversión y/o rubros presupuestales.

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de saldos de las Reservas Presupuestales 2025, y/o ser pagadas en su totalidad; las anulaciones de saldos deben estar acompañadas de la respectiva acta de liquidación del contrato. Esta información debe ser radicada a más tardar el 17 de diciembre de 2025.

- Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben presentar a más tardar el 22 de diciembre de 2025 el PAC mensualizado de las reservas presupuestales que van a quedar en la vigencia y deben ser aprobadas por el ordenador del gasto; estas reservas presupuestales serán pagadas en la vigencia 2026 a partir del mes de febrero.

- Una vez se integre al aplicativo Bogdata BPC el PAC anualizado para el año 2026, la programación que se realice para los meses de ENERO y FEBRERO NO TENDRÁ MODIFICACIÓN, por tanto, se solicita tener en cuenta los pagos que realmente se realizarán en este período.

Gestión Contractual

Conforme al procedimiento de ejecución de contratos, al terminar la ejecución del contrato se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

- Diligenciar el formato 2311600-FT-312 Informe final de supervisión, el cual será de obligatoria presentación para el último pago del contrato el cual contendrá el resumen de la ejecución contractual y el estado del proceso a la terminación del mismo.

- Garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que fueron asignados, al igual que el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carnet y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios (FT-2311500-200 Sistema SAI).

- Estos documentos deberán ser remitidos a la Dirección de Gestión Corporativa con sus soportes mediante memorando interno. Validar el balance de pagos en el numeral "7. Ejecución del contrato" en la plataforma SECOP II de cada uno de los contratos, asegurando que el valor pendiente de ejecución se encuentre en cero y que el plan de pagos se encuentre en pagado.

- Verificar que se encuentre publicada en la plataforma SECOP II la completitud de la documentación que dé cuenta de la ejecución del contrato que permita desarrollar el cierre del expediente contractual.

- Los contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios deberán realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa con cuatro 4 días de antelación a la finalización del contrato, atendiendo las disposiciones enunciadas en la sección de Gestión Administrativa.

- Una vez se apruebe el último pago en la plataforma SECOP II, cada supervisor de contrato deberá verificar que el balance de pagos cuente con un valor total pagado del contrato al 100% Así mismo el supervisor deberá validar que se encuentren publicados en plataforma todos los documentos que den cuenta de la ejecución del contrato y que el contratista haya realizado la totalidad de los pagos al sistema de seguridad social a lo largo de la ejecución.

Cronograma de radicación (Trámites de Pago)

En línea con las directrices y plazos establecidos por la Secretaría Distrital de Hacienda y teniendo en cuenta el cierre de la vigencia 2025, a continuación, se establece la programación para radicación de trámites de pago, así:

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROVEEDORES

CUENTAS POR PAGAR

Se constituyen cuentas por pagar cuando se generan obligaciones como consecuencia de bienes, obras y servicios que, aunque fueron recibidos a satisfacción dentro de la vigencia y fueron registrados presupuestalmente, quedaron pendientes de pago durante la vigencia; éstos se pagarán en el mes de enero de 2026 una vez se reabra el módulo de tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda. Cabe mencionar que las cuales afectan presupuesto, PAC y contabilidad.

Todas las facturas de la vigencia 2025 deberán tramitarse de acuerdo a las fechas antes relacionadas. En la vigencia 2026 NO se recibirán facturas con fecha del año 2025.

Reiteramos la importancia de revisar cuidadosamente toda la documentación a radicar, así como su diligenciamiento, a fin de minimizar los alcances a los radicados que generan reprocesos y demoras en el trámite de pago.

Teniendo en cuenta la gran cantidad de pagos que se deben tramitar en el mes de diciembre, los cuales podrían duplicar los pagos realizados en otros meses de la vigencia, se solicita radicar las cuentas con la debida anticipación, antes de llegar a los tiempos máximos de radicación, el retraso en la radicación de estas cuentas dificultará su trámite de pago.

Por lo anterior, y apelando al principio de planeación que debe ser rector en todas las actuaciones de los funcionarios y servidores públicos, la Dirección de Gestión Corporativa apela a la coordinación de todos los Directivos y sus equipos de trabajo para dar estricto cumplimiento a la presente circular, con el fin de garantizar una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados en cada dependencia (PAC), permitiendo cumplir oportunamente con los objetivos y metas trazadas por la entidad.

Gestión Contable

En lo relacionado con la información requerida para el cierre contable de la vigencia y la preparación de los estados financieros 2025, tener en cuenta lo establecido en la Circular 008 de 2025, expedida por la Dirección de Gestión Corporativa.

Con el cumplimiento de estos lineamientos lograremos como entidad un cierre de vigencia exitoso.

MARIA FERNANDA QUIJANO VASQUEZ

Directora de Gestión Corporativa

Anexos:  Formato Justificación Reservas Presupuestales

Proyectó: Equipo de Gestión Financiera - DGC

Revisó:   Oscar Javier Martínez Torres - Contratista DGC

Nicolas David Mora Ortiz - Contratista DGC

Paola Gómez Martínez - Contratista DGC

Aprobó:   María Fernanda Quijano Vásquez - Directora de Gestión Corporativa

NOTA: Ver norma original en Anexos.