CONCEPTO 220264379 DE 2026

(Marzo 18)

Bogotá D.C.

Señor(a):

LAUA ALEJANDRA CONTRERAS SALAZAR

JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA - SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL

Dirección Electrónica: lcontrerass@sdis.gov.co

BOGOTÁ, D.C. -

Asunto: Suscripción y numeración de una resolución conjunta

Referenciado: 1-2026-3798

Radicado: 2-2026-4379

Respetada doctora Laura:

Esta dirección recibió la comunicación del asunto, a través de la cual solicitan precisar el procedimiento para la numeración de una Resolución Conjunta entre Secretarios/as, pregunta que surge en el marco de la suscripción del proyecto de acto administrativo “Por medio de la cual se designan los expertos/tas que conformarán la Comisión de Estudio del Cambio Demográfico y Reducción de la Tasa de Fecundidad en Bogotá" por parte de las Secretarías Distritales de Salud, Integración Social y Planeación.

Al respecto, en el marco de lo establecido en el numeral 1) del artículo 11 del Decreto Distrital 323 de 2016, a esta dirección le corresponde asesorar en la coordinación de la gestión jurídica Distrital en materia de actos administrativos.

El Manual de Técnica Normativa adoptado por el artículo 80.1 del Decreto 479 de 2024 - Único del Sector Gestión Jurídica, adicionado por el Decreto Distrital 582 de 2025, en el capítulo 10 denominado “Formato, presentación y publicación del acto administrativo” se hace referencia a que “En el caso de actos administrativos, circulares y directivas suscritas de forma conjunta entre varias entidades (sin la participación del/la Alcalde/sa Mayor), se podrán incorporar los logos de cada institución respetando siempre la marca de ciudad”, sin que se incluya el proceso de numeración.

De acuerdo con el citado Manual, la numeración del acto se encuentra en el numeral 8.1. “Encabezado”, y éste hace referencia a la identificación del acto, seguido del número y de la fecha de expedición. Para el caso de los suscritos por el Alcalde Mayor se indica que el trámite de numeración se debe realizar por la Subdirección de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., por lo que realizando una aplicación analógica la numeración del acto de otra autoridad debe seguir el procedimiento que se señale por cada área de gestión documental o área encargada de la numeración.

Ahora bien y dado que el vacío normativo respecto a la numeración de los actos cuando se suscriben por varias autoridades, se recomienda aplicar lo dispuesto por el Acuerdo 001 de 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado colombiano y se fijan otras disposiciones”, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en el que se establece en el artículo 4.2.9 los siguiente:

“Artículo 4.2.9. Numeración de actos administrativos. Los sujetos obligados deben efectuar la numeración de los actos administrativos de forma consecutiva. A partir del primero (1) de enero de cada año, se iniciará la numeración de los actos administrativos iniciando desde el número uno (1), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

Parágrafo. La oficina responsable de numerar los actos administrativos debe hacer la des- cripción en la hoja de control, llevar los controles para generar los reportes necesarios, aten- der las consultas y garantizar que no se reserven, tachen o enmienden números y se cum- plan todas las disposiciones establecidas para el efecto”.

De acuerdo con lo anterior, como un principio rector se encuentra que la numeración debe ser consecutiva, sin alteraciones y después de la suscripción de todos los/as intervinientes, este requisito implica que el acto administrativo conjunto se perfecciona y adquiere su forma definitiva cuando todas las voluntades han concurrido mediante la firma.

En criterio de esta dirección, el acto único que se materializó con la firma de todos los intervinientes se debe someter al proceso de numeración por la entidad encargada de su formalización y no de forma separada por cada participación en razón a lo siguiente:

- El acto administrativo conjunto a pesar de ser producido por varias voluntades se constituye en una sola declaración de la voluntad que produce los efectos jurídicos.

- El principio de numeración consecutiva, única y centralizada busca garantizar el control y la transparencia, lo cual al existir diferentes numeraciones se vulnerarían los principios.

- Al tener un único número se facilita la identificación del acto y su comunicación y notificación.

- Permite que a través de un solo acto se garantice su eficacia, esto es para ser oponible y ejecutable.

En conclusión, el procedimiento recomendado es que luego de ser firmado por todas las entidades, se le asigne un número único consecutivo en una de la entidad, por lo que para su correcta expedición se sugiere que las entidades intervinientes definan previamente cuál de ellas será la responsable de la numeración final del acto, así como de su custodia original y de adelantar las acciones correspondientes para su comunicación, publicación o notificación.

Atentamente,

ANDRES FELIPE PUENTES DIAZ

DIRECTOR DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS

Copia:

SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIÓN SDP - DEISI LORENA PARDO GARCIA - dpardod@sdp.gov.co SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD- SDS - MELISSA TRIANA - ma1gonzalez@saludcapital.gov.co

Anexos Electrónicos: 0

Proyectó: ZULMA ROJAS SUAREZ-DIRECCION DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS 

Revisó: ZULMA ROJAS SUAREZ-DIRECCION DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS

Aprobó: ANDRES FELIPE PUENTES DIAZ-DIRECCION DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS

Nota: Ver norma original en Anexos.