RESOLUCIÓN 402 DE 2025

 

(Noviembre 06)

 

Por la cual se actualiza el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio civil distrital

 

LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 11 artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015, el Decreto Distrital 479 de 2024, el Decreto Distrital 516 de 2025 y,

 

CONSIDERANDO

 

Que el Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, dictó las normas sobre los Comités de Conciliación y estableció en su artículo 2.2.4.3.1.2.5. como función del Comité de Conciliación, entre otras, la de dictar su propio reglamento.

 

Que la Ley 2220 de 2022, "por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones", en su capítulo III del título V, reguló el campo de aplicación, los principios, conformación y funcionamiento de los comités de conciliación, señalando que es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de las entidades estatales.

 

Que el artículo 115 de la ley en mención, señala que “Las normas sobre Comités de Conciliación contenidas en la presente ley son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.”

 

Que de conformidad con lo estipulado en el artículo 116 ibidem, los Comités de Conciliación deberán aplicar los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en “en ese sentido están obligados a tramitar las solicitudes de conciliación o de otro mecanismo alternativo de solución de conflictos con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad”.

 

Que el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022, define el Comité de Conciliación como: “(…) una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité. (…) ”

 

Que en su artículo 120, la referida Ley estableció las funciones de los Comités de Conciliación, determinando que les corresponde, entre otras: “11. Dictar su propio reglamento”.

 

Que la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" en sus artículos 11 y 12 reguló los conflictos de intereses y trámite de los impedimentos y recusaciones.

 

Que de otra parte, el Decreto Distrital 479 de 2024, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Distrital del Sector Gestión Jurídica”, compiló en una sola disposición todos los aspectos normativos que regulan o reglamentan la ejecución jurídica del distrito, entre estos, los componentes de la defensa judicial y extrajudicial de las entidades del orden distrital, incluidas las entidades descentralizadas, otorgando las directrices, entre otras, para los aspectos tendientes a la recuperación del patrimonio público distrital y los lineamientos de los Comités de Conciliación Distritales.

 

Que con la expedición del Decreto Distrital 479 de 2024, fueron derogadas todas las disposiciones distritales que regulaban los lineamientos en materia de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos, prevención del daño antijurídico, gestión judicial y extrajudicial, la efectiva recuperación de los recursos y el adecuado funcionamiento de los Comités de Conciliación del orden distrital, unificando e impartiendo directrices al respecto.

 

Que de acuerdo con el artículo 210 del mencionado Decreto Distrital, se debe realizar una armonización normativa, y en esa medida, se deben adoptar los lineamientos, asignaciones y procedimientos previstos en el citado decreto distrital por parte de los Comités de Conciliación, revisando y ajustando sus reglamentos internos para asegurar que se cumpla a cabalidad con los propósitos de este Decreto.

 

Que el artículo 222 del mismo Decreto Distrital, prevé que corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a su secretario técnico y a los apoderados de las entidades que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

Que a través de la Resolución 032 del 19 de marzo de 2002 fue creado el Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

 

Que, como consecuencia de lo anterior, se hace necesario actualizar el reglamento interno del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital contenido en la Resolución 241 del 31 de julio de 2023, con el fin de alinearse a lo dispuesto en los Decretos Distritales 479 de 2024 y el 516 de 2025. 

Que el texto del presente reglamento se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación No.19 del 31 de octubre de 2025.

 

En mérito de lo expuesto, 

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO 1

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. ACTUALIZAR LA ADOPCIÓN. Actualizar y Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, así:

 

ARTÍCULO 2. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros permanentes del Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, y los (las) servidores (as) públicos (as) que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público; principios de la función administrativa, contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.

 

ARTÍCULO 3. FUNCIONES Y COMPETENCIAS GENERALES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, tendrá a su cargo las siguientes funciones en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y las demás que la complementen, modifiquen o reglamenten, así como las establecidas para el Distrito Capital: 

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico. 

 

La política de prevención del daño antijurídico debe ser proferida por el Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, atendiendo los lineamientos que defina la Secretaría Jurídica Distrital, y deberá remitirse a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la misma Secretaría, para su conocimiento, en los términos dispuestos en la Directiva 025 de 2018 o aquella que la modifique o reemplace.

 

2. Diseñar las políticas generales que orienten la defensa de los intereses del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

 

3. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N° 17 de la Agencia Nacional de Defensa jurídica del Estado.

 

4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; con el fin de formular, aprobar, ejecutar, evaluar y hacer seguimiento a la política de prevención del daño antijurídico.

 

5. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

6. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación judicial y extrajudicial que se adelanten con ocasión de los actos, contratos, hechos, omisiones u operaciones que la entidad, señalando la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.

 

Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad jurisprudencia de supuestos con la unificación y la reiterada.

 

Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, el Comité de Conciliación deberá remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos.

 

Para estos efectos, el apoderado que tenga a su cargo la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el pronunciamiento de el o los respectivos Comités de Conciliación de las otras entidades, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la acción de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento según sea el caso.

 

7. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

8. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

9. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 del CPACA, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial. 

 

10. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, de acuerdo con el informe que deberá ser presentado por el apoderado del litigio de la entidad. 

 

11. Analizar y decidir sobre los casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad. 

 

12. Estudiar la viabilidad de aprobar los argumentos que sustenten la oposición o no de los principios de oportunidad, los preacuerdos, las negociaciones e incidentes de reparación integral, que serán presentados ante el juez penal correspondiente. 

 

13. Definir los criterios para que la Subdirección Jurídica analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público. 

 

14. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre de cada año, de conformidad con el numeral 7 del artículo 164 del Decreto Distrital 479 de 2024 o aquellas que las sustituyan o adicionen. 

 

15. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del/la Subdirector/a Jurídico/a o a solicitud de alguno de los miembros del Comité, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un (1) mes para tomar la decisión. 

 

16. Solicitar a la Subdirección Jurídica, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad. 

 

17. Solicitar y requerir al/la Subdirector/a Jurídico/a o informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes. 

 

18. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. 

 

19. Designar a la (al) funcionario (a) que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho. 

 

20. Autorizar que los conflictos y controversias suscitados entre el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD y otras entidades y organismos de orden distrital, sean sometidos al trámite de la mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital y/o ante la Procuraduría General de la Nación.

 

21. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios. 

 

22. Dictar su propio reglamento.

 

PARÁGRAFO. Adicional a las funciones dispuestas en este artículo, el Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil tendrá las competencias especiales establecidas por los Decretos Distritales que adoptan el modelo de gestión jurídica pública -MGJP-, los lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación y el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio. 

 

ARTÍCULO 4. INTEGRANTES E INVITADOS/AS PERMANENTES U OCASIONALES, DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto, y serán miembros permanentes:

 

1. El/La Director (a) del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital o su delegado, quien lo presidirá.

 

2. El/la Subdirector (a) Jurídica.

 

3. El/La Subdirector (a) Técnico de Desarrollo Organizacional y Empleo Público.

 

4. El/La Subdirector (a) de Gestión Corporativa.

 

5. El/La Subdirector (a) de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño.

 

6. El/La Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación.

 

Así mismo participarán como invitados permanentes en las sesiones del comité, con derecho a voz pero sin voto, las siguientes personas:

 

1. El/La jefe de la Oficina de Control Interno.

 

2. El/La apoderado/a interno y/o externo que representa los intereses del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital en cada proceso, en el evento de que los temas a tratar sean de su competencia y gestión

 

PARÁGRAFO PRIMERO: Podrá invitarse a las sesiones, al Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, para que éste y/o su delegado, preste la colaboración y asesoría pertinente, relacionadas con la prevención del daño antijurídico y/o acciones o políticas de defensa judicial, quienes asistirán con voz, pero sin voto.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: En el evento en que el/la presidenta del Comité (Director (a) deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio sea imposible su asistencia, la presidencia del Comité será ocupada por el (la) Subdirector (a) Jurídico del Servicio Civil Distrital, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos de los respectivos quórum.

 

Igualmente, el Comité a través de su secretaría técnica podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero no a voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores de la entidad serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

ARTÍCULO 5. PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno apoyará la gestión de los/as miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, con voz, pero sin voto, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el artículo 26 del Decreto Nacional 1716 de 2009, compilado en el Decreto Nacional 1069 de 2015 y modificado por el artículo 3 del Decreto Nacional 1167 de 2016, relativos a la acción de repetición. El/la citado/a funcionario/a podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité. 

 

ARTÍCULO 6. PARTICIPACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL - SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El (la) Subdirector/a de la Subdirección Jurídica del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital en su calidad además de secretario técnico del comité, de manera oportuna integrará en el orden del día de las sesiones los temas que deban ser sometidos a consideración del Comité. 

 

Los (las) abogados (as) de la Subdirección Jurídica del Servicio Civil Distrital junto con el apoderado asignado para el estudio de los casos que se deben analizar en el Comité de Conciliación realizarán la presentación de los mismos ante los integrantes del Comité, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión. 

 

Así mismo, deberán informar al Comité de Conciliación acerca del precedente judicial vigente aplicable a los casos sometidos a consideración, como criterio que permita orientar la decisión en cuanto a la procedencia de los mismos. 

 

En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en la jurisprudencia reiterada de las altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva, los integrantes del Comité de Conciliación deberán analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada, atendiendo lo establecido en el Decreto Nacional 1069 de 2015 compilatorio del Decreto Nacional 1716 de 2009 y en la Directiva Presidencial 05 de 2009. 

 

ARTÍCULO 7. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a los/as integrantes del Comité les serán aplicables las prohibiciones, causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente los artículos 39 al 45 de la Ley 1952 de 2019 y el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, y las disposiciones que los reemplacen o sustituyan. 

 

ARTÍCULO 8. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno/a de los/as integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso/a en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informar al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los/as demás integrantes del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

 

De igual manera, los/as integrantes del Comité podrán ser recusados/as, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. 

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, el (la) Presidente (a) del Comité podrá designar, de los servidores públicos de la entidad, miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s) (as) o recusado(s), los/as cuales deberán ser del nivel asesor. 

 

PARÁGRAFO PRIMERO. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará en la misma sesión de lo cual se dejará constancia en el acta.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. En todo caso el trámite de los impedimentos y recusaciones dentro del Comité de Conciliación, deberá adelantarse garantizando el cumplimiento de los términos legales previstos para el trámite de los asuntos de su competencia. 

 

CAPÍTULO 2

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 9. SESIONES. El Comité de Conciliación se reunirá de forma ordinaria dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. 

 

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente (a) o el (la) Subdirector (a) Jurídico del Servicio Civil Distrital, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule el Secretario (a) Técnico (a), en los términos señalados en este reglamento. 

 

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos. 

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuar a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

Las sesiones del comité pueden ser en forma presencial o virtual, en el caso de sesión virtual los miembros del comité de conciliación usarán los mecanismos tecnológicos necesarios para que por cualquier medio puedan intervenir, deliberar y decidir, adicionalmente deben remitir por correo electrónico al (a) Secretario/a Técnico/a del mismo, sus recomendaciones observaciones y sentido de voto, para ser adjuntadas al acta del comité. 

 

ARTÍCULO 10. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité procederá a convocar con al menos dos (2) días de anticipación o en cualquier momento siempre y cuando las circunstancias lo ameriten, a los integrantes del Comité de Conciliación, indicando día, hora, medio y/o lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité. 

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaborada por el apoderado del caso, la cual será puesta a consideración en el orden del día del Comité. 

  

ARTÍCULO 11. QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité deliberará con mínimo cuatro (4) de sus miembros permanentes; cada uno de los integrantes del comité manifestará el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple de los asistentes a la sesión y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. 

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el/la presidente/a del Comité o quien haga sus veces 

 

ARTÍCULO 12. INASISTENCIA A LAS SESIONES. Cuando alguno/a de los/as miembros del Comité no pueda participar a una sesión deberá comunicarlo en oportunidad por cualquier medio, el/la Secretaría/o Técnica/o, con la indicación de las razones de su inasistencia. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a dejará constancia de la participación y/o de la inasistencia de los/as miembros e invitados/as. 

 

ARTÍCULO 13. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día y hora señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité informará al/la Presidente/a sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y pondrá a consideración el orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/la Presidente/a. 

 

El/la apoderado/a realizará la presentación de los casos ante los/las integrantes del Comité de Conciliación, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar. 

 

Una vez se haya surtido la presentación, los/las miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para el/la apoderado/a de la entidad.

 

Efectuada la deliberación el/la Secretario/a Técnico/a procederá a preguntar a cada una de los/las integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a informará al/la Presidente/a que todos los temas han sido agotados, procediendo el/la Presidente/a a levantar la sesión.

 

ARTÍCULO 14. SESIONES NO PRESENCIALES. El Comité de Conciliación del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones no presenciales. Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento: 

1. El/la Presidente/a o su delegado/a, podrá solicitar al/la Secretario/a Técnico/a que se adelante la sesión no presencial. 

2. El/la Secretario/a Técnico/a convocará a la sesión no presencial mediante cualquier medio que garantice la recepción de la información a todos los miembros del Comité, así como a los abogados e invitados especiales que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones. 

 

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitir su voto por correo electrónico u otro medio tecnológico que se encuentre a su disposición al/la Secretario/a Técnico/a. 

 

4. Una vez adoptada la decisión, en los términos descritos en el presente Reglamento, el/la Secretario/a Técnico/a la informará a todos los miembros del Comité. 

 

5. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta, en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas. 

 

6. A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y las normas que la modifiquen o sustituyan. 

 

ARTÍCULO 15. TRÁMITE DE PROPOSICIONES. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por el/la apoderado/a se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación. 

 

Los/as miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas. 

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité. 

 

ARTÍCULO 16. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en el acta a solicitud del disidente. 

 

CAPÍTULO 3

 

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

 

ARTÍCULO 17. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE CONCILIACIÓN. Para facilitar la presentación de los casos respectivos ante el comité de conciliación, el/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación judicial o prejudicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo dispuestos por la Secretaría Jurídica Distrital - SIPROJWEB - BOGOTÁ. 

 

El/la apoderado/a de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 2220 de 2022, Ley 446 de 1998, y 1564 de 2012 modificada por la Ley 2541 de 2025, sus decretos reglamentarios y modificatorios, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso. 

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital. 

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha. 

 

ARTÍCULO 18. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE REPETICIÓN. El/la abogado/a que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la correspondiente ficha técnica y presentarla al Comité de Conciliación. 

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital. 

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha. 

 

ARTÍCULO 19. INFORMES SOBRE EL ESTUDIO DE PROCEDENCIA DE LLAMAMIENTOS EN GARANTÍA DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, modificado por el artículo 44 de la Ley 2195 de 2022, en armonía con el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 de 2009 y el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Nacional 1069 de 2015 el/la apoderado/a del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, deberá estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, presentando informe con la respectiva propuesta al Comité de Conciliación de manera previa a la contestación de la demanda, para que éste pueda determinarse frente a dicho llamamiento. 

 

CAPÍTULO 4

 

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

 

ARTÍCULO 20. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el/la Subdirector/a Jurídico/a del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones de conformidad con lo establecido en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y las demás que la complementen, modifiquen o reglamenten, así como las establecidas para el Distrito Capital: 

 

1. Elaborar y publicar las actas de cada sesión del comité, las cuales deberán estar debidamente suscritas por el/la Presidente y el/la Secretario del Comité, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión. 

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. 

 

3. Presentar por lo menos una vez por semestre, en sesiones ordinarias del Comité de Conciliación, un informe sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que hayan sido empleados por la entidad. 

 

4. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado a los miembros del comité de conciliación cada seis (6) meses. 

 

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 

 

6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición. 

 

7. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente el/la apoderado/a del Departamento realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas de conciliación en el sistema SIPROJ WEB. 

 

8. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité se encuentren en estado terminado y sean remitidas mediante el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB, además de cumplir con los lineamientos y directrices señaladas en el presente Reglamento. 

 

9. Enviar copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones, de igual forma se le informará al/la apoderado de la entidad. 

 

10. Enviar a la Secretaría Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, como son los actos administrativos de creación, actualización de estructura, reglamento interno del comité de conciliación, políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico, la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de alto impacto. 

 

11. Realizar el cronograma con las fechas de las sesiones del comité de conciliación que se realizarán durante todo el año. Después de aprobado dicho cronograma, durante la primera sesión del comité, incorporar y agendar las respectivas sesiones. 

 

12. Elaborar y aportar al apoderado que presentó la ficha, el certificado con la decisión adoptada por parte del Comité de Conciliación, para que asista a la audiencia de pacto o de conciliación correspondiente, dentro de los 3 días siguientes a la sesión del comité de conciliación. 

 

13. Las demás que le sean asignadas por el Comité

 

PARÁGRAFO. La designación o el cambio del Secretario (a) Técnico (a) deberá ser informado a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en cumplimiento de lo contemplado en el Decreto Distrital 479 de 2024.

 

ARTÍCULO 21. ELABORACIÓN DE ACTAS. Las actas serán elaboradas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de las deliberaciones de los/as asistentes y las decisiones adoptadas por los/as miembros permanentes. Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para estudio en la sesión formarán parte integral de las respectivas actas. 

 

ARTÍCULO 22. TRÁMITE DE APROBACIÓN DE ACTAS. Las actas de las sesiones serán suscritas por el/la Presidente y el/la Secretario/a del Comité, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la correspondiente sesión, quienes podrán también suscribirlas a través de medios electrónicos de conformidad con los procedimientos establecidos por la entidad. 

 

ARTÍCULO 23. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DE SU SECRETARÍA TÉCNICA. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría/o Técnica/o reposarán en el archivo de la Subdirección Jurídica del Servicio Civil Distrital. 

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Subdirección Jurídica del Servicio Civil Distrital por quien tenga interés en los mismos. 

 

Para la consulta de tales documentos, los/as interesados/as deberán solicitar autorización al/la Secretario/a Técnico, quien dará las instrucciones respectivas al funcionario/a responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente, las solicitudes de copias de actas y expedición de certificaciones sobre las mismas serán gestionadas por el/la Secretario/a Técnico/a del Comité. 

  

CAPÍTULO 5

 

ACCIONES DE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN

 

ARTÍCULO 24. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN Y DEL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. El Comité de Conciliación conocerá y decidirá sobre la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición, para el efecto revisará que se reúnan los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001 modificada por la Ley 2195 de 2022 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen. Así como los lineamientos establecidos en artículo 216 del Decreto Distrital 479 de 2024, o en aquellas que la modifiquen o sustituyan.

 

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total o al pago de la última cuota efectuado por el DASCD, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión. 

 

En el evento en que el Comité de Conciliación decida no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001 modificada por la Ley 2195 de 2022, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente. 

 

PARÁGRAFO PRIMERO. El Comité de Conciliación en ningún evento podrá decidir sobre la procedencia de la acción, sin contar con la suficiencia de la información que le permita efectuar un estudio minucioso y objetivo de los requisitos señalados en la Ley para la procedencia de la acción, por lo tanto podrán suspenderse las sesiones del comité para este efecto, siempre y cuando se analice y contabilice el término legal con el que se cuenta para este efecto, dejando siempre las constancias de este hecho en el acta correspondiente, garantizando en todo caso la no operancia del fenómeno de caducidad. 

 

La operancia del fenómeno de la caducidad por razones atribuibles a la falta de gestión, falta de análisis y de ejercicio de la acción dentro de los términos de Ley, acarreará sanciones legales. 

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. El/la apoderado/a del Departamento deberá presentar un informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior Así mismo, deberán diligenciar en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición. 

  

CAPÍTULO 6

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 25. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ - INFORMES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Corresponde al/la Secretario/a Técnico/a del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el mismo, para lo cual le presentará informes semestrales de su cumplimiento. 

 

Asimismo, dentro de los informes semestrales presentados por la Secretaría Técnica, incluirá los reportes de seguimiento al cumplimiento de sus funciones y del Plan de Acción del Comité de Conciliación. De todas maneras, los integrantes del Comité podrán solicitar informes de gestión mediante requerimiento que se realizará con diez (10) días de anticipación a la respectiva sesión.

 

El/as abogado/a que tenga a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas.

 

El/as abogado/a allegará adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación. 

 

El/la Secretario/a Técnico/a deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior. 

 

ARTÍCULO 26. ASISTENCIA DE APODERADOS/AS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia del/la apoderado/a de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los/as miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación. 

 

 

 

 

CAPÍTULO 7

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

ARTÍCULO 27. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá analizar y proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la materialización de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado en los procesos que haya decidido conciliar. 

 

Para tal propósito el/a Subdirector/a Jurídico/a del Servicio Civil Distrital presentará un informe anual al Comité de Conciliación en la última sesión del mes de diciembre, sobre las demandas que cursen contra la entidad y las sentencias proferidas. 

 

ARTÍCULO 28. Indicador de Gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto Nacional 1069 del 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad. 

 

CAPÍTULO 8

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE AL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

ARTÍCULO 29. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial del Departamento. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, así como el especial cumplimiento de las directrices establecidas en la Directiva 002 de 2017 proferida por la Secretaría Jurídica Distrital, corresponde a los apoderados que llevan la representación judicial y defienden los intereses de la entidad, los siguientes

 

1. Estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo, presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación del Departamento en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. 

 

2. Elaborar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ WEB, las fichas técnicas para el Comité de Conciliación, dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del medio de control o la convocatoria de conciliación extrajudicial, siempre y cuando se tenga toda la información necesaria para el estudio del caso por parte del abogado asignado. En todo caso, deberán diligenciar la ficha técnica respectiva con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, de conformidad con lo establecido en la Directiva No. 002 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso, relacionada con el tema en litigio que se lleva a cada Comité de Conciliación.

 

4. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación o por el representante legal del Departamento, serán de obligatorio cumplimiento. 

 

CAPÍTULO 9

 

IX DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 30. Vigencia y Derogatorias. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de expedición y deroga en su integridad la Resolución 241 del 31 de Julio de 2023 y las demás disposiciones que lo contraríen. 

 

El presente Reglamento se aprobó de manera unánime por los integrantes del Comité de Conciliación en sesión celebrada el día 31 de octubre de 2025, como consta en el acta de la sesión.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de noviembre del año 2025.

 

LAURA VICTORIA VILLA ESCOBAR

 

Directora

 

Nota: Ver norma original en Anexos.