CIRCULAR CONJUNTA 013 DE 2024

 

(Mayo 15)

 

PARA: SUBSECRETARIOS, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, GERENTES Y REFERENTES OPERATIVOS RESPONSABLES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACION DISTRITAL - SED.

 

DE: SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Y OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN.

 

FECHA: 15 de mayo de 2024

 

ASUNTO: ARMONIZACIÓN PRESUPUESTAL 2024 DE LA SED.

 

De conformidad con lo establecido en la Ley 152 de 1994[1], los Acuerdos Distritales 63 de 2002[2], 190 de 2005[3] y 878 de 2023[4], el Decreto Distrital 714 de 1996[5] y el Decreto Distrital 192 de 2021[6], es necesario adelantar el proceso de armonización presupuestal en la presente vigencia con el propósito de iniciar la ejecución del Plan Distrital de Desarrollo "Bogotá Camina Segura".

 

La armonización presupuestal es el proceso mediante el cual se ajusta el Presupuesto Anual en ejecución, al nuevo Plan de Desarrollo aprobado para el periodo, que implica adecuar la estructura presupuestal.

 

El proceso de armonización inicia una vez se haya expedido el Plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura", por lo tanto, las imputaciones presupuestales de inversión directa solamente se podrán afectar con cargo a la estructura presupuestal del nuevo Plan de Desarrollo, por lo cual, para llevar a cabo este proceso de manera coordinada y en el menor tiempo posible, se deben tener en cuenta los lineamientos que se presentan a continuación:

 

1. Formulación de proyectos de inversión.

 

El proceso de armonización del presupuesto inicia con la formulación de los nuevos proyectos de inversión, para lo cual las entidades deberán aplicar la Metodología General Ajustada MGA y seguir las directrices emitidas por la Secretaría Distrital de Planeación - SDP para la inscripción y registro de proyectos de inversión en los bancos de proyectos Nacional y Distrital.

 

En todos los casos, los proyectos de inversión se deben clasificar conforme a la estructura del nuevo Plan de Desarrollo PDD, y según lo establece el artículo 51 del Decreto Distrital 714 de 1996[7], sólo se podrán ejecutar los proyectos de inversión que hagan parte del presupuesto y que se encuentren debidamente registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos - BDPP.

 

La SED debe formular sus proyectos de inversión en la MGA WEB y transferirlos a la Plataforma Integrada Inversión Pública - PIIP (o el Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas - SUIFP si la misma no ha entrado en funcionamiento cuando el proceso de armonización haya iniciado), como paso previo para ser inscritos y registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos, mediante el diligenciamiento de la Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Distrital EBI-D en el sistema SEGPLAN 1.0, de acuerdo con la fecha definida en el cronograma establecido en la presente Circular.

 

En el proceso de armonización las obras, contratos, adquisiciones, etc., que estén pendientes de finalización o entrega, deben tener prioridad en la asignación de recursos para culminarlos antes de la iniciación de otros.

 

 

A continuación, se indican los aspectos a tener en cuenta relacionados con las situaciones que se pueden presentar respecto de los proyectos de inversión:

 

1.1. Proyectos de Inversión del actual plan de desarrollo.

 

Corresponde a los proyectos de inversión inscritos y registrados en el Banco Distrital de Programas y Proyectos, los cuales finalizaran con el cierre del Plan de Desarrollo "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI"; en este caso, el saldo de apropiación se distribuye entre los proyectos del nuevo plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura".

 

Los productos y actividades de los proyectos de inversión que terminan con el Plan de desarrollo "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI” y que comprometieron recursos, pero que sus productos serán recibidos en el marco del nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura, continuarán su ejecución presupuestal a nivel de giros hasta finalizar la vigencia, bajo la estructura presupuestal del plan de desarrollo "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI".

 

Por su parte, los productos comprometidos en el Plan de desarrollo "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI" y no recibidos antes del 30 de mayo pasarán al nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura solamente para el componente de gestión en SEGPLAN y en la MGA WEB deberán incluirse como indicadores de gestión y los proyectos deberán ser transferidos a la Plataforma Integrada Inversión Pública - PIIP.

 

 

1.2. Proyectos nuevos que inician su ejecución con el Plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura".

 

Se deberán formular proyectos que se identifiquen y respondan a los énfasis del Plan de Gobierno y a los propósitos del nuevo Plan de Desarrollo. Estos proyectos permitirán mejorar la calidad de vida de las personas garantizándoles una mayor seguridad, inclusión, libertad, igualdad de oportunidades y un acceso más justo a bienes y servicios públicos, fortaleciendo el tejido social en un marco de construcción de confianza y aprovechando el potencial de la sociedad y su territorio a partir de un modelo de desarrollo comprometido con la acción climática y la integración regional.

 

Las áreas podrán formular los proyectos nuevos en SEGPLAN y en MGA. Adicionalmente, en MGA se requiere en su formulación incluir las magnitudes de las metas de los proyectos del Plan anterior que comprometieron recursos y su producto no se recibió antes del 30 de mayo como magnitud adicional de los indicadores de gestión, en concordancia con lo indicado en el numeral 1.1 de esta Circular.

 

La longitud del nombre del nuevo proyecto no puede superar los 200 caracteres, por requerimiento técnico del Sistema de Información Presupuestal.

 

Trazadores Presupuestales:

 

Las Secretarías de Hacienda y de Planeación Distrital, conjuntamente con las entidades líderes desarrollaron las guías de uso de los trazadores presupuestales de igualdad y equidad de género (TPIEG), grupos étnicos (TPGE), población con discapacidad (TPPD), juventud (TPJ), construcción de paz (TPCP) y cultura ciudadana, con el fin de establecer al interior de la entidad y de los proyectos de inversión el monto de recursos financieros que se destinan directa o indirectamente a acciones desarrolladas para el cierre de brechas de dichas poblaciones. Las guías no permiten identificar, por cada trazador, las subcategorías con impacto directo o indirecto que le apunten a los productos o actividades que desarrolle el proyecto de inversión.

 

Por lo anterior, se les anexaran las guías de cada trazador como instrumento de consulta para la marcación de las subcategorías. Cualquier duda o consulta será atendida por los asesores de la Oficina Asesora de Planeación.

 

Nota 1: Para cada meta o actividad de proyecto solo se podrá marcar una subcategoría por trazador presupuestal.

 

Nota 2: Se debe realizar la programación de recursos de los trazadores presupuestales para el período (2024-2027).

 

1.3. Proyectos de Inversión con cargo a los cuales se pagan nómina, servicios públicos o arrendamientos.

 

Se debe efectuar la proyección del costo de nómina de inversión y sus gastos asociados, y expedir los CDP y CRP a más tardar el 29 de mayo de 2024, para amparar este gasto durante el periodo de armonización, que por el principio de programación integral se están atendiendo con presupuesto de inversión, es decir que cubran todas las obligaciones hasta el 30 de junio de 2024, igual procedimiento debe efectuarse para los pagos de servicios públicos, lo cual se recomienda para que cubran las obligaciones hasta el 15 de julio del presente.

 

1.4. Proyectos de Inversión que cuentan con vigencias futuras aprobadas

 

Los proyectos de inversión que cuentan con vigencias futuras aprobadas en el marco del Plan de Desarrollo "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI” y/o anteriores, deben continuar su ejecución bajo la nueva estructura presupuestal del Plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura, con el mismo código y nombre de proyecto (SEGPLAN y BPIN) y con el mismo concepto de gasto y fuente de financiación del objeto de la vigencia futura.

 

Los siguientes son los proyectos que deben continuar en el nuevo Plan de Desarrollo dado que cuentan con vigencias futuras aprobadas:

 

 

Se deben actualizar los proyectos con vigencias futuras aprobadas en la Plataforma Integrada de Inversión Pública PIIP, como paso previo para actualizar la Ficha de Estadística Básica de Inversión Distrital EBI-D en el Banco Distrital de Programas y Proyectos, así como también actualizar, si procede, la ficha técnica de la vigencia futura en el Sistema de Información Presupuestal BOGDATA.

 

2. Modificaciones Presupuestales

 

En el proceso de armonización presupuestal se podrán introducir al presupuesto de la vigencia los ajustes necesarios para cumplir los objetivos estratégicos, programas y metas del nuevo Plan Distrital de Desarrollo de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 52 del Acuerdo Distrital 878 de 2023, manteniendo el monto de inversión directa aprobado para la vigencia 2024.

 

Los ajustes presupuestales se realizarán mediante resolución expedida por la representante legal de la SED y requiere concepto previo favorable de las Secretarías Distritales de Planeación y de Hacienda.

 

Los saldos de apropiación no comprometidos a 30 de mayo de 2024 se armonizarán mediante traslado presupuestal reasignando los recursos a los proyectos que se ejecutarán bajo la estructura presupuestal definida para el nuevo Plan Distrital de Desarrollo "Bogotá Camina Segura". Para tal efecto, la SED debe liberar los saldos de los CDP no comprometidos y ajustar la ejecución a nivel PEP, garantizando que queden únicamente saldos positivos para efectuar traslados de armonización.

 

3. Procesos de contratación en curso PCC y reducción del gasto

 

Cuando se tenga un CDP que esté amparando un proceso licitatorio o cualquiera de contratación en curso, es decir, aquel cuya apertura se haya formalizado mediante acto administrativo, invitación pública o mecanismo idóneo, según la modalidad de selección establecida en la normatividad de contratación vigente y respecto del cual, a 31 de mayo de 2024, no se haya expedido el CRP; se debe tener en cuenta que no será posible adjudicar hasta que no se haya adelantado el proceso de armonización presupuestal.

 

Para aquellos PCC se debe tener en cuenta que una vez se haya surtido en su totalidad el proceso de armonización presupuestal, se deberá expedir el nuevo certificado de disponibilidad presupuestal con cargo al proyecto de inversión homólogo en el nuevo Plan de Desarrollo. Este CDP deberá contener una anotación en la cual se indique el número del documento reemplazado, así como la fecha en que fue expedido y el monto que amparaba. En todo caso, en los cronogramas diseñados para estos procesos contractuales, se debe tener en cuenta que no es posible adjudicar el contrato hasta tanto se haya efectuado el traslado presupuestal de armonización y se vea reflejado en el sistema de información presupuestal.

 

Igualmente, una vez efectuado el proceso de armonización la SED debe expedir nuevamente los CDP que respaldan el 10% de reducción del gasto en contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de recursos de inversión, en cumplimiento del artículo 6 del Decreto Distrital 062 de 2024[8] Los nuevos CDP deberán contener el mismo objeto del anterior con una anotación adicional que indique número, fecha y monto del documento reemplazado.

 

En caso de tener obras inconclusas, se debe diligenciar el formato "Relación de obras inconclusas" (Anexo 1), indicando la causal de la suspensión de la obra, fecha de la suspensión, monto requerido para su culminación y fuente de financiación. Dicho formato se debe radicar con la solicitud de concepto previo a la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

4. Estructura código presupuestal

 

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 42° del Acuerdo Distrital 878 de 2023[9], a partir del nuevo Plan de Desarrollo "Bogotá Camina Segura", los rubros presupuestales de los gastos de inversión directa registrarán el número del proyecto asignado por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional - BPIN, con la codificación para hacer seguimiento a la ejecución por producto MGA y PMR en las entidades distritales, bajo la siguiente estructura:

 

 

Ejemplo:

 

02 Gastos

 

023 Inversión

 

02301 Directa

 

0230117 Bogotá camina segura

 

023011719 Salud y protección social

 

02301171905 Salud pública

 

0230117190520240159 Asistencia: Infancia imparable Bogotá

 

023011719052024015908 Servicio de promoción de la salud y gestión

 

023011719052024015908028 Servicio de gestión del riesgo para temas de consumo

 

Con esta nueva estructura se tendrá control presupuestal sobre la ejecución a nivel de producto MGA, PMR Y PEP, por tanto, ya no es necesario solicitar la creación del elemento PEP (Plan de Estructura de Proyectos) que actualmente se hace de manera separada.

 

Adicionalmente, con esta estructura presupuestal se facilitará la generación oportuna de reportes a la Contraloría General de la Republica correspondientes entre otros, a la Categoría Única de Información del Presupuesto Ordinario - CUIPO y al Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF de la Contraloría de Bogotá.

 

Por lo anterior, se recomienda hacer un análisis minucioso al momento de crear los proyectos de inversión para que su inscripción esté acorde con el sector, programa, producto de la MGA y producto PMR.

 

Antes de solicitar los conceptos previos a la SDP y a la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH para efectuar el traslado presupuestal, la Oficina Asesora de Planeación debe enviar por correo electrónico al profesional de enlace de la SDP, las Fichas MGA y EBI-D, correspondientes a los proyectos inscritos para el cumplimiento de las metas del nuevo Plan Distrital de Desarrollo. Una vez validada la información por parte de la SDP, las Fichas de los proyectos se deben remitir por correo electrónico al profesional de la SDH-DDP que asesora la Entidad, acompañadas del Formato "Proyectos y Conceptos de Gasto" (Anexo 2) detallando para cada proyecto de inversión (programa), los conceptos del gasto (pospre) y las fuentes de financiación (fondo), e informar el usuario que registrará el traslado de armonización clase ARMO para realizar la configuración en el sistema BOGDATA.

 

Aunque el número asignado a cada proyecto de inversión registrado en el Banco Distrital de Programas y Proyectos no se reflejará en adelante en el rubro presupuestal, este número se mantiene y será el código de enlace con el número BPIN, para el seguimiento a proyectos que realiza la SDP a través Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo - SEGPLAN.

 

5. Programación PMR

 

En consonancia con las estrategias de Calidad del Gasto, particularmente frente a la herramienta de Productos, Metas y Resultados PMR, la SED debe utilizar los productos PMR vigentes, asegurando la correcta programación desde el inicio de la ejecución, considerando que este hace parte de la nueva estructura del código presupuestal, lo cual impide hacer cambios durante el cuatrienio. Para esto, se anexa a la presente circular el listado de los productos vigentes de cada entidad (Anexo 3).

 

Si la SED requiere crear nuevos indicadores o reformular metas de los existentes, la Oficina Asesora de Planeación en coordinación con las áreas técnicas, deben realizar la solicitud a la Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal de la Dirección Distrital de Presupuesto. Para los indicadores que cumplan sus metas en mayo, la entidad deberá continuar realizando el reporte cualitativo hasta finalizar la vigencia y el avance cuantitativo según su naturaleza y periodicidad.

 

Estos procesos se harán atendiendo los lineamientos fijados en la Guía PMR versión 3 (Anexo 4).

 

6. Cronograma de actividades del proceso de armonización

 

Las siguientes son las fechas máximas, para llevar a cabo las diferentes actividades que implica el proceso de armonización presupuestal. Se recomienda adelantar las actividades señaladas en la medida que se cuente con la información correspondiente y coordinar con las instancias pertinentes para que los plazos se disminuyan y se inicie la ejecución de la inversión en el marco del nuevo Plan de Desarrollo en la primera semana del mes de julio de 2024:

 

El éxito de este proceso depende directamente de la madurez y avance de las actividades que se realicen durante lo que resta del mes de mayo, y en todo caso los invitamos a optimizar los tiempos para que el proceso de armonización no sea traumático y podamos activar rápidamente el presupuesto para ejecutar en Educación el plan de desarrollo "Bogotá Camina Segura".

 

En aras de facilitar y garantizar el proceso de formulación de proyectos y armonización presupuestal, la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto están en total disposición para atender cualquier aclaración o inquietud que se genere sobre el tema referido y hacer el acompañamiento que las áreas requieran.

 

Cordial saludo,

 

CARLOS ARTURO CHARRIA HERNÁNDEZ

 

Subsecretario de Gestión Institucional

 

DANIEL CASTELLANOS GARCÍA

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

Nota: Ver norma original publicada sin anexos en Anexos.