CIRCULAR 003 DE 2026

 

(Mayo 25)

 

300

 

Bogotá D.C., 25 de mayo de 2026

 

Para: REPRESENTANTES LEGALES, JEFES O COORDINADORES DE AREAS FINANCIERAS Y ÁREAS CONTABLES, JEFES Y ASESORES DE CONTROL INTERNO DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, LOS ENTES DE CONTROL Y EL CONCEJO, DEL DISTRITO CAPITAL.

 

Asunto: LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EN LOS ENTES PÚBLICOS DISTRITALES -EPD- QUE CONFORMAN LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA -ECP- BOGOTÁ, D.C. A PARTIR DE LA VIGENCIA 2026.

 

Radicado: 20261000000034

 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 326 del Decreto 640 del 22 de diciembre de 2025, "Por medio del cual se expide el Decreto Único del Sector Gestión Pública", la Veeduría Distrital, en el marco del Modelo Estándar de Control Interno MECI, realizará entre otras actividades, la siguiente:

 

"4. Consolidará y transmitirá el informe de evaluación del control interno contable de la Entidad Contable Pública Bogotá, en concordancia con los requisitos emitidos por la Contaduría General de la Nación, establecerá, de manera autónoma e independiente, la metodología bajo la cual adelantará dicha consolidación e informará los lineamientos para la presentación del informe anual por parte de los correspondientes entes públicos. Del resultado de esta consolidación, presentará sus análisis, resultados y recomendaciones, a las autoridades e instancias competentes. La transmisión y consolidación de que trata el presente literal por parte de la Veeduría Distrital, se realizará sin perjuicio de la responsabilidad de los distintos entes públicos que generan y reportan la información a consolidar".

 

En el marco de dicha competencia, mediante el presente documento la Veeduría Distrital, establece los lineamientos a tener en cuenta por los Entes Públicos Distritales - EPD que conforman la Entidad Contable Pública - ECP Bogotá, D.C., para el seguimiento y la Evaluación del Control Interno Contable, que serán la base para el informe anual de evaluación del sistema de control interno contable que deben presentar los representantes legales y los jefes y asesores de las oficinas de control interno de los EPD mencionados.

 

OBJETIVO

 

Definir los lineamientos técnicos que deben tener en cuenta los representantes legales, los responsables de las áreas contables, así como de las áreas o dependencias generadoras de hechos económicos, los responsables de la información contable y los jefes o asesores de control interno o quienes hagan sus veces en los EPD que conforman la ECP Bogotá, D.C., en el seguimiento y la evaluación que se realice de manera periódica al sistema de control interno contable, en los EPD que conforman la ECP Bogotá, D.C.

 

ALCANCE

 

Aplica para los EPD que conforman la ECP Bogotá, D.C.

 

Los lineamientos aquí establecidos se elaboraron teniendo en cuenta el Procedimiento para la evaluación del control interno contable en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad, actualizado mediante Resolución No. 347 del 4 de diciembre de 2025 de la Contaduría General de la Nación- CGN-, el cual debe aplicarse en el seguimiento y la evaluación que se realice a partir de la vigencia 2026.

 

MARCO LEGAL

 

- Resolución No. 347 del 4 de diciembre de 2025 "Por la cual se incorpora el Procedimiento para la evaluación del control interno contable en los Procedimientos Transversales Régimen de Contabilidad Pública y se deroga la Resolución 193 de 2016", expedida por la Contaduría General de la Nación, junto con el documento anexo contentivo del procedimiento.

 

- Política de Control Interno, Dimensión 7 del Modelo Integrado de Planeación y gestión MIPG, Modelo Estándar de Control Interno - MECI y esquema de responsabilidades de las líneas de defensa.

 

- Versión vigente del marco normativo aplicable.

 

- Políticas contables adoptadas por la ECP Bogotá D.C., para la preparación y presentación de la información financiera de propósito general.

 

- Políticas de operación adoptadas por cada EPD que conforma la ECP Bogotá D.C.

 

- Política para la gestión integral de riesgos.

 

RESPONSABILIDADES

 

En el marco de la política de gestión y desempeño de control interno del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, se establecen los roles y responsabilidades que debe asumir cada una de las instancias que interviene en el proceso contable, de los entes públicos distritales:

 

Línea estratégica de defensa.

 

En materia del proceso contable, la Alta dirección y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno ejercen como línea estratégica de defensa, teniendo a su cargo la responsabilidad de actualizar permanentemente los lineamientos y políticas contables para asegurar la sostenibilidad, fiabilidad y depuración de valores para que reflejen la realidad económica de la entidad.

 

Primera línea de defensa.

 

Está a cargo de los líderes de proceso, áreas contables, así como las áreas o dependencias generadoras de hechos económicos. Su enfoque es desde el autocontrol, puesto que les corresponde conocer su responsabilidad dentro del proceso contable, garantizar el suministro y registro oportuno de información (según sea su rol); verificar la existencia de controles y garantizar su aplicación; identificar los riesgos asociados a las diferentes etapas del proceso contable e implementar los controles que se requieran.

 

Este rol es de vital importancia en el proceso contable porque deben garantizar la calidad y oportunidad de la información reportada, así como contar con los documentos que soportan los diferentes hechos económicos y garantizar que cumplan con la normatividad vigente.

 

Segunda línea de defensa.

 

Se ejerce a través de la Oficina de Planeación, los coordinadores de grupos internos de trabajo que tienen relación con el proceso contable y los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable y de Cartera.

 

En este ámbito se busca fortalecer con un enfoque transversal la segunda línea de defensa, con el fin de establecer los responsables de realizar una supervisión transversal que le permita realizar monitoreo permanente a la interacción entre las dependencias o áreas generadoras de hechos económicos, fortalecer los controles asociados al proceso contable, evaluar su efectividad y aplicar los correctivos necesarios, haciendo de la gestión de riesgos del proceso contable un compromiso de todos los involucrados.

 

La segunda línea de defensa es responsable de realizar ejercicios de autoevaluación con el fin de monitorear permanentemente la operación de los controles que tiene definidos, identificar debilidades en el proceso contable y generar las alertas correspondientes para que se apliquen de manera oportuna los correctivos a que haya lugar.

 

Tercera línea de defensa.

 

La Oficina de Control Interno o quién haga sus veces, ejerce como tercera línea y es responsable de realizar la Evaluación Independiente sobre la efectividad de los controles contables que han implementado los responsables.

 

LINEAMIENTOS PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

 

1. Teniendo en cuenta que el procedimiento para la evaluación del control interno contable establece la necesidad de la "...verificación permanente de la existencia y la efectividad de controles para la prevención y mitigación del riesgo asociado a la gestión contable..." es necesario que se lleve a cabo la autoevaluación periódica del control interno contable, de acuerdo con los criterios establecidos por la CGN, con el fin de establecer el grado de desarrollo del Sistema de Control Interno Contable a lo largo del año.

 

En este sentido, las áreas generadoras de hechos económicos que deben ser reconocidos contablemente podrán usar los criterios de la evaluación del control interno contable para los ejercicios de autoevaluación que consideren pertinentes, sin perjuicio de las mejoras que se incorporen a las actividades relacionadas con el proceso contable con base en los resultados de la evaluación del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

 

2. Como resultado de los ejercicios de autoevaluación periódicos realizados, es necesario que se establezcan acciones de mejoramiento que contribuyan a fortalecer los controles implementados en el proceso contable.

 

Es de anotar que, debido a que esta es la primera vigencia en que se va a aplicar el nuevo procedimiento, bajo los nuevos criterios de evaluación, es factible que se evidencien mayores falencias en el proceso contable; sin embargo, tal como se expresó anteriormente, la posibilidad de implementar oportunamente las acciones debe redundar en que al cierre de la vigencia se mejoren los resultados de la evaluación, como reflejo del mejoramiento del proceso contable.

 

3. La evaluación periódica del Sistema de Control Interno Contable se puede realizar mediante la utilización de un instrumento elaborado por la Veeduría Distrital (de acuerdo con el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, anexo 2025), denominado a la Resolución CGN No. 347 de Formato_Seguimiento_Periódico_y_Evaluación_IESCIC_Bogotá_2026, a través del cual se pueden realizar las evaluaciones cuantitativa y cualitativa periódica del control interno contable. (formato adjunto a esta circular)

 

El formato permite realizar varias evaluaciones a lo largo del año, así como una evaluación final. En ese sentido, se recomienda llevar a cabo al menos dos autoevaluaciones en el año, además de la evaluación final al cierre del período, con el concurso de las diferentes áreas que identifican hechos económicos susceptibles de ser reconocidos contablemente y los preparadores de la información financiera de propósito general, lo anterior, sin perjuicio de las evaluaciones independientes periódicas que se realicen desde la oficina de control interno o quien haga sus veces, la primera de las cuales servirá para contar con un autodiagnóstico de la gestión contable de cada EPD, bajo la nueva metodología de calificación y evaluación establecida por la CGN, cuyos resultados serán la base para la implementación de las acciones de mejoramiento, durante la vigencia 2026.

 

En el formato propuesto están todos los criterios de control (38 items con los respectivos subítems del procedimiento de evaluación del control interno contable), donde cada criterio tiene un valor máximo de 1, del cual el 20% corresponde al ítem de verificación de la existencia del control (Ex.) y el 80% restante se distribuye entre los subítems de verificación de la efectividad del control (Ef.). Cada criterio de control se debe evaluar con uno de los cinco rangos de la lista de despliegue de las calificaciones, así:

 

 

Para aplicar los criterios de valoración de Existencia y Efectividad en cada uno de los controles definidos en el procedimiento establecido por la CGN, y con el fin de brindar herramientas que faciliten la decisión del responsable de calificar el criterio, a continuación, se dan algunos lineamientos:

 

Para la evaluación del criterio de EXISTENCIA es importante que se tengan en cuenta los siguientes parámetros:

 

- Se considera que existen TODAS las condiciones, cuando además de tener todo definido y documentado, los controles se encuentran actualizados y vigentes.

 

- Se considera que existen LA MAYORÍA de las condiciones, cuando a pesar de tener todo debidamente definido y documentado, es necesario realizar algunos ajustes o actualizaciones a los controles.

 

- Se considera que existen ALGUNAS de las condiciones definidas en el control, cuando a pesar de tener documentados algunos controles, se han identificado oportunidades de mejora o aspectos que deben desarrollarse para considerar que el control está debidamente definido.

 

- Se considera que NO EXISTE NINGUNA de las condiciones definidas en el control, cuando no se cuenta con la documentación ni los controles sobre el criterio evaluado, o cuando éstas se encuentran desactualizadas o la documentación existente no corresponde a la forma cómo se está aplicando el control.

 

Por su parte, para evaluar los criterios de EFECTIVIDAD se debe tener en cuenta:

 

- Si se cumplen todos los criterios de control de manera permanente y éstos controles SIEMPRE se aplican en cada uno de los elementos evaluados, se califica CON TODAS LAS CONDICIONES.

 

- En el caso que se cumplan todos los criterios de control, pero éstos se apliquen la mayoría de las veces o que la mayoría de las condiciones establecidas en cada criterio sean aplicadas, se califica con LA MAYORÍA DE LAS CONDICIONES.

 

- En el caso que se cumplan todos los criterios de control, pero éstos se apliquen algunas veces o solo se aplican algunos de los criterios definidos para cada control, se califica con ALGUNAS DE LAS CONDICIONES.

 

- Cuando no se aplica el criterio, o no se aplica como está definido, la calificación es NO SE APLICA.

 

De manera complementaria, se debe tener en cuenta que el procedimiento de la CGN determina que "Los instrumentos y guías de implementación del control interno contable corresponderán a los que adopte la entidad" y que en aras de la independencia con la que los jefes de control interno, o quienes hagan sus veces, realizan las respectivas evaluaciones, "... se podrán diseñar y utilizar instrumentos complementarios".

 

Igualmente, es importante recordar que, la CGN determina en su procedimiento una condición de restricción: si la calificación de un criterio de control o ítem (pregunta de existencia) es "0.0", entonces las calificaciones de los subítems relacionados con el mismo criterio de control (preguntas de efectividad) deberán ser también de "0.0".

 

Finalizada la evaluación cuantitativa, el formato propuesto por la Veeduría Distrital permite establecer la calificación de la evaluación del control interno contable del EPD y determinar el rango de calificación, de acuerdo con la siguiente tabla:

 

 

En el formato elaborado por la Veeduría Distrital se incluyó también la evaluación cualitativa, de acuerdo con la estructura establecida en el procedimiento de la CGN, así:

 

 

Es necesario tener en cuenta que la evaluación cualitativa del control interno contable debe ser coherente con la evaluación cuantitativa; recogiendo los resultados de esta última, para resumir de manera clara y concisa las principales fortalezas, debilidades, avances en el proceso contable y recomendaciones para la mejora.

 

De igual manera, como se indicó en lo referente a la evaluación cuantitativa, el formato permite la realización de varias evaluaciones cualitativas durante el año y la evaluación final, al cierre del periodo, por lo cual es posible que cada EPD establezca durante la vigencia 2026 la evolución en sus fortalezas, la efectividad en la mitigación de sus debilidades, los avances en el proceso contable y sus resultados e, igualmente, en la implementación de las recomendaciones, de manera que al cierre de la vigencia se pueda evidenciar el mejoramiento integral del Sistema de Control Interno Contable.

 

4. Tal como lo establece el procedimiento de la CGN, en la casilla de "OBSERVACIONES", para cada uno de los criterios, ítems y subítems de la evaluación cuantitativa, debe consignarse la "...justificación elaborada por quien realiza la evaluación... ya sea indicando las razones por las cuales se asigna la calificación o referenciando el o los documentos soporte que respaldan la misma ... La casilla de "OBSERVACIONES" es de obligatorio diligenciamiento para todas las preguntas".

 

En este sentido, es necesario insistir en la importancia de consignar en las observaciones para cada uno de los ítems y subítems evaluados, por parte del(los) evaluador(es), las falencias identificadas, si las hay y las oportunidades de mejoramiento, para cada criterio de control, en las diferentes etapas del proceso contable, de manera que se puedan implementar oportunamente las acciones preventivas y correctivas pertinentes, para alcanzar una mejor calificación al cierre de cada vigencia, como reflejo del mejoramiento del proceso contable.

 

Ahora bien, cuando se trate de la evaluación de la oficina de control interno o quien haga sus veces, el procedimiento de la CGN establece claramente que "... el jefe de la oficina de control interno, o quien haga sus veces, es responsable de asignar las calificaciones correspondientes con base en las verificaciones realizadas, así como en los demás mecanismos, instrumentos y formas adoptadas por este".

 

Respecto de las observaciones para cada una de las calificaciones de los criterios de control el procedimiento de la CGN determina que "... el jefe de la oficina de control interno, o quien haga sus veces, describirá los criterios aplicados para efectos de asignar la referida calificación o mencionar los documentos o papeles de trabajo que soportan la calificación asignada".

 

LINEAMIENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTABLE

 

Atendiendo a los postulados del Procedimiento para la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable de la CGN, a continuación, se presentan lineamientos que contribuyen al fortalecimiento de la gestión contable:

 

1. Rendición de Cuentas

 

Los EPD que conforman la ECP Bogotá, D.C. deben observar la siguiente disposición establecida por la CGN: "...la rendición de cuentas debe atender a los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el gobierno nacional, los cuales incluyen la presentación de información financiera de propósito general. Las entidades que no están obligadas a aplicar la metodología establecida por el gobierno nacional en materia de rendición de cuentas deben verificar la implementación de mecanismos que promuevan la transparencia y difusión de información financiera de propósito general a las partes interesadas". (Subrayados fuera de texto).

 

En este sentido, y en concordancia con las Circulares 001 de Rendición de Cuentas Distrital del 26 de febrero de 2026 y 002 de Rendición de Cuentas Local del 9 de marzo de 2026, expedidas por este organismo de control preventivo los EPD deben garantizar que los estados financieros completos, junto con sus respectivas notas, se incluyan como parte de la documentación de referencia para las audiencias de rendición de cuentas y que sean mencionados durante dichas audiencias. Asimismo, deben asegurar su debida publicación en sus respectivas páginas web, en formatos abiertos.

 

2. Gestión del Riesgo Contable

 

La CGN establece en el procedimiento: "... la administración de riesgos es un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, en el que se evalúan los aspectos internos y externos que pueden llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos organizacionales, con el fin de establecer actividades de control en acuerdo con los responsables de las áreas o procesos que se encuentren integradas a los procedimientos".

 

En este sentido, en cada uno de los EPD, es pertinente revisar a profundidad, durante la presente vigencia, la gestión de los riesgos contables y los factores internos y externos que puedan afectar "... el objetivo de preparar y presentar información financiera de propósito general con las características cualitativas establecidas en la versión vigente del marco normativo aplicable a la entidad", de manera que se genere una actualización de las matrices de riesgos y de los lineamientos para su seguimiento y evaluación, desde las líneas de defensa.

 

En el proceso de dicha actualización, es de vital importancia que se consideren y analicen de manera especial los factores de riesgo que afectan la gestión contable en los EPD, en especial en los Fondos de Desarrollo Local, relacionados con:

 

- Las fallas en la estructura del área contable,

 

- Las fallas en la gestión de los procesos contables,

 

- Las falencias en los equipos de trabajo asociados al proceso contable y,

 

- Las fallas en la operatividad, seguridad y calidad en los sistemas de información y sus recursos tecnológicos de soporte.

 

De acuerdo con estos análisis, la actualización de matriz de riesgos y de los lineamientos para su seguimiento y evaluación en los EPD debe contemplar acciones institucionales desde el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, para abordar de manera integral y efectiva la gestión de los riesgos contables, que permita el mejoramiento de la gestión y los resultados contables de cada entidad.

 

3. Sistema de Información

 

El procedimiento de la CGN establece que "Con independencia de la forma que utilicen las entidades para procesar la información, el diseño del sistema implementado garantizará eficiencia y eficacia en el procesamiento y generación de la información financiera de propósito general. Para la implementación y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarán criterios de eficiencia para satisfacer sus necesidades de información, en atención a la naturaleza y complejidad de la entidad de que se trate. Además, se procurará que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que las dependencias tienen a su cargo".

 

El anterior postulado es un llamado para que en los EPD se realicen los análisis sobre la funcionalidad, oportunidad, eficiencia y seguridad que sustentan los sistemas de información utilizados actualmente para soportar la gestión contable y se identifiquen las necesidades de ajuste, actualización y/o migración a otras plataformas. De dicho análisis deben surgir acciones de mejoramiento, algunas factibles de implementar en el corto plazo y otras que, posiblemente, requieran acciones en el mediano y largo plazo.

 

4. Talento Humano

 

El procedimiento de la CGN establece que "Los responsables directos de las actividades relacionadas con el proceso contable deben tener las capacidades técnicas, idoneidad ética, perfil y formación académica adecuados para realizar el reconocimiento (identificación, clasificación, medición y registro) y presentación (selección, organización y publicación) de la información financiera de propósito general, en atención a los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública los responsables de la información financiera de propósito general y las demás áreas que identifican hechos económicos de las entidades deben estar informados acerca de los procesos de capacitación que desarrolla la CGN en el marco del Plan Nacional de Capacitación Institucional, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan".

 

Sobre el tema, es necesario que los EPD establezcan los perfiles y competencias requeridos para el personal a vincular en los procesos contables y, ajustar sus procedimientos de selección y asignación de personal para dichos procesos cuando a ello hubiere lugar. Igualmente, deben considerar en sus Planes Institucionales de Capacitación -PIC- la inclusión de los temas normativos y operativos de la gestión contable y el cubrimiento de estos, tanto para los responsables directos de la gestión contable, como para quienes aportan información contable desde otras dependencias en cada entidad. Igualmente, contar con la información sobre las actividades de capacitación que programa, tanto la CGN, como la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

Adicionalmente, contar con las estadísticas de las acciones realizadas, cubrimiento e impacto.

 

5. Sistema Documental Contable

 

Al respecto, el procedimiento de la CGN plantea que: "De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos, directrices, guías y demás instrucciones implementados en las entidades, se analizarán y evaluarán los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte para el reconocimiento de los hechos económicos, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias, y entre la entidad y los proveedores y usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un flujo eficiente de documentos. De igual forma, se implementarán los controles necesarios para garantizar la recepción oportuna de los documentos que se generan en otras entidades, que son parte fundamental en la ejecución del proceso contable".

 

En este sentido, los generadores de la información relacionada con el proceso contable tienen la responsabilidad de mantener organizados y actualizados los documentos que soportan cada uno de los hechos económicos, así como de garantizar su integridad, veracidad y oportunidad.

 

Cualquier inquietud será atendida a través del correo electrónico correspondencia@veeduriadistrital.gov.co dirigida a la Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal.

 

Cordialmente,

 

ADRIANA HERRERA BELTRAN

 

Veedora Distrital

 

Anexos: Formato_Seguimiento_Periódico_y_Evaluación_IESCIC_Bogotá_2026

Aprobó: Laura Inés Oliveros Amaya Veedora Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal

Revisó: Luisa Fernanda Martínez Arciniegas, Jefe Oficina Asesora Jurídica Linda Valero, Contratista, Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal.lv

Proyectó: María Angélica Escárraga López, Profesional Especializada de la Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal (e. Angelsun. E Omar Tarcisio Cañas Carillo, Profesional Especializados de la Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal

 

Nota: Ver norma original en Anexos.