CIRCULAR 032 DE 2026

 

(Septiembre 02)

 

Para: SERVIDORAS, SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

 

De: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL, DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA Y OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

 

Asunto: LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES PARA LA AUTORIZACIÓN EXCEPCIONAL DE TRABAJO EN CASA, MANEJO DE BIENES, GESTIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN TECNOLÓGICA CON OCASIÓN DE LAS OBRAS DE MANTENIMIENTO Y CAMBIO DE PISO EN EL EDIFICIO BICENTENARIO II OFICINAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

La Secretaria Jurídica Distrital en conjunto con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y con ocasión del Convenio Interadministrativo 623-2024, realizará obras de adecuación locativa en las oficinas ubicadas en el tercer piso, costado suroccidental, del Edificio Bicentenario II. Las obras iniciarán el 15 de septiembre de 2026 y tendrán una duración estimada de tres (3) meses y medio[1].

 

Con el propósito de garantizar la continuidad del servicio, la protección de los bienes y documentos públicos y la seguridad de la información institucional, se imparten los siguientes lineamientos. Las disposiciones del numeral I se aplican exclusivamente a las servidoras y los servidores públicos; los numerales II, III y IV también le serán aplicables a los contratistas, de acuerdo con las obligaciones de su contrato y con los bienes, documentos o información que tengan a su cargo.

 

I. LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES CON OCASIÓN DE LAS OBRAS DE ADECUACIÓN DEL EDIFICIO BICENTENARIO II

 

La entidad autorizará de manera excepcional la modalidad de Trabajo en Casa para algunos servidores y servidoras de la Entidad. Dicha medida se fundamenta en los términos de la Ley 2088 de 2021, la cual faculta el desarrollo de labores bajo esta modalidad ante circunstancias ocasionales, excepcionales o de contingencia, sin que ello implique la alteración de las condiciones laborales o la disminución del deber de cumplimiento de las funciones del cargo.

 

En tal sentido, las jefas y los jefes inmediatos de cada dependencia deberán remitir, a través del aplicativo SIGA, a la Dirección de Gestión Corporativa, a más tardar el 4 de septiembre de 2026, la relación motivada de las servidoras y los servidores públicos respecto de quienes, durante el periodo de contingencia, resulte procedente habilitar el trabajo en casa durante los cinco (5) días hábiles de la semana, de acuerdo con las necesidades del servicio y la naturaleza de las funciones del respectivo empleo.

 

La Dirección de Gestión Corporativa verificará el cumplimiento de las condiciones aplicables y, con fundamento en la información remitida por las jefas y los jefes inmediatos, proyectará el acto administrativo mediante el cual el Secretario Jurídico Distrital habilitará el trabajo en casa para las servidoras y los servidores públicos respecto de quienes resulte procedente. En dicho acto se indicarán el periodo de habilitación, el lugar desde el cual se prestará el servicio, las funciones que deberán desarrollarse, los medios de comunicación y las demás condiciones aplicables.

 

La habilitación del trabajo en casa se efectuará de acuerdo con las necesidades operativas y las particularidades del servicio de cada dependencia. Respecto de las servidoras y los servidores públicos para quienes se habilite el trabajo en casa durante los cinco (5) días hábiles de la semana, se suspenderá temporalmente la autorización de teletrabajo, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 28 de la Resolución 117 del 10 de marzo de 2026.

 

De igual manera, las jefas y los jefes inmediatos identificarán a las servidoras y los servidores públicos que continuarán prestando sus servicios bajo la modalidad de teletrabajo, en los esquemas 3x2 o de un (1) día, de conformidad con las autorizaciones vigentes. Estas personas deberán alternar el uso de los puestos de trabajo habilitados por la entidad para su asistencia presencial. La asignación y el control de dichos espacios estarán a cargo de las jefas y los jefes inmediatos, en coordinación con la Dirección de Gestión Corporativa.

 

Es importante precisar que la medida excepcional de trabajo en casa y la suspensión de la autorización de la modalidad de teletrabajo no tienen carácter general para todas las servidoras y todos los servidores públicos de la Secretaria Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Su aplicación responde a las necesidades del servicio y a la naturaleza de las funciones asignadas a cada cargo.

 

Durante el período de contingencia, las servidoras y los servidores públicos habilitados para trabajar en casa, así como quienes continúen bajo la modalidad de teletrabajo, deberán permanecer disponibles durante la jornada laboral institucional y atender de manera oportuna y efectiva los requerimientos del servicio a través de los canales institucionales.

 

Asimismo, con el propósito de realizar el seguimiento de la jornada y del cumplimiento de las actividades, las servidoras y los servidores públicos deberán registrar los días en los que presten sus servicios mediante trabajo en casa o teletrabajo, según corresponda, a través aplicación institucional dispuesta para tal fin.

 

https://www.appsheet.com/start/5e219a4f-5ac2-43a9-a3ce-de la

8d37d56c2a92#appName=Reporte Teletrabajo-969961031&page=empty

 

Sin perjuicio de las diferencias existentes entre el teletrabajo y el trabajo en casa, y sin que constituyan requisitos para la habilitación de esta última modalidad, durante el período de contingencia la Dirección de Gestión Corporativa y la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realizarán, en el marco de sus respectivas competencias, las verificaciones y formularán las recomendaciones preventivas que resulten necesarias para proteger la seguridad y salud de las servidoras y los servidores públicos, así como la seguridad de la información institucional.

 

Para tal efecto, podrán verificarse las condiciones ergonómicas y locativas básicas del lugar desde el cual se prestará el servicio, así como las condiciones técnicas, de conectividad y de seguridad del equipo de cómputo utilizado. Estas actuaciones corresponden a medidas internas de prevención, acompañamiento y gestión del riesgo adoptadas con ocasión de las obras de adecuación y no constituyen requisitos propios ni condiciones previas para la habilitación del trabajo en casa.

 

Las servidoras y los servidores públicos deberán atender las recomendaciones impartidas por la Dirección de Gestión Corporativa y la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, permitir las verificaciones que se programen y reportar oportunamente cualquier novedad que pueda afectar su seguridad y salud, la continuidad del servicio o la protección de la información institucional.

 

Lo anterior se entiende sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 117 de 2026 respecto de las servidoras y los servidores públicos que continúen prestando sus servicios bajo la modalidad de teletrabajo.

 

En desarrollo de las anteriores medidas internas de prevención, acompañamiento y seguridad, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

 

1. Verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo: la Dirección de Gestión Corporativa podrá verificar las condiciones ergonómicas y locativas básicas del lugar desde el cual se prestará el servicio, tales como iluminación adecuada, ventilación, escritorio o mesa firme, silla con soporte lumbar y un entorno seguro y libre de riesgos locativos.

 

2. Verificación de las condiciones tecnológicas y de seguridad de la información: la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones podrá verificar las condiciones técnicas, de conectividad y de seguridad del equipo de cómputo utilizado para el desarrollo de las funciones, incluyendo la instalación de parches de seguridad, el uso de software autorizado, las licencias corporativas y los mecanismos de acceso remoto requeridos para proteger la información institucional. Cuando resulte aplicable, podrá utilizarse como instrumento interno de apoyo el Formato de Verificación de Equipo de Cómputo para Teletrabajo código 2311300-FT-400, disponible en SMART-, sin que su diligenciamiento constituya un requisito propio o previo para la habilitación del trabajo en casa.

 

 

Las servidoras y los servidores públicos no podrán cambiar el lugar autorizado para la prestación del servicio sin informarlo previamente a su jefe inmediato y a la Dirección de Gestión Corporativa. La entidad verificará la procedencia del cambio y, cuando corresponda, ajustará el acto administrativo de habilitación. Asimismo, deberán atender los requerimientos presenciales que formulen previamente su jefe inmediato o la administración, incluidos los eventos institucionales y las actividades de bienestar, seguridad y salud en el trabajo o capacitación.

 

II. GESTIÓN ADMINISTRATIVA: MANEJO, IDENTIFICACIÓN Y CUSTODIA DE BIENES

 

Con el propósito de garantizar el adecuado control, identificación, traslado y custodia de los bienes institucionales durante las obras de mantenimiento y cambio de piso, la Dirección de Gestión Corporativa a través del proceso de gestión administrativa coordinará su entrega y traslado temporal.

 

La actividad se realizará por dependencia, con el fin de mantener los bienes identificados y agrupados durante su permanencia en el espacio de almacenamiento temporal y facilitar su posterior restitución.

 

Para tal efecto, se desarrollarán las siguientes actividades:

 

1. Identificación y preparación: cada servidor/a deberá identificar los bienes institucionales que deban ser retirados temporalmente de su puesto de trabajo.

 

2. Marcación temporal: los bienes deberán identificarse mediante cinta de enmascarar u otro mecanismo dispuesto, indicando la dependencia, puesto de trabajo y nombre del servidor/a responsable.

 

3. Verificación y entrega: el grupo de gestión administrativa realizará la verificación física de los bienes en conjunto con el responsable del puesto. La entrega quedará registrada en el formato dispuesto para tal fin, con la firma de quien entrega y quien recibe.

 

4. Traslado y almacenamiento: los bienes serán trasladados al espacio de almacenamiento temporal y organizados por dependencia y puesto de trabajo, conservando su identificación durante todo el período de almacenamiento.

 

5. Verificación final: el equipo de gestión administrativa verificará la recepción y el almacenamiento de los bienes y dejará registro de las novedades que se presenten.

 

El traslado tendrá carácter temporal y no constituye baja, reintegro al Almacén ni modificación de la asignación del bien.

 

Los bienes que no sean entregados continuarán bajo la responsabilidad y custodia de la servidora o del servidor público a quien se encuentren asignados, quien deberá garantizar su adecuada protección e identificación durante la ejecución de las obras.

 

 

Nota: El cronograma podrá ser ajustado de acuerdo con las necesidades operativas, disponibilidad de los espacios y avance de las obras. Cualquier modificación será comunicada oportunamente.

 

En las fechas programadas, los puestos de trabajo deberán encontrarse completamente despejados. Las servidoras, servidores públicos y contratistas deberán retirar previamente todos los objetos personales de los puestos, cajones, archivadores y demás espacios de uso individual.

 

Una vez finalizadas las obras y definida la fecha de retorno, el equipo de gestión administrativa coordinará la restitución de los bienes a cada dependencia y puesto de trabajo, tomando como referencia los registros generados durante el proceso.

 

III. GESTIÓN DOCUMENTAL: MANEJO, IDENTIFICACIÓN Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

 

En cumplimiento del artículo 13 de la Ley 594 de 2000-Ley General de Archivos, que establece que la administración pública debe garantizar las condiciones adecuadas de los edificios y locales destinados a archivos, y con motivo del traslado temporal de las oficinas, se imparten las siguientes directrices obligatorias.

 

Con el propósito de garantizar la integridad, trazabilidad y custodia de los documentos durante el tiempo que duren las obras y la reubicación temporal, cada servidor público y/o contratista deberá ejecutar las siguientes actividades respecto a la documentación física a su cargo en su puesto de trabajo:

 

1. Organización previa: Antes del empaque, deberá verificar que los expedientes y carpetas bajo su custodia estén debidamente organizados conforme a la serie y subserie documental de la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente de su dependencia.

 

2. Inventario y validación para el traslado: Cada servidor público o contratista debe identificar la totalidad de las unidades documentales (cajas y carpetas) de su archivo de gestión. Se debe validar mediante el Formato Único de Inventario Documental (FUID) que todas las carpetas estén relacionadas. En caso de existir documentación no inventariada, el servidor o contratista deberá elaborar una relación detallada de las cajas y carpetas que serán trasladadas al puesto de trabajo temporal asignado.

 

3. Rotulación de cajas: Cada caja deberá ser rotulada de manera visible antes de su movimiento. El rótulo debe contener como mínimo:

 

-. Nombre de la dependencia

 

-. Nombre del servidor público o contratista responsable, quien deberá realizar la identificación de la documentación, acompañar su movilización y verificar su organización en la ubicación dispuesta para tal efecto.

 

-. Número consecutivo de la caja (Ejemplo: Caja 1 de 3)

 

4. Sellado y control de custodia: Cada servidor público o contratista es responsable del cuidado y custodia de la documentación asignada según los FUID o relaciones realizadas. Por lo tanto, todas las carpetas deben ser organizadas dentro de cajas debidamente identificadas y selladas de forma segura, con el fin de evitar la pérdida o extravío de expedientes durante el traslado físico a las instalaciones temporales.

 

5. Selección y destino de la documentación: Dada la naturaleza temporal del traslado y las restricciones de espacio, se debe clasificar la documentación de la siguiente manera:

 

-. Documentación de trámite activo o consulta frecuente: permanecerá bajo la custodia directa del servidor en su puesto de trabajo temporal.

 

-. Documentación de baja consulta: Si por razones de espacio no puede ser trasladada al puesto temporal, se deberá coordinar previamente su traslado al Archivo de Gestión Centralizado, lo cual será autorizado únicamente por la Dirección de Gestión Corporativa.

 

6. Reporte e información previa al traslado: Queda estrictamente prohibido que los servidores públicos realicen el traslado o movilización de cajas por su cuenta. Antes de cualquier movimiento, se deberá informar formalmente al Grupo de Gestión Documental indicando:

 

-. Cantidad exacta de cajas a trasladar.

 

-. Contenido general (Serie / Subserie documental).

 

-. Servidor público o contratista responsable que será el mismo que realiza el proceso y envió del correo con copia al jefe de la dependencia.

 

-. Destino o puesto temporal asignado.

 

Esto permitirá garantizar el control, seguimiento y trazabilidad de los archivos durante el proceso logístico.

 

7. Prohibición absoluta de eliminación documental: Se recuerda que en ningún están autorizados para eliminar, destruir, reciclar o descartar documentos de archivo por decisión propia, independientemente de que se consideren sin valor o de poca relevancia. Cualquier duda sobre la disposición final de los documentos debe ser remitida al proceso de valoración del Grupo de Gestión Documental, escribiendo de manera inmediata a los correos electrónicos: smalvaradom@secretariajuridica.gov.co y njsandovalb@secretariajuridica.gov.co.

 

8. El Grupo de Gestión Documental brindará el acompañamiento y la asesoría técnica requerida durante todo el proceso de reubicación temporal para asegurar la correcta aplicación de estos lineamientos durante el desarrollo de las obras.

 

IV. GESTIÓN TECNOLÓGICA: CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

Cuando un equipo de cómputo institucional deba entregarse temporalmente al almacén con ocasión de las obras, la persona responsable deberá asegurar previamente que la información institucional esté almacenada y sincronizada en los repositorios corporativos autorizados por la Oficina TIC. No deberán utilizarse cuentas personales, dispositivos no autorizados ni servicios de almacenamiento distintos de los institucionales.

 

El respaldo tecnológico no sustituye la obligación de incorporar los documentos de archivo a los expedientes y sistemas oficiales de gestión documental. Cada responsable deberá observar las políticas institucionales de gestión documental, seguridad y privacidad de la información, así como reportar de inmediato cualquier pérdida, acceso no autorizado o incidente de seguridad.

 

1. Plazo del respaldo: el respaldo (backup) de la información debe quedar realizado antes de la fecha de entrega de equipos que corresponda a cada dependencia según el cronograma del numeral II sin que sea admisible efectuaría el mismo día del traslado.

 

2. Desinstalación e instalación de equipos de cómputo institucionales: la desinstalación, preparación para el embalaje, así como, la posterior instalación del equipo de cómputo institucional en la nueva ubicación estará a cargo de la Oficina TIC.

 

Nota: Los equipos multifuncionales serán trasladados o reubicados con la supervisión y gestión de la Oficina TIC.

 

3. Seguridad de la información en Trabajo en Casa: mientras se desarrolle esta modalidad, los servidores deberán mantener las medidas de seguridad de la información: bloqueo automático de sesión al ausentarse del equipo, no compartir usuarios ni contraseñas institucionales, y conexión únicamente a través de los mecanismos de acceso remoto autorizados por la Entidad. Así como las demás que sean formalizadas por parte de la Oficina TIC para el aseguramiento y previsión de ataques cibernéticos que puedan afectar la información institucional.

 

Cuando se requiera un aplicativo de instalación local, para el desarrollo de las funciones o actividades, la persona usuaria deberá solicitar con antelación su instalación y configuración a través del correo soporte@secretariajuridica.gov.co Solo la Oficina TIC o el personal autorizado podrá instalar software en equipos institucionales o habilitados para el acceso a recursos de la entidad.

 

La Oficina TIC dispondrá los canales de atención y soporte remoto necesarios para resolver oportunamente las novedades técnicas que se presenten durante el período de contingencia.

 

Si la instalación no se realiza, los servidores, no podrán acceder al trabajo en casa pues no podrían realizar la totalidad de actividades sin dichos sistemas.

 

El incumplimiento de estos lineamientos será informado al jefe inmediato y a las dependencias competentes para que adopten las medidas administrativas, contractuales, disciplinarias o de seguridad que correspondan, con observancia del debido proceso. En ningún caso podrá modificarse unilateralmente el esquema de asistencia presencial ni iniciarse trabajo en casa o teletrabajo sin autorización expresa y previa.

 

Cordialmente,

 

MAURICIO ALEJANDRO MONCAYO VALENCIA

 

SECRETARIO JURIDICO DISTRITAL

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.

NOTA DE PIE DE PAGINA