La ley citada, en su artículo 16, indica que: "Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos".

Que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, el Departamento Administrativo de Bienestar Social, para impulsar los procesos de calidad y modernización, mediante la resolución No. 01371 del 28 de octubre de 1997, creó el Comité de administración de documentos.

Que el 27 de marzo de 2000, se expidió la resolución No. 0396 del 27 de marzo de 2000, mediante la cual se reglamentó el Comité de Administración de Documentos del Departamento, y actualizó las denominaciones de los cargos establecidos en el decreto No. 544 de 1999, y amplió su número de miembros. Esta resolución derogó la resolución 01371 de 1997

Que con la expedición del Decreto Distrital 327 de 2005, por el cual se suprimen y se crean unos cargos en la planta global del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito, se hace necesario modificar la conformación del Comité de Administración de Documentos, para adecuarlo a la estructura actual.

En mérito de lo expuesto,"

ARTICULO PRIMERO: El Comité de Administración de Documentos del Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito, estará integrado por los siguientes servidores públicos.

1. El o la Subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a).

2. El Gerente Administrativo (a).

3. El Responsable o la responsable del área de Apoyo Logístico o su delegado (a).

4. El Responsable del Archivo Central o su delegado (a)

5. Un o Una Gerente COL nombrado (a) por el Subdirector de Desarrollo Local.

PARÁGRAFO: Como invitados, sólo cuando sea necesaria su presencia, actuarán: Un delegado de la Dirección; el Subdirector (a) de Políticas Poblacionales o su delegado: el Jefe (a) de la Oficina Asesora Jurídica o su delegado; el Jefe (a) de la Oficina de Control Interno o su delegado.

A solicitud del o la Presidente (a), podrán participar como invitadas las demás dependencias de la entidad, así como todas aquellas entidades o personas especializadas en la materia, que puedan aportar sus conocimientos y experiencias.

ARTICULO TERCERO: (Sic) Son funciones del Comité las siguientes :

1. Velar porque se adopten las políticas, normas y procedimientos institucionales tendientes a garantizar un manejo racional de la documentación.

2. Aprobar las tablas de Retención y Vida útil de los documentos, elaboradas de conformidad con las disposiciones legales vigentes y presentadas al Comité por el Área de Apoyo Logístico, de acuerdo con su importancia, valor legal y necesidades de consulta.

3. Impartir la autorización correspondiente para la depuración del archivo, basándose en los estudios y justificaciones, presentados por el Área de Apoyo Logístico, de conformidad con esta tabla de conservación y/o eliminación de archivos.

4. Recomendar los procedimientos necesarios para la eliminación de los archivos que hayan cumplido su ciclo de vida útil.

5. Estudiar y recomendar al Área de Talento Humano la ejecución de programas de capacitación para los servidores públicos encargados de la administración Documental.

6. Velar porque en el Departamento se establezcan programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Entidad, que permitan agilizar la consulta de los documentos, difundir la información y conservar el patrimonio documental.

7. Evaluar y recomendar la necesidad de adquirir equipos y de contratar servicios especializados, para garantizar la continuidad del proceso de modernización y racionalización en administración documental, basándose en el estudio técnico y económico que le presente al Área de Apoyo Logístico, la coordinación de Servicios Generales.

8. Obtener la cooperación de entidades expertas en la administración de archivos para adelantar talleres o cursos que permitan especializar a los funcionarios encargados de su manejo en el Departamento.

9. Las demás funciones relacionadas con la Administración de Documentos del Departamento que le asigne la Dirección del Departamento.

ARTICULO CUARTO: El comité estará presidido por el o la Subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a) y como Secretario (a) actuará el o la delegado (a) del Área de Apoyo Logístico.

Funciones del o la Presidente (a):

1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias y fijar el orden del día.

2. Dirigir las reuniones y moderar los debates que se den al interior del Comité.

3. Aprobar las actas y certificados de los acuerdos del Comité.

4. Las demás funciones que sean inherentes a su condición de Presidente.

Funciones del o la Secretario (a)

1. Efectuar las citaciones a los miembros del Comité para las diferentes sesiones.

2. Realizar las comunicaciones que se requieran para el cumplimiento de las funciones del Comité.

3. Redactar las actas de cada sesión.

4. Custodiar la documentación relativa al Comité.

5. Proveer a los distintos miembros del comité la documentación, antecedentes e informes que sean necesarios para el desarrollo de sus funciones.

6. Las demás funciones que le sean asignadas por el Comité o por su Presidente (a).

ARTICULO QUINTO: El comité se reunirá ordinariamente cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando lo convoque su Presidente (a). Lo tratado en sus reuniones se consignará en Acta.

ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica la resolución No. 00396 del 27 de marzo de 2000.

ARTICULO SÉPTIMO: Copia de este acto administrativo será enviado a las siguientes dependencias: Dirección del Departamento, Subdirector (a) de Políticas poblacionales, Subdirector (a) de Desarrollo Local, Subdirector (a) de Planeación, Gerente Administrativo (a), Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica, Jefe de Control Interno, Responsable del área de Apoyo Logístico, Responsable del Archivo Central, Gerentes Centros Operativos Locales.