Que la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de buena fe, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia, conforme a lo dispuesto en los artículos 209 de la Constitución Política, 3º de la Ley 489 de 1998 y 3º del Código Contencioso Administrativo.

Que la responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y de los procesos de selección será del jefe o representante de la entidad estatal, quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma, según lo dispone el numeral 5º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993

Que la estructura interna de la Secretaría de Gobierno del Distrito Capital que establece las funciones y responsabilidades de cada una de las dependencias que conforman la Entidad, se encuentra regulada por el artículo 1 del Decreto 367 del 30 de abril de 2001, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

Que la Subsecretaría de Planeación y Gestión, tiene como función la coordinación de los procesos administrativos y presupuestales para la realización de licitaciones y contratación directa que requiera para su funcionamiento la Entidad, según lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 20 ibídem

Que el artículo 24, ibídem, faculta al Secretario de Gobierno para conformar grupos internos de trabajo de acuerdo con la estructura organizacional, las necesidades del servicio y los programas y proyectos de la entidad, con el fin de desarrollar con eficiencia las acciones y cumplir con la misión.

Que tomando en consideración que la Oficina Asesora Jurídica, por la diversidad de temas que maneja, resulta insuficiente en su capacidad operativa y de personal para sumir en forma exclusiva el tema de contratación, la Entidad mediante Resolución 327 del 28 de marzo de 2006, creó en forma transitoria el Grupo de Contratación, el que depende directamente de la Subsecretaría de Planeación y Gestión, tanto desde el aspecto funcional como administrativo. Su creación se dio en forma transitoria, hasta que se formalice el proceso de reestructuración de la Entidad, el cual se encuentra en trámite.

Que se requiere adoptar en la Secretaría de Gobierno, el Sistema de Información para la programación, seguimiento y evaluación de la gestión contractual - SIPSE, el cual constituye el primer requisito para iniciar la gestión precontractual, en la medida en que los usuarios deben ingresar la solicitud de inicio del proceso, enviando al Grupo de Contratación el proyecto de pliegos de condiciones o proyecto de términos de referencia, para la aprobación del objeto del contrato.

Que la ordenación del gasto y la celebración de los contratos y convenios, de conformidad con el Plan de Desarrollo Económico, Social y con el presupuesto asignado a la Secretaría de Gobierno se encuentra a cargo del Secretario de Gobierno, de acuerdo a lo previsto en el numeral 22 del articulo 2º del Decreto 367 del 30 de abril de 2001.

Que las autoridades administrativas, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines y complementarias, según lo señala el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 y la Constitución Política.

Que las Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos y la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, como entidades ejecutoras que conforman el Presupuesto Anual del D.C., tienen la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas a su presupuesto, facultades que están en cabeza de los Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos y Gerente de la Unidad Ejecutiva de Servicios Públicos, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 60 del Decreto 854 de 2001. Estas competencias podrán delegarlas en funcionarios del nivel directivo y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en la Ley 80 de 1993 y en las disposiciones legales vigentes.

Que con fundamento en las anteriores consideraciones, se hace necesario expedir un instructivo en contratación estatal para el nivel central de la Secretaría de Gobierno de Bogotá, D.C., que haga más ágil y eficiente la ejecución de los gastos de inversión y funcionamiento asignados, enmarcado dentro de los principios consagrados en el Estatuto de Contratación Administrativa y sus Decretos Reglamentarios.

Que en mérito de lo expuesto, este Despacho,

ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar y adoptar el Manual de Contratación Administrativa de la Secretaría de Gobierno contenido en el anexo, que será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios del Nivel Central, así como las demás normas aplicables sobre la materia, las directivas, conceptos y circulares que expida la Alcaldía Mayor, respecto a este tema.

ARTÍCULO  SEGUNDO:  Derogado parcialmente por la Resolución de la Sec. de Gobierno 144 de 2008. Delegar en la Subsecretaría de Planeación y Gestión de la Secretaría de Gobierno, de Bogotá, D.C., la competencia para celebrar contratos y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hace parte, desde cuantías superiores a la mínima, establecida en función al valor del presupuesto anual de la entidad, en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el parágrafo del artículo 11 del Decreto 2170 de 2002, con cargo a las apropiaciones incorporadas en el presupuesto asignado a la Entidad y para presidir las audiencias o actuaciones relacionadas con los procesos de licitación, concursos o invitaciones públicas. Así mismo, le corresponde presidir o dirigir las actuaciones, proyectar y suscribir los actos inherentes a dichos procesos.

ARTÍCULO TERCERO: Delegar en el Director Administrativo de la Secretaría de Gobierno de Bogotá, D.C., la competencia para celebrar contratos y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hace parte, la mínima cuantía de la Secretaría, establecida en función al valor del presupuesto anual de la entidad, (Art 39 de la Ley 80 de 1993), con cargo a las apropiaciones incorporadas en el presupuesto asignado a la Entidad. Para ello adelantarán los procesos de manera independiente, teniendo en cuenta las solicitudes presentadas por los Gerentes de cada proyecto, de acuerdo al procedimiento que se señala en esta resolución.

ARTICULO  CUARTO:  Derogado parcialmente por la Resolución de la Sec. de Gobierno 144 de 2008. La delegación otorgada en los artículos segundo y tercero de esta Resolución, comprende la función de adelantar todas las etapas propias de la actividad contractual, entre ellas las de adjudicar, liquidar, terminar, modificar, adicionar y prorrogar contratos, así como, la suscripción de los actos administrativos a que haya lugar.

ARTÍCULO  QUINTO: Derogado por el art. 3, Resolución Sec. Gobierno 803 de 2008. Crear un Comité de Contratación, encargado de revisar los proyectos de pliegos de condiciones y/o términos de referencia de los procesos licitatorios o concursales y de contratación directa que se adelanten en la Entidad, así como revisar las evaluaciones, observaciones y respuestas que requiera emitir el grupo evaluador en éstos procesos. Este Comité estará conformado por la Subsecretaría de Planeación y Gestión, la Dirección Administrativa, la Dirección Financiera, la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y la coordinación del Grupo de Contratación. Este comité podrá invitar al Jefe de la Oficina de Control Interno y a todas las personas que tengan relación con el proceso.

ARTÍCULO SEXTO: Adoptar en la Secretaría de Gobierno, el Sistema de Información para la programación, seguimiento y evaluación de la gestión contractual, SIPSE, el cual constituye el primer requisito para iniciar la gestión precontractual, en la medida en que los usuarios deben ingresar la solicitud e inicio del respectivo proceso.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 948 del 22 de noviembre de 2004, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

El presente manual tiene por objeto la adopción de una herramienta que unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos de contratación administrativa, de manera que se constituya en una guía obligatoria al interior de la entidad, con el fin de ejercer la función contractual dentro de los principios que regulan la actuación administrativa: selección objetiva, igualdad, transparencia, economía, celeridad, publicidad, responsabilidad, eficacia, eficiencia, buena fe, que deben regir estos procesos en la Secretaría de Gobierno de Bogotá, D.C.,

Conc. Constituye falta gravísima el participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa (Numeral 31 art. 48 L. 734/2002).

El presente manual se aplicará a todas las actividades relacionadas con la contratación de la entidad y los procedimientos establecidos en él serán de obligada observancia en todas las dependencias de la Secretaría de Gobierno.

El régimen legal aplicable en la Secretaría de Gobierno de Bogotá D.C., es el Estatuto General de la Contratación Administrativa, la ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones vigentes sobre la materia, en especial la Constitución Política de Colombia, el Decreto Ley 1421 de 1993, el Estatuto Orgánico de Bogotá D.C., Ley 734 del 5 de febrero de 2002, Código Único Disciplinario en la parte pertinente, Ley 190 de 1995, Ley 598 de 2000, por la cual se crea el sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, entre otras.

2.1. REQUISITOS GENERALES. Salvo disposición en contrario, en los procesos de contratación que adelante la Secretaría de Gobierno, se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Ingreso al SIPSE.

1. Justificación escrita de la necesidad y oportunidad de la contratación, si es el caso y elaboración de los proyectos que se deban ejecutar y de los pliegos de condiciones o términos de referencia.

2. Realización del proceso de selección.

3. Viabilidad Técnica, si se requiere

4. Disponibilidad presupuestal.

5. Clasificación en el SISE, si se requiere (Decreto 3512 de 2003)

6. Certificado de NO HAY, si se requiere

7. Certificado de existencia y representación legal, si se requiere

8. Firma del contrato.

9. Registro presupuestal

10. Constitución y aprobación de garantías, y

11. Pago de impuesto de timbre y de la publicación del contrato en el Registro Distrital, si fuere el caso.

2.2. REQUISITOS PRECONTRACTUALES. Para construir los proyectos de pliegos de condiciones o términos de referencia, el Grupo de Contratación requiere los siguientes documentos que constituyen los requisitos precontractuales:

* Justificación de la necesidad y oportunidad de la contratación. (Antes de formular el proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia).

* Estudios previos que contengan la definición técnica de la forma en que la Secretaría pueda satisfacer la necesidad (proyecto, estudio, diseño o prediseño).

* Las condiciones del contrato como: objeto, plazo y lugar de ejecución.

* Soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.

* Análisis de riesgos que deben ser amparados por el contratista (art. 8º. del Decreto 2170 de 2002).

* Para contratos de prestación de servicios, debe obtenerse el "No Hay" en la planta de personal disponible y/o con los conocimientos y experiencia requeridos, expedido por la Dirección de Gestión Humana.

* En contratos de prestación de servicios, cuyo plazo de ejecución sea igual o inferior a tres (3) meses, se puede verificar la afiliación del contratista al sistema de seguridad social en salud, ya sea en calidad de cotizante o de beneficiario, dependiendo del objeto y alcance del contrato. (art. 24 Decreto 1703 de 2002). Para efectos de pago, en esta clase de contratos, no es exigible la documentación que acredite afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social.

* Certificados de antecedentes disciplinarios de la procuraduría General de la Nación, de la personería de Bogotá, de antecedentes judiciales, diplomas, certificaciones y constancias laborales que acrediten el perfil, carta de intención de afiliarse o nó a la ARP; afiliación y/o pago al Sistema de Seguridad Social (salud y pensión), cuando por la naturaleza del contrato o por la conveniencia de la entidad, se requiera.

Los requisitos precontractuales deben estar ajustados a lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 2170 de 2002.

Conc. Constituye falta gravísima el participar en e la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y lafunción administrativa (Numeral 31 art. 48 L. 734/2002).

Conc. Constituye falta gravísima, celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia de autonomía respecto del contratista, salvo excepciones legales. ( Numerales 29 art. 48 L. 734 de 2002)

2.3. CLASES DE PROCESOS DE SELECCIÓN. Los procesos de selección para la celebración de contratos en la Secretaría, según su modalidad, podrán ser:

1. Convocatoria pública de ofertas;

2. Convocatoria privada de ofertas;

3. Concurso de méritos;

4. Contratación directa.

2.3.1. CONVOCATORIA PÚBLICA. Es el proceso mediante el cual la Secretaría formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de condiciones, los interesados presenten sus ofertas para seleccionar entre ellas la más favorable a los propósitos y objetivos institucionales.

2.3.2. CONVOCATORIA PRIVADA. Es el proceso mediante el cual se formula privadamente y por escrito una solicitud de oferta, para que en igualdad de condiciones, un mínimo de interesados presente ofertas para seleccionar entre ellas la que más convenga a los objetivos y propósitos institucionales.

2.3.3. CONCURSO DE MÉRITOS. Se seleccionará al contratista a través de concurso, cuando se trate de contratos de consultoría o interventoría, que no se puedan celebrar directamente, siempre y cuando a juicio del Secretario de Gobierno y/o del Comité de Contratación, el desarrollo del contrato requiera conocimientos altamente especializados que normalmente no poseen la mayoría de las personal o entidades que prestan dicha clase de servicios.

2.3.4. CONTRATACIÓN DIRECTA. La Secretaría podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas; pero teniendo en cuenta los precios del mercado, cuando a ello hubiere lugar, según las excepciones a la licitación o concurso público, contenidas en el artículo 24 de la ley 80 de 1993, en concordancia con el Decreto 2170 de 2002.

2.4. CLASIFICACION DE LOS CONTRATOS SEGÚN SU CUANTÍA. Los contratos en la Secretaría de Gobierno, según su cuantía, que depende del presupuesto anual de la entidad expresado en SMMLV, se dividen en contratos de MÍNIMA, MENOR Y MAYOR CUANTÍA. Los de mínima cuantía no requieren Formalidades Plenas; por el contrario deben tener Formalidades Plenas los contratos que clasifiquen en el procedimiento de contratación directa y licitación pública, o sea de menor y mayor cuantía, respectivamente. (parágrafo del artículo 39 de la Ley 80 de 1993).

Los contratos, en la Secretaría, incluidas órdenes de servicio y convenios, se adelantaran de acuerdo con el siguiente procedimiento:

Las ordenes de servicio de la administración constituyen los contratos de mínima cuantía, como ordenes de trabajo, bienes o servicios de la administración, se adelantan sin formalidades plenas, y deben ser ordenados previamente por escrito por el Director Administrativo, tomando como única consideración los precios del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. La administración determinará en cada caso, en el estudio previo, si la suscripción de las mismas genera riesgo para la entidad y de ser así, se indicará la clase de póliza que debe constituirse. No se requiere la publicación en la Imprenta Distrital.

2.4.1.1. Requisitos precontractuales: deberá seguirse el procedimiento adecuado a cada contrato, teniendo en cuenta los requisitos previos descritos en el numeral 2.2. del presente manual, con antelación al siguiente procedimiento:

2.4.1.2. La Dirección Administrativa adelantará éste proceso, para lo cual revisa la documentación enviada por la dependencia que solicita el servicio, y elabora la orden a la mayor brevedad. Se entrega al Contratista una copia de la orden, suscrita y numerada en la Dirección Administrativa, para la constitución de la garantía única, en el caso de ser considerada necesaria su constitución y se solicita el respectivo registro presupuestal a la Dirección Financiera.

2.4.1.3. El Director Administrativo remite la carpeta a la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de que sea aprobada la garantía única, en el caso de requerirse, o con el fin de que repose en el archivo de dicha oficina, de conformidad con lo establecido en el Decreto 367 de 2001.

2.4.1.4. En el evento de ser requerida la garantía única, y una vez aprobada, la Oficina Asesora Jurídica remite copia de la orden y de la garantía única debidamente aprobada a la dependencia que ha solicitado el servicio contratado para que adelante la supervisión de dicha orden, así como a la Dirección Financiera para efectos de pago. En caso de no requerirse la constitución de la garantía única, corresponde a la Dirección Administrativa la remisión de la copia de la orden a la dependencia que ha solicitado el servicio contratado para que adelante la supervisión.

La Secretaría de Gobierno podrá celebrarlos, teniendo como única consideración los precios del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas, y deberá seguirse el siguiente procedimiento:

2.4.2.1. El Grupo de Contratación adelantará éste proceso de manera directa, para lo cual revisa la documentación enviada por el Subsecretario, Director o Gerente del Proyecto, y elabora el contrato a la mayor brevedad. La documentación que se debe remitir para estas contrataciones está descrita en el numeral 2.2. del presente manual.

2.4.2.2. Suscrito el contrato por el Subsecretario de Planeación y Gestión y el contratista, el Grupo de Contratación, entrega al Contratista una copia fechada y numerada del mismo para la constitución de la garantía única, y solicita el respectivo registro presupuestal a la Dirección Financiera.

2.4.2.3. El Contratista debe constituir la garantía única, realizar la publicación en el Registro Distrital y allegar dichos documentos a la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de que sea aprobada la garantía única.

2.4.2.4. Aprobada, la garantía única, la Oficina Asesora Jurídica procede a remitir copia del contrato y de la garantía única a la dependencia que ha solicitado el servicio contratado para que adelante la supervisión de dicho contrato, así como a la Dirección Financiera para efectos de pago.

2.4.3. CONTRATOS DE MENOR CUANTÍA - (contratación directa superior al 10% de la menor cuantía.) La Secretaría de Gobierno podrá celebrarlos, adelantando el siguiente procedimiento:

2.4.3.1. ESTUDIOS PREVIOS. La Dependencia solicitante, es decir la Subsecretaría, Dirección o Gerencia de proyecto debe gestionar los documentos precontractuales señalados en el numeral 2. 2. del presente manual.

2.4.3.2. PROYECTO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA. Adelantados los requisitos previos, la Subsecretaría, Dirección o Gerencia de proyecto solicitante, remite a la Subsecretaría de Planeación y Gestión-Grupo de Contratación, los proyectos de términos de referencia, para iniciar el proceso.

2.4.3.3. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA. Aprobados los proyectos de términos de referencia, el grupo de contratación los envía al administrador para que los publique en el Portal de Contratación a la Vista por un término de cinco (5) días calendario, con el fin de que los posibles oferentes presenten sus observaciones, las cuales serán remitidas por el Grupo de contratación a la dependencia o gerencia de proyecto, y a la Dirección Financiera, si es procedente, con el fin que se estudie la viabilidad de las mismas y se emitan las correspondientes apreciaciones, si ellas se requieren, conforme a lo dispuesto en el Decreto 2434 de 2006. La respuesta a las observaciones debe ser remitida en forma impresa y en medio magnético al Grupo de Contratación, con el fin de ser publicada en el Portal de Contratación a la Vista y enviada al observante por medio magnético.

2.4.3.4. PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. Vencido el término anterior e incluidas las observaciones procedentes, el Grupo de Contratación, proyecta el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección y realiza la publicación de los términos de referencia definitivos en el Portal de Contratación a la Vista. (numeral 4 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002, en concordancia con la Directiva 002 del 21 de mayo de 2003, emanada de la Alcaldía Mayor de Bogotá). Dicha publicación se efectúa hasta la suscripción del contrato que se derive del proceso.

2.4.3.5. CONVOCATORIA PÚBLICA. Cumplido el plazo para la postulación establecido en los términos de referencia, el Administrador del Portal, mediante el módulo de "administrador", realiza el sorteo correspondiente. De este acto se genera un acta suscrita por los funcionarios que en ella intervienen, la cual se publica en el Portal de Contratación. (numeral 3 del artículo 11 del Decreto 2170 de 2002). El Grupo de Contratación desde la apertura y hasta el cierre y presentación de ofertas, debe dar respuesta a las observaciones presentadas por los oferentes, en compañía con la dependencia solicitante del proceso, en lo que respecta a la parte técnica y de la Dirección Financiera, cuando a ello hubiere lugar.

2.4.3.6. CIERRE Y RECIBO DE OFERTAS. El Grupo de Contratación, una vez terminando el plazo establecido en los términos de referencia para presentar ofertas, recibe las ofertas. De dicho acto se levanta un acta indicando nombre o razón social del proponente, valor de la oferta y número de folios, la cual se publica en el Portal de Contratación. El grupo de contratación envía, a más tardar el día siguiente del cierre, las ofertas a la dependencia o gerencia de proyecto, y a la Dirección Financiera, cuando haya lugar, para su respectiva evaluación.

2.4.3.7. EVALUACIÓN Y PUBLICACIÓN. Dentro del plazo establecido en los términos de referencia, cada dependencia elabora la evaluación correspondiente, la cual debe ser remitida en forma impresa y en medio magnético, como mínimo un día antes de vencerse dicho término, al Grupo de Contratación para su consolidación. Consolidada la evaluación se somete a consideración de los proponentes por un término de cinco (5) días hábiles, para que presenten las observaciones, las cuales deberán responderse en el acto de adjudicación. El informe de evaluación se publica en el Portal de Contratación a la Vista, durante el citado término. (numeral 6 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002).

2.4.3.8. CONSOLIDACIÓN DEL PROCESO. Cumplido el término para presentar observaciones, el Grupo de Contratación-, consolida la información, emite las respuestas y genera el acta de recomendación, remitiéndola al ordenador del gasto, la cual será publicada en el Portal.

2.4.3.9. ADJUDICACIÓN. La adjudicación se hará por parte del ordenador del Gasto. Suscrita el acta de adjudicación, el Grupo de Contratación envía al Administrador del Portal para ser publicada en el Portal de Contratación a la Vista.

2.4.3.10. CONTRATO Y REQUISITOS DE PREFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN. El Grupo de Contratación elabora la minuta del contrato, se notifica al contratista para que lo suscriba en el plazo establecido en los términos de referencia. Así mismo, se remite a la Dirección Financiera para el correspondiente registro presupuestal. El contratista allega los documentos para la legalización del contrato, es decir, la garantía única y la publicación en el Registro Distrital, a la Oficina Asesora Jurídica, para la aprobación de la garantía única. El contratista debe acreditar el pago del impuesto de timbre, cuando a ello hubiere lugar, allegando a la Dirección Financiera copia de la constancia respectiva. Si el proponente seleccionado no suscribe el contrato, la Secretaría de Gobierno, D.C., podrá adjudicarlo dentro de los 15 días siguientes al proponente calificado en segundo lugar. Una vez aprobada, la garantía única, la Oficina Asesora Jurídica procede a remitir copia del contrato a la dependencia que ha solicitado el servicio contratado para que adelante la supervisión. Requisitos de perfeccionamiento: Acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se eleve por escrito, registro presupuestal. Requisitos de ejecución: los anteriores, más la aprobación de la garantía, para proceder a suscribir el acta de inicio.

Para su trámite, se adelanta el siguiente procedimiento:

2.4.4.1. ESTUDIOS PREVIOS. La Dependencia solicitante, es decir la Subsecretaría, Dirección o Gerencia de proyecto debe gestionar los documentos precontractuales señalados en el numeral 2. 2. del presente manual, los cuales deberán estar adecuados al contrato en particular y al proceso licitatorio en general.

|Los documentos antes mencionados deben remitirse a la Subsecretaría de Planeación y Gestión - Grupo de Contratación, con la suficiente antelación al inicio del proceso licitatorio, teniendo en cuenta que la publicación en Cámara de Comercio debe efectuarse los cinco primeros días hábiles del mes, anterior a la apertura del proceso.

2.4.4.2. PUBLICACIÓN EN CÁMARA DE COMERCIO. El Grupo de Contratación solicita la publicación dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes anterior a la fecha estimada de apertura del proceso licitatorio.

2.4.4.3. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. El Grupo de Contratación, elabora los proyectos de pliegos de condiciones, con base en la información suministrada y en los documentos relacionados en el numeral 2. 2. de este manual, los envía a los miembros del Comité de Contratación para su corrección y cita para Comité de Contratación.

2.4.4.4. SOLICITUD MIEMBROS GRUPO EVALUADOR. El Grupo de Contratación, solicita por escrito a las dependencias involucradas la información sobre los funcionarios que conformarán el subgrupo evaluador.

2.4.4.5. APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. Los miembros del comité se reúnen para debatir las observaciones efectuadas por cada uno de ellos y aprueban el proyecto de pliego que se publicará en el Portal de Contratación a la Vista.

2.4.4.6. PUBLICACIÓN PROYECTO DE PLIEGO. El Grupo de Contratación envía al Administrador del Portal de Contratación a la Vista para que por un término de diez (10) días calendario, se publique el proyecto de pliegos de condiciones. Dentro de este lapso, los posibles proponentes podrán enviar sus observaciones, las cuales serán remitidas por el Grupo de Contratación a la dependencia respectiva para que sean analizadas y si prosperan, modificar el pliego de condiciones.

2.4.4.7. RESOLUCION DE APERTURA Y GRUPO EVALUADOR. El acto administrativo que ordena la apertura del proceso será proyectado por el Grupo de Contratación, de donde se remite para la firma del Secretario de Gobierno, el cual debe publicarse en el Portal de Contratación a la Vista, a partir de su expedición, (numeral 3 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002). Así mismo, proyecta el acto administrativo, mediante el cual se conforma el grupo evaluador de la licitación.

2.4.4.8. PUBLICACIÓN DEL AVISO EN PRENSA. Dentro del término de 10 a 20 días anteriores al acto que ordena la apertura, el Grupo de Contratación, solicita su publicación a la Dirección Administrativa, en un diario de amplia circulación. (numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993).

2.4.4.9. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y AJUSTE DEL PROYECTO DE PLIEGO. El Grupo de Contratación revisa con el grupo evaluador las respuestas presentadas a las observaciones del proyecto de pliego, si a ello hubiere lugar y se generan las correspondientes apreciaciones, conforme a lo dispuesto en el Decreto 2434 de 2006. El documento que contenga las apreciaciones serán leídas en la Audiencia de Aclaraciones del pliego de condiciones definitivo. En caso de prosperar alguna observación al proyecto de pliego, se efectúan los ajustes correspondientes para generar el pliego definitivo.

2.4.4.10. APERTURA Y PUBLICACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES. De la diligencia de apertura se levantará un acta la cual será suscrita por los funcionarios asistentes, la cual será publicada a partir de su expedición y hasta la fecha establecida para la presentación de propuestas, (numeral 3 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002). Desde el día de la apertura, los proponentes podrán presentar sus propuestas, las cuales serán depositadas en una urna que se ubicará en la dependencia autorizada para el efecto. El Grupo de Contratación envía al Administrador del Portal de Contratación a la Vista, el pliego definitivo de condiciones, el cual deberá estar publicado desde la fecha de apertura hasta la suscripción del contrato resultante del proceso licitatorio, (numeral 4 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002).

2.4.4.11. AUDIENCIA DE ACLARACIONES. Se celebra dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de apertura del proceso licitatorio, (numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993). El acta de la audiencia será publicada en el Portal de Contratación a la Vista, a partir de su expedición, (numeral 5 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002). Cuando resulte conveniente, la Entidad expide mediante addenda (s) las modificaciones pertinentes al pliego de condiciones definitivo. Dicha addenda se publica a partir de su expedición, en el Portal de Contratación.

2.4.4.12.DILIGENCIA DE CIERRE. En la fecha establecida en el pliego de condiciones o addendas, se efectúa el cierre de la licitación o concurso y se procede a la apertura de los sobres de las propuestas rotuladas "Originales", informando a los participantes el nombre o razón social del proponente, valor de la propuesta, y número de folios de ésta. De dicha audiencia se levanta un acta, la cual será suscrita por los funcionarios, los proponentes y demás personas que asistan y será publicada en el Portal de Contratación a la Vista. (inciso 2 del numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en consonancia con lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 5 ibídem).

2.4.4.13.EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. El Grupo de Contratación, remite a los subgrupos evaluadores las propuestas para su evaluación, la cual se debe realizar dentro del plazo indicado en el pliego de condiciones o addenda. Dicha evaluación debe ser enviada en medio impreso y magnético al Grupo de Contratación con anterioridad al vencimiento del término establecido para su publicación, con el fin de generar el consolidado de los informes de cada uno de los subgrupos evaluadores. En caso de requerirse la ampliación del término para evaluar, el grupo evaluador debe solicitar por escrito al Grupo de Contratación, dicha ampliación especificando las razones por las cuales es conveniente ampliar este término. En caso de ampliarse el término de evaluación, el Grupo de Contratación proyecta el acto administrativo y lo remite para la firma del Secretario de Gobierno.

2.4.4.14. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACION. Una vez culminado el término de evaluación, el Grupo de Contratación pondrá a consideración de los proponentes la evaluación del proceso por un término de 5 días hábiles (numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993), para que presenten las observaciones a que haya lugar. Dichas observaciones deben responderse en la Audiencia de Adjudicación y/o resolución de adjudicación. El informe de evaluación es publicado en el Portal de Contratación a la Vista, cuya dirección electrónica es www.bogota.gov.co/contratacion, durante el término indicado anteriormente, (numeral 6 del artículo 21 del Decreto 2170 de 2002).

2.4.4.15. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICACIÓN. El Grupo de Contratación convoca a los miembros del Comité de Contratación y a los miembros de los grupos evaluadores para la aprobación de las respuestas emitidas frente a las observaciones planteadas por los proponentes al informe de evaluación inicial y la recomendación de adjudicación al Secretario de Gobierno. Una vez se conozca el proponente seleccionado, el ordenador del gasto, debe consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación, con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta el nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratación. Esta obligación se aplica para los procesos contractuales cuya cuantía sea superior a 50 SMMLV. (literal d) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003).

2.4.4.16. AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN O DECLATORIA DE DESIERTA. La adjudicación de los procesos licitatorios o concursos públicos se puede efectuar en audiencia pública, la cual será presidida por el subsecretario de Planeación y Gestión en virtud de la delegación otorgada por el Decreto 854 de 2001. En dicha audiencia, se deben resolver todas las observaciones formuladas a la evaluación inicial, efectuadas dentro del término de Ley. El Grupo de Contratación, dirige la audiencia. En el evento de declararse desierta la licitación o concurso público se adelanta un proceso de contratación directa. (artículo 16 del Decreto 2170 de 2002). El plazo de adjudicación podrá ser prorrogable, de conformidad a lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

2.4.4.17. ACTO DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA. El acto administrativo se elabora con fundamento en la aprobación y recomendación efectuada por los miembros del grupo evaluador, para la firma del Secretario de Gobierno, se notifica al representante legal del (los) proponente(s) seleccionado(s). Los no favorecidos se entienden notificados en estrados. Esta acta es publicada en el Portal de Contratación a la Vista, a partir de su expedición.

2.4.4.18. CONTRATO Y REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN. El Grupo de Contratación, elabora la minuta del contrato y lo remite al Ordenador del Gasto para su firma. Notifica al contratista para que lo suscriba en dentro del plazo establecido en los términos de referencia y lo remite a la Dirección Financiera para el correspondiente registro presupuestal. El contratista allega los documentos para la legalización del contrato, es decir, la garantía única y la publicación en el Registro Distrital, si ella se requiere, a la Oficina Asesora Jurídica, para la aprobación de la garantía única. El contratista debe acreditar el pago del impuesto de timbre, allegando a la Dirección Financiera copia de la constancia respectiva. Si el proponente seleccionado no suscribe el contrato, la Secretaría de Gobierno, D.C., podrá adjudicarlo dentro de los 15 días siguientes al proponente calificado en segundo lugar. Una vez aprobada, la garantía única, la Oficina Asesora Jurídica procede a remitir copia del contrato a la dependencia que ha solicitado el servicio contratado para que adelante la supervisión.

3.1. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. La Secretaría no celebrará contratos con personas que se encuentren inhabilitadas para contratar con las entidades estatales por disposición de la Constitución Política o de la Ley. Para el efecto estas inhabilidades o incompatibilidades están taxativamente enunciadas en la Ley 80 de 1993 y en la Constitución. No se aplicarán las inhabilidades cuando así lo disponga la ley, en consecuencia podrá contratarse cuando se haga por obligación legal. Para efecto de determinar cuando hay sociedad anónima abierta se aplicará lo dispuesto en el Decreto 679 de 1994 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o reformen. Las inhabilidades no son aplicables a los contratos interadministrativos, o sea a aquellos que celebren las entidades estatales entre sí, de acuerdo con la definición de la ley 80 de 1993.

Conc. Constituye falta gravísima, el contraer obligaciones con personas naturales o jurídicas con las cuales se tengan relaciones oficiales en razón del cargo que desempeña, violando el régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en ellas normas vigentes ( Numerales 18 y 30 art. 48 L. 734 de 2002)

3.2. INHABILIDAD SOBREVINIENTE. En el contrato se señalará que si llegase a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato, previa autorización escrita del Secretario de Gobierno. Si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. En este evento la entidad podrá continuar la ejecución del objeto contratado por sí misma o por intermedio del garante, si este lo acepta, o contratar con el segundo mejor calificado, que haya cumplido jurídica y técnicamente en el proceso de selección respectivo, aún cuando a este se le haya devuelto la garantía de seriedad, siempre y cuando mantenga la oferta, si es del caso ajustándola en el IPC que se haya producido.

3.3. PRIMACÍA DE LA REALIDAD SOBRE LAS FORMALIDADES. Para efectos de analizar la legalidad de los actos y contratos, debe tenerse en cuenta quienes son sustancialmente los beneficiarios reales de ellos y no solamente las personas que formalmente los expiden o celebran, debiendo prevalecer el resultado jurídico que se obtenga al considerar el beneficio real, sin perjuicio del derecho a probar que actúan en procura de intereses propios y no para hacer fraude a la ley.

3.4. DURACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS. La Secretaría no contratará con personas jurídicas cuyo término de duración sea inferior al plazo del contrato y un año más.

3.5. CONTRATISTA EXTRANJERO. Cuando el contratista sea persona extranjera, deberá acreditar su existencia y representación de conformidad a lo dispuesto para el efecto en el Código de Procedimiento Civil y el Código de Comercio. Sin perjuicio de la obligación que imponen dichos códigos a las personas extranjeras que desarrollan actividades permanentes en Colombia, de constituir apoderados o sucursales en el país, en los pliegos de condiciones, en los términos de referencia y en los contratos, se pactará que cuando la ejecución del objeto de estos últimos implique la realización por parte del contratista de actos en el país durante el término superior a tres meses, se deberá constituir un apoderado en Colombia por el término del contrato y seis (6) meses más.

4.1. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto contratado y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto dejará constancia escrita.

Conc. Constituye falta gravísima el ofrecer el servidor público, directa o indirectamente, la vinculación de recomendados a la administración o la adjudicación de contratos a favor de determinadas personas. (Numeral 41 art. 48 L. 734/2002).

Conc. Constituye falta gravísima celebrar contrato de prestación de servicios, cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran la dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia de autonomía respecto del contratista, salvo las excepciones legales. (Numeral 29 art. 48 L. 734/2002).

4.2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA GESTION DE LA ENTIDAD. Para la suscripción de este contrato se procederá de la forma señalada anteriormente, pero éstos sólo se realizarán cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar los servicios a contratar. En este caso el Jefe de Recursos Humanos debe expedir el "No Hay". El coordinador del Grupo de Contratación deberá reportar a la Alcaldía Mayor del D.C., la información relacionada con los contratos de prestación de servicios suscritos por la Secretaría, información que a su vez deberá ser presentada al Departamento Administrativo de la Función Pública, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.

4.3. CONTRATO DE CONSULTORÍA. Los que celebre la Secretaría relacionados con estudios necesarios y referidos a la ejecución de proyectos de inversión, diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad de programas o proyectos específicos; asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión (Inciso 1º numeral 2º artículo 32 Ley 80/93); interventoría; asesoría; gerencia de obra o de proyectos; dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Los consultores serán seleccionados por el procedimiento del concurso en la modalidad que corresponda a la cuantía, observando las reglas del procedimiento de selección objetiva. Si el contrato es de mayor cuantía, se procederá mediante términos de referencia, invitación pública, aviso de publicación de apertura del concurso público. Si procede la contratación directa, se observarán los requisitos mínimos exigidos para esta clase de contratación.

4.4. CONTRATO DE OBRA. Realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago, como construcción, restauración, mantenimiento, instalación, demolición etc. (Inciso 1o. Artículo 32 de la Ley 80/93). Para que exista obra pública se requiere un trabajo o labor de construcción, modificación, reparación o mantenimiento de un bien inmueble, independientemente de que se trate de inmueble por naturaleza o por destinación. La obra supone la incorporación de algún elemento material al bien inmueble, que se realiza para el cumplimiento de finalidades de interés público y la satisfacción de necesidades colectivas.

4.5. CONTRATO DE OBRA INMUEBLE. En los contratos que celebre la Secretaría para la construcción, restauración o reparación de cualquier trabajo material sobre los mismos, se tendrá en cuenta que solo podrá iniciarse el proceso de selección, cuando se hayan elaborado los respectivos planos, proyectos y presupuestos, a menos que el objeto del contrato incluya la elaboración de los mismos, que la ejecución del contrato no los requiera, o que se trate de contratos que tienen por objeto el mantenimiento y la construcción o reparación de instalaciones que puedan sufrir daños o desperfectos durante la vigencia del contrato.

4.6. CONTRATO DE SUMINISTRO. Es el contrato mediante el cual la Secretaría, mediante el pago de un precio, adquiere las cosas muebles que necesita y las cuales se entregan de una sola vez o en períodos sucesivos, esto es, puede ser de ejecución instantánea o de tracto sucesivo; pues la obligación de cumplimiento a cargo del contratista puede acordarse en una sola entrega (ejecución instantánea), o agotarse en entregas periódicas o continuas, sucesivas o escalonadas (tracto sucesivo). (Artículo 968 del Código de Comercio). Sus características serán las que configuran el contrato de compraventa de bienes muebles en la legislación civil y comercial, a falta de regulación especial en la Ley 80/93. Se deben constituir las garantías regladas en la Ley. Sin embargo, en los contratos de menor cuantía y que no requieran formalidades plenas, la Secretaría determinará la necesidad de exigir la garantía única prevista en la ley 80/93, de acuerdo con la naturaleza y forma de ejecución de las prestaciones a cargo de las partes y podrá prescindir de ella cuando no exista riesgo para la entidad (parágrafo del artículo 8 Decreto 855/94).

4.7. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS. Los que celebra la Secretaría con entidades estatales sobre cualquier objeto, se celebrarán mediante contratación directa y están exentos de garantías y cláusulas excepcionales. (Art. 14 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el numeral 19 del art. 25 ibídem). No obstante la Secretaría se reserva el derecho de pactarlas, cuando la naturaleza del contrato y/o la conveniencia de la entidad, lo amerite. Según lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto, cuando fuere el caso, serán objeto del correspondiente registro presupuestal (Artículo 24 de la Ley 80/93, en concordancia con el Artículo 7o. Inciso 1o. del Decreto 855 de 1.994). Se pactará que la Secretaría tendrá derecho a terminar el contrato, cuando el contratista deje de tener el carácter de entidad estatal o por el incumplimiento del otro ente administrativo.

Para la publicación de los contratos interadministrativos o convenios se aplicará lo dispuesto en el artículo 148 del Decreto Ley 1421 de 1993, en concordancia con el artículo 95 del Decreto 2150 de 1995. La publicación se hará en el Diario Ünico de Contratación. (Imprenta Distrital, entratándose de entidades del Distrito Capital).

4.8. VENTA DE BIENES. Los bienes que no requiera la Secretaría para su servicio podrán ser enajenados por la misma, a través del sistema de martillo, en los eventos en que la ley prevea el sistema de martillo o remate. En los demás casos se emplearán los procedimientos de selección previstos en el parágrafo 3º del artículo 24 de la Ley 80/93, en concordancia con el artículo 14 del Decreto 855 de 1994. Los bienes muebles que se den de baja y que deban venderse, se enajenarán en subasta pública que realice directamente la Secretaría mediante el procedimiento establecido para el efecto por el Secretario de Gobierno, o a través de entidades legalmente habilitadas para ello, previa selección mediante concurso, si la cuantía de los bienes así lo amerita, al cual debe convocarse por invitación pública (Artículo 9º del Decreto 855/94). Si el contrato es de menor cuantía, se invitará previamente a presentar propuestas, mediante publicación de aviso colocado en lugar visible de la entidad, por lo menos durante dos (2) días. Cuando el valor de los elementos objeto de la venta supere los 25º SMLMV, la invitación se publicará en medio de comunicación de amplia circulación. No se realizará subasta cuando la venta se haga a entidades oficiales o de beneficencia pública. Para efectos de la venta de bienes, la Secretaría solicitará un avalúo comercial de los mismos, el que constituye el valor mínimo y que servirá de base de la negociación. Si realizada una subasta, no se presentaren postores, se podrá autorizar la venta directa del bien a quien demuestre interés en la adquisición de este, por un valor inferior al avalúo del mismo.

4.9. CONTRATO DE PERMUTA. La Secretaría podrá celebrar contrato de permuta, previo avalúo de los bienes que la misma se obliga a entregar y/o a recibir.

4.10. COMPRAVENTA DE BIENES INMUEBLES. Sin perjuicio de lo dispuesto en la ley 9ª de 1989, Ley 388 de 1997, el Decreto 190 de 2004 y demás normas concordantes, la Secretaría podrá adquirir bienes inmuebles mediante negociación directa, previo avalúo de los mismos. El avalúo que servirá de base para la negociación, será elaborado por el Instituto Gográfico Agustín Codazzi, la Lonja de Propiedad Raíz o cualesquiera de las entidades autorizadas (Decreto Ley 2150 de 1995, que modificó la Ley 80 de 1993 en este tema, Ley 388 de 1997). El Secretario de Gobierno deberá solicitar el avalúo, de conformidad a lo dispuesto en la (s) norma (s) vigente (s) que regula (n) el procedimiento de avalúos. La adquisición de los inmuebles precede para utilidad pública o nó. Si el inmueble se requiere para utilidad pública, mediante oferta de compra se notifica al propietario, sobre la afectación del bien, la cual se inscribe en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos que corresponda. Si el propietario acepta la negociación directa, se adelanta la misma con el lleno de las formalidades legales, de lo contrario se adelanta el proceso de expropiación. El estudio de conveniencia y utilidad, debe contener un estudio técnico que determine el estado del inmueble en cuanto a afectaciones viales, uso de suelos, servicios públicos, entre otros, y un estudio jurídico que contenga básicamente un estudio de títulos, que abarque: tradición, actualización de cabida, linderos y nomenclatura, y concepto legal sobre la viabilidad de la compraventa.

4.11. ENCARGO FIDUCIARIO Y FIDUCIA PÚBLICA. La Secretaría podrá celebrar contratos de fiducia con establecimientos de crédito y entidades especialmente autorizadas por la Superintendencia Bancaria (numeral 5º art. 32 Ley 80/93). Este contrato sigue las reglas generales de todo negocio o acto jurídico y requiere: capacidad de las partes, consentimiento, objeto lícito, causa lícita y precio que es la remuneración a favor del fiduciario. Este negocio jurídico está regulado en la legislación mercantil (inciso 1º., art. 1226 del Co de Co). En el derecho público, por su naturaleza, finalidad y características, se prohibe el traspaso del dominio sobre bienes o recursos, así como la constitución de patrimonio autónomo con los recursos de entidades estatales, condiciones que la hacen sui géneris (conc. Artcs 794, 796 del C.C). Al contrato de fiducia pública le son aplicables las normas de la ley mercantil, en cuanto sean compatibles con el Estatuto General de Contratación. La selección de la sociedad fiduciaria a contratar, sea de naturaleza pública o privada se hará con sujeción al procedimiento licitatorio o concursal, por consiguiente no procede la contratación directa (conc. Art. 7º Decreto 855 de 1994).

4.12. CONTRATO DE SEGURO. Su naturaleza está ligada a su carácter indemnizatorio, porque la actividad a él sujeta comporta una posibilidad de riesgo o pérdida y, en caso de un siniestro o pérdida, procede el restablecimiento de la situación económica afectada, que fue amparada o asegurada. El contrato de seguro es solemne y consensual; pero generalmente de adhesión (por consentimiento). Dado su carácter de bilateral, oneroso y de buena fe, genera obligaciones recíprocas entre el tomador (pago de la prima) y de la aseguradora (pago de las indemnizaciones). El derecho a la indemnización corresponde al asegurado o beneficiario. Son sus elementos esenciales, el interés asegurable, el riesgo asegurable, la prima y la obligación condicional del asegurador. Se perfecciona desde el momento en que el asegurador suscribe la póliza.

5.1. CLÁUSULAS DE LOS CONTRATOS. Se incluirán las cláusulas que sean necesarias y convenientes para regular las relaciones contractuales. Se incluirán las que regulen las siguientes situaciones, dependiendo de la clase de contrato de que se trate:

1. Determinación del objeto de las obligaciones de la Secretaría y del contratista fijen modo, tiempo y lugar de cumplimiento, así como valor y forma de pago del precio;

2. Multas y penal;

3. Garantías;

4. De resolución y terminación unilateral;

5. Intereses por mora en el pago;

6. Cesión del contrato;

7. Excepcionales;

8. Plazo del contrato;

9. Inhabilidades;

10. Obligaciones de las partes;

11. Documentos que forman parte del contrato;

12. De amparo a la Corporación por daños a terceros por causa o con ocasión del contrato;

13. Liquidación del contrato, cuando a ella hubiere lugar;

14. Requisitos de perfeccionamiento y ejecución;

15. Término para responder solicitudes entre las partes;

16. Mecanismos alternativos de solución de controversias contractuales.

17. Impuestos y gravámenes.

5.2. MINUTAS Y MODELOS APROBADOS. Las dependencias de la Secretaría deberán utilizar modelos de pliegos de condiciones, términos de referencia, solicitudes de oferta y minutas de contrato que hayan sido aprobados por el Subsecretario de Planeación y Gestión.

5.3. REQUISITOS RELATIVOS AL PAGO. Junto con los documentos soportes del contrato, el contratista debe anexar copia del RUT. En el caso de Consocios o Uniones Temporales, se debe incluir el número del NIT del Consocio o Unión Temporal. Las certificaciones de cumplimiento dirigidas al pago, deben ser aportadas en original la Dirección Financiera, así mismo el contratista deberá informar a la Dirección Financiera: su dirección y teléfono del domicilio actual, el número de cuenta para consignar el pago, en la cual el titular único debe ser el contratista y si es una persona jurídica, a nombre de la razón social de la misma.

5.4. RESOLUCIÓN DE HONORARIOS PARA CONTRATISTAS. En los contratos de prestación de servicios, se debe aplicar la resolución vigente al momento de la celebración del contrato, sobre tabla de honorarios para contratistas.

5.5. ABUSO DE PODER O FAVORECIMIENTO. La Secretaría evitará privilegios o discriminaciones injustificados y toda práctica que tenga la capacidad, el propósito o el efecto de generar competencia desleal o de restringir en forma indebida la competencia.

Conc. numeral 1º. Art. 48 L. 374/2002 (Código Disciplinario Unico). Constituye falta gravísima realizar objetivamente una descripción típica, consagrada en la ley como delito sancionable a título de dolo, cuando se cometa en razón, con ocasión o como consecuencia de la función o cargo, o abusando del mismo.

5.7. GARANTÍAS. Dependiendo de la naturaleza del contrato y de la conveniencia de la entidad, se pactarán las siguientes garantías a favor de la Secretaría:

1. Cumplimiento: Con una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución y tres (3) meses más.

2. Correcto manejo del anticipo: Cuando se haya pactado su entrega, la cuantía de la garantía será equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del mismo, vigente durante su ejecución y un año más.

3. Calidad de los bienes o servicios y correcto funcionamiento: La cuantía de la garantía será equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, vigente durante su ejecución y un año más.

4. Estabilidad de la obra: La cuantía de la garantía será equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, vigente durante su ejecución y no será inferior a cinco (5) años.

5. Salarios y prestaciones sociales: Se pacta en los contratos de obra o de prestación de servicios, incluidos los de interventoría y consultoría, en los cuales, para la ejecución del contrato, el contratista emplee terceras personas. Dicha garantía deberá otorgarse por no menos del cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá estar constituida para que pueda comenzar su ejecución. Su vigencia deberá extenderse por la duración del mismo y tres (3) años más. En los contratos mixtos, aquellos en los cuales, además de las obligaciones propias de los contratos de obra o de prestación de servicios, existan otras prestaciones correspondientes a otra clase de contratos, el valor de la garantía podrá determinarse con referencia al valor de la obra o del servicio.

6. Calidad de los elementos suministrados: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, vigente durante su ejecución un (1) año más.

7. Responsabilidad civil extracontractual: En los contratos de obra y en los demás que la Secretaría considere necesario, para responder por los daños que se puedan causar por motivo o con ocasión de la ejecución del contrato. Su cuantía será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato. La garantía deberá constituirse antes de la ejecución del contrato y su vigencia será igual a la duración del mismo y tres (3) años más. No será necesario constituir esta garantía cuando el contratista cuente con un seguro que ampare dicho riesgo por la cuantía y el plazo a que se ha hecho referencia.

5.8. ANTICIPOS, PAGO ANTICIPADO Y SALDO. Anticipo es todo pago que se hace antes de que el contratista cumpla sus obligaciones, y se pacta cuando se considera necesario para la ejecución del objeto contratado. Si la administración no efectúa la entrega del anticipo en el plazo acordado, incurre en incumplimiento que obstaculiza su ejecución y desconocimiento de la ley que la obliga a cumplir sus compromisos contractuales. Se podrá pactar el pago anticipado o la entrega de anticipos; pero su monto no podrá exceder del cincuenta (50%) del valor del respectivo contrato (Art. 40 Ley 80/93). A pesar de que la ley no precisa la distinción entre estas dos figuras, se entiende anticipo cuando su pago propende a financiar la iniciación y parte del objeto contratado, que se debe invertir en los gastos propios del objeto contratado, que debe amortizarse en cada cuenta, su inversión está sujeta a control de la entidad contratante. Esta figura usualmente se pacta en los contratos de tracto sucesivo. Para que la Secretaría pueda entregar un anticipo, será necesario la aprobación de la correspondiente garantía.

En el pago anticipado, por el contrario, su gasto no está sometido a control, porque la garantía, a diferencia de lo que acontece con el anticipo, no ampara su buen uso, sino el cumplimiento de una obligación, no su correcta utilización. Sobre los dineros por concepto de pago anticipado, tiene disposición el contratista; pero deberán ser empleados para el cumplimiento del objeto contractual. El mal manejo de los recursos anticipados dará lugar a la imposición de la cláusula penal de apremio. Cuando, a juicio de la Secretaría, el mal manejo de los recursos sea grave y el contratista no haya rectificado su conducta a pesar de la imposición de la cláusula penal de apremio, la Secretaría podrá poner fin al contrato y hacer efectiva la cláusula penal por incumplimiento.

La Secretaría de Gobierno se reserva el derecho de controlar el pago de anticipos, tema este se encuentra regulado por Directivas Presidenciales que se refieren a la "austeridad en el gasto público". (Directivas Presidenciales: No. 12 de octubre 1 de 2002; No. 04 de abril 4 de 2003.)

5.9. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL O INTELECTUAL. En los contratos de compraventa o suministro de bienes muebles manufacturados que cuenten con una marca, y en los demás que versen sobre bienes respecto de los cuales, a juicio de la Secretaría, puedan existir derechos de propiedad intelectual o industrial, deberá pactarse que el contratista garantiza que no existe violación a dichos derechos y que se obliga a indemnizar la totalidad de los perjuicios que la Secretaría pueda sufrir por razón de los reclamos judiciales o extrajudiciales de terceros en esta materia.

5.10. CONVENIOS. La Secretaría podrá celebrar convenios interadministrativos o de cooperación para aunar esfuerzos, recursos y desarrollar actividades tendientes a concretar en acciones dicha cooperación, enfocada hacia la realización de su misión, objetivos y propósitos. Así mismo puede actuar como contratista en convenios con otras entidades públicas y privadas, de cualquier orden, para desarrollar actividades artísticas, de promoción cultural, pedagógicas, investigaciones etc.

5.11. SUBCONTRATISTAS. En los contratos deberá estipularse que el contratista será el único responsable frente a los subcontratistas y que, por lo mismo, estos no tendrán acción contra la Secretaría, salvo en los casos previstos en la ley.

5.12. ARCHIVO DE DOCUMENTOS. Los documentos originales de los contratos reposarán en los archivos de la Oficina Asesora Jurídica, en donde se establecerán las medidas que demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los mismos.

5.13. DEL REGISTRO DE LOS CONTRATOS EN EL SICE. Cuando la Secretaría de Gobierno requiera iniciar un proceso de contratación, sea ésta de mayor, menor o mínima cuantía, deberá en todo caso, consultar los precios o condiciones del mercado del bien, obra o servicio que se pretenda adquirir, a través del Registro Único de Precios de Referencia - RUPR-SICE, de acuerdo con lo prescrito en la Ley 598 de 2000 y en la resolución 3512 de 2003 de la Contraloría General de la República. El registro de los contratos celebrados por la Secretaría en cuantía superior a cincuenta (50) SMMLV, deberá ser registrado en el SICE, diligenciando en la página Web del SICE el formato denominado "registro de contratos", de conformidad con la información requerida en la Resolución 3512 de 2003 de la Contraloría General de la República. El registro se tendrá por cumplido, cuando la publicación de los mismos se hace en la Gaceta Distrital, siempre y cuando la publicación contenga la información requerida para el "registro de contratos". La inscripción en el SICE obliga cuando son contratos de compraventa, y en contratos de obra o prestación de servicios, si están los CUBS completos. Dentro del estudio de mercado debe anexarse la certificación del SICE.

5.14. PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS EN LA GACETA OFICIAL. Deberán publicarse en la Gaceta Oficial del Distrito de Bogotá D.C., los contratos que celebre la Secretaría, que conforme al art. 39 de la Ley 80 de 1993, deban hacerse con formalidades plenas y aquellos sin formalidades cuyo valor sea igual o superior a 50 SMMLV. Esta publicación deberá ser cancelada dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de perfeccionamiento del contrato.

5.15. PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Las veedurías ciudadanas podrán desarrollar su actividad de participación durante la etapa precontractual, contractual y postcontractual, formulando recomendaciones escritas, conducentes y oportunas para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios. Así mismo podrán intervenir en las audiencias que se realicen durante el proceso y los funcionarios deberán prestar la colaboración necesaria. La participación de las Veedurías Ciudadanas se efectuará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 2170 de 2002, en consonancia con la Ley 850 de 2003.

5.16. PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS: Los contratos que suscriba la Secretaría de Gobierno se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se eleve a escrito y se haya realizado el correspondiente registro presupuestal. Para la ejecución de los contratos se requerirá de la aprobación de la garantía. Una vez Realizados los anteriores procedimientos se podrá suscribir el acta de inicio del contrato.

5.17. COTIZACIONES EN SALUD PARA CONTRATACIÓN NO LABORAL. Para los contratos de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, de consultoría y asesoría que suscriba la Secretaría de Gobierno con personas naturales, y cuya duración sea superior a tres (3) meses, el supervisor del contrato deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con las reglas establecidas en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002. Para los contratos que se suscriban con las mismas personas naturales por una duración menor a tres (3) meses, la Secretaría debe verificar que el contratista se encuentre afiliado, ya sea en calidad de cotizante o beneficiario del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

5.18. CUENTAS DE COBRO. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por entidades públicas no requiere la presentación de cuentas de cobro. Bastará con el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de recibo a satisfacción suscrita por el funcionario competente, (Artículo 19 del Decreto 2150 de 1995).

5.19. OBLIGACIÓN DE REPORTAR AL SISTEMA GENERAL DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.-SUIP. El Coordinador del Grupo de Contratos de la Subsecretaría de Planeación y Gestión, deberá reportar a la Alcaldía Mayor del Distrito Capital la información relacionada con los contratos de prestación de servicios suscritos por la Secretaría de Gobierno, información que a su vez deberá ser presentada dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, al Departamento Administrativo de la Función Pública.

5.20. CRITERIOS TÉCNICOS DE LA SERIE DE CONTRATOS. Los tipos documentales que conforman un contrato, se realizaran de acuerdo con los parámetros señalados por la Dirección de Archivo de Bogotá.

6.1. ADICIÓN Y PRÓRROGA. Sin perjuicio de los reajustes de precios que se hayan pactado, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este último en SMLMV.

Proceden a solicitud del supervisor, o con aprobación de éste, cuando lo solicite el contratista, siempre que el plazo de ejecución del contrato se encuentre vigente. Estas se realizarán ante el Secretario de Gobierno, Subsecretaría de Planeación y Gestión o el Director Administrativo, de acuerdo con sus competencias, quienes autorizarán o no la modificación, adición, prórroga o suspensión de una orden o contrato. Para su procedencia se deben remitir al Grupo de Contratación, los siguientes documentos: a) Justificación. b) Disponibilidad presupuestal. c) En caso de prorroga, manifestación por escrito de que el contrato se encuentra soportado financieramente. d) Cuando se trate de adición manifestación de que la misma no supera el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato u orden. e) Si el contratista reconoce en la solicitud de prórroga que ésta obedece a retrasos en la ejecución del contrato por su culpa y el supervisor la autoriza, éste último deberá consignar que aprueba la prórroga sin perjuicio de las acciones pertinentes que pueda ejercer la entidad por el incumplimiento o por los perjuicios que de éste se derivan. f) En el evento de suspensión del contrato u orden, se deberá señalar el término y el día cierto en que se reanudará la ejecución de la orden o contrato.

Los contratos de seguros vigentes se podrán prorrogar o renovar sin límite de plazo ni cuantía, y podrán adicionarse con la incorporación de nuevos bienes y nuevos amparos; pero siempre se podrán negociar aspectos tales como la prima del seguro, las coberturas, el deducible y demás condiciones que se consideren necesarias para asegurar debidamente los bienes de la entidad.

Los contratos de interventoría podrán siempre adicionarse y prorrogarse con el fin de que se mantengan vigentes, mientras lo esté el contrato sobre el cual se ejerza la interventoría y sea necesario para cumplir debidamente dichas funciones.

La adición se realizará por escrito firmado por las partes. Para que puedan ejecutarse las obligaciones que surjan de la adición, se requerirá que se haya efectuado el respectivo registro presupuestal, se hayan ampliado las garantías y pagado el impuesto de timbre, cuando fuere el caso.

6.2. SUSPENSIÓN. En los contratos que celebre la Secretaría se estipulará que cuando se produzca una circunstancia constitutiva de caso fortuito o fuerza mayor que impida temporalmente la ejecución del contrato, el contratista deberá informarlo a la Secretaría en el término que se le señale, para que ella acuerde con el mismo, si lo considera pertinente, la suspensión del contrato, la terminación del mismo si, por razón de las características del objeto del contrato, este último solo satisfacía las necesidades de la Secretaría si era ejecutado en determinada época.

6.3. LIQUIDACIÓN. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes dentro del término previsto en el respectivo contrato.

6.4. PLAZO DE LA LIQUIDACIÓN. Deberá efectuarse dentro de los siguientes plazos:

Por mutuo acuerdo Dentro del plazo previsto en el contrato, los términos de referencia o el pliego de condiciones.A falta de plazo convencional, dentro de los 4 meses siguientes a su terminación (Art. 60 Ley 80/93).

Unilateralmente por Secretaría Dentro de los 2 meses siguientes al vencimiento del plazo para liquidar por mutuo acuerdo.

Por solicitud de cualquiera de las

partes ante el juez del contrato Dentro de los 2 años siguientes al vencimiento del plazo convencional o legal para liquidar por mutuo acuerdo.

7.1. INTERVENTORÍA DEL CONTRATO. La Secretaría tiene la obligación de vigilar la debida ejecución del contrato, el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales y el ajuste del contrato a los objetivos que se persiguen con la contratación (art. 4 Ley 80/93).

7.1.1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORÍA. El objetivo principal de la interventoría es procurar la obtención de los resultados esperados por la entidad al contratar la adquisición de bienes o la prestación del servicio y el cumplimiento de los fines estatales. Para el cumplimiento de ese objetivo, el interventor ha de tener contacto constante y directo con las partes del contrato, y servir de enlace y medio de comunicación entre el contratista y la dependencia destinataria de los bienes y servicios.

Desde el punto de vista temporal, la función de la interventoría debe iniciarse una vez suscrita el acta de inicio del contrato y concluye con liquidación definitiva del mismo.

Desde el punto de vista documental comprende la revisión y concatenación de los requisitos exigidos en los siguientes documentos, que forman parte integrante del contrato: Los términos de referencia o pliegos de condiciones, que sirvió de base para la presentación de la oferta; los documentos que integran la propuesta; la resolución de adjudicación, si se adjudicó por licitación o concurso público; el contrato, sus adiciones o modificaciones; la garantía única; el registro presupuestal; los actos administrativos que se produzcan en desarrollo del contrato; la Ley 80/93 y demás disposiciones legales o reglamentarias vigentes.

Desde el punto de vista funcional, la interventoría debe velar por el cumplimiento de los siguientes aspectos:

a) FRENTE A LA ENTIDAD. Ajuste de los bienes o servicios a las especificaciones, calidad y cantidad solicitados en los términos de referencia; cumplimiento de los ofrecimientos hechos en la propuesta; cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato; oportunidad de la entrega o prestación del servicio; funcionalidad o uso natural de los bienes o servicios al cual están destinados; cumplimiento de los objetivos y funciones s a cargo de la entidad.

b) FRENTE AL CONTRATISTA. Cumplimiento oportuno de las obligaciones contractuales por parte de la entidad, tales como entrega oportuna de información, materiales o bienes que se hayan pactado; pago oportuno de la contraprestación acordada, de manera que cumpla con la forma de pago y plazos convenidos; toma de decisiones y definición de situaciones a que haya lugar dentro de los plazos pactados o los razonables que permitan al contratista cumplir aquellos a los que está sujeto; mantenimiento de la ecuación contractual, de manera que no se impongan mayores cargas a las inicialmente previstas y, en caso de que se presenten tales situaciones, adelantar los trámites previos a que haya lugar para adicionar, modificar, o prorrogar el contrato

7.1.3.1. CALIDAD DEL INTERVENTOR. El interventor debe ser una persona idónea para cumplir las funciones propias de esa actividad. La interventoría tiene carácter técnico y administrativo. En los casos en que sea necesaria la verificación de aspectos técnicos que requieran conocimientos especializados, podrá designarse paralelamente a la supervisión administrativa, una interventoría técnica que acredite conocimientos en la materia.

7.1.3.2. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES DE LA INTERVENTORÍA. En ejercicio de la interventoría, el interventor no podrá realizar ninguno de los siguientes actos: Autorizar cambios de especificaciones; autorizar mayores o menores cantidades; autorizar modificaciones, prórrogas de plazos contractuales o ejecución adicional excediendo el valor del contrato; transar diferencias; conciliar divergencias. En estos eventos su actuación se limita a adelantar las gestiones a que haya lugar frente al contratista y a la Secretaría, para que se obtengan acuerdos y se suscriban los documentos a que haya lugar.

7.1.3.2. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR. Los interventores responderán disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones u omisiones en la actividad contractual, en los términos de la constitución y de la ley (artcs. 51 y 53 de la L. 80/93).

7.1.3.3. FUNCIONES DEL INTERVENTOR. En los contratos de obra y de interventoría se pactarán las facultades del interventor, dentro de ellas por lo menos las siguientes:

a) Colaborar con el contratista y la Secretaría en la ejecución del contrato;

b) Verificar la ejecución del contrato dentro de los plazos previstos, controlando el cumplimiento de las especificaciones y la calidad de los bienes y servicios, así como el programa de trabajo, solicitando al contratista los ajustes a que haya lugar;

c) Atender, tramitar y resolver toda consulta que le haga el contratista sobre la correcta ejecución del contrato;

d) |Supervisar que el contratista suministre el personal, los materiales y equipos en las condiciones y calidades requeridos y en las oportunidades previstas para el efecto, y solicitar al contratista los cambios en esta materia a que haya lugar;

e) Inspeccionar permanentemente las obras;

f) Suministrar a la Secretaría información completa y actualizada sobre el avance de la obra y sobre cualquier novedad que se presente, así como consultarle las decisiones sustanciales que deban adoptarse de acuerdo con lo que se prevea en el contrato;

g) Verificar que se cumplan las normas de seguridad, técnicas y ambientales que sean aplicables;

h) Verificar el manejo del anticipo;

i) Visar las cuentas de cobro con base en el cumplimiento del contratista;

j) Suscribir con el contratista las actas a que haya lugar, y

k) Colaborar con la Secretaría en la liquidación del contrato.

Sin perjuicio de las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones a que se refiere el artículo 9º de la Ley 80 de 1993, no se contratará la interventoría con las siguientes personas: el autor del proyecto, a menos que así lo exija la complejidad de la obra; quien participó como proponente en la licitación, convocatoria o concurso en que se seleccionó al contratista para elaborar el proyecto o ejecutar la obra; quienes tengan relación de dependencia con el contratista, por ser trabajadores, contratistas o sociedades subsidiarias del mismo o de su matríz. Para efectos de determinar si una sociedad es subsidiaria se acudirá a lo dispuesto en el artículo 260 del Código de Comercio y disposiciones complementarias.

Conc. Destinatarios de la ley disciplinaria. Son destinatarios de la ley disciplinaria los servidores públicos, aunque se encuentren retirados del servicio y los particulares contemplados en el artículo 53 del Libro Tercero del Código Disciplinario (Ley 734 de 2002). ( Art. 25 L. 734/2002).

Conc. Sujetos Disciplinables. El régimen disciplinario se aplica a los particulares que cumplan funciones de interventoría en los contratos estatales, que ejerzan funciones públicas, en lo que tienen que ver con estas; presten servicios públicos a cargo de Estado, de los contemplados en el art. 366 de la Constitución Política o administren recursos de éste, salvo las empresas de economía mixta que se rijan por el régimen privado. Cuando se trate de personas jurídicas, la responsabilidad disciplinaria será exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva. (Art. 53 L. 734/2002).

Conc. Constituye falta gravísima el no exigir al interventor la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. ( Numeral 34 art. 48 L. 734/2002).

7.2. SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA. En todo contrato que celebre la Secretaría con personas naturales o jurídicas, la supervisión y vigilancia de los contratos se ejerce de la siguiente manera:

El Grupo de Contratación elabora la minuta del contrato u orden de prestación de servicio, de acuerdo con los modelos adoptados por la entidad; verificará el cumplimiento de los requisitos precontractuales señalados en el presente reglamento; formará y actualizará un expediente contentivo de la documentación que se genere a través de la ejecución del contrato y coordinará el adelantamiento de las acciones legales derivadas de los procesos contractuales. La Oficina Asesora Jurídica, revisará y aprobará las garantías que deba presentar el contratista. El supervisor del contrato, deberá verificar el debido soporte técnico y financiero del contrato; controlará el cumplimiento de las obligaciones contractuales; dará aviso al Asesor Jurídico en caso de incumplimiento total o parcial; emitirá las certificaciones respectivas para que se hagan los pagos al contratista, de conformidad con los procedimientos adoptados para el pago de compromisos adquiridos por la Secretaría.

Se denominan supervisores todas aquellas personas a quienes la Secretaría de Gobierno, D.C., les haya asignado la responsabilidad institucional de control y seguimiento de los contratos celebrados por la Entidad, quienes tendrán las siguientes funciones y responsabilidades.

La supervisión de los contratos será ejercida por funcionarios de la planta de personal de la Secretaría. Los contratistas están facultados para prestar apoyo a los funcionarios que ejercen la supervisión.

El Director Financiero verificará, al momento de efectuar cualquier pago, el cumplimiento de los requisitos para el efecto previstos en la presente resolución.

Quienes sean designados para ejercer la supervisión y control de los contratos que celebre la Secretaría de Gobierno, con personas naturales, jurídicas, consorcios o uniones temporales, tendrán las siguientes funciones:

a) Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del contrato;

b) Suscribir el acta de iniciación del contrato y remitir copia a la Oficina Asesora Jurídica y a la Dirección Financiera, para los efectos correspondientes;

c) Responder ante la Administración por el estricto seguimiento y control para lograr el cumplimiento del objeto y obligaciones pactadas contractualmente;

d) Sustentar e informar el incumplimiento en que incurra un contratista y oficiar la Oficina Asesora Jurídica para adoptar las medidas pertinentes, así como informar y emitir concepto de manera oportuna sobre los hechos que generen incumplimiento sobre las estipulaciones del contrato o irregularidades que afecten directa o indirectamente su ejecución a fin de imponer las medidas sancionatorias a que haya lugar;

e) Controlar que la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato, se efectúen dentro de los términos previstos;

f) Emitir concepto y recomendación sobre la viabilidad de prorrogas, modificaciones o adiciones que se requieran para los contratos, de conformidad con las normas legales vigentes;

g) Verificar que previamente al inicio de la ejecución del contrato, o cuando se requiera por prórroga o adición, se encuentren las pólizas debidamente aprobadas por la Oficina Asesora Jurídica y el correspondiente registro presupuestal;

h) Verificar que cuando haya lugar a pago de impuesto de timbre, este haya sido cancelado en su oportunidad;

i) Inspeccionar y verificar la calidad y correcto funcionamiento de las obras, bienes o servicios contratados, como también el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los mismos;

j) Propender porque la entrega de las obras, bienes o la prestación de los servicios se realice de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo;

k) Solicitar al contratista las pruebas de calidad que estime convenientes para establecer y evaluar el correcto funcionamiento del objeto contratado;

l) Controlar que los recursos asignados se ejecuten de acuerdo con lo pactado en el contrato;

m) Tomar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del mismo;

n) Actuar de tal manera que por causas imputables a la Entidad, no sobrevenga una mayor onerosidad; que en el menor tiempo posible se corrijan los desajustes que puedan presentarse y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver y solucionar rápida y eficazmente las diferencias durante la vigencia del contrato;

o) Estudiar y evaluar oportunamente las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista;

p) Rendir informes conforme a lo estipulado en el contrato y aquellos que le sean solicitados adicionalmente;

q) Expedir en forma oportuna los informes, certificaciones y autorizaciones para que se hagan efectivos los pagos, de acuerdo con los compromisos contractuales adquiridos;

r) Cuando se presente alguna de las siguientes situaciones, traslados, vacaciones, comisión, renuncio o despido, el Gerente de proyecto o Director responsable deberá comunicar a la Oficina Asesora Jurídica informando quien es la persona que realizará la supervisión adjuntando los informes sobre el estado del contrato en el momento de presentarse dicha situación;

s) Verificar el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, (artículo 50 de la Ley 789 de 2002.);

t) Responder en los términos del artículo 53 de la Ley 80 de 1993, por los hechos u omisiones que sean imputables y que causen daño o perjuicio a la Entidad, en desarrollo y ejecución de los contratos a los cuales ejerza control y seguimiento;

w) Elaborar el acta de liquidación dentro del término estipulado o cuando se declare caducidad del contrato, y darle visto bueno antes de ser suscrita por las partes.

7.2.2.1. En el evento de ser dos o más personas que ejerzan dicho control, se debe especificar el alcance de la supervisión de cada uno. No obstante, la responsabilidad en el ejercicio de estas funciones es solidaria y compartida, por cuanto a todos y cada uno les compete la vigilancia y control de la totalidad del objeto contratado.

7.2.2.2. La delegación de la supervisión de los contratos debe hacerse por escrito y su poder vinculante o exigibilidad, comienza a partir de su notificación.

7.2.2.3. Una vez suscrito el contrato, la Oficina Asesora Jurídica debe notificar al respectivo supervisor, mediante oficio.

7.2.2.4. Las modificaciones (adiciones, prórrogas), deben estar autorizadas por el supervisor.

8.1. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL DE CONTRATACIÓN A LA VISTA. La Secretaría de Gobierno de Bogotá, ha adoptado el sistema integrado de contratación de la Alcaldía Mayor de Bogotá, denominado "Portal de Contratación a la Vista", mediante el cual se efectúa la publicación electrónica de los procesos de selección que por su naturaleza y cuantía, requieran publicación mediante la utilización de este medio, con el fin da garantizar la publicidad y transparencia de los procedimientos contractuales, de conformidad a lo previsto en el artículos 1 y 2 del Decreto 2170 de 2002 y su Reglamentario, el Decreto 2434 de 2006. El ingreso al Portal se hace por la siguiente dirección electrónica: www.bogota.gov.co/contratacion. El uso de este medio es de carácter obligatorio para los procesos licitatorios, concursos públicos o de contratación directa que en aplicación del Decreto 2170 de 2002, lo requieran.

8.2. RESPONSABILIDAD PERSONAL. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de las anteriores normas genera responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma las conductas ilícitas, sin perjuicio de las acciones de carácter penal, administrativa, fiscal, disciplinaria y civil. Los funcionarios de la Secretaría responderán por las acciones y omisiones que entraben, dificulten, demoren, o perturben el resultado y el proceso de contratación.

8.3. CONTROL DE GESTIÓN CONTRACTUAL. Los ordenadores del gasto y los demás funcionarios que tengan injerencia en el control de la gestión contractual, según su competencia, son responsables de la eficacia del proceso contractual.

8.4. ACCIÓN DE REPETICIÓN. Es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa, haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto; o contra los particulares que investidos de una función pública hayan causado en forma dolosa o culposa la reparación patrimonial (L. 678 de agosto/2001)

En aquellos casos en que la Secretaría sea condenada judicialmente, la entidad debe iniciar la acción de repetición, si a ello hubiere lugar, contra el funcionario público y demás responsables, con la observancia de las formalidades establecidas en la normatividad vigente sobre la materia. Para que proceda la acción de repetición debe existir fallo condenatorio debidamente ejecutoriado, en contra de la administración, expedido por la autoridad competente en cada caso.

Conc. Constituye falta gravísima el no instaurar en forma oportuna por parte del Representante Legal de la entidad, en el evento de proceder la acción de repetición contra el funcionario, exfuncionario o particular en ejercicio de las funciones públicas cuya conducta haya generado conciliación o condena de responsabilidad contra el Estado. (Numeral 36 art. 48 L. 734/2002)

9.1. TRÁNSITO DE RÉGIMEN CONTRACTUAL. De conformidad con la ley, los contratos celebrados con anterioridad la vigencia de la presente resolución, se continuarán sujetando a las disposiciones vigentes cuando se celebraron.

Los procesos de selección que se iniciaron con anterioridad a la vigencia del presente reglamento, continuarán adelantándose con sujeción a las normas vigentes cuando se iniciaron, y el contrato respectivo se sujetará igualmente a dichas disposiciones.

9.2. INSTRUCCIONES INTERNAS. Corresponderá al Secretario de Gobierno de Bogotá D.C. impartir las instrucciones administrativas internas que considere necesarias para la aplicación del presente Manual.

9.3. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga las normas que le sean contrarias y requiere su publicación en el Registro Distrital.

Secretario de Gobierno

RESOLUCIÓN QUE APRUEBA EL MANUAL

ANEXO MANUAL

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2.1. REQUISITOS GENERALES

2.2. REQUISITOS PRECONTRACTUALES

2.3. CLASES DE PROCESOS DE SELECCIÓN

2.4. CLASIFICACION DE LOS CONTRATOS SEGÚN SU CUANTÍA

2.4.1. CONTRATACIÓN DIRECTA DE MÍNIMA CUANTÍA

2.4.2. CONTRATOS DE MENOR CUANTÍA (CD igual o inf al 10% menor ctía)

2.4.3. CONTRATOS DE MENOR CUANTÍA (CD superior al 10% menor ctía)

2.4.4. CONTRATOS DE MAYOR CUANTÍA - LICITACIÓN Y/O CONCURSO PÚBLICO

3.1. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

3.2. INHABILIDAD SOBREVINIENTE

3.4. DURACIÓN DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

CAPÍTULO IV

CONTRATOS DE MAYOR DEMANDA EN LA SECRETARÍA

4.1. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

4.2. CONTRATOS DE P. DE S.V.S PROFESIONALES DE APOYO A LA GESTION DE LA ENTIDAD

4.3. CONTRATO DE CONSULTORÍA

4.4. CONTRATO DE OBRA

4.5. CONTRATO DE OBRA INMUEBLE

4.6. CONTRATO DE SUMINISTRO

4.7. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

4.8. VENTA DE BIENES

4.9. CONTRATO DE PERMUTA

4.10. COMPRAVENTA DE BIENES INMUEBLES

4.12. CONTRATO DE SEGURO

5.1. CLÁUSULAS DE LOS CONTRATOS

5.2. MINUTAS Y MODELOS APROBADOS

5.3. REQUISITOS RELATIVOS AL PAGO

5.4. RESOLUCIÓN DE HONORARIOS PARA CONTRATISTAS

5.5. ABUSO DE PODER O FAVORECIMIENTO

5.7. GARANTÍAS

5.8. ANTICIPOS, PAGO ANTICIPADO Y SALDO

5.9. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL O INTELECTUAL

5.10. CONVENIOS

5.11. SUBCONTRATISTAS

5.12. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

5.13. DEL REGISTRO DE LOS CONTRATOS EN EL SICE.

5.14. PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS EN LA GACETA OFICIAL

5.15. PARTICIPACIÓN CIUDADANA

5.16. PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

5.17. COTIZACIONES EN SALUD PARA CONTRATACIÓN NO LABORA

5.18. CUENTAS DE COBRO

5.19. OBLIGACIÓN DE REPORTAR AL SISTEMA GENERAL DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.-SUIP

5.20. CRITERIOS TÉCNICOS DE LA SERIE DE CONTRATOS

6.1. ADICIÓN Y PRÓRROGA

6.2. SUSPENSIÓN

6.3. LIQUIDACIÓN

6.4. PLAZO DE LA LIQUIDACIÓN

7.1. INTERVENTORÍA DEL CONTRATO

7.1.1. OBJETIVO DE LA INTERVENTORÍA

7.1.2. ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA

a) FRENTE A LA ENTIDAD

b) FRENTE AL CONTRATISTA

7.1.3. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA INTERVENTORÍA

7.1.3.1. CALIDAD DEL INTERVENTOR

7.1.3.2. PROHIBICIONES Y LIMITACIONES DE LA INTERVENTORÍA

7.1.3.2. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR

7.1.3.3. FUNCIONES DEL INTERVENTOR

7.2. SUPERVISIÓN Y VIGILANCIA

7.2.1. FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES

7.2.2. REQUISITOS GENERALES APLICADOS A LA SUPERVISIÓN

8.1. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL DE CONTRATACIÓN A LA VISTA

8.2. RESPONSABILIDAD PERSONAL

8.3. CONTROL DE GESTIÓN CONTRACTUAL

8.4. ACCIÓN DE REPETICIÓN

9.1. TRÁNSITO DE RÉGIMEN CONTRACTUAL

9.2. INSTRUCCIONES INTERNAS

9.3. VIGENCIA