Que el literal a del artículo 21 del Decreto 539 de 2006 establece que son funciones de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, definir políticas relacionadas con los recursos informáticos de la entidad y velar por prestación de un eficiente servicio al usuario.

Que igualmente provee los lineamientos necesarios para posicionar a la Secretaría de Gobierno Distrital, como una entidad tecnológicamente avanzada, con sistemas de información modernos y conectados en red con las localidades y dependencias del nivel central en otras sedes.

Que para el efectivo cumplimiento de la función administrativa encomendada a la Secretaría de Gobierno Distrital, se hace necesario adoptar las políticas de seguridad para el manejo de la información, así como impartir las instrucciones necesarias para el correcto uso y administración de los bienes informáticos asignados a los funcionarios y usuarios de red en general.

ARTICULO 1. ADOPCION: Adoptar las políticas de seguridad para el manejo de la información, así como impartir las instrucciones para el uso y administración del Recurso Tecnológico de la Entidad.

ARTICULO 2. PROPOSITO: La Secretaría de Gobierno Distrital depende de su infraestructura de red para cumplir su objetivo dentro del plan de gobierno. Con el fin de asegurar que sus recursos tecnológicos sean usados correctamente por sus empleados, contratistas, agentes y otros usuarios, la Secretaría de Gobierno Distrital ha creado la Política de Utilización de los Recursos Tecnológicos.

Las reglas y obligaciones descritas en este documento aplican a todos los usuarios de la red de voz y datos de Secretaría de Gobierno Distrital, sin importar su ubicación. Las violaciones a las políticas aquí establecidas comprometerán de manera grave la responsabilidad del contraventor y podrán generar acción disciplinaria interna, incluyendo terminación con justa causa del Contrato de Trabajo o terminación del contrato de servicios profesionales, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que haya lugar.

Es responsabilidad de cada Usuario utilizar los recursos de cómputo de Secretaría de Gobierno Distrital en forma responsable, profesional, ética y legal.

ARTICULO 3. CAMPO DE APLICACION: La presente resolución es aplicable a todos los usuarios internos de la Secretaría de Gobierno Distrital, como funcionarios, contratistas, pasantes, que tengan a su cargo cualquier tipo de información relacionada con la Entidad y usuarios de los bienes informáticos de propiedad de la Secretaría de Gobierno Distrital.

ARTICULO 4. RESPONSABILIDAD DE LOS DIRECTIVOS: Los supervisores y directores tendrán las siguientes responsabilidades:

a. Distribuir una copia de estas políticas a los empleados bajo su supervisión.

b. Estar seguro de que todo software usado por empleados bajo su supervisión está propiamente licenciado.

c. Detectar y corregir el uso de las copias indebidas por los empleados bajo su supervisión.

d. Informar inmediatamente al Centro de Servicios Informáticos - CSI el retiro de los empleados a su cargo para inactivar oportunamente las claves de acceso.

Los supervisores y directores pueden contactar al Centro de Servicios Informáticos - CSI para asistencia en la implementación de esta política.

Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana el entregar y hacer firmar a todo nuevo empleado permanente, temporal, contratistas o agentes las presentes Políticas como señal de conocimiento de la misma.

ARTICULO 5. CONDICIONES: Al obtener acceso o utilizar nuestros Recursos Tecnológicos, los Usuarios deben obrar de acuerdo con las siguientes condiciones:

5.1. NO EXPECTATIVA DE PRIVACIDAD

5.1.1. No expectativa de privacidad: Los computadores y cuentas asociadas son dadas a los Usuarios para facilitarles su trabajo. Los Usuarios no deben tener una expectativa de privacidad en relación con cualquier material que creen, almacenen, envíen o reciban en el sistema de computación. Este sistema pertenece a la Entidad y debe ser utilizado para propósitos relacionados exclusivamente con el negocio.

5.1.2. Renuncia a derechos de privacidad: Los Usuarios renuncian expresamente a la privacidad en relación con cualquier material que ellos creen, almacenen, envíen o reciban en el computador, a través de Internet o de cualquier otra red.

Los Usuarios dan su consentimiento para que de ser necesario, funcionarios autorizados de la Entidad puedan acceder y revisar cualquier tipo de material que los Usuarios creen, almacenen, envíen o reciban en el computador, a través de Internet o de cualquier otra red. Los usuarios entienden y aceptan que la Secretaría de Gobierno Distrital puede utilizar procedimientos y recursos manuales o automáticos para monitorear la utilización de sus Recursos Tecnológicos.

5.2. ACTIVIDADES PROHIBIDAS

5.2.1. Material Inapropiado o ilegal: El material que tenga carácter fraudulento, que pueda llegar a generar sentimientos de acoso u hostigamiento, o que por su naturaleza sea embarazoso, sexualmente explícito, difamatorio, ilegal o inapropiado, no podrá ser enviado por correo electrónico o cualquier otra forma de comunicación electrónica (tales como sistemas de foros, grupo de noticia, grupos de "chat"), exhibido o almacenado en los computadores de la Secretaría de Gobierno Distrital. Los Usuarios que encuentren o reciban este tipo de material deben reportarlo en forma inmediata al Centro de Servicios Informáticos - CSI.

5.2.2. Usos prohibidos: Los Recursos Tecnológicos de la Secretaría de Gobierno Distrital no podrán ser utilizados para divulgar, propagar o almacenar contenido personal o comercial de publicidad, promociones, ofertas, programas destructivos (virus), material político o cualquier otro uso que no esté autorizado.

5.2.3. Desperdicio de Recursos Tecnológicos: Los usuarios no deben realizar intencionalmente actos que impliquen un desperdicio de los Recursos Tecnológicos, monopolicen o acaparen los recursos para excluir a otros. Estos actos incluyen, pero no se limitan a: envío de correo electrónico masivo, envío de correo de cadena, utilización excesiva o innecesaria de Internet, participación en juegos, grupos de "chat", impresión de copias múltiples de documentos, descargas (downloading) de archivos de gran tamaño, o creación de tráfico de red innecesario.

5.2.4. Mal uso del "Software": Los Usuarios no podrán efectuar cualquiera de las siguientes labores:

a. Copiar software licenciado de la Entidad para utilizar en sus computadores personales, ya sea en su domicilio o en cualquier otra instalación.

b. Proveer copias de software licenciado a contratistas, empleados temporales, amigos, parientes o cualquier otra tercera persona.

c. Instalar "software" en cualquier computador o Servidor de la Entidad.

d. Descargar "software" de Internet u otro servicio en línea a cualquier computador o Servidor.

e. Modificar, revisar, transformar o adaptar cualquier "software".

f. Descompilar o reversar la ingeniería en cualquier software. Los Usuarios deberán informar al Centro de Servicios Informáticos - Secretaría de Gobierno Distrital - CSI de cualquier conocimiento que tengan de violación al uso adecuado y legal del "software" o de los derechos respectivos del autor.

g. Para el uso de sniffer debe existir una autorización por parte de la Dirección de Planeación y sistemas de Información, dependencia responsable de verificar la necesidad de la instalación de dicho software.

ARTICULO 6. DEFINICIONES: Para efectos del presente acto administrativo, se adoptan las siguientes definiciones:

6.1. RECURSO TECNOLOGICO: Son todos los bienes tangibles e intangibles que posee la entidad, que constituyen herramientas informáticas para el desarrollo de las labores diarias.

Los recursos tecnológicos y la información son de propiedad de la Secretaría de Gobierno Distrital y deben ser utilizados únicamente para propósitos legítimos de la entidad. Se permite que los Usuarios utilicen estos Recursos para facilitarles el desempeño de sus tareas. El uso de estos Recursos es un privilegio que puede ser revocado en cualquier momento.

6.2. HARDWARE: Son aquellos elementos físicos (CPU, monitor, mouse, teclados, impresoras, parlantes y demás elementos que se encuentren conectados a la CPU).

6.3. SOFTWARE: Son aquellos elementos informáticos, sobre los cuales la Secretaría de Gobierno Distrital, tiene el derecho de uso o de propiedad intelectual, que permiten que las labores de procesamiento de información, sirvan como herramienta de productividad y gestión.

Están conformados entre otros por:

1. Sistemas operativos

2. Software de ofimática

3. Software de desarrollo

4. Software comercial

5. Software de comunicaciones

6.3.1 Software Licenciado: Se refiere a la obtención del derecho para uso del software de computador.

6.3.2 Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto a sistemas operacionales, como aquellos paquetes de usuario final y sistemas aplicativos, que la Dirección de Planeación y Sistemas de Información ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso, o si se trata de licencias otorgadas con el código fuente, para generar modificaciones al mismo. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y es una violación a los derechos de autor, previsto en la Ley 603 de 2000.

6.4. USUARIO: Se refiere a todos los empleados, contratistas, consultores, trabajadores temporales, y cualquier otra persona o entidad que utilice los Recursos Tecnológicos de la Secretaría de Gobierno Distrital.

ARTICULO 7. UTILIZACION DE LOS RECURSOS TECNOLOGICOS: Los recursos tecnológicos (Software y Hardware) de la Secretaría de Gobierno Distrital o a su servicio, deben ser utilizados bajo los siguientes criterios:

a. En todos los equipos de la Secretaría de Gobierno Distrital, debe estar instalada la imagen Institucional de la Secretaría, la cual debe ser mostrada como un tapiz (imagen de fondo de pantalla).

b. La instalación de software en los equipos de la Secretaría de Gobierno Distrital, solo puede ser realizada por el Centro de Servicios Informáticos - CSI, o por la Empresa que preste el servicio de soporte a la entidad.

c. En los equipos de la Secretaría de Gobierno Distrital, no debe instalarse ninguna clase de programa o software descargado por Internet u obtenido por otro medio, a menos que exista autorización previa por el Centro de Servicios Informáticos - CSI, dependencia responsable de verificar la necesidad de la instalación de dicho software, su funcionalidad en el trabajo del usuario, necesidad o no de licencias para su instalación.

d. El cambio en las configuraciones de hardware o software instalado en los equipos de cómputo de la Secretaría de Gobierno Distrital, solo podrán ser realizados por el Centro de Servicios Informáticos - CSI, o la Empresa que preste el servicio de soporte a la Secretaría, previa aprobación de la solicitud escrita de la dependencia que requiera el servicio.

e. La instalación, soporte y/o mantenimiento de cualquier tipo de software (base, operativo, aplicativo, utilitario, de gestión y de protección contra virus), licenciados para la Secretaría de Gobierno Distrital, se realizará solamente a equipos de cómputo que sean de propiedad de esta Entidad.

f. En el evento de que se requiera utilización de equipos particulares para labores institucionales (que tengan acceso a la red de la entidad), se deberá realizar una solicitud escrita y motivada al Centro de Servicios Informáticos - CSI, la cual podrá autorizar por escrito su utilización por el tiempo estrictamente necesario.

g. Los equipos de cómputo o sus partes (CPU, monitor, Mouse, teclados, impresoras, parlantes y demás elementos que se encuentren conectados a la CPU), no podrán ser cambiados de puesto, sin autorización escrita del Centro de Servicios Informáticos - CSI, quien establecerá la viabilidad técnica del cambio, previa autorización del jefe del área donde se encuentre ubicado el equipo.

h. Las siguientes recomendaciones, deben ser acogidas por los usuarios de computadores y supervisadas por el administrador de red local, quien velará por su aplicación a fin de prolongar la vida de los equipos:

· Ubique el equipo en un área donde no exista mucho movimiento y la parte eléctrica del mismo no sea de fácil acceso al paso de personal.

· No traslade el computador sin la autorización y asesoría del administrador de red o el personal del Centro de Servicios Informáticos - CSI,, según sea el caso.

· Instale el computador sobre escritorios, o muebles o estables especialmente diseñados para ello.

· Ubique el equipo lejos de la luz del sol y de ventanas abiertas.

· La energía eléctrica de corriente regulada (110 voltios y con polo a tierra) se identifica por las tomas naranjas. Asesórese debidamente para garantizar una correcta conexión.

· No conecte otros aparatos (radios, máquinas de escribir, calculadoras, celulares, etc.) en las tomas de corriente regulada.

· Cada usuario, al momento de terminar las labores diarias, deberá apagar los equipos (computador, impresoras, escaners).

· No se debe colocar encima o cerca del computador ganchos, clips, bebidas y comidas que pueden caer accidentalmente dentro del equipo y dañar sus partes, costo que no asume ninguna garantía ni contrato.

· No fume cerca del equipo, el alquitrán se adhiere a las piezas y circuitos internos del equipo.

· Mantenga libre de polvo las partes externas del computador y de las impresoras. Utilice un paño suave y seco. Jamás use agua y jabón. Solicite al técnico de mantenimiento una tarea total de limpieza de estos equipos.

· Debe mantener el teclado protegido con la membrana plástica, a fin de evitar contratiempos.

· Utilice los tamaños de papel adecuados que sean manejados por las respectivas impresoras porque el inapropiado uso puede causar daños de: Rodillos, sensores, bandejas etc, de las mismas. Si el papel es usado o reciclado no debe estar roto ni tener ganchos que dañen las partes internas del equipo.

· Está prohibido destapar y tratar de arreglar los equipos por su cuenta. Al igual que romper el sello de garantía con prejuicio de los daños ocasionados. En todos los casos solicite el servicio al área de soporte respectiva.

· No se debe introducir ningún elemento extraño como ganchos o pinzas a fin de retirar elementos de las unidades de almacenamiento.

· No preste los equipos a personas ajenas a su dependencia es de uso personal. La persona que tiene el equipo asignado es responsable por todo lo que le pase y por todo lo que se haga desde ese equipo.

· Cualquier traslado interno, externo o cambio de responsable deberá ser informado de inmediato al Centro de Servicios Informáticos - CSI, de acuerdo con las normas establecida por la CIRCULAR No. 015 DE SEPTIEMBRE 06 DE 2006.

· En caso de retiro definitivo del usuario el equipo debe ser entregado al Centro de Servicios Informáticos - CSI de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información para su reasignación de acuerdo con las necesidades, enviando copia a la Dirección Administrativa, para los equipos de propiedad de la Secretaría y al Administrador de Red para los equipos del Fondo de Desarrollo Local.

· Si alguno de los elementos que conforman el equipo (Mouse, monitor, teclado, cpu) se llegare a dañar al punto que requiera su reposición, el usuario o usuarios responsables, están en la obligación de informar a través del medio establecido por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información y en todo caso su reposición será adelantada únicamente por el personal de Soporte en cada Dependencia.

· Los usuarios de equipos portátiles para garantizar la custodia de su equipo deben solicitar a la Dirección Administrativa el suministro de una Guaya para garantizar la seguridad en su puesto de trabajo.

i. El responsable de un recurso tecnológico de la Secretaría de Gobierno Distrital o a su servicio, deberá informar inmediatamente por escrito cualquier irregularidad que detecte sobre el mismo, a la Oficina de Planeación y Sistemas - Centro de Servicios Informáticos - CSI.

j. El acceso indebido a un Recurso Tecnológico por parte de un tercero no autorizado, deberá ser reportado inmediatamente se detecte, al Centro de servicios Informáticos - CSI.

k. El servicio de soporte para cualquier falla que presenten los equipos de la Secretaría de Gobierno Distrital o a su servicio, deberá ser solicitado al Centro de Servicios Informáticos - CSI.

l. Los cambios de configuración de los elementos informáticos solo podrán ser realizados por el Centro de Servicios Informáticos - CSI.

m. En el evento de requerir la utilización de un equipo de cómputo diferente al asignado, se deberá enviar autorización del jefe inmediato del usuario del equipo quien manifestará su responsabilidad sobre la información del usuario titular.

n. El Centro de Servicios Informáticos - CSI, en coordinación con la firma prestadora del servicio de soporte deberán mantener actualizado en medio electrónico, un registro con la hoja de vida completa de cada equipo indicando en ella: nombre lógico, dirección IP, marca, modelo, serie, placa de inventario, y la información técnica de los dispositivos que se le encuentren conectados, bien sea que correspondan a los accesorios básicos con que fue adquirido o que hayan sido adicionados, retirados o reemplazados con posterioridad.

o. El Centro de Servicios Informáticos - CSI en coordinación con la firma prestadora del servicio de soporte deberán mantener actualizado en medio electrónico el registro con la hoja de vida completa del software indicando en ella: el tipo, la versión, el número de licencias, la fecha de instalación y nombre de funcionario de Informática, que efectuó la instalación.

a. Es deber utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas o la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que está afecten. (Numeral 4 art.34 L. 734/2002).

b. Es deber custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. (Numeral 5 art.34 L. 734/2002).

c. Creación de Usuarios: El Centro de Servicios Informáticos - CSI ó el Administrador de red de cada una de las Alcaldías, según sea el caso, debe tener en cuenta lo siguiente en el momento de la creación de los usuarios:

El estándar para la creación del id es:

* Letra inicial del primer nombre seguida por el primer apellido.

* Si este id no esta disponible, letra inicial del primer nombre seguida por la letra inicial del segundo nombre y el primer apellido.

* Si este id ya existe utilizar las dos primeras letras del primer nombre seguida por el primer apellido.

Incluir información completa del usuario (nombres, apellidos, cedula de ciudadanía, dependencia, cargo, ubicación, localidad, teléfono y numero de extensión, correo electrónico, equipo en el que se debe iniciar sesión, entre otras).

d. Responsabilidad con las contraseñas: Los Usuarios son responsables de salvaguardar sus contraseñas de acceso al sistema de cómputo. Las contraseñas individuales no deben ser impresas, almacenadas en los sistemas o suministradas a cualquier otra persona. Los Usuarios son responsables de todas las transacciones efectuadas con sus contraseñas. Ningún usuario podrá acceder el sistema de cómputo utilizando la cuenta o contraseña de otro usuario.

e. Las contraseñas no implican privacidad: El uso de contraseñas para acceder al sistema de cómputo o para encriptar archivos particulares o mensajes no implica que los Usuarios tengan la expectativa de privacidad en el material que ellos almacenen en el sistema de cómputo independientemente del hecho que éste haya sido encriptado o no.

f. Confidencialidad: La clave de acceso es personal e intransferible, y como consecuencia se entiende para todos los efectos que solo la conoce el responsable del equipo.

g. El uso de cuentas de usuario y de contraseñas, debe cumplirse bajo los siguientes requisitos:

· Implementar las directivas de contraseñas descritas en éste documento.

· Activar en el Servidor, el registro de eventos sobre administración de cuentas, inicios de sesión exitosos y fallidos, entre otros.

· Depurar periódicamente y administrar los usuarios y equipos en el directorio activo.

h. La Clave de inicio de sesión, debe ser solicitada en todos los computadores, se habilita al momento de configurar el equipo y es una clave que será solicitada como primer paso de inicialización después de encendido el computador. Dicha clave debe cumplir los siguientes requisitos:

· Debe incluir letras mayúsculas, minúsculas y números

· Debe contener mínimo ocho (8) caracteres de longitud

· No debe corresponder a las ultimas seis claves utilizadas dado que el sistema recuerda las últimas seis contraseñas utilizadas por cada usuario, es decir que no se puede repetir la contraseña del mes anterior. cuando el usuario está realizando el cambio de contraseña y trata de utilizar una contraseña digitada anteriormente, el sistema le informa que la contraseña no es valida ó que es demasiado corta y le da la opción de registrar una nueva, cuando el cambio se realiza con éxito, el sistema le informa al usuario tal situación. Tampoco se puede usar el nombre de usuario asignado en la red.

· No debe corresponder al nombre del usuario

· Debe mantener una vigencia máxima de treinta (30) días y una mínima de veinticinco (25) días, es decir, cada treinta días el sistema solicita al usuario el cambio de contraseña, avisando que en X días caducará, dando la opción para que en ese momento pueda cambiarla.

· Después de cinco (5) intentos fallidos al ingresar la contraseña, la cuenta del usuario es bloqueada, y sólo podrá ser desbloqueada por el administrador de la red, previa notificación del evento al director del área a la que pertenece el usuario que tiene bloqueada la cuenta.

i. El administrador de la red y el administrador de la base de datos cambiarán inmediatamente la clave de acceso y cuenta de usuario a los empleados o contratistas que tengan ausencias temporales o definitivas de sus cargos o terminación de sus contratos.

j. La adición de nuevos servicios de red, así como la modificación o retiro de los servicios existentes, serán aprobados por el Director de Planeación y Sistemas de Información, previo concepto técnico.

k. Todo servicio que involucre recursos de Información, contará con planes de capacitación y entrenamiento a usuarios, para hacer un uso efectivo de los recursos dando a conocer los riesgos y responsabilidades involucrados. Para lo cual cada aplicación de nuevas tecnologías requerirá la presencia de los administradores de red para su entrenamiento.

l. Toda información que requiera ser divulgada por los funcionarios de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, utilizará prioritariamente los medios y servicios electrónicos de la ENTIDAD.

m. Los privilegios de acceso a servicios y/o a recursos de red, serán autorizados y asignados por el administrador de la red.

n. El Administrador de la red recomendará los mecanismos para restringir el acceso a sitios de Internet que no tengan relación con las actividades propias de la entidad, de acuerdo con su contenido y cumpliendo con las disposiciones ley.

o. Si existe algún recurso informático que deba ser compartido (P.ej: carpetas, impresoras, etc.), éste será protegido de uso no autorizado estableciendo los permisos correspondientes (lectura, escritura) y control de acceso mediante contraseña.

p. Todo cambio en los recursos informáticos que impliquen la no continuidad de algún servicio debe ser informado oportunamente al Centro de Servicios Informáticos - CSI) en caso de requerir cambios en la configuración de los equipos y servicios de red.

q. La Dirección de Gestión Humana informará a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, de los retiros de personal por terminación o finalización de contrato laboral, con el fin de cancelar todas sus cuentas y servicios como usuario de la red, esta labor será realizada por El administrador de red o por el Coordinador del Centro de Servicios Informáticos - CSI según sea el caso.

r. Ningún Usuario tiene permitido iniciar sesión en la red en más de un equipo, solo se permitirá el inicio de sesión en el equipo que le fue asignado para sus labores.

s. El acceso a la red solo esta permitido en horas laborales, en caso de requerir acceso en un horario diferente se deberá solicitar la respectiva autorización por escrito a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información indicando el nombre de usuario, el horario en que se requiere el acceso y el tipo de labor que se va a desempeñar.

t. Todos los cambios en los servidores y equipos de red de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, incluyendo la instalación de nuevo software, el cambio de dirección IP, la reconfiguración de routers, y switchs, deben ser documentados y debidamente aprobados. Esto es para prevenir cambios apresurados que puedan causar interrupción de los servicios de red o acceder en forma inadvertida a información confidencial.

u. Si por efecto de algún proyecto en el que participe la Secretaría de Gobierno Distrital debe permitirse el acceso a un funcionario de otra entidad o a un equipo de otra entidad, dicha situación debe ser soportada mediante un acto administrativo de comisión o comodato según sea el caso, debidamente suscrito entre las partes.

v. Las políticas de uso aceptable de la red incluyen el uso de la red de comunicación para el propósito, Misión y Visión de la Secretaría de Gobierno Distrital de soportar diferentes actividades que busquen cubrir los objetivos fundamentales de la entidad.

w. Se contará con un sistema de medición y registro estadístico que permita efectuar análisis de uso y niveles de calidad de los servicios de la red.

ARTICULO 9. RESPALDO DE INFORMACION (BACKUPS): En relación con la información que maneja cada oficina de la Secretaría de Gobierno Distrital, es necesario que se tenga en cuenta lo siguiente:

a. Determine el grado de importancia de la información que amerite copias de seguridad. No debe incluir música, juegos, videos o demás información que no corresponda a la institución.

b. Comunique a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, para que ésta elabore copias periódicas a través de la red, lo anterior para la información que se maneja en aplicativos, debe indicar por cuanto tiempo se debe conservar.

c. El usuario es responsable de realizar semanalmente una copia de seguridad de sus archivos correspondientes a la institución (documentos, hojas de calculo, bases de datos, lotus, entre otros), en otro medio de almacenamiento como CD, probando a su vez el mecanismo de recuperación, para lo cual, el Centro de Servicios Informáticos - CSI deberá orientar y capacitar a todos los funcionarios que lo requieran y que no poseen el conocimiento para realizar backups de los archivos en uso e identificar a cuales debe hacerle periódicamente copia de acuerdo al aplicativo que manejan. Así mismo, orientar cómo aprobar el mecanismo de recuperación. En caso de avería en la máquina, o daños que impliquen cambios de hardware, se tomará el backup correspondiente.

d. Los usuarios deberán tener copias de la información propia y relevante de su labor en el servidor de respaldo o en el área de trabajo del servidor de la red que se haya destinado para este fin, respetando las cuotas de espacio asignadas para cada uno.

e. Para efectos de brindar un adecuado servicio de soporte a los usuarios, y no poner en riesgo la información "institucional crítica", cada usuario deberá crear en su PC. una carpeta denominada "Institucional" desde la cual administrará y desarrollará las labores propias de su cargo, esta carpeta será en consecuencia la única objeto de backup por parte de la persona responsable de realizar backup en la Dirección.

f. En la Secretaría de Gobierno Distrital debe existir un sitio dedicado a guardar; backups, copias de los programas fuentes, ejecutables o objetos de los aplicativos más relevantes en la entidad, manuales, cd´s y licencias, esta debe existir en un edificio externo al sitio de operación diaria, este sitio se denominará cintoteca. Este sitio debe asegurar condiciones óptimas ambientales y de seguridad.

g. El administrador de la red o la persona a quien se le designe, deberá respaldar en medios magnéticos la información de los servidores de acuerdo con el siguiente esquema:

h. Se utilizarán mensualmente 5 cintas; La cinta número 1 que se describe en el esquema anterior se utilizará los días lunes y miércoles, la cinta número 2 se utilizará los días martes y jueves, la cinta número 3 se utilizará todos los viernes, existirá una cinta número 4 que serán (2) cintas que se sacará mensualmente a la totalidad de la información que exista en el servidor (sistema operativo, usuarios y aplicativos), una cinta se guardará en la DRPS y la otra en el sitio externo denominado "hemeroteca o cintoteca".

i. La rotulación de las cintas semanales y mensuales deberá identificar claramente la información que contiene y la última fecha en que fue utilizada, la fecha tendrá el formato: nombre del servidor-mm/dd/aaaa.

j. El lugar de almacenamiento para las copias mensuales y anuales deberá ser el sitio externo que anteriormente fue denominado "cintoteca o hemeroteca". Este sitio debe asegurar condiciones óptimas ambientales y de seguridad.

ARTICULO 10. USO GENERAL DEL CORREO ELECTRÓNICO: El correo electrónico se ha convertido rápidamente en uno de los métodos de comunicación más importantes entre funcionarios, clientes, proveedores, contratistas y consultores. Con el fin de maximizar el beneficio y minimizar los riesgos asociados, la Secretaría de Gobierno Distrital ha creado las siguientes pautas, las cuales no han sido diseñadas para desalentar la utilización del mismo, sino para asegurar su uso con responsabilidad y discreción.

a. El correo electrónico no se usará para propósitos que puedan generar conflictos para la Secretaría de Gobierno Distrital. El uso para fines personales será racional.

b. Para la Creación de las cuentas de correo, se debe realizar la solicitud a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información a través de un oficio firmado por el correspondiente directivo.

c. Cada uno de los clientes de correo debe estar soportado por una licencia de Correo, para las Alcaldías Locales estas deben ser adquiridas y renovadas por los Fondos de Desarrollo Local.

d. El Tamaño del buzón de correo para cada uno de los usuarios es de 100 Megas, y se genera un aviso de alerta cuando el tamaño supere los 90 Megas, una vez que este espacio es utilizado, no será posible enviar mensajes hasta que libere el espacio del buzón. Es responsabilidad del usuario realizar constantemente la depuración de su correo, tanto los enviados, recibidos y los que se encuentran en la papelera de reciclaje.

e. Cuando los buzones de correo superen los tamaños permitidos y no se realice la depuración pertinente, la Dirección de Planeación y Sistemas de Información realizara el bloqueo de las cuentas de correo con el fin de generar una solicitud de soporte técnico, cuando se realice esta tarea se debe activar el archivado de los correos importantes en un equipo local esta actividad será desarrollada por el personal del Centro de Servicios Informáticos - CSI.

f. El tamaño de los mensajes incluido los archivos anexos no debe ser superior a los 10 megas.

g. Los mensajes cuyo tamaño se encuentra entre 5 megas y 10 megas se enviara con una prioridad baja, por lo tanto su envío se realizara en horas de la noche.

h. Los usuarios podrán consultar su correo a través de la pagina Web de la Entidad (www.segobdis.gov.co), para ello deben solicitar la activación de la clave correspondiente, vía correo electrónico a la cuenta asuarez@segobdis.gov.co la clave será generada de manera aleatoria por el administrador de la plataforma Lotus Domino y será remitida vía correo al usuario correspondiente, esta misma clave le permitirá acceder al software de Mensajería Instantánea Institucional y debe ser cambiada luego del primer acceso al correo desde Internet, para que la conozca únicamente el usuario.

i. Cuando se realice la desvinculación o traslado de una persona que tenga asignada una licencia de correo, debe ser notificado a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, con el fin de realizar la eliminación del usuario en mención y la creación del nuevo usuario.

j. Ningún usuario permitirá a otro enviar correos utilizando su cuenta, sin aclarar el remitente.

k. La dirección del emisor corresponderá a la asignada por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

l. El Envío de correos electrónicos masivos, a la comunidad en general, debe ser autorizado exclusivamente por el Director o Subdirectores o quien designe la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

m. El Envío de correos electrónicos masivos, debe ser de contenido "liviano", es decir, sin incluir archivos adjuntos que puedan congestionar la red (gráficos, videos y similares.)

n. Los usuarios tendrán un solo buzón de correo electrónico, (personal y/o dependencia) en el dominio segobdis.gov.co.

o. Es obligatorio la utilización de carpetas personales para almacenar la información del correo que ingresa y que desea conservar.

p. El mantenimiento del buzón de correo electrónico y de la lista personal de direcciones en cada computador será responsabilidad del usuario del servicio.

q. El correo electrónico no debe usarse para intimidar, insultar o acosar a otras personas, interferir con el trabajo de los demás provocando un ambiente de trabajo no deseable dentro del contexto de las políticas de la Secretaría de Gobierno Distrital.

r. NO reenvié o inicie correo de cadena ("Chain") o masivo, el correo en cadena es un mensaje enviado a un numero de destinatarios para que estos a la vez se le reenvíen a otros. El envió de correo masivo se refiere a aquel enviado a un gran numero de receptores sin un propósito relacionado con la entidad. Estos tipos de mensajes degradan el desempeño del sistema y consume recursos de disco y memoria.

s. Todo correo saliente debe llevar el siguiente pie de página, el cual se incluye en cada mensaje enviado fuera de La Secretaría de Gobierno Distrital y Alcaldías, de manera automática.

ARTICULO 11. Administración del Inventario de Recursos Tecnológicos: La Dirección de Planeación y Sistemas de Información en cumplimiento de sus funciones ejerce el control sobre la adquisición, asignación, redistribución y administración en general del recurso tecnológico de la entidad.

Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados. (Numeral 21 art.34 L. 734/2002).

Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. (Numeral 22 art.34 L. 734/2002).

En todo caso se debe dar estricto cumplimiento a lo normado por la Circular 015 de Septiembre de 2006.

a. El Centro de Servicios Informáticos - CSI de la Secretaría de Gobierno Distrital, registrará el ingreso de recursos tecnológicos así sea por la causal de devolución, de acuerdo con las normas administrativas que existan para tal fin, velando por su cuidado y conservación, mientras son asignados sin que en ningún caso pueda disponer de su utilización, sin previa autorización de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

b. Se velará por el cuidado de los recursos tecnológicos que se tengan asignados, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa, fiscal disciplinaria o penal, en que se pueda incurrir por cualquier daño o perdida.

c. La Dirección Administrativa de la Secretaría de Gobierno Distrital, referenciará e identificará mediante placas, tanto las pantallas, las Unidades Centrales de Procesamiento (CPU), así como los dispositivos externos que se encuentren conectados a las mismas; dichas identificaciones no deberán ser retiradas de los respectivos equipos y periféricos, salvo reemplazo de las mismas por el Centro de Servicios Informáticos - CSI.

d. La Dirección Administrativa entregará mediante comprobante de salida, los recursos tecnológicos que la Dirección de Planeación y Sistemas de Información haya asignado, y los cargará a la cuenta del responsable en el sistema de inventarios de la Entidad.

e. Los recursos tecnológicos que por cualquier razón no se encuentren en uso o que hayan sido reemplazados en forma definitiva, deberán ser devueltos por quien los tenga asignados, al Centro de Servicios Informáticos - CSI de la Secretaría de Gobierno Distrital Distrital.

f. Se solicitará al Centro de Servicios Informáticos - CSI de la Secretaría de Gobierno Distrital, la verificación y recibo de los recursos informáticos a cargo, en caso de presentarse desvinculación o traslado. En este caso se entregará igualmente al Jefe Inmediato o Coordinador de la función, actividad o servicio, una relación con los nombres de los archivos manejados y del software misional que reside en el equipo que tenía a cargo.

g. El Centro de Servicios Informáticos - CSI de la Secretaría de Gobierno Distrital Distrital, recibirá y hará las actas de traslado y/o reintegro de los recursos tecnológicos devueltos por quienes los tenían asignados, actualizando las hojas de vida de los equipos.

h. El Centro de Servicios Informáticos - CSI podrá intercambiar elementos internos o externos de las Unidades Centrales de Procesamiento (CPU), con fines de actualizar los equipos que a su juicio lo requieran y ameriten. De cualquier cambio se dejará la respectiva anotación en las hojas de vida de los equipos y se informará al Almacenista para los fines pertinentes.

ARTICULO 12. USO GENERAL DE LOS SERVICIOS DE RED: El uso de la red por individuos u organizaciones que no sean parte de los funcionarios de la Secretaría de Gobierno Distrital, no está permitido, si existe alguna información que deba ser consultada por un ciudadano este debe estar apoyado por un funcionario de la Secretaría.

a. Si por efecto de algún proyecto en el que participe la Secretaría de Gobierno Distrital debe permitirse el acceso a un funcionario de otra entidad o a un equipo de otra entidad, dicha situación debe ser soportada mediante un acto administrativo de comisión o comodato según sea el caso, debidamente suscrito entre las partes.

b. El acceso a Internet debe hacerse desde una estación debidamente registrada y/o autorizada por el grupo de Redes y Comunicaciones. Dicho de otra forma, el computador debe estar registrado dentro del DNS (Domain Name Server) primario de la Secretaría de Gobierno Distrital y estar localizado con una dirección IP legítima. La estación debe soportar e implementar protección de clave de usuario y sistemas de seguridad de redes actualizados.

c. Las políticas de uso aceptable de la red incluyen el uso de la red de comunicación para el propósito, Misión y Visión de la Secretaría de Gobierno Distrital de soportar diferentes actividades que busquen cubrir los objetivos fundamentales de la entidad.

d. El uso de la red de comunicaciones para ganancias y actividades financieras no relacionadas con las actividades normales de la entidad es catalogado como una práctica inaceptable.

e. Debido a que la Dirección de Planeación y Sistemas de Información se esforzará en mantener la privacidad de las comunicaciones personales y un nivel de servicio apropiado, el grupo de Redes y Comunicaciones monitoreará la carga de tráfico de la red y cuando sea necesario tomará acción para proteger la integridad y operatividad de sus redes.

f. El administrador de la red, efectuará periódicamente monitoreo y medición de los diferentes servidores y servicios a partir de los logs de los mismos, e informará los resultados al responsable de tecnología de la información de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

g. Se contará con un sistema de medición y registro estadístico que permita efectuar análisis de uso y niveles de calidad de los servicios de la red.

h. El servicio de acceso remoto (VPN) se habilitará únicamente para los siguientes casos:

· Funcionarios que necesitan tener acceso a la Red desde lugares no cubiertos por ésta (algunas instalaciones de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, casa, hoteles, y similares).

· Personal que tiene algún vínculo con la ENTIDAD que por su actividad requiere el acceso a la Red (contratistas, proveedores, y similares).

i. La autorización para conectar dispositivos adicionales a la red o adicionar servicios a la red debe obtenerse por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información. No pueden conectarse computadores no autorizadas, servidores, hubs, switches, routers, o cualquier otro hardware a la red sin la debida autorización. La Dirección puede quitar de la red y confiscar sin advertencia cualquier dispositivo sospechado de violación a esta política.

j. En caso de que se obtenga la autorización apropiada, la Dirección permitirá a un computador personal la conexión a la red. Esta autorización sólo es para el computador y para ser usada como un cliente normal en la red y no proporcionar ningún servicio a la red.

k. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información podrá:

· Recolectar estadísticas de utilización basado en las direcciones de redes, protocolo de red, y tipo de aplicación.

· Progresivamente restringirá usuarios, cuando su utilización de la red resulte en la degradación del rendimiento. Tal restricción será notificada a los usuarios a través de medios apropiados.

· Las facilidades de redes no pueden ser usadas por cualquier individuo o grupos de personas para cualquier actividad de naturaleza ilegal o fraudulenta, incluyendo actividades ilegales como las definidas por las leyes, así como políticas, códigos y regulaciones de la Secretaría de Gobierno Distrital.

· Cualquier actividad que se sospeche ilegal o fraudulenta debe ser inmediatamente reportada a la autoridad competente.

· A los usuarios que quebranten estas políticas y reglamentos de uso y acceso, les será eliminado el acceso a las redes de comunicación y computadores de la Secretaria. Todos los otros estándares de conducta aplican al uso de la red y sus recursos.

ARTICULO 13. USO GENERAL DE INTERNET E INTRANET: El Internet proporcionado por la entidad es una herramienta establecida para el apoyo en la realización de las funciones propias de cada cargo, tales como la investigación de temas específicos y publicación de información institucional. En ese orden de ideas, es una herramienta de trabajo que busca hacer más ágil y fácil la labor diaria. En consecuencia se monitoreará y se controlará por parte de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información el acceso a páginas Web consideradas peligrosas o indebidas y que atenten contra el uso racional de este servicio. La Intranet es una herramienta de comunicación interna que permite publicar información de diversa índole y se constituye como un elemento de gran utilidad para los usuarios internos de la Entidad.

13.1. Uso: Es necesario que todos los usuarios estén enterados y conscientes de los compromisos, normas y reglamentos que han adquirido para el acceso a Internet, tomando todas las medidas que correspondan para que éstos normas se respeten y se cumplan, ya que Internet es una ventana al mundo y debe ser cuidadoso su manejo. Los usuarios deben estar consientes de que no importa quien les brinde el acceso a Internet, se tienen regulaciones acerca del uso. El uso inapropiado de la INTERNET será sancionado con la eliminación del acceso a estos recursos y puede conllevar a la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas, además de las consecuencias de índole legal que sean aplicables.

13.2. Condiciones y Políticas: Todo usuario o equipo de computo que acceda al recurso de Internet por cualquiera de los puntos de red disponibles, acepta las condiciones de uso y acata las políticas de control de contenido definidas por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información de la entidad.

13.3. Beneficio personal: NO se puede usar los recursos de Internet para actividades lucrativas o comerciales de carácter individual o privado o para negocios en particular.

13.4. Accesos prohibidos: NO se puede usar Internet para acceder a lugares obscenos, que distribuyan libremente material pornográfico o bien materiales ofensivos en perjuicios de terceros.

13.5. Normas legales: Cualquiera que acceda a otras redes nacionales o internacionales por medio del nodo de la Secretaría de Gobierno Distrital debe acatar las reglas que rijan las mismas.

13.6. Responsabilidad del contenido de correos: Los mensajes que se envíen vía Internet, serán de completa responsabilidad del usuario emisor y en todo caso deberán basarse en la racionalidad y la responsabilidad individual. Se asume que en ningún momento dichos mensajes podrán emplearse en contra de los intereses de personas individuales, así como de ninguna otra institución.

13.7. Control de acceso: La Dirección de Planeación y Sistemas de Información, tiene la autoridad para controlar y negar el acceso a cualquier funcionario que viole las políticas o interfiera con los derechos de otros usuarios. También tiene la responsabilidad de notificar a aquellas personas que se vean afectadas por las decisiones tomadas.

13.8. Control y monitoreo: La Dirección de Planeación y Sistemas de Información, utiliza una herramientas para el control y monitoreo del uso de los recursos de Internet, por lo cual se tienen los siguientes controles:

· El acceso a Internet esta autorizado entre las 6:00 am y las 10:30 pm.

· Se fija una cuota Diaria de 90 minutos para la consulta de sitios de entretenimiento y correos personales.

· La cuota de tiempo se hace efectiva únicamente entre las 8:00 am y las 5:30 pm.

· Se permite el acceso a páginas de entretenimiento y correos personales sin ninguna restricción en los siguientes horarios: Entre las 6:00 am y las 8:00 am y las 5:30 pm y las 10:30 pm.

La Dirección de Planeación y Sistemas de Información enviará reporte del uso del servicio de correo o Internet a las Jefaturas respectivas, para que tomen medidas tendientes a mejorar su utilización:

· A través del servicio de la Intranet no se podrán ejecutar actos de espionaje (hacking o cracking) que lesionen o no los derechos de terceros.

· La Dirección de Planeación y Sistemas de Información deberá realizar monitoreos y controles a las conexiones de Intranet y reportar periódicamente los aspectos anómalos que violen lo dictaminado en la presente Resolución para tomar las acciones correspondientes a las que hubiere lugar.

· La Intranet deberá congregar información y servicios que sean de interés profesional y específico para los usuarios internos de la Secretaría de Gobierno Distrital.

· La responsabilidad por la actualización de la información específica de la Intranet de la Secretaría de Gobierno Distrital recae en la dependencia donde se origina dicha información.

ARTICULO 14: Con las políticas de seguridad se pretende establecer una forma de actuar por parte de todos los funcionarios, en relación con los recursos y servicios informáticos. Las políticas de seguridad informática conforman el conjunto de lineamientos que una organización debe seguir para asegurar la confiabilidad de sus sistemas, es decir son parte del engranaje del sistema de seguridad que la entidad posee para salvaguardar sus activos.

Las políticas de seguridad por si solas no se constituyen en garantía de seguridad, pues ellas deben responder a intereses y necesidades organizacionales que se desprenden de la VISION, estos factores facilitan la formalización y materialización de los compromisos adquiridos con la entidad.

14.1 SEGURIDAD FÍSICA: El acceso para ingresar a la red está protegido por un Firewall cerrado en donde únicamente se utiliza (2) puertos; uno para http (internet) y el otro para correo electrónico, esto garantiza la confiabilidad de la información que transita dentro y fuera de la organización.

a. Las áreas de informática deberán tener acceso restringido a personas no autorizadas, según el responsable del área, al igual que los cuartos de equipos y cuartos de UPS.

b. Cuando la información es de acceso público e interno debe estar protegida por Firewalls, con esquema de seguridad, además de contar con medidas básicas de control del perímetro y también debe contar con sistemas de detección de intrusos.

c. Todos los funcionarios, deberán portar el carné en un lugar visible, permitiendo con esto una mejor identificación y control de las personas que ingresan a las áreas de cómputo restringidas.

d. Solo personal técnico autorizado por el responsable del área de informática de la entidad puede revisar, configurar y dar soporte a los bienes informáticos.

e. Mantener las pólizas de seguros de la tecnología de información en funcionamiento, incluyendo póliza colectiva de riesgos ante posibles pérdidas de información y daños irrecuperables en los medios de almacenamiento.

f. En los tomacorrientes donde se alimenten los equipos de cómputo, no se deben conectar otros equipos que interfieran con el consumo de energía.

g. Debe existir medidas contra fuego, agua, y otras similares.

h. Las instalaciones donde se encuentren ubicados los centros de cómputo deben contar con las normas mínimas de seguridad en cuanto a iluminación, estabilidad de obra, humedad, espacio y ambiente.

14.2 SEGURIDAD LÓGICA: Todos los módulos de las aplicaciones que ingresen datos deberán tener una clave de acceso y establecer perfiles de usuarios para acceder a la información.

a. Cuando un usuario maneje aplicaciones específicas y sea removido de su puesto de trabajo de manera provisional o permanente, deberá hacer entrega formal al Centro de Servicio Informáticos - CSI del equipo a su cargo, las claves de acceso e instruir a su reemplazo en la utilización del software que administra, al igual que hacer entrega a su jefe inmediato de la información relevante que estaba a su cargo.

b. Cualquier dependencia o área de la Secretaría de Gobierno Distrital del nivel Central o Local que reciba equipos de computo a través de comodatos o convenios ínter administrativos, deberá en coordinación con la "DRPS" cuidar que quede claramente establecido todo lo referente a seguros, mantenimiento preventivo y correctivo, licenciamiento de software, repotenciación y disposición final de los equipos. Al igual que entregar copia de toda la documentación al respecto.

ARTICULO 15: CENTRO DE COMPUTO: El centro de cómputo es lugar donde se deben encontrar ubicados todos los servidores de datos, los dispositivos de seguridad, almacenamiento y comunicaciones y algunos gabinetes del cableado horizontal y vertical de la red de la Secretaría de Gobierno Distrital.

a. El Centro de Cómputo es un área restringida y por lo tanto solo se puede ingresar a ella con autorización de del Jefe de la De la Dirección de Planeación y Sistemas de Información o del (los) funcionario (s) designado (s) por la Jefatura de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

b. La operación de cualquiera de los dispositivos que se encuentran en el Centro de Cómputo, solo podrá realizarse por los funcionarios designados por la Jefatura de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

c. Las personas que ingresen al Centro de Cómputo, deberán seguir las normas de seguridad que para el efecto prevea la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, tales como:

· No ingresar ningún tipo de bebidas o alimentos.

· No accionar ninguno de los dispositivos de alarma sin razón evidente.

· No prender objetos que puedan ocasionar que las alarmas y sistemas de seguridad se accionen tales como: cigarrillos, fósforos, encendedores, etc.

· No conectar equipos de soldadura, aspiradora, brilladora u otro electrodoméstico.

· No operar ninguno de los diferentes equipos que en él se encuentran instalados sin autorización del Jefe de Informática o de alguno de los profesionales autorizados de la misma área.

a. El cuarto de telecomunicaciones debe contar con piso falso, escalerilla o canaleta las cuales deben tener un espacio libre de por lo menos un 25% para futuras implementaciones de cableado.

b. El cableado de datos debe ir en un canal aparte del cableado eléctrico con una distancia amplia con el fin de evitar la inducción de ruido electromagnético.

c. El cuarto de cómputo debe contar con sistemas iónicos de detección de humo, dispositivos de detección de calor, como también sistemas NFPA de la supresión de incendios. Con capacidad de aislamiento, el fuego se detecta, se centraliza y controla sin causar daño al resto de las instalaciones. Para extinguir un incendio se utiliza un sistema basado en el gas FM-200 para evitar daños innecesarios a los equipos.

d. Mínimo se debe contar con un acceso limitado por una chapa de seguridad cuya llave sea custodiada por el personal autorizado y calificado.

e. Cada Localidad debe adelantar los permisos correspondientes para el acceso de los contratistas para que éstos lleven a cabo las actividades de relevamiento de instalación y la implementación de la misma.

f. Las Localidades deben velar por el cuidado y protección de los medios y equipos electrónicos instalados por el proveedor y por la misma Secretaria.

g. Los administradores de Red de cada Alcaldía se encargarán de ejecutar el proceso de atención a fallas (que en su momento se le indicará) para el adecuado reporte de indisponibilidad del servicio de acuerdo a los parámetros por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

ARTICULO 16. NORMATIVIDAD UPS: Los equipos de comunicaciones al ser instalados en la Secretaría de Gobierno Distrital deben tener una alimentación de energía proveniente de una UPS ON LINE, con la finalidad de garantizar un suministro constante de energía.

a. Las instalaciones eléctricas contarán con sistemas de corriente regulada y polo a tierra, de acuerdo a parámetros definidos para el área específica.

b. Los equipos de tecnología informática se conectarán a circuitos independientes de aquellos que alimenten elevadores, motores y maquinaria pesada.

c. Se contará con unidades de alimentación eléctrica alternas (UPS) que protejan a la unidad central de proceso, la consola y demás dispositivos conectados a ella, especialmente en equipos servidores, computadores de misión crítica y dispositivos de comunicaciones.

d. La ENTIDAD contará con los planos de planta física detallando ubicación, capacidad eléctrica y dispositivos de Tecnología de la Información instalados en cada área.

e. Los conductores para la acometida eléctrica deben ser cables monopolares con conductor de cobre que cumpla las normas CS 309 Y CS302.

f. La subestación eléctrica debe cumplir la norma CS 502 de codensa.

g. La ubicación de tableros, breakers, acometidas, etc, debe cumplir con estándares.

h. Los Breakers de distribución deben ser de disparo rápido y los circuitos conectados a estos para la parte regulada no deben exceder de 5. Respecto a la corriente normal no deben exceder de 8.

i. Las obras civiles deben cumplir las normas CS 502-2 de Codensa y NTC-2050 de Icontec.

j. La resistencia de puesta en tierra debe cumplir con la norma LA 400 de Codensa.

k. La conexión de elementos a la resistencia debe cumplir la norma Icontec NTC2050 Artículo 250.

l. Los calibres de los conductores de la malla del sistema puesta a tierra deben cumplir la norma Icontec NTC 2050 - Tablas 250 - 94 y 250 - 95.

m. Para proteger la estructura de sobretensiones, se debe instalar un pararrayos que cumpla la norma LA 810 de codensa e Icontec NTC

n. Se debe contar con UPS de tipo True Online que cubra el 100% de la demanda más una capacidad adicional de 40%.

o. Debe tener autonomía de 15 minutos

p. Debe cumplir con Estándares:

· UL Estándar 1778

· NEMA PE -1

· CSA 22.2 No. 107.1

· FCC Rules and Regularions (Part 15, Class A)

· National Electrial Code (nfpa -70)

· ANSI C62.41

· Normas Nacionales Equivalentes

· Normas Icontec para equipos de esta categorías

· Todas las demás contenidas en el Manual de políticas generales y lineamientos relacionados con la implementación de infraestructura de tecnología de conectividad.

ARTICULO 17: Telefonía: Dentro del sistema de comunicaciones de voz existen políticas y recomendaciones que permiten la administración uniforme de la plataforma. Las telefonía se rige bajo estándares ANSI/TIA/EIA 606 -A . ETC.

a. El director o Jefe de Dependencia de la Secretaría de Gobierno tramitará por escrito ante el Director de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, las solicitudes para asignación de extensiones telefónicas.

b. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información es la encargada de evaluar la disponibilidad de recursos telefónicos para realizar la respectiva asignación.

c. La asignación de extensiones telefónicas deben cumplir con el estándar de codificación existente para cada una de las áreas de la Secretaría de Gobierno Distrital.

d. A Cada director o jefe de Dependencia y su secretaria se le asignará un aparato telefónico de pantalla.

e. La asignación de las herramientas de mensajería unificada se hará de acuerdo a la disponibilidad de los recursos. Si el usuario cuenta con una extensión y una cuenta de correo electrónico (Lotus Notes) se le habilitarán los servicios de lo contrario si la extensión es compartida por un grupo de usuarios, se debe definir entre el usuario y la Dirección de Planeación y Sistemas de Información a través del encargado de la administración de la plataforma de telefonía, la cuenta de correo electrónico a quien se le asignará el servicio de mensajería unificada que le permita recibir vía correo electrónico el servicio de FAX.

f. Una vez asignada una extensión (digital, análoga o IP) a un usuario o grupo de usuarios de la Secretaría de Gobierno Distrital, este será el único responsable por su utilización y consumo que se genere de la misma.

La asignación de aparatos telefónicos, extensiones y servicios asociadas a estas se encuentran condicionadas a la disponibilidad de las mismas en la Entidad.

a. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información es la única dependencia autorizada para la instalación y manejo de líneas telefónicas de la Secretaría de Gobierno Distrital. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información habilitará e instalará la respectiva extensión telefónica, siempre que exista la solicitud previa y la infraestructura necesaria para ello (disponibilidad en la central telefónica esto es: módulo digital, análogo o IP, cableado o punto de voz en el gabinete de comunicaciones o puertos en el switch para el caso de telefonía IP, aparatos disponibles, etc.).

b. Todos los traslados, solicitudes de reubicación de extensiones telefónicas deben tramitarse ante la Dirección de Planeación y Sistemas de Información a través del correo electrónico soportetecnico.segobdis.gov.co (para el caso de las dependencias del Edificio Avianca, Cárcel Distrital y Edificio Furatena) en los demás casos se deben tramitar ante el respectivo Ingeniero de Soporte encargado de administrar la red en cada una de las Localidades.

Para la reubicación de extensiones telefónicas se debe remitir al Centro de Servicios Informáticos - CSI, la siguiente información:

· Número de extensión.

· Nombre de usuario y dependencia a la que pertenece

· Ubicación original y nueva ubicación.

· Si cambia de usuario el nombre del nuevo usuario

a. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información a través del encargado de la administración de la plataforma de telecomunicaciones publicará en la intranet de la Entidad, el manual de mensajería unificada.

b. Cada usuario o grupo de usuarios, según sea el caso, es el responsable del manejo que se le de a la extensión telefónica y sus diferentes servicios.

c. Todas las extensiones de la Secretaría de Gobierno Distrital (nivel central) tendrán servicio de marcación Local Exclusivo, marcación directa entre extensiones y servicio de mensajería unificada.

d. En observancia a la Directiva 001 del 2001 del Alcalde Mayor y atendiendo los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público, ordenados por la Ley 617 de 2000, el servicio de telefonía es Local exclusivo y sólo tienen acceso a las llamadas a celular y larga distancia el despacho del Secretario de Gobierno y los Subsecretarios, el tope máximo autorizado para llamadas a celular es de 200 minutos.

e. Las extensiones telefónicas asignadas a los Directores o Jefes de Dependencias de la Secretaría de Gobierno Distrital tendrán la configuración Jefe - Secretaria lo que permite un filtro de todas las llamadas entrantes con destino a la extensión del jefe a través del teléfono de la Secretaria.

f. Es responsabilidad del usuario o grupo de usuario al que se le ha asignado una extensión telefónica y sus servicios, su buen uso. Se entiende por buen uso:

· Utilizar adecuadamente los servicios asignados a la extensión telefónica (consultar los mensajes almacenados en el correo de voz y borrarlos o guardarlos según sea el caso).

· Utilizar el teléfono como medio de comunicación para asuntos laborales y no personales.

· Hacer uso racional del servicio telefónico, no excediéndose en el tiempo de las llamadas

· No permitir la utilización de las extensiones telefónicas por personal ajeno a la dependencia.

· Cuidar físicamente el aparato telefónico.

Todos los sistemas de telefonía debe contar con un mantenimiento preventivo y correctivo donde se involucren los diferentes subsistemas que lo componen como: correo de voz, operadora automática, aparatos telefónicos incluyendo los faxes, software de tarificación.

ARTICULO 18. POLITICAS DE CABLEADO ESTRUCTURADO: Tiene como objetivo dar flexibilidad a las instalaciones permitiendo la conexión de equipos capaces de transmitir voz y datos. Es indispensable y recomendable que todo el sistema de cableado estructurado se comporte como un canal o sea que desde el cable de estación hasta el Patch Cord, sean de la misma marca que el fabricante asegure que no existan cambios de impedancia en ningún punto, lo cual garantiza que la atenuación por este motivo sea nula y esto redundará en un mejor rendimiento de la red.

a. La ventilación y climatización debe ser para temperaturas ambientes promedias, inferiores o iguales a 28º centígrados, los cuartos de cableados en la Secretaría de Gobierno Distrital, deben contar con dos entradas de ventilación provistas de rejilla, una de ellas en la zona inferior del cuarto y otra en la zona superior. Es recomendable instalar un extractor de aire en la apertura superior y un filtro de aire en la apertura inferior, este filtro puede ser de tipo aire acondicionado.

b. Es deseable e indispensable que todos los cuartos de equipo tengan alimentación de corriente ininterrumpida (UPS) de tipo On-line a con capacidad de alimentar todos los equipos que se conectarán al centro de cableado, con el fin de mantener los servicios de red aún en casos de falla del fluido eléctrico.

ARTICULO 19. PROTECCION CONTRA "VIRUS": El administrador de Red velará por el cumplimiento de las siguientes recomendaciones:

a. Todos los equipos susceptibles de infectarse con virus deberán estar dotados con antivirus permanentemente actualizado.

b. Por ningún motivo los usuarios bebe instalar antivirus. El centro de Servicios Informáticos - CSI, es el único autorizado para realizar esta labor.

c. No debe instalar en el computador ningún tipo de software "pirata" ni de "juegos".

d. No debe instalar "vacunas" sin la autorización de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información. Estas aunque parezca irónico, pueden estar infectadas.

e.

f. Estar atentos a los mensajes de alerta emitidos por el computador. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información, aplicará el detector de virus periódicamente.

g. Vacunar todo tipo de diskette que vayan a utilizar en la unidad de cada equipo.

h. Estar atentos a todos los comunicados respecto a virus que envíe la Dirección de Planeación y Sistemas de Información por correo electrónico así como colaborarnos en su difusión.

i. Al apagar el equipo asegurarse de que no haya ningún diskette en la unidad, y al encender la máquina, de igual forma no debe haber ningún diskette dentro de la unidad. Esto puede ocasionar que al encender la máquina si el diskette que haya dentro de la unidad esté infectado, éste a su vez infecta el equipo.

j. Es responsabilidad de cada usuario iniciar diariamente su sesión validando su usuario en la red para permitir la actualización del antivirus, tarea que se adelanta en el momento de inicio de sesión en red.

k. Con el fin de evitar el ingreso masivo de virus maliciosos a la red se restringirá el uso del Messenger y páginas de Internet de tipo entretenimiento.

l. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información, Administradores de red podrán eliminar cualquier archivo que contenga virus que pueda afectar la red de datos de La Secretaría de Gobierno Distrital, Alcaldías sin previa autorización del propietario del archivo.

m. Los Usuarios no podrán instalar o utilizar "software" de encripción en los computadores de la Secretaria de Gobierno y las alcaldías y sus dependencias sin la previa autorización de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información y de los administradores de red. Los usuarios no podrán utilizar contraseñas o llaves de encripción que no sea de conocimiento del jefe inmediato o administrador de red.

ARTICULO 20. ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS: La Dirección tendrá la responsabilidad de la definición de los estándares para la gestión de las bases de datos, con el objetivo de:

a. Reducir el tiempo, y por consiguiente el costo, requerido para el desarrollo, mantenimiento y operación de los sistemas, al poseer personal idóneo en una misma herramienta.

b. Facilitar la migración a ambientes de hardware y software de base diferentes.

c. Mejorar el tiempo de respuesta de los sistemas y confiabilidad de los datos para aquellos usuarios que los necesiten mas frecuente.

d. Disminuir los costos de capacitación para desarrolladores, administradores, etc.

e. Es responsabilidad de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, nombrar un administrador de la base de datos el cual bajo sus funciones debe realizar labores como: Afinamiento a la base de datos, dimensionar el crecimiento de las tablas y de las bases de datos con el fin de presupuestar el crecimiento anual en disco, realizar Tunning a las bases de datos para optimizar su uso, y demás actividades que interfieran directamente con el buen funcionamiento de las mismas.

f. El Centro de Servicios Informáticos - CSI debe establecer una bitácora en donde quede registrado cronológicamente cualquier modificación o actualización, con el nombre del responsable y la actividad realizada sobre la máquina, con el fin de que exista un recuento de todos los cambios realizados.

g. Reducir los costos de transmisión de datos a través de la red de comunicaciones.

h. Proveer mecanismos para sobrellevar interrupciones ocasionales en la red de comunicaciones.

ARTICULO 21. ADQUISICION DE HARDWARE: El objeto es determinar los lineamientos informáticos que se deben cumplir en la adquisición de recursos tecnológicos, los cuales formarán parte de la arquitectura de información de la Secretaría de Gobierno Distrital Distrital.

a. Toda adquisición de tecnología de la información se efectuará con el concepto técnico de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información y quedará sujeta a los lineamientos establecidos por la ENTIDAD. Para estos proyectos se tomarán en cuentan tanto las necesidades de hardware y software de la oficina solicitante, como la disponibilidad de recursos con que éstas cuenten.

b. Los equipos PC(s) que se adquieran, deben estar dentro de las listas de ventas vigentes de los fabricantes o distribuidores y dentro de los estándares de la Secretaría de Gobierno Distrital, deberán tener tres (3) años de garantía en sitio como mínimo, deberán ser equipos integrados de fábrica, la marca de los equipos o componentes deberá contar con presencia y permanencia demostrada en el mercado nacional e internacional, así como con asistencia técnica local.

c. Los equipos, impresoras, scanner integrados, fax, plotter, cámaras. etc., deberán cumplir con los estándares de Hardware y Software vigentes en el mercado y en la Secretaría de Gobierno Distrital, corroborando que los suministros (cintas, papel, toner, cartuchos etc.) se consigan fácilmente en el mercado y no estén sujetas a un solo proveedor. Conjuntamente con los equipos principales y sus accesorios, se deberán adquirir los insumos necesarios para su correcto funcionamiento, de acuerdo con las especificaciones de los fabricantes, y esta adquisición debe manifestarse en el costo de la partida inicial. Los equipos complementarios deberán tener una garantía mínima de un año y deberán contar con el servicio técnico correspondiente.

d. Los equipos adquiridos deben contar, con asistencia técnica por parte del proveedor durante la instalación de los mismos y con el mantenimiento preventivo que consiste en realizar dos (2) revisiones técnicas y de limpieza por año durante la vigencia de la garantía. En cuanto se refiere a los computadores personales y los denominados servidores, equipos de comunicaciones como enrutadores y concentradores de medios, y otros que se justifiquen por ser de operación crítica o de alto costo al vencer su período de garantía, deben contar con un programa de mantenimiento preventivo y correctivo que incluya el suministro de refacciones.

e. Para la adquisición de equipos, se deberá incluir el último software vigente con su correspondiente licenciamiento, para el efecto se tendrán en cuenta los lineamientos para la adquisición de software que se enuncia en este documento.

f. Los equipos de cómputo y demás recursos informáticos, de propiedad de la entidad al vencer su período de garantía, deben contar con un contrato de mantenimiento preventivo y correctivo que incluya el suministro de partes y accesorios y los mantenimientos preventivos y correctivos con suministro de repuestos.

g. Para adelantar los procesos precontractuales necesarios para garantizar el cubrimiento de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo con suministro de repuestos, se deben seguir igualmente las directrices que al respecto genere la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

h. Para la compra de elementos de Hardware existirá en la intranet de la entidad un link a un documento donde reflejen las características técnicas MINIMAS definidas por el área de sistemas para los siguientes temas (equipos de computo, impresión, UPS, contratación de cableado, centrales telefónicas y equipos activos) esta debe ser actualizada mínimo 2 veces al año. Lo anterior con el objeto que las diferentes dependencias que realicen compra de hardware en general tenga en cuenta estos lineamientos.

ARTICULO 22. ADQUISICION DE SOFTWARE: Para cualquier inversión que tenga que ver con la adquisición de sistemas de telefonía, se debe contar con el aval por parte de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

22.1. DERECHOS DE AUTOR: Toda instalación y uso de software, utilización de imágenes, música, bases de datos y otros archivos en formato digital, estará sujeta a las normas de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, a la legislación de derechos de autor vigentes y al licenciamiento de uso correspondiente.

La Dirección de Planeación y Sistemas de Información no promueve ni permite bajo ningún aspecto la violación de derechos de autor y de propiedad intelectual

22.2. CLASIFICACION DEL SOFTWARE: El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos:

22.2.1 Sistema operacional: Es el conjunto de programas o software destinado a permitir la comunicación del usuario con un ordenador y gestionar sus recursos de manera cómoda y eficiente. Comienza a trabajar cuando se enciende el ordenador, y gestiona el hardware de la máquina desde los niveles más básicos. De igual manera controla las actividades operativas de cada Computador y de la Red.

22.2.2 Software de Ofimática: El software de Ofimática se define como el conjunto de programas o aplicaciones que en conjunto sirven de herramienta para la organización, presentación y manipulación en general de la información en un lugar de trabajo, así como de forma doméstica. A través de esta ofimática los usuarios de un manera sencilla elaboran sus procesos, por ejemplo, hojas de cálculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.

En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas.

22.2.3 Paquete de Sistemas Aplicativos: Desarrollo de software (aplicaciones) diseñado según requerimientos específicos. Existen situaciones vinculadas al procesamiento de datos que no pueden ser resueltas con facilidad a partir del software de difusión general, requiriendo el diseño y la programación de rutinas específicas, especialmente, para el procesamiento de grandes bases de datos. La variedad de programas de este tipo es enorme, algunos ejemplos son:

a. Programas para operaciones complejas sobre matrices de datos

b. Sistemas simples para el levantamiento de encuestas telefónicas.

c. Programas para el desarrollo de múltiples salidas de información.

d. Creación, diseño y mantenimiento de páginas web y servicios conexos.

e. Desarrollo de sistemas y servicios interactivos de información en ambiente web.

f. De igual manera existen los software que no son desarrollados por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, si no que por el contrario son adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, Software de nómina, Sistema de Contabilidad e inventarios, software para descongestión de alcaldías, Banco de programas y Proyectos etc.

Dentro de las Políticas para la Adquisición del Software Tenemos:

a. Evaluar las necesidades de la oficina que va a hacer uso del software o aplicación requerida.

b. Verificar con el proveedor los requerimientos mínimos de hardware y software, donde será instalado el aplicativo.

c. Establecer en la compra de software aplicativo hecho a la medida (Desarrollo exclusivo para la Secretaría de Gobierno Distrital), que el proveedor debe permitir el acceso a la Secretaría de Gobierno Distrital al código fuente con el fin de poder realizar ajustes en forma autónoma por parte de los funcionarios de acuerdo a los requerimientos de la administración.

d. Cuando se trate de compra de software aplicativo donde únicamente la entidad adquiere los derechos de uso pero no la propiedad ( es decir no adquiere el código fuente) se deberá contar con un programa de mantenimiento el cual iniciara una vez se termine la vigencia de la garantía del mismo, que no podrá ser inferior a un (1) año.

e. Verificar que el software utilizado por las diferentes dependencias de la Secretaría de Gobierno Distrital, esté debidamente implementando bajo parámetros y procedimientos legales de compra y adquisición en cuanto a licencias, permisos y patentes.

f. Todo equipo debe tener instalado solamente el software que la Dirección de Planeación y Sistemas de Información le haya oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".

g. El software es propiedad de la Secretaría de Gobierno Distrital, su copia, sustracción, daño intencional o utilización para fines distintos a las labores se considerara como mérito a proceso disciplinario.

h. Para la adquisición de software estándar, la Dirección de Planeación y Sistemas de Información dará a conocer periódicamente las tendencias en tecnología de punta vigente, cuando una dependencia se encuentre interesada en adquirir cualquier software administrativo, utilitario o de gestión, debe solicitar mediante memorando concepto técnico a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información.

i. En la generalidad de los casos, sólo se adquirirán las últimas versiones liberadas de los productos seleccionados, salvo situaciones específicas que se deberán justificar ante la Dirección de Planeación y Sistemas de Información. Se debe tener en cuenta la economía de escala por la Racionalización del gasto por lo consiguiente se debe buscar hacer compras corporativas.

j. Todos los productos de software que se adquieran deben ser licenciados, para ello deben contar con el documento legal de dicha licencia, medios de uso, documentación técnica y operativa, así como con la garantía respectiva.

k. El Centro de Servicios Informáticos - CSI llevará el control técnico-administrativo del software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.

l. Toda necesidad de software adicional debe ser solicitada a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información por escrito justificando su uso y previo Vo.Bo. del jefe de la dependencia solicitante.

m. Los medios magnéticos (CD's ó disquetes) que contienen el software original de cada producto serán administrados y almacenados por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información. El Centro de Servicios Informáticos - CSI contará con copias autorizadas para su uso.

n. Únicamente El administrador de red y/o los funcionarios del Centro de Servicios Informáticos - CSI de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, están autorizados para realizar la reinstalación de software en caso de requerirse por pérdida o daño.

o. El Administrador de software definirá el tipo de información y software que será de uso restringido y establecerá los controles necesarios para lograr este fin.

p. Para las compras de Software que no sean realizadas a través de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, debe ser enviado a estas oficinas copias de los documentos que identifican la legalidad del producto (factura, documento licencia, un juego de medios en original, elaborar un cuadro donde se especifique el Contratante, contratista, Numero de contrato, Objeto y Alcance, vigencia de la licencia, etc).

ARTICULO 24. SANCIONES. La inobservancia de las disposiciones anteriores, podrá dar lugar según corresponda, a la iniciación de las investigaciones y aplicación de las sanciones, de conformidad con lo dispuesto en las disposiciones legales vigentes.

ARTICULO 25. MECANISMOS DE SEGURIDAD. La Dirección de Planeación y Sistemas de Información deberá proveer los respectivos mecanismos de seguridad consignados para el tratamiento de mensajes electrónicos en la Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las Entidades de certificación y se dictan otras disposiciones", como son entre otros, encriptación de datos y firmas digitales, y en las demás disposiciones legales que rigen la materia.

ARTICULO 26. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.