ASUNTO:SOLICITUD DE CONCILIACION PREJUDICIAL INSTAURADA EN LA PROCURADURIA DELEGADA No. 012 ANTE EL TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA POR EL DR. ARMANDO MIKAN DIAZ, EN SU CALIDAD DE APODERADO DE LA FIRMA HENCKER & CIA. LTDA., QUIEN SOLICITA SE CONCILIEN UNAS PRETENSIONES, FUNDAMENTADAS EN UN PRESUNTO NO PAGO DEL SALDO DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 254 DE 2000, SUSCRITO CON EL FONDO DE DESARROLLO LOCAL DE SUMAPAZ POR CONDUCTO DEL I.D.R.D., EN CUANTIA DE $9.251.750.00 Y LOS VALORES CORRESPONDIENTES AL RESTABLECIMIENTO DEL EQUILIBRIO DE LA ECUACION ECONOMICA DEL CONTRATO, ESTO ES, LA SUMA DE $8.000.000.00 Y DE LA INDEMNIZACION DEBIDA POR LA MORA CAUSADA, EN CUANTÍA DE $15.000.000.00.

-.A los doce (12) días del mes de Abril de 2002, siendo las 3:00 p.m., se reunieron en el despacho de la Sala de Juntas de la Secretaria General del Instituto, los miembros del Comité Interno de Conciliación del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, para tratar el tema citado en el asunto, con el fin de definir y puntualizar la posición de la entidad y llevar una fórmula de conciliación definitiva para la audiencia que se celebrara el día 15 de Abril de 2002 en la respectiva delegada, de conformidad con lo establecido en las Resoluciones números 0577 de fecha 15 de Septiembre de 1999 y 0404 de fecha Agosto 23 de 2000 "Por medio de las cuales se crea el Comité Interno de Conciliación del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte" y se adecuaron sus artículos 1,2,3 y 6 respectivamente, de acuerdo con el siguiente orden del día:

1) Llamado a lista.

2) Tema a tratar: Conocer, estudiar, establecer y definir los parámetros mediante los cuales se podría llevar a cabo una posible diligencia de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación, en relación con los hechos descritos en el asunto según el presente Comité.

1) Llamado a lista:

Se encontraban presentes:

a) Integrantes del Comité

-.Dra. Pilar Avila Reyes, en su calidad de Secretaría General y delegada de la Dirección General del Instituto.

-.Dr. Edmundo del Castillo, Asesor Externo y delegado de la Dirección General del Instituto.

-.Dra. Diana López, delegada de la Dirección General del Instituto.

.Dra. Martha Castaño Triana, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto.

-.Dra. María Helena Ordoñez, Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno del Instituto.

-.Dr. Ernesto Ramírez Avellaneda, Secretario (Ad-hoc)

b) Como invitados, por conocer del tema:

-.Ing. Oscar Méndez Pinto, Jefe de la Unidad Ejecutiva de Localidades del I.D.R.D.

Observación: Mediante oficio con radicación I.D.R.D. 03580 de fecha 2 de marzo de 2002, suscrito por el Director de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, se manifestó al I.D.R.D. la imposibilidad de la participación permanente de dicha Dirección en el Comité de Conciliación, habida consideración de la insuficiencia de personal para acudir a todas las citaciones del Comité y a que la misma ha suministrado a la fecha, la asesoría que le compete en cuanto al funcionamiento y presentación de los casos, adoptándose por parte del Instituto las recomendaciones efectuadas, razón por la cual, se llevó a cabo la citación de la dirección en comento al presente comité, acompañada del orden del día y los respectivos documentos.

2) Tema a tratar:

Conocer, estudiar, establecer y definir los parámetros mediante los cuales se podría llevar a cabo una posible diligencia de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación, en relación con los hechos del asunto para el presente comité.

Una vez se dió por iniciada la sesión, la Dra. Pilar Avila Reyes, Secretaria General del Instituto y delegada de la Dirección General, presentó al Comité los hechos y pretensiones objeto de la conciliación, fundamentados en la solicitud de conciliación prejudicial instaurada en la Procuraduría Delegada No. 012 ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca por el Dr. Armando Mikan Díaz, en su calidad de apoderado de la firma Hencker & Cia. Ltda., quien solicita se concilien unas pretensiones, fundamentadas en un presunto no pago del saldo del contrato de Prestación de servicios No. 254 de 2000, suscrito con el Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz por conducto del I.D.R.D., en cuantía de $9.251.750.00 y los valores correspondientes al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato, esto es, la suma de $8.000.000.00 y de la indemnización debida por la mora causada, en cuantía de $15.000.000.00., con el fin de definir y puntualizar la posición última de la entidad y llevar una fórmula de conciliación definitiva para la audiencia que se celebrara el día 15 de Abril de 2002 en la delegada en mención.

Al respecto, se manifestó por parte de la Dra. Pilar Avila Reyes, lo siguiente:

-.Que el propósito del presente Comité es dejar clara la posición del Instituto frente a la solicitud del asunto, para lo cual es necesario conocer los siguientes aspectos: 1-El día 28 de Diciembre de 2000 se suscribió el contrato de Prestación de servicios No. 254 de 2000 entre el I.D.R.D., en su calidad de Representante Legal del Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz y Alfonso Hencker Camargo, en su calidad de Representante Legal de la SOCIEDAD HENCKER Y CIA. LTDA., cuyo objeto es "El Contratista se obliga para con el Fondo a ejecutar las actividades necesarias para la Planeación, Organización y Desarrollo del programa Vacaciones Recreativas para 600 niños entre los cinco (5) y los diecisiete (17) años en la Localidad de Sumapaz del Distrito Capital, conforme a los términos de referencia de la Invitación Pública No. 132 de 2000 y a su propuesta que se anexan como parte integral del contrato"El valor del mismo fue la suma de $38.190.000.00; valor éste que fue adicionado el día 29 de Diciembre de 2000, en cuantía equivalente a $10.000.000.00, con el objeto de convocar e inscribir cien (100) niños adicionales al programa, para un total de 700 niños. 2-El día 23 de Mayo de 2001, la Alcaldía Local de Sumapaz, mediante oficio, solicitó que los recursos adicionados se destinaran a mejorar la alimentación y alojamiento de los 600 niños inicialmente considerados y no vincular los 100 niños adicionales; para el efecto se solicitó al Contratista aportar por escrito y de forma concreta, la manera mediante la cual se mejoraría la alimentación y alojamiento de los niños y niñas participantes, requisito éste que no fue cumplido por el contratista y en consecuencia, no se finiquitó el cambio de destinación del dinero adicionado. 3-El plazo estipulado de ejecución de los servicios contratados fue de un (1) mes, contado a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, la cual fue suscrita el día 10 de mayo de 2001. 4-En comunicación de fecha 11 de Mayo de 2001 fue solicitada por el Contratista una prórroga al contrato de Prestación de servicios No. 254 de 2000, en atención a que era necesario acoplar la ejecución del contrato con los períodos vacacionales de escuelas y colegios de la localidad, en consecuencia con lo anterior, el día 8 de Junio de 2001 las partes suscribieron la prórroga número 01, en la cual se adicionó el plazo de ejecución en un (1) mes, estableciéndose como fecha de terminación del mismo el día 10 de Julio de 2001. 5-En consecuencia con la solicitud de prórroga, el Jefe de la Oficina de Asuntos Locales, en comunicación de 15 de mayo de 2001 dirigida al Alcalde Local de Sumapaz autorizó la suspensión de la ejecución del contrato. (En la comunicación del Alcalde Local se habla en términos de suspensión, pero lo que se autoriza por el mismo, es la prorroga solicitada por el Contratista el día 11 de Mayo de 2001). Esto con el fin de que se cubra contractualmente la totalidad de la ejecución del contrato, especialmente en el período vacacional de los niños de la localidad de Sumapaz). 6-El día 15 de junio de 2001, en reunión celebrada en las oficinas de la Unidad Ejecutiva de Localidades del Instituto entre el contratista, el supervisor y funcionarios de la U.E.L., se suscribió el acta modificadora de actividades y rubros del presupuesto, con la intención de clarificar el destino de la adición presupuestal suscrita dentro del contrato. 7-Una vez ejecutado el contrato y rendido el informe final de gestión del mismo, en repetidas oportunidades se citó de forma personal al Representante de la Sociedad quien se rehusó a suscribir el acta de liquidación por encontrar diferencias en el estado de ejecución financiera, no obstante ello, nunca acreditó los requisitos necesarios para demostrar debidamente la ejecución del contrato y así procederse al pago respectivo por parte del Instituto. 8-En vista de lo anterior se le citó de forma escrita el día 12 de febrero de 2002, para que acudiera a suscribir el acta de liquidación de mutuo acuerdo, ante lo cual se hizo caso omiso, en seguimiento de este requerimiento se suscribieron actas de diligencia de citación, en las cuales se constata la renuencia del contratista para efectuar su revisión y posterior suscripción. 9-Nuevamente, mediante comunicación de fecha marzo 11 se reiteró la invitación al Contratista de revisar los documentos de liquidación, para lo cual se aportó a la comunicación referida, el proyecto de acta de liquidación; tales documentos fueron devueltos por el encargado de la correspondencia el día 12 de marzo aduciendo inexistencia de la dirección. 10-La comunicación fue nuevamente enviada a la misma dirección, logrando el recibo por parte del contratista el día 26 de marzo de los corrientes, y hasta la fecha no se ha presentado a suscribir la liquidación correspondiente

Acto seguido, se dió la palabra al Ingeniero Oscar Méndez Pinto, Jefe de la Unidad Ejecutiva de Localidades del I.D.R.D., quien junto con la Dra. Diana Londoño, Asesora Jurídica de la U.E.L., aclararon al comité los siguientes aspectos:En principio, la primera adición a los términos iniciales del contrato de Prestación de servicios No. 254 de 2000, fue la adición en dinero, la cual se realizó con la intención de vincular 100 niños adicionales al objeto contractual. Frente a esto, el Alcalde Local de Sumapaz manifestó que no estaba de acuerdo con adicionar esta nueva cantidad de niños sino que era preferible utilizar el dinero adicionado, en mejorar las condiciones de alojamiento y alimentación de los 600 niños inicialmente contratados. - Frente a esto, se le solicitó al Contratista, una oferta o plan de inversión tendiente a demostrar cómo se iba a invertir los dineros adicionados, en mejorar la calidad del alojamiento y alimentación de los 600 niños inicialmente objeto del contrato. Esta obligación fue incumplida por el Contratista y por lo mismo, la adición en principio si quedó con la intención de vincular 100 niños adicionales, toda vez que no se cambió la motivación, por cuanto no se tenían los soportes para establecer cómo se iban a mejorar las condiciones antes planteadas, para los 600 niños del Programa. Posteriormente , se efectúo la adición en tiempo y luego, la Unidad Ejecutiva de Localidades del Instituto, realizó un acta de modificación, con la intención de aclarar efectivamente a qué se iba a imputar esa adición en dinero. Esta acta de modificación no fue suscrita por las partes, toda vez que la misma no tiene la firma de la Directora del Instituto y por lo tanto no es válida, sin que afecte los términos de ejecución del contrato.Así mismo, cuando se revisó la ejecución del contrato por parte de la Unidad Ejecutiva de Localidades del Instituto, se pudo verificar que dentro de las actividades realizadas en las vacaciones recreativas, se reporta por parte del Contratista, una salida al Parque Jaime Duque cuyo valor asciende aproximadamente a la suma de $7.200.000.00 para los 600 niños establecidos en el objeto contractual. El punto en la ejecución de las salidas es el siguiente: En principio y toda vez que la motivación de la adición en dinero nunca fue cambiada, la obligación del Contratista era la de llevar en las dos salidas programadas, a 700 niños de la localidad de Sumapaz, al Museo Militar y al Parque Jaime Duque respectivamente. De los 700 niños al Museo Militar, el Contratista únicamente soportó la entrada de 543 niños y lo del Parque Jaime Duque nunca lo soportó, el argumentó para esto, ha sido siempre, que los niños que fueron llevados al Parque Jaime Duque eran de una comunidad rural, que guardaron los boletos de entrada como recuerdo. Unicamente para soportar éste aspecto, el Contratista hizo entrega al Instituto, de un comprobante de egreso o reembolso de caja que efectúa la firma Hencker & Cia. Ltda. al Coordinador del Programa, por la suma de $7.200.000.00. En su debida oportunidad se le requirió al Contratista, los documentos respectivos que soportaran el ingreso de los niños al Parque Jaime Duque, puesto que no se tenían ni los tiquetes de ingreso ni la correspondiente factura, pero éste nunca los adjuntó, únicamente certificó los correspondientes al ingreso del Museo Militar.Así mismo, es necesario advertir, que el contrato de Prestación de servicios No. 254 de 2000, en el Paragrafo único de la cláusula 3ª y la adición No. 01 de fecha 29 de Diciembre de 2001, establecen que el Contratista se obliga a soportar y aportar todos los documentos idóneos que demuestren la utilización de los dineros destinados a la ejecución del objeto contractual, lo que es básicamente el punto de conflicto con el Contratista, pues el Instituto soportado en este aspecto, no reconoció el pago correspondiente, razón por la cual citó al Contratista para que revisara y suscribiera el acta de liquidación del contrato, a lo cual se opuso manifestando no estar de acuerdo con la liquidación del contrato que efectuaba el I.D.R.D.Verificado el estado financiero del contrato se estableció por parte de la Unidad Ejecutiva de Localidades que al Contratista únicamente se le adeuda la suma de $1.194.453.00, que es el saldo insoluto de un total de $48.000.000.00, siendo así que a la fecha, se le ha cancelado lo debidamente soportado y que es lo establecido por el Instituto en la liquidación que el Contratista no aceptó y a la que reiteradamente se ha invitado para que proceda a su firma y hasta el momento no ha realizado. -El Contratista manifiesta que el Instituto le adeuda la suma de $9.251.750.00, pero no se puede aceptar ésta posición, toda vez que con ella pretende hacerse reconocer y cobrarle al I.D.R.D. una presunta salida con los niños al Parque Jaime Duque o sea que se de fe por parte del Instituto, del envío de su Coordinador con el dinero equivalente a $7.000.000.00 aproximadamente para compra de tiquetes, de la compra y entrega de los mismos a los niños y después de ello, del mismo pago que tuvo que efectuar como reembolso a su Coordinador con dineros de su misma Caja, básicamente esto es lo que pretende el Contratista, argumentando que el Parque Jaime Duque no esta obligado a la retención del I.V.A. y por lo tanto, que no le expide factura cambiaria, razón que no comparte el I.D.R.D. ya que una todo negocio o actividad comercial con los requisitos mínimos de diligencia y cuidado por parte de su gestor en su realización, obligan a pensar, que si una persona pretende trasladarse con 600 niños a un parque, cualquiera que sea, lo mínimo que debe hacer es una comunicación previa al Administrador del parque donde comunica tal hecho y no se va a un lugar de estos con $7.000.000.00 en el bolsillo y esa cantidad de niños a una taquilla a hacer la fila y comprar las boletas, es algo ilógico y que se cae de su peso. -Una vez definido por parte del Instituto, se establece entonces: Frente a la Primera Pretensión: Que el saldo a favor del Contratista es la suma de $1.194.453.00 y no la suma de $9.251.750.00, como éste pretende, por los siguientes motivos: 1-En el rubro Seguro contra accidentes el contratista presupuesto, y pretende le sea reconocida, la suma de $1.200.000.00, cuando en realidad sólo aportó soportes de haber adquirido pólizas por valor de $263.000.00 de conformidad con pólizas números 20316, 141020 y 141007 de Seguros del Estado. 2-En el rubro de publicación y pólizas, el contratista presupuesto y pretende le sea reconocido, un valor de $1.000.000 cuando en realidad soportó sólo una ejecución de $903.903 así:

3-En el rubro de publicidad se había presupuestado un valor de $700.000.00 y el contratista ejecutó $928.000, excediéndose $228.000, los cuales pretende le sean reconocidos en desconocimiento de lo establecido en el texto del objeto del contrato en donde se hace la claridad que la ejecución de las actividades a cargo del contratista, debe ceñirse a los términos de referencia y a la propuesta presentada. 4-En el rubro de camisetas y cachuchas se presupuestó la suma de $4.200.000 y el contratista incurrió en gastos por $4.331.950 y pretende se le reconozca tal exceso no imputable al FONDO y sin ningún sustento toda vez que es obligación del contratista ejecutar con fundamento a lo presupuestado en su oferta. 5-En lo concerniente al rubro de entradas a parques y museos se presupuestó la suma de $7.690.000 y sólo fueron aportados por el contratista soportes de ejecución por la suma de $928.000.00 equivalentes al costo de entrada de 543 niños al museo Militar. (Lo anterior no obstante la solicitud por parte de la U.E.L. al contratista, en comunicación radicada bajo el número 20687 de 30 de julio de 2001, para que aportara los soportes contables idóneos y pertinentes que sustentaran la inversión de los dineros). A este respecto, tal y como ya se manifestó, debe aclarase que para soportar la ejecución de los dineros destinados a cubrir el valor de las entradas de los niños y niñas participantes al Parque Jaime Duque, la SOCIEDAD HENCKER Y CIA LTDA., aporta un reembolso de caja suscrito por un subordinado del contratista, documento éste que no se constituye en la prueba pertinente y soporte financiero necesario para el reconocimiento del gasto, toda vez que no reúne los requisitos de la factura cambiaria, establecidos por la legislación comercial. Frente a la Segunda Pretensión: - Si lo que pretende el contratista, por intermedio de su apoderado, es cobrar intereses de mora, los mismos sólo serían posibles si a su favor existiese una obligación clara expresa y exigible, la cual no se presenta, toda vez que surgía la obligación de cancelar el saldo insoluto a favor de contratista a partir de la suscripción del acta de liquidación, de conformidad con lo previsto en el literal c de la Cláusula Cuarta del contrato que se convierte en ley para las partes. Frente a la Tercera y Cuarta Pretensión: - Debe aclararse que las mismas carecen de sustento jurídico ya que, de conformidad con lo antes mencionado, el hecho de haber prorrogado el contrato, en ningún momento afectó el equilibrio económico del contrato, y en tal sentido se redactó la cláusula tercera de la prorroga suscrita con el contratista. Así mismo, mal podría argumentar el contratista que la prórroga implicó una variación de los precios del mercado, ya que la misma no implicó que la ejecución se llevara a cabo en vigencia diferente a la inicialmente pactada, a saber, en el transcurso del año 2001. Con lo anterior consideramos quedan debidamente desvirtuadas las pretensiones del contratista, tanto en aspectos fácticos, jurídicos como financieros."

Acto seguido, se dió la palabra al Dr. Edmundo del Castillo, Asesor Externo del I.D.R.D y Delegado de la Dirección General del Instituto, quien manifestó al respecto que: "Frente a las pretensiones del accionante no estoy de acuerdo con las mismas, toda vez que analizados los aspectos anteriormente expuestos, se puede observar que efectivamente el Contratista ha soportado debidamente el equivalente a $38.000.000.00 aproximadamente y si se supone que el mismo ofertó el costo correspondiente a pólizas y publicación, pues se debe entender que el Instituto en los primeros pagos efectuados le canceló estos gastos, o sea los que eran obligatorios par la legalización del contrato y no como él lo quiere hacer ver, en el sentido de que lo inicialmente pagado era parte de pago del contrato y de él y no de los gastos obligatorios del contrato, entonces legalmente se debe entender que con los dineros cancelados inicialmente ya se cubrieron estos costos. Así mismo y lo que el Contratista únicamente podría estar reclamando es la menor utilidad que haya podido obtener por haber perdido ingresos por distintos motivos durante la ejecución contractual imputable a la entidad, cosa que efectivamente no sucedió y más aún, si se tiene en cuenta que el mismo Contratista habla de un saldo insoluto de $9.000.000.00 aproximadamente sin manifestar y especificar al respecto de donde surge dicho saldo, pues el estado de ejecución financiera y de pagos efectuado por el I.D.R.D. debidamente soportados, demuestran que lo único que se le adeuda es la suma de $1.194.453.00, siendo así que la carga de la prueba le corresponde es al Contratista, en el sentido de demostrar qué de lo reclamado puede soportar documentalmente, razón por la cual no considero viable lo solicitado por el mismo en las pretensiones incoadas, pues lo único que pretende, sin especificar, es el reconocimiento de unos valores sin determinar su origen y unas indemnizaciones incoherentes con lo reclamado, pues actúa a sabiendas de la responsabilidad que le corresponde al no haber entregado los documentos pertinentes que autorizaran el pago de lo ejecutado según el objeto contractual, razón por la cual, no es viable el reconocimiento planteado

Acto seguido, se determinó por parte de los miembros del Comité, no conciliar en el presente caso, por los motivos invocados, siendo así que por unanimidad, se decidió NO PRESENTAR ANIMO CONCILIATORIO.

Siendo las 4:30 p.m. se dió por terminada la presente reunión y se firma por los funcionarios integrantes y personas invitadas al Comité: