ASUNTOS:1-Estudio del reconocimiento y pago mediante trámite conciliar, de la suma de $13.271.008.00, a la firma COMUNICAN S.A., por concepto de varias pautas de publicidad, según contrato de Prestación de servicios No.192 de 2003, suscrito entre el IDRD y la firma indicada.

2-Estudio del reconocimiento y pago mediante trámite conciliar, de la suma de $2.923.035.00, a la firma EL ESPACIO J. ARDILA C. & CIA. S.C.A., por concepto de varias pautas de publicidad, según contrato de Prestación de servicios No. 529 de 2003, suscrito entre el IDRD y la firma indicada.

3-Estudio del reconocimiento y pago mediante trámite conciliar, de la suma de $7.763.319.00, a la firma GAMASERVICIOS LTDA, según contrato de Prestación de servicios No. 130 de 2003, suscrito entre el IDRD y la firma indicada, de conformidad con lo estipulado en la cláusula cuarta del acta de terminación y liquidación respectiva.

4-Definir la posición del Comité de Conciliación del IDRD, en relación con la solicitud de conciliación prejudicial instaurada por la firma CONSULTORIA INGENIERIA ESTUDIOS ECONOMICOS CITEC LTDA., en la Procuraduría Judicial para Asuntos Administrativos, quien pretende le sea reconocida y cancelada la suma de $10.112.525, por concepto de una presunta perdida del equilibrio económico en el Contrato de Interventoría No.030 de 2002 y falta de liquidación del mismo, suscrito entre el Fondo de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar y la firma en mención.

5-Definir la posición del Comité de Conciliación del IDRD en relación con la solicitud de conciliación prejudicial instaurada por la firma CONSULTORIA INGENIERIA ESTUDIOS ECONOMICOS CITEC LTDA., en la Procuraduría Judicial para Asuntos Administrativos, quien pretende le sea reconocida y cancelada la suma de $41.469.346.00, por concepto de una presunta perdida del equilibrio económico en el Contrato de Interventoría No.033 de 2002 y falta de liquidación del mismo, suscrito entre el Fondo de Desarrollo Local de Usme y la firma en mención.

6-Definir la posición del Comité de Conciliación del IDRD en relación con la solicitud de conciliación prejudicial instaurada por la firma CONSULTORIA INGENIERIA ESTUDIOS ECONOMICOS CITEC LTDA., en la Procuraduría Judicial para Asuntos Administrativos, quien pretende le sea reconocida y cancelada la suma de $41.263.218.00, por concepto de una presunta perdida del equilibrio económico en el Contrato de Interventoría No.034 de 2002 y falta de liquidación del mismo, suscrito entre el Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo y la firma en mención.

7- Definir la posición del Comité de Conciliación del IDRD, en relación con la solicitud de conciliación prejudicial instaurada en la Procuraduría Sexta Judicial Administrativa por parte del señor JUAN PABLO GAITÁN BERNAL, mediante la cual pretende, se le cancele por parte de la O.E.I. y el IDRD, la suma de $40.000.000.00, por concepto de indemnización, por unos presuntos perjuicios causados en desarrollo del Convenio de Cooperación No.436 de 2003, suscrito entre el Instituto y la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura -0.E.I.-

1) Verificación del Quórum.

2) Tema a tratar: Los indicados en el acápite inicial de la presente acta.

Puesto a consideración el orden del día, este es aprobado.

A los Cuatro (4) días del mes de marzo de 2005, siendo las 3:00 p.m., se reunieron en el despacho de la Sala de Juntas de la Secretaria General del Instituto, los miembros del Comité Interno de Conciliación del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte, para tratar el tema citado en el asunto. A continuación se procedió a constatar el quórum,

a) Integrantes del Comité Presentes:

-.Dr. Carlos Alberto Junca Torres, Asesor Grado 04 de la Dirección General del Instituto del I.D.R.D.

-.Dr. Javier Guillermo Angulo Jiménez, Asesor Grado 01 de la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera del I.D.R.D.

-.Dr. José Vicente Torres Herrera, en su calidad de Jefe encargado de la Oficina Asesora Jurídica del I.D.R.D.

-.Dr. Carlos Hernando Castillo Sanmiguel, en su calidad de Subdirector Técnico Administrativo y Financiero del I.D.R.D.

b) Como invitados:

-.Dr. Alberto Puentes Quintero, en su calidad de Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno del I.D.R.D.

-.Dr. Juan Carlos Rozo Morales. Profesional Especializado Grado 07 de la Secretaria General del I.D.R.D:

Observación: Mediante oficio con número de radicación I.D.R.D. 03580 de fecha 2 de marzo de 2002, suscrito por el Director de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, se manifestó al I.D.R.D. la imposibilidad de la participación permanente de dicha Dirección en el Comité de Conciliación, habida consideración de la insuficiencia de personal para acudir a todas las citaciones del Comité y a que la misma ha suministrado a la fecha, la asesoría que le compete en cuanto al funcionamiento y presentación de los casos, adoptándose por parte del Instituto las recomendaciones efectuadas, razón por la cual, se efectúo la citación de la Dirección en comento al presente comité, acompañada del orden del día y los respectivos documentos.

c) Secretario Técnico:

Dr. Ernesto Ramírez Avellaneda.

3) Desarrollo del Comité:

Una vez se dio por iniciada la sesión, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación del I.D.R.D., procedió a tratar los temas objeto del orden del día, tal y como fuera aprobado por los miembros del Comité de Conciliación, contenidos para todos los efectos, en las fichas técnicas que les fueran enviadas con sus soportes respectivos, adoptada al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, en los siguientes términos:

Una vez escuchados los aspectos de hecho y de derecho que sustentan las pretensiones incoadas por el accionante, los miembros del Comité Interno de Conciliación verificaron el concepto y recomendación realizado por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, en el estudio efectuado y contenido en su totalidad en la ficha presentada para tal fin, el cual es del siguiente sentido para todos los efectos:

-.CONCILIAR EN EL PRESENTE ASUNTO Y RECONOCER AL CONVOCANTE LA SUMA DE $13.271.008.00, POR CONCEPTO DE LOS HECHOS OCURRIDOS EN EL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 192 DE 2003, DE ACUERDO A LO ESTUDIADO.

Una vez escuchados los aspectos de hecho y de derecho que sustentan las pretensiones incoadas por el accionante, los miembros del Comité Interno de Conciliación verificaron el concepto y recomendación realizado por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, en el estudio efectuado y contenido en su totalidad en la ficha presentada para tal fin, el cual es del siguiente sentido para todos los efectos:

"De conformidad con los anteriores planteamientos, se considera viable el reconocimiento y pago de las pautas publicitarias surtidas por EL ESPACIO J. ARDILA C. & CIA. S.C.A.. al IDRD, toda vez que las mismas se realizaron con fundamento en el contrato de Prestación de servicios No. 529 de 2003, suscrito entre el Instituto y la firma en mención y que corresponden a una cuantía de $2.923.035.00, mediante el trámite de conciliación prejudicial ante el Agente del Ministerio Público asignado ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, quien es el competente para conocer de los posible conflictos de carácter particular y contenido económico que puedan suscitarse en ejercicio de la acción contractual o de reparación directa de que tratan los artículos 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo, por cuanto, se trata del reconocimiento de un servicio que efectivamente se prestó a satisfacción del Instituto y que contractualmente no se realizó dentro del plazo de ejecución del contrato de Prestación de servicios No.529 de 2003, haciéndose en tal sentido, necesario que el Instituto asista a la convocatoria propuesta mediante el trámite de la conciliación prejudicial, reconociendo al efecto la suma estipulada, con los ajustes que sean necesarios."

-.CONCILIAR EN EL PRESENTE ASUNTO Y RECONOCER AL CONVOCANTE LA SUMA DE $2.923.035.00, POR CONCEPTO DE LOS HECHOS COURRIDOS EN EL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 529 DE 2003, DE ACUERDO A LO ESTUDIADO, AUTORIZANDO AL APODERADO QUE ASISTA A LA AUDIENCIA A QUE HAYA LUGAR, A NEGOCIAR HASTA EN UN CIEN POR CIENTO (100%) LOS INTERESES A QUE HAYA LUGAR SOBRE LA SUMA A CONCILIAR.

Una vez escuchados los aspectos de hecho y de derecho que sustentan el objeto del asunto, los miembros del Comité Interno de Conciliación verificaron el concepto y recomendación realizado por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, en el estudio efectuado y contenido en su totalidad en la ficha presentada para tal fin, el cual es del siguiente sentido para todos los efectos:

"De conformidad con los anteriores planteamientos, se considera viable que el reconocimiento y pago de lo establecido en la cláusula cuarta del Acta de terminación y liquidación del contrato de Prestación de servicios No.130 de 2003, suscrito entre el Instituto y la firma GAMASERVICIOS LTDA, de los servicios prestados durante el tiempo comprendido entre el 14 y 27 de mayo de 2004, que corresponde a una cuantía de $7.763.319, se someta, para su aprobación al trámite de conciliación prejudicial ante el Agente del Ministerio Público asignado ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, competente para conocer de los conflictos de carácter particular y contenido económico que puedan suscitarse en ejercicio de la acción contractual o de reparación directa de que tratan los artículos 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo, por cuanto, se trata del reconocimiento de un servicio que efectivamente se prestó a satisfacción del Instituto y que contractualmente no quedó legalizado, en su reconocimiento y pago, por la falta del registro presupuestal de la adición en su oportunidad, haciéndose en tal sentido, necesario que el Instituto convoque a la firma contratista Gamaservicios Ltda. mediante el trámite de la conciliación prejudicial, de acuerdo a los lineamientos establecidos, para el reconocimiento del pago a que haya lugar."

-.CONCILIAR EN EL PRESENTE ASUNTO Y RECONOCER AL CONVOCANTE LA SUMA DE $7.763.319.00, POR CONCEPTO DE LOS HECHOS OCURRIDOS EN EL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 130 DE 2003, DE ACUERDO A LO ESTUDIADO.

Una vez escuchados los aspectos de hecho y de derecho que sustentan el objeto del asunto, los miembros del Comité Interno de Conciliación verificaron el concepto y recomendación realizado por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, en el estudio efectuado y contenido en su totalidad en la ficha presentada para tal fin, el cual es del siguiente sentido para todos los efectos:

"De conformidad con la evaluación realizada para determinar la procedibilidad de las pretensiones del convocante, se pudo verificar lo siguiente:

a-)La OEI en desarrollo del convenio de Cooperación No. 436 de 2003, cursó invitación al señor Juan Pablo Bernal Gaitán y a 8 proponentes más para presentar oferta para la adquisición de bienes de tenis de mesa.

b-)La invitación cursada al señor Bernal no fue por su calidad de "Representante Exclusivo para la venta de artículos TIBHAR en Colombia" ya que no se conocía esta exclusividad. Si la OEI hubiera conocido esta circunstancia se hubiera realizado una contratación directa.

c-)El objeto del convenio de Cooperación Internacional No.436 de 2003, suscrito entre el IDRD y la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura -OEI-, es: "Las partes se comprometen a cooperar con el objeto de desarrollas el proyecto Deporte para la Vida en su actividad de apoyo al Deporte Asociado y a deportistas, incluyendo la participación y organización institucional para los XVII Juegos Nacionales 2004, teniendo en cuenta lo establecido en los términos de referencia del concurso No. 02 de 2003 y la propuesta presentada".

De este convenio se debe tener en cuenta, las obligaciones estipuladas en los numerales 3,4 y 12 de la cláusula Segunda, Obligaciones de la OEI, las cuales consagran:

3 Efectuar directamente la compra de bienes, equipos o elementos o la contratación de personal necesarios para el cumplimiento del objeto del convenio. Los bienes adquiridos serán con cargo al convenio.

4 Contratar las personas naturales o jurídicas necesarias para el desarrollo del objeto del presente convenio y

12 Suministrar su infraestructura técnica, administrativa y logística para el cumplimiento del convenio".

d-)Sin embargo, por tratarse de la adquisición de elementos de un alto grado de especialidad técnica, la OEI conformo, únicamente para la evaluación técnica, un comité evaluador, el cual estuvo integrado por las siguientes personas: El asesor Jurídico de la OEI, un profesional de asistencia técnica de la OEI, dos (2) asesores técnicos de Juegos Nacionales por parte de Coldeportes Nacional y el Gerente de Juegos Nacionales sede Bogotá por parte del IDRD, quienes dieron su aprobación técnica a los productos ofrecidos por cada una de las firmas participantes y en consecuencia, la OEI se encargó de realizar las evaluaciones jurídicas, financieras y económicas de las propuestas presentadas.

e-)Además de lo anterior, según información obtenida al respecto, realizada la evaluación económica de las propuestas que cumplieron con los requisitos exigidos en el período de cotización No.030-04-04, se estableció por parte de la OEI, que la presentada por Almacén Bustamante S. en C., cumplió con los requerimientos establecidos y adicionalmente presentó la propuesta económica más favorable, razón por la cual, la OEI adjudicó el contrato producto del mencionado proceso de selección, a esta firma.

La OEI utiliza varias modalidades de selección de los contratistas como son: - El proceso competitivo (Se utiliza la competencia entre proveedores para montos de US$1.000 o superiores y de acuerdo con el objeto de adquisición, el proceso puede ser por comparación de ofertas - solicitud de cotización- o por licitación -pública o privada-) y - la contratación directa, previo el lleno de algunos requisitos como el monto, el mercado, etc.

Para el caso de la adquisición de los equipos de tenis de mesa, la OEI utilizó la solicitud de cotización. En cada pedido de cotización se manifestó claramente que el criterio de evaluación de las ofertas, en igualdad de condiciones técnicas, sería el precio, siempre y cuando se reuniera los requisitos jurídicos establecidos por la OEI, así como el plazo para presentar la oferta.

El 25 de junio de 2004, la OEI remitió al IDRD para su revisión y aprobación las evaluaciones y el informe de evaluación de propuestas de conformidad con el pedido de cotización No. 030-04-04.

f-) El señor Juan Pablo Bernal Gaitán, en ningún momento manifestó ser el representante exclusivo de la marca TIBHAR, lo cual pudo hacer al momento de recibo de la invitación a ofertar y/o en el tiempo previsto para la solicitud de aclaración de los términos.

Una vez escuchados los aspectos de hecho y de derecho que sustentan el objeto del asunto, los miembros del Comité Interno de Conciliación iniciaron el estudio respectivo, verificando previamente la recomendación realizada por la Secretaria Técnica del Comité de Conciliación, en el estudio efectuado y contenido en su totalidad en las fichas presentadas para tal fin, el cual, de una u otra manera, para los tres casos, es del siguiente sentido:

a) Cancelar el saldo adeudado por parte de la entidad, una vez se verifique si los mismos existen, formalizando al efecto la liquidación de los contratos de Interventoría UEL numero 030. 033 y 034 de 2.002.

b) Reconocer sobre las sumas adeudadas por concepto de saldo de liquidación, los intereses a que haya.

c) No se debe reconocer ningún valor por gastos generados por el presunto mayor tiempo de ejecución de los contratos de Interventoría, tal y como lo pretende el convocante, y mucho menos perjuicios materiales o morales, toda vez que al respecto se debe tener en cuenta el compromiso realizado al inicio del contrato entre el Ing. OSCAR ANDRES PEREIRA GARZÓN, Subdirector Técnico de Construcciones del IDRD, el Dr. MARIO CABRERA DUSSAN, representante legal de CITEC Ltda., la Dra. DIANA LONDOÑO, Abogada Asesora de la UEL-IDRD y el Arq. HECTOR GONZALO GAMBOA, Profesional Especializado Grado 07 adscrito a la UEL-IDRD, donde se acordó con el contratista que para subsanar el plazo que le hacía falta a la Interventoría para terminar con la supervisión y control del contrato de obra, no utilizara todo el personal propuesto inicialmente, sino que empleará el mínimo posible y el valor del personal que no se ocupará compensaría el plazo faltante por pagar de la Interventoría.

Acto seguido, se analizó y discutió por parte de los miembros del Comité Interno de Conciliación, la recomendación efectuada, acordándose para efectos de dilucidar mejor el tema, suspender el presente comité y efectuar su reunión, previa asignación de fecha al respecto, con la presencia del Jefe encargado de la Unidad Ejecutiva de Localidades del Instituto, por ser el asunto de conocimiento de dicha dependencia.

No siendo más el objeto del presente, se termina la reunión, siendo las 8:00 p.m. del día 4 de Marzo de 2005.