ARTÍCULO 1. Del Campo de Aplicación. Quedan sujetos a las disposiciones del presente decreto las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital.

ARTÍCULO 2. Del número de las cajas menores. El número de las Cajas Menores para cada Entidad, será determinado por el Director Distrital de Presupuesto.

ARTÍCULO 3. De la Constitución de las Cajas Menores. Las Cajas Menores se constituirán para cada Vigencia fiscal, previa autorización escrita del Director DistritaI de Presupuesto, mediante resolución suscrita por el ordenador del Gasto de cada Entidad, en la cual se Indique claramente la finalidad y la clase de gastos que se efectuarán a través de la caja menor.

PARÁGRAFO. Cuando por cualquier causa una caja menor legalmente autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazaría hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

ARTÍCULO 4. De las cuantías. Las cuantías de las cajas menores se establecerán de acuerdo con la siguiente clasificación de las Entidades, dentro de cada vigencia fiscal:

PARÁGRAFO. Cuando en una Entidad, existan más de una caja menor, la sumatoria de los monto de las mismas, no podrá ser superior a las cuantías antes señaladas.

ARTÍCULO 5. De las restricciones presupuestales. En la resolución de Constitución de la caja menor, se deberán indicar los rubros presupuéstales y los montos que se van a afectar.

ARTÍCULO 6. De la destinación. Las cajas menores serán utilizadas para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

ARTÍCULO 7.Del funcionamiento. Las cajas menores funcionaran contablemente como un fondo fijo.

ARTÍCULO 8. De las prohibiciones. No se podrán realizar con los fondos de las cajas menores las siguientes operaciones.

1. Adquirir elementos cuya existencia este comprobada en almacenes o depósitos.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento.

3. Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes a su propia organización.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley .sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques a personas naturales o efectuar préstamos.

ARTÍCULO 9. Del manejo de los dineros. El manejo de los dineros de caja menor se hará, través de una cuenta corriente. El funcionario responsable de la caja menor podrá tener dinero en efectivo en una cuantía no superior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO 10. De la apertura de los libros. Cada, entidad procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten Ia caja menor, Indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

ARTÍCULO 11. Del primer giro. El primero giro se realizara con base en el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de creación expedida de .conformidad con lo establecido en el artículo tercero del presente decreto.

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la póliza de manejo y este debidamente aprobada y ampare el monto total de la respectiva caja.

ARTÍCULO 12. De la legalización y el reembolso. En la legalización de los gastos para efectos de la renovación de la caja menor, se exigirá el cumplimiento de tos siguientes requisitos:

1. Que los gastos estén agrupados por artículos presupuéstales bien sea en el comprobante de pago, o en la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos soporte sean los originales, Identificando nombre o razón social, número del documento de Identidad o NIT del proveedor, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se este legalizando.

ARTÍCULO 13. De las fecha y cuantías para la legalización y desembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder del monto previsto en el respectivo rubro presupuestal cuando se haya consumido más de un setenta (70%) por ciento del monto total autorizado.

Le legalización definitiva de las cajas menores, se haré antes del 28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal los responsables de cada caja menor deberán consignar en Ia correspondiente tesorería el dinero disponible en caja y bancos.

PARÁGRAFO. No se podrán solicitar reembolsos más de una vez al mes. El Director Distrital de Presupuesto por excepción, podré autorizar un mayor número de reembolsos por mes.

ARTÍCULO 14. De los avances. Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios del nivel ejecutivo pertenecientes a la respectiva entidad, con el objeto de atender las erogaciones urgentes imprescindibles. Para ello se requiere la ordenación previa mediante acto administrativo y del registro presupuestal previo. Estos solo se podrán conceder para efectuar compras directas de las tipificadas en el régimen de contracción administrativa vigente.

ARTÍCULO 15. De la legalización de los avances. Los avances concedidos, deberán ser legalizados dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de haberse concedido. Los funcionario a quienes se les conceda avance, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el Incumplimiento, en la legalización oportuna y por el manejo que se le de a los dineros girados a su favor, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

ARTÍCULO 16. De las fianzas. Los funcionarios que manejen avances deberán tener su correspondiente póliza de manejo.

ARTÍCULO  17. De la vigencia del presente decreto. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicaron y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el decreto 822 de 1993.