(Junio 17)

Aprobada mediante Acta 005 de 2002

PERSONERIA DE BOGOTA D.C.

FECHA: JUNIO 17 de 2002.

HORA: 3:00 p.m.

LUGAR: PERSONERÍA AUXILIAR

PRESIDIÓ: CARLOS PEÑA IRAGORRI, Delegado del Personero de Bogotá.

SECRETARIA TÉCNICA: KATIA MARGARITA HOYOS SÁLEME, Funcionaría de la Delegada Para Asuntos Jurisdiccionales.

CESAR LÓPEZ MEZA, Personero Auxiliar

MRYAM STELLA ORTIZ QUINTERO, Jefe Oficina Jurídica.

FERNANDO LOZANO FORERO, Delegado Para Asuntos Jurisdiccionales

LUIS FERNANDO ALVARES MOLINA, Jefe Unidad Administrativa y Financiera.

ZAIDA PATRICIA GIL AMAYA. Delegada del Ministerio de Justicia y del Derecho.

1 VERIFICACIÓN DEL QUORUM

2 LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DEL DÍA 4 DE JUNIO DE 2002. .

3 APROBACION DEL REGLAMENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.

4 ANÁLISIS DE INFORME SEMESTRAL DE LOS PROCESOS QUE ACTUALMENTE CURSAN CONTRA LA ENTIDAD.

5 PROPOSICIONES Y VARIOS.

1 Verificación del Quórum: Verificada la asistencia se estableció que se contaba con el quórum para deliberar y decidir de acuerdo a lo dispuesto en la resolución de conformación del Comité de Conciliación de la Personería de Bogotá.

2 Aprobación del Acta Anterior: Por haberse enviado; a todos los, miembros del Comité con anterioridad a la firma del Presidente y la Secretaria Técnica, el proyecto de acta de la reunión celebrada el día 4. de junio de 2002 para sus respectivas correcciones, éste es aprobado por todos los miembros y suscrita por el Presidente y la Secretaria Técnica.

3 Aprobación del Reglamento del Comité de Conciliación.

Se somete a aprobación el último proyecto de reglamento que fue elaborado y repartido con anterioridad a la reunión a .cada uno de los miembros del Comité. Al respecto todos los miembros deciden que por motivos de celeridad y eficacia resulta conveniente dar lectura artículo por artículo y simultáneamente ir haciendo las respectivas correcciones tanto de forma como de contenido a que deberá someterse para su aprobación dicho reglamento. El Dr. Cesar López le da lectura total al mismo, haciéndole los miembros del Comité las respectivas modificaciones y quedando de manera definitiva el siguiente reglamento para el Comité de Conciliación de la Personaría de Bogotá:

4 REGLAMENTO INTERNO COMITÉ DEL CONCILIACION DE LA PERSONERÍA DE BOGOTÁ

Mediante Resolución No.1170 de noviembre 24 de 2000, y la Resolución No.315 que la modifica, el Personero de Bogotá conformó el Comité de Conciliación de la Entidad, dando cumplimiento a ^;lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, así como en el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, que establecen la obligación por parte de las entidades de Derecho Público de integrar un comité de conciliación siguiendo los requerimientos y exigencias establecidas en el Decreto 1214 de 2000.

En desarrollo del artículo 5, numeral 9 del Decreto 1214 de 2000 y para el normal funcionamiento y toma de decisiones del Comité de. Conciliación, los integrantes del mismo dictan el siguiente reglamentó:

ARTICULO PRIMERO. De los Principios. Las decisiones de los miembros del Comité de Conciliación, así Como la participación de los invitados, estarán regidas por los principios de legalidad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad, al igual que deben .ser adoptadas en protección de los intereses de lar entidad y del patrimonio público.

ARTICULO SEGUNDO. De la Secretaria Técnica. Actuará como Secretario Técnico un Abogado adscrito a la Personería Delegada para Asuntos Jurisdiccionales, propuesto por su superior inmediato y designado por el Comité. .

ARTICULO TERCERO. De las Sesiones. El Comité de Conciliación podrá reunirse en sesiones Ordinarias y Extraordinarias, las cuales se llevarán a cabo en las instalaciones de la Personería de Bogotá, previa-convocatoria realizada por el Secretario Técnico .del Comité, con no menos de tres (3) días de anticipación, indicando en el escrito de convocatoria hora, lugar, fecha y orden del día.

Con la convocatoria se deberá remitir a cada miembro del Comité como anexo, toda la documentación relacionada con el asunto a tratar.

ARTICULO CUARTO. Los miembros del Comité podrán formular, a través de la Secretaría Técnica invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas propuestos a consideración en las sesiones, sin perjuicio de lo revisto en los parágrafos primero y segundo del artículo tercero del Decreto. 1214 de 2000

ARTICULO QUINTO De las Sesiones Ordinarias. El comité de

conciliación se reunirá de manera ordinaria por lo menos una vez al mes.

ARTICULO SEXTO. De las Sesiones Extraordinarias: El Comité de Conciliación se reunirá de manera Extraordinaria cuando las necesidades del servicio lo requieran a petición de cualquier miembro permanente del comité, previa convocatoria verbal, que puede realizarse con un día de anticipación y en tal evento podrá actuar como secretario ad hoc, el miembro que convoque.

ARTICULO SÉPTIMO. Del Quorum. El Comité, sesionará con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. El voto opuesto a la decisión mayoritaria deberá sustentarse y en caso de empate se deberá convocar a Comité a una nueva sesión para resolver el mismo.

ARTICULO OCTAVO. Formalidad de la convocatoria.- Los miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día, las fichas técnicas, y las ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema sometido a consideración del Comité.

ARTICULO NOVENO. De la inasistencia. -Cuando alguna de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá mediante escrito radicado en la Secretaría Técnica, comunicar tal. circunstancia al. Presidente del Comité, explicando las razones de su ausencia, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la respectiva sesión.

En cada sesión del Comité el Secretario Técnico dejará constancia de la inasistencia de los miembros permanentes y en la correspondiente acta señalará si presentaron en forma oportuna justificación. Lo. anterior, para los fines que estimen pertinentes las autoridades de Control Interno Disciplinario de la entidad.

ARTICULO DÉCIMO. De la Reuniones. Desarrollo de la reunión. - El día de la sesión el apoderado de la entidad deberá hacer una presentación verbal de su concepto escrito y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del apoderado de la entidad, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

ARTICULO UNDÉCIMO. Actas.- El Secretario Técnico dejará constancia de las deliberaciones y decisiones adoptadas por el Comité en el acta respectiva.

La citada acta deberá ser suscrita por quien preside el Comité y por el Secretario Técnico y reposará en los archivos de la Secretaria Técnica del Comité; hacen parte de las actas, las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para estudio.

Los proyectos de actas de Comité deberán; ser .presentadas por el Secretario Técnico del mismo para las observaciones de cada uno de sus miembros, dentro de los cinco (5) días siguientes .a la celebración de la sesión.

Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de actas, realizadas por parte de los miembros del Comité, serán enviadas al Secretario Técnico del mismo dentro de los tres (3) días siguientes, con el fin de que elabore el acta definitiva. La mencionada acta será firmada por el Presidente y el Secretario Técnico en la sesión siguiente del Comité de Conciliación, previa lectura y aprobación que se dará de la misma.

ARTICULO DUODÉCIMO. De las fichas técnicas.- Con el ánimo de facilitar la presentación de los casos, el abogado que tiene a su cargo la representación para la diligencia de conciliación, deberá presentar el caso ante los miembros del Comité a través de la ficha técnica de conciliación que se encuentra diseñada, con base en la cual se pronuncia el Comité. Esta ficha debe contener la siguiente información:

1 Número de expediente, autoridad competente, las partes, indicaciones del abogado que tiene a cargo el asunto y su posterior representación en la diligencia de conciliación, quién solicita la conciliación el tipo de acción judicial, la fecha de la reunión del Comité de Conciliación, la fecha de la celebración de la audiencia de conciliación, el responsable de la ficha técnica, la cuantía de-las pretensiones, la fecha de los hechos, la competencia jurisdiccional y las observaciones pertinentes, así como una relación clara, precisa y cronológica de los hechos objeto de la conciliación.

2 Las pretensiones interpuestas por la parte solicitante y estimación de los perjuicios

3 Las pruebas que se aportan.

4 El estudio jurídico por parte del abogado que tiene a cargo el asunto con el señalamiento en cuanto a los hechos, los fundamentos de derecho y las pruebas aportadas.

5 Estudio de la caducidad de la acción a través de la cual el asunto desataría en instancia judicial o según la acción a^: través de la cual se tramita el litigio.

6 Recomendación del abogado de la Entidad.

7 En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como, se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía, explicando su motivación.

8 Normas sustanciales y procedimentales que sustentan la conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso

9 jurisprudencia de casos similares

ARTICULO DECLMOTERCERO. De las fichas técnicas de acción de repetición.- La ficha técnica de acción de repetición, es el documentó

que prepara el abogado que tiene a su cargo la iniciación de la acción de repetición, con base en la cual se pronuncia el Comité. La ficha debe ser avalada en cuanto a su forma y fondo por el Secretario Técnico del Comité de Conciliación, y contendrá la siguiente información:

1 Datos del Proceso: Autoridad judicial o administrativa de conocimiento, clase de acción, número de radicación, partes, sentencia o

providencia proferida por autoridad competente que aprueba la conciliación.

2 Síntesis de la demanda en primera instancia, pretensiones y hechos

3 Daño: determinación de los perjuicios a cargo del Distrito.(morales y materiales: daño emergente y/o lucro cesante ), fecha de la resolución de pago, fecha y monto del pago efectivo, fecha de caducidad de la acción.

4 Síntesis de las consideraciones efectuadas por parte del Tribunal Contencioso Administrativo y del Consejo de Estado cuando fuere el caso en la segunda instancia.

5 Requisitos de procedibilidad de la acción: perjuicio (suma pagada por el Distrito Capital, debidamente actualizada), conducta dolosa o gravemente culposa del servidor público, relación de causalidad entre el daño y la conducta del servidor público, análisis y recomendaciones sobre el punto.

ARTICULO DECIMOCUARTO: Del informe de las audiencias dé conciliación y de las acciones de repetición.- Corresponde al Secretario

Técnico del Comité presentar un informe detallado del resultado de las audiencias de conciliación celebradas y de las acciones de repetición iniciadas, previo informe del abogado responsable del proceso respectivo. Lo anterior deberá hacer parte del orden del día dé cada sesión del Comité.

apoderados de la entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio. Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no imparta aprobación judicial a la conciliación

ARTICULO DECIMOSEXTO. Asistencia del apoderado de la entidad a las audiencias.- Aun cuando no exista ánimo conciliatorio, el apoderado de la entidad deberá acudir a la audiencia de conciliación para exponer los motivos por los cuales el Comité considero no viable el acuerdo conciliatorio.

ARTICULO DECIMOSÉPTIMO. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa litigiosa de la entidad.- Sin perjuicio de las demás funciones establecidas en el artículo 5 del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación deberá reunirse en la segunda semana de junio y de diciembre de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños

antijurídicos a que han generado la obligación de conciliar o por los cuales resulta condenada, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En esté sentido deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre.

Para tal propósito, el Personero Delegado para Asuntos Jurisdiccionales presentará a los miembros del Comité, a través de la Secretaria Técnica un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el

semestre respectivo, para lo cual podrá diligenciar el formato elaborado para tal fin por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTICULO DECIMOOCTAVO. Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía.- En cumplimiento del artículo 12 del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación se reunirá para analizar la procedencia de la acción de repetición.

Igualmente, los apoderados de la entidad en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, deben estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición. De no ser viable el llamamiento deberán justificarlo por escrito ante el Comité de Conciliación

ARTICULO DECIMONOVENO. Informe dé Gestión del Comité de Conciliación.- En cumplimiento de lo establecido en el artículo tercero: de la resolución 1170 del 24 de noviembre de 2000, la-Secretaria Técnica del Comité presentará un informe de la gestión del: Comité y de-la . ejecución de sus decisiones.

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o^; aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 5º del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité en cuanto a la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, el Secretario Técnico deberá diligenciar el formato que elaboró la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTICULO VIGÉSIMO. Vigencia.- El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su suscripción.

Para su aprobación se firma por los miembros del Comité, a los veinticuatro (24 ) días del mes de junio de 2002

Delegado del Personero de Bogotá.

Jefe Unidad Administrativa y Financiera

4 Análisis del Informe Semestral de los Procesos que Actualmente Cursan Contra la Entidad.

En este punto se toma como base el informe presentado por el Delegado para Asuntos Jurisdiccionales para tal fin.

La Dra. Myriam Ortiz inicia su intervención manifestando que el informe presentado no da las suficientes luces para una evaluación, toda. vez que no se especifica los hechos, en que consiste la falla del acto administrativo y con que frecuencia ocurre, imposibilitando determinar los hechos generadores del daño antijurídico. A lo que todos los miembros manifiestan ^ue se encuentran de cuerdo con dicho planteamiento

El doctor Carlos Manuel Peña, considera que es importante que en el informe se aclare las actuaciones judiciales que ha surtido la entidad para defenderse, ya que es el patrimonio de la misma la que esta en juego.

Nuevamente interviene la doctora Miryam que es muy importante aclarar que medidas están tomando los abogados que a su cargo tienen lo referente al llamamiento en garantía y a especificarlo en el informe.

La doctora Saida Patricia Gil, Delegada del Ministerio de Justicia y del Derecho presenta una sugerencia al Comité, consistente en crear una base de datos que contenga: las demandas, conciliaciones y condenas, agruparlas por categorías, esto es, laboral, contractual etc.,y con base en ello realizar un diagnostico general y elaborar propuesta que deben ser aprobadas por todos los miembros del Comitè. Después de su aprobación vendrían unas etapas de Divulgación, Ejecución y Seguimiento de las propuestas.

Retomando lo referente al informe de los procesos, la doctora Miryam considera que es necesario aclarar si el fallo es de primera o de única instancia y si no se apelo, aclarar el motivo, ya que en algunos procesos resultaría más perjudicial la apelación, pero es bueno que el Comité tenga suma claridad de los fundamentos que se tomaron para tal decisión.

En este momento surge un inquietud por parte del doctor Cesar López, en cuanto a la asignación de los procesos que hace la delegada para asunto jurisdiccionales y quiere saber si se asignan a los abogados de acuerdo a su especialización. El doctor Fernando Lozano, le aclara que el reparto no se realiza siguiendo este parámetro.

Nuevamente interviene la doctora Zaida Patricia Gil, para sugerir se implante por parte de la entidad la metodología que están aplicando en el Observatorio Jurídico de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en donde se realiza un diagnostico de las demandas donde es condenado el Distrito, con el fin de establecer las causas y aplicar los correctivos necesarios, sugiriendo el doctor Cesar López invitar a una sesión del Comité a uno de los miembros de dicho Observatorio para que nos instruya en el funcionamiento del mismo.

Todos los miembros del Comité aportaron sus opiniones respecto de las correcciones definitivas al reglamento. Además, determinaron que para poder realizar un análisis de los procesos que cursan contra la entidad y decidir los correctivos que se deben aplicar se necesita que el informe presentado sea mas claro y detallado respecto de los hechos, pretensiones, cuantía, llamamiento en garantía y recursos

El Comité decide previas las correcciones a que fue sometido APROBAR EL REGLAMENTO PARA EL COMITÉ CONCILIACIÓN DE LA ENTIDAD

En la presente reunión se propone invitar a una sesión del Comité a un miembro del Observatorio Jurídico de la Alcaldía Mayor con el fin de que se instruya a los miembros sobre el funcionamiento del mismo.

Una vez resueltos todos los puntos que hacían parte del Orden del Día, se da por terminada la sesión siendo las 4:30 p.m.