FECHA: 10 de febrero de 2006

LUGAR: SALA DE JUNTAS SUBSECRETARIA DE HACIENDA

ASISTENCIAMartha Hernández Arango - Delegada Suplente del Secretario de Hacienda

Johan Byron Plazas Acuña - Director Jurídico (e)

Gustavo Morales Piñeros - Director Administrativo y Financiera (e)

Isauro Cabrera Vega - Directora Distrital de Presupuesto

Rigoberto Lugo - Director Distrital de Crédito Público

Martha Gíl Guarín - Asesora Despacho Subsecretario

Dalila Astrid Hernández Corzo -Subdirectora de Gestión Judicial

Rubiela Hernández - Funcionaria Control Interno

Clara Inés Díaz - Abogada Dirección Jurídica

Olga Lucia Avila Martínez - Abogada Dirección Jurídica

Gerardo Hernández Quintero - Abogado Dirección Jurídica

Ma. Teresa Rodríguez Leal -Secretaría Técnica del Comité de Conciliación

3.1 SHD 24 LA PREVISORA S.A.

3.2 SHD 25 QBE CENTRAL DE SEGUROS

4.1 FAVIDI 58 CARLOS EDURDO RUBIO MORENO

5. SHD 23 CONCILIACIÓN PREJUDICIAL ADPOSTAL

Se inicia la sesión a las 3:00 a.m., se verifica el quórum y se aprueba el orden del día. Preside la sesión la Dra. Martha Hernandez Arango, Delegada Suplente del señor Secretario de Hacienda.

Hace la presentación la doctora Olga Lucia Avila Martínez, quien informa los antecedentes que dan origen a la ficha sometida a consideración: El Comité de Conciliación en sesión del día 29 de diciembre de 2005 autorizó solicitar a la Procuraduría General Delegada ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, un acuerdo conciliatorio con las Compañías Aseguradoras QBE CENTRAL COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A, y LA PREVISORA ante la renuencia de estas, de efectuar el reconocimiento y pago inmediato de las sumas aseguradas con ocurrencia del siniestro G200503107 que afecta la póliza de manejo No. 92100000100 expedida por el Compañía QBE Central de Seguros y el pago del siniestro No.2078605-70 que afecta la póliza No. 1002898 expedida por La Previsora S. A Compañía de Seguros. Con la solicitud se pretendía precaver un futuro litigio entre la entidad y las requeridas (LA PREVISORIA S.A.- QBE CENTRAL DE SEGUROS). Bajo este trámite, se celebró la respectiva audiencia de conciliación prejudicial el día 16 de enero de 2006, audiencia en la que la compañía QBE Central de Seguros no presentó acuerdo conciliatorio, mientras la compañía La Previsora presentó ofrecimiento de indemnizar la perdida pagada durante la vigencia del contrato de seguro por valor de $35.000.000.oo. Ante tal situación, en la que solo se lograba el reconocimiento parcial de las sumas adeudadas con ocasión de los citados siniestros, la doctora Olga Lucia en calidad de apoderada de la entidad, solicitó el aplazamiento de la audiencia, con el objeto de solicitar autorización del Comité de Conciliación de la entidad para la aceptación del pago propuesto por la Compañía de Seguros la Previsora. Referidos los antecedentes, la apoderada y la Subdirectora de Gestión Judicial proceden a exponer lo siguiente:

CONSIDERACIONES: 1. LA PREVISORA S.A, en la etapa prejudicial y en el proceso de reclamación directa del siniestro, ha reconocido indemnizar a la Secretaria de Hacienda con cargo a la Póliza de Manejo global una suma que asciende a 32¿264.177 descontado el deducible. 2. LA PREVISORA S.A. tomo como punto de partida para el reconocimiento del siniestro, el hecho que la póliza No. 10002898 ampara el periodo comprendido entre el 1º de octubre de 2002 y el 1º de Diciembre de 2003. 3. Bajo ese entendido, LA PREVISORA asume la indemnización, de las sumas que fueron canceladas durante esta vigencia. 4. Paralelo a esta reclamación, la Secretaria de Hacienda promovió la reclamación directa y prejudicial a la aseguradora QBE CENTRAL DE SEGUROS S.A., encontrando una posición abiertamente contraria a la expresada por LA PREVISORA S.A. 5. QBE CENTRAL DE SEGUROS indicó en dos oportunidades que no hay lugar a reconocimiento alguno, debido a que los actos administrativos que otorgan el reconocimiento, determinan la ocurrencia del siniestro y que bajo ese entendido, la emisión de esa documentación se produjo por fuera de la vigencia de Póliza de Manejo global No. 920000010, cuya vigencia inició el 1º de diciembre de 2003 hasta el 30 de septiembre de 2004. 6. Así mismo QBE CENTRAL DE SEGUROS argumentó que dentro de la documentación soporte para la demostración del siniestro, no existían los elementos necesarios que así lo establecieran, como la determinación de que son hechos atribuibles a uno o mas funcionarios públicos (requisito, según ellos indispensable) y la existencia de un fallo de autoridad judicial o fiscal que tipifique la conducta como punible.

RECOMENDACIÓN: Bajo tales circunstancias, se recomienda no aceptar la propuesta de LA PREVISORA S.A., ya que no es menester de la entidad entrar a debatir cuando se configuró el amparo que protege la póliza, pues esto será una labor del juez en el evento de una demanda. Lo importante es precisar que la entidad siempre ha tenido cubierto el riesgo, con una o con otra aseguradora y mal haría la entidad en tomar una posición preferente por LA PREVISORA S.A, cuando lo que hay que resaltar, es que el riesgo esta y ha estado amparado siempre en vigencias consecutivas por las dos compañías y éstas han tomado posiciones a conveniencia de sus intereses, con el objeto de eximirse de la obligación o que la indemnización resulte menos perjudicial para sus intereses económicos. Adicionalmente expone la apoderada, que de aceptar la propuesta de la Previsora S.A y al no existir antecedentes jurisprudenciales sobre el tema, el juez dentro de la demanda que la entidad instauraría contra QBE Central de Seguros S.A, podría aceptar los argumentos expuestos por esta aseguradora y en consecuencia la responsabilidad del pago del siniestro estaría en cabeza de la Previsora S.A, aseguradora esta sobre la cual no procedería ninguna acción para reclamar por la diferencia entre lo pagado por la Previsora y el monto total del siniestro, por haber sido debatido el tema en sede prejudicial y principalmente porque ya estaría caducada la acción.

OBSERVACIÓN: Previo a tomar la decisión por parte del Comité, La Dra. Martha Hernández Arango solicita a la Dra. Astrid Dalila Hernández.- Subdirectora de Gestión Judicial, que informe al Comité sobre el concepto emitido por la Asesora Externa, Dra. Martha Cediel de Peña, sobre la conveniencia de aceptar el acuerdo conciliatorio propuesto por la Previsora SA,. Sobre el particular, la Subdirectora de Gestión Judicial informa: La consulta elevada a la Asesora Externa, Dra. Martha Cediel sobre la conveniencia de aceptar dicha conciliación, en principio fue resuelta de manera verbal, concepto que concluye que no resulta conveniente demandar en forma separada a las dos compañías aseguradoras a las que la entidad reclama el reconocimiento y pago de los siniestros, ya que al no existir antecedente jurisprudencial, es al juez a quien le compete determinar la responsabilidad y proporción de que cada una de las aseguradoras deben concurrir. Así mismo manifestó la asesora externa, que no es conveniente aceptar la conciliación, ya que la consecuencia inmediata sería demandar por el restante de la reclamación a QBE Central de Seguros, y se correría el riesgo que el juez falle a favor de esta aseguradora y la entidad carecería de acción para demandar a la Previsora, ya que existiría un acuerdo conciliatorio que impediría a la entidad perseguir el pago de las sumas reclamadas. Finalmente la Subdirectora de Gestión Judicial informa que en los próximos días, la Dra Martha Cediel, formalizará por escrito el concepto que en forma verbal emitió. Observación: La Dra. Martha Hernández Arango manifiesta que la decisión del Comité sobre este punto, se toma en consideración a lo soportado por el abogado en la ficha de conciliación y en el concepto emitido por la Asesora Externa, por lo que solicita que dicho concepto también se tenga como soporte de la respectiva acta del Comité de Conciliación

VOTACIÓN: En forma unánime previa la manifestación de no estar incursos en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad, los doctores Martha Hernández Arango, Johan Byron Plazas Acuña, Isauro Cabrera Vega, Gustavo Adolfo Morales Piñeros y Rigoberto Lugo, miembros del Comité, acogen la recomendación de no aceptar la propuesta de conciliación presentada por la Compañía de Seguros la Previsora S.A. y de igual forma deciden que se promueva la demanda por incumplimiento de la póliza de manejo contra las aseguradoras QBE Central de Seguros y la Previsora S.A,.

Hace la presentación la doctora Olga Lucia Ávila Martínez, con el objeto de informar al Comité de Conciliación sobre la solicitud de acuerdo conciliatorio presentada a la Compañía QBE Central de Seguros. Lo anterior a fin de que la aseguradora reconozca: 1. El pago de la indemnización que técnica y jurídicamente le corresponde a la Secretaría de Hacienda Distrital, como consecuencia de la pérdida patrimonial sufrida por el siniestro No. G200500292 descubierta durante la vigencia del seguro y que afecta la cobertura de la póliza de infidelidad de riesgos financieros No. 93100000040 cuyo objeto cubre las pérdidas sufridas por la entidad, con ocasión de la expedición irregular de algunas resoluciones proferidas por la Subdirección de Obligaciones Pensionales que configuraron un detrimento para la entidad de $713.711.391. 2. El pago de los intereses moratorios que le llegaren a corresponder, al haber contravenido el plazo establecido para el pago de la indemnización respectiva. CONSIDERACIONES: La Secretaría de Hacienda Distrital dio aviso del siniestro a la entidad QBE CENTRAL Compañía de Seguros S.A., mediante comunicación No. 2005EE1096 del 05 de enero de 2005. Una vez surtido todo el trámite y aportados todos los documentos de la reclamación del siniestro cubierto por la póliza de infidelidad y riesgos financieros, la aseguradora QBE CENTRAL DE SEGUROS a la fecha no ha hecho pronunciamiento que demuestre ausencia de responsabilidad o que reconozca y acepte el pago de la indemnización respectiva, habiendo transcurrido casi dos años desde el descubrimiento del hecho y a más de un mes desde que finalmente y después de muchas dilaciones por parte de la aseguradora , se demostró la ocurrencia y cuantía de la pérdida. Por lo anterior, y teniendo en cuenta que se esta ante el eminente riesgo de que entre a operar la prescripción extintiva de la acción, la Secretaría de Hacienda promovió solicitud de conciliación prejudicial el 25 de enero de 2006 en la Procuraduría Delegada para asuntos judiciales ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, con el fin de que la aseguradora QBE CENTRAL DE SEGUROS S.A cumpliera con la obligación indemnizatoria derivada de la Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros. Por lo anterior, la entidad esta a la espera que la Compañía aseguradora presente formula conciliatoria respecto del cubrimiento del siniestro, para presentarla en su oportunidad al Comité de Conciliación.

4.1 FAVIDI 58 CARLOS EDUARDO RUBIO MORENO

Hace la presentación la Dra., Clara Díaz quien relata los siguientes:

ANTECEDENTES: 1. Mediante memorando número IE 27126 del 21 de octubre de 2004, la Subdirección de Obligaciones Pensionales remitió a la Dirección Jurídica Subdirección de Gestión Judicial, entre otros, algunos documentos relacionados con la condena a favor de CARLOS EDUARDO RUBIO MORENO C.C. No.14.445.059, con el fin de efectuar el estudio sobre la procedencia de la acción de repetición de conformidad con la Ley 678 de 2001. 2. Como la documentación remitida por la Subdirección de Obligaciones Pensionales, fue insuficiente para llevar a cabo el estudio de repetición solicitado, debido a que no fueron aportados los soportes de pago con los cuales se establece el monto de la liquidación de la condena y la fecha de pago, la Subdirección de Gestión Judicial ofició en tal sentido a la dependencia como se observa en los memorandos números 2005 IE 5537 del 07 de marzo de 2005, reiterado con los números IE 14368 del 31 de mayo y IE 31016 del 19 de octubre del mismo año.3. Según lo informado por la Subdirectora de Obligaciones Pensionales, mediante las comunicaciones No. 2005 EE 20218 del 02 de marzo de 2005; No. 2005 EE 33360 del 31 de marzo de 2005; No. 2005 EE 177412 del 15 de junio de 2005; y No. 2005 EE 196732 del 11 de julio de 2005, se le requirió al Consorcio FPPB para que remitiera los soportes relacionados con el pago del fallo judicial a nombre de CARLOS EDUARDO RUBIO MORENO. 4. Ante la imposibilidad de adelantar el estudio de repetición, en la sesión del Comité de Conciliación celebrada el día 18 de julio de 2005, se solicitó la intervención del Director de Crédito Publico para que iniciara las gestiones que fueran necesarias ante el CONSORCIO FPPB, para la expedición de las certificaciones de pago para el estudio de repetición, como consta en el Acta No. 49 del 18 de julio de 2005 del Comité de Conciliación. 5 En respuesta a este requerimiento, el Director de Crédito Público doctor RIGOBERTO LUGO, oficio nuevamente al Consorcio FPPB para que certificara el pago de cumplimiento de fallo judicial a favor del pensionado CARLOS EDUARDO RUBIO MORENO, como consta en la comunicación No. 2005 EE 203421 del 27 de julio de 2005, sin que se haya recibido respuesta por parte del CONSORCIO, solicitud que fue reiterada una vez más mediante comunicación No. 2005 EE 248269 del 13 de octubre de 2005. 6 La Subdirección de Obligaciones Pensionales, mediante memorando IE 31016 del 21 de Octubre de 2005, remitió a la Subdirección de Gestión Judicial el comprobante de liquidación por la suma de $30.025.631 y fotocopia simple del comprobante de pago No. 148907 allegado por el Consorcio Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá a favor de CARLOS EDUARDO RUBIO MORENO por la suma antes anotada, pagado el 1º de agosto de 2003 en Banco de Bogotá. CONSIDERACIONES: De conformidad con lo expuesto, no es posible adelantar el estudio de repetición del caso particular, ya que se advierte que desde la fecha de pago de la condena, 1 de agosto de 2003 a la fecha, ya operó el fenómeno de la caducidad. MANIFESTACIÓN DE IMPEDIMENTO: El Dr. Rigoberto Lugo se declara impedido para votar, en atención a que la Dirección a su cargo tuvo relación directa con los hechos sometidos a consideración.

VOTACIÓN: En forma unánime previa la manifestación de no estar incursos en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad, los doctores Martha Hernández Arango, Johan Byron Plazas Acuña, Isauro Cabrera Vega, Gustavo Adolfo Morales miembros del Comité, deciden no entrar a estudiar la ficha de repetición presentada, y en su lugar deciden que se compulsen copias a la Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias de la Secretaría de Hacienda para lo de su competencia.

MANIFESTACIÓN: El Doctor Rigoberto Lugo hace la siguiente manifestación: "Como es de conocimiento del Comité, se han presentado inconvenientes en la entrega oportuna de la información, ya que es el Consorcio F.P.P.B. quien administra mediante un patrimonio autónomo los recursos financieros del Fondo de Pensiones y efectúa la realización de los pagos pensiónales, por lo que se debe entender que el Consorcio es el pagador de las prestaciones y demás emolumentos que debe pagar el Fondo. Es por eso que la Subdirección de Obligaciones Pensionales remite mes a mes la información al Consorcio para el pago de la nómina, y le solicita al Consorcio que una vez efectué el pago, remita la respectiva certificación individual que contenga fecha y los montos pagados. Ante la omisión del administrador de remitir los reportes, la Subdirección de Obligaciones Pensionales reitera las solicitudes de emisión en varias oportunidades sin obtener en muchos casos, la totalidad de los documentos soportes. Sin embargo manifiesto al Comité que teniendo en cuenta tal inconveniente, en el nuevo contrato de fiducia a suscribir para administrar el patrimonio del fondo, se estableció como obligación contractual de la administradora, la de certificar los pagos a la Secretaría de Hacienda dentro de los dos días hábiles siguientes a haber efectuado el desembolso

OBSERVACIÓN: la Dra. Martha Hernández Arango hace las siguientes: 1. Solicita que se adicione la ficha técnica de repetición, en el sentido que se relacionen todos y cada uno los oficios en los que la Dirección de Crédito Público requirió al Consorcio FPPB para que expidiera las certificaciones de pago a favor del señor CARLOS EDUARDO RUBIO MORENO. 2. Que se le de alcance al Acta 49 del Comité de Conciliación, en el sentido que se entienda incluida en la misma, todos y cada uno los oficios en los que la Dirección de Crédito Público requirió al Consorcio FPPB para que expidiera las certificaciones de pago mencionadas.

Por lo anterior, se devuelve la ficha a la apoderada a fin de que incluya en la misma los datos solicitados, y de otra parte, debe entenderse adicionada el Acta 49 del Comité de Conciliación, con la ficha de Repetición FAVIDI 58.

Finalmente, el Dr. Isauro Cabrera en calidad de miembro del Comité de Conciliación, solicita a la Dirección Jurídica que a través de una presentación, ilustre a los miembros del Comité sobre la oportunidad la forma en que los ordenadores del gasto deben reportar los pagos de condenas judiciales al Comité de Conciliación.

5 SHD 23 CONCILIACIÓN PREJUDICIAL ADPOSTAL

Inicia la presentación el abogado Gerardo Hernández Quintero, manifestando que el caso que es sometido a conciliación se relaciona con la solicitud de pago de 18 facturas por servicios prestados por Adpostal en razón de los convenios 024 de 2001, 019 de 2003 y 237 de 2004. ANTECEDENTES: Mediante oficio radicado en la Entidad bajo el N° 2005ER112975 el 1° de diciembre de 2005, ADPOSTAL, a través de apoderado solicitó que a través del mecanismo de la conciliación prejudicial, la Secretaría de Hacienda Distrital, proceda a pagar la suma de $177.782.140.oo, por concepto de los servicios prestados en razón de los convenios 024 de 2001, 019 de 2003 y 237 de 2004 durante los meses de marzo, abril, julio, agosto y diciembre de 2003, abril, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2004 y enero, febrero, abril, mayo y junio de 2005 referentes a las facturas números R"-58909, R"-59613, R262090, R2-62700, R2-64778, R2-67201, R2-68062, R2-68573, R2-69033, R2-69698, R2-70334, R2-70954, R2-71248, R2-71702, R2-72294, R2-73363, R2-R2-R2-73738 y R2-74379 por un valor todas ellas de $177.782.140.oo. Adpostal igualmente solicita el pago de los intereses legales causados desde cuando la obligación se hizo exigible, hasta cuando se verifique el pago total de la misma.

En este estado del Comité y siendo las 630 de la tarde, la Dra. Martha Hernández Arango manifiesta que por la complejidad del tema sometido a consideración, se requiere que las áreas involucradas (Dirección Administrativa y Dirección Distrital de Impuestos), presenten por separado una ayuda de memoria al Comité de Conciliación, con el fin de brindar una mayor ilustración sobre la procedencia de la conciliación judicial presentada. Por lo anterior, se suspende la sesión del Comité de Conciliación y se reinicia el día 15 de febrero de 2006 a las 2:00 p.m.

Se dispone que por la Secretaría Técnica del Comité se ponga en antecedentes a la Dirección de Impuestos a fin de que presente ante el Comité el día 15 de febrero de 2006 la ayuda de memoria solicitada. La Dirección Administrativa se entiende notificada, ya que el Director Administrativo (E) se encuentra presente en esta sesión del Comité.

Martha Hernández Arango -Delegada Suplente del Secretario de Hacienda

Johan Byron Plazas Acuña - Director Jurídico (e)

Gustavo Morales Piñeros

Director Administrativo y Financiera (e)

Dalila Astrid Hernández Corzo - Subdirectora de Gestión Judicial.

Martha Gíl Guarín - Asesora Despacho Subsecretario

Dick Martínez - Asesor Control Interno

Gloria Nancy Jara - Directora Distrital de Impuestos

Heybi Poveda - Asesora Dirección de Impuestos

Gerardo Hernandez Quintero - Abogado Dirección Jurídica

Esperanza Cardona H - Asesora Crédito Público

Ma. Teresa Rodríguez Leal - Secretaría Técnica Comité de Conciliación

1 Exposición del Director Administrativo y Financiero (E)

2 Exposición de la Directora Distrital de Impuestos

Siendo las 2:20 p.m., el Doctor Gustavo Adolfo Morales Piñeros inicia la exposición en los siguientes términos:

Celebrado el 28 de diciembre de 2001

Fecha de Inicio: 08 de febrero de 2002

Fecha de Terminación: 16 de junio de 2003

- Se realizaron aproximadamente 20 reuniones

Por parte de Adpostal Directivos y operativos de Adpostal (Gerentes Regionales, Sistemas, Control Interno, Jurídica, Mercadeo y Contratos entre otros)

Por parte de SHD Dirección Jurídica, Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Impuestos, Dirección de Sistemas y Control Interno

- Se oficio de manera permanente a Adpostal requiriendo por el cumplimiento de las obligaciones (aproximadamente 30 veces)

- Se les enviaron bases de datos en medio magnéticos e impresos en más de 4 oportunidades para realizar las conciliaciones y para facilitarles la búsqueda

- Se asignaron personas por parte de las dos entidades para realizar la búsqueda, analizar y verificar los registros y recepción de acuses

- Se realizaron visitas a Adpostal para definir procedimientos, así como para realizar conciliaciones sobre la facturación

Punto 2.8 de la cláusula segunda

Adpostal se obliga a: Revisar, Buscar, Entregar y Cobrar de acuerdo a sus tarifas vigentes los acuses de 22.565 actos administrativos de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad correspondientes al periodo febrero de 2001 a febrero de 2002 enviados con el convenio 03 de 1999

De estos 22.565 documentos no fueron entregados acuses, ni fueron cobrados por Adpostal.

Conciliar con Adpostal Pago de lo adeudado siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes, esto es:

Celebrado el 17 de junio de 2003

Fecha de Inicio: 23 de julio de 2003

Fecha de Terminación: 26 de mayo de 2004

- Se realizaron aproximadamente 8 reuniones

Por parte de Adpostal Directivos y operativos de Adpostal (Gerentes Regionales, Sistemas, Control Interno, Jurídica, Mercadeo y Contratos entre otros)

Por parte de SHD Dirección Jurídica, Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Impuestos, Dirección de Sistemas y Control Interno

- Se oficio de manera permanente a Adpostal requiriendo por el cumplimiento de las obligaciones (aproximadamente 15 veces)

- Se les enviaron bases de datos en medio magnéticos e impresos en más de 2 oportunidades para realizar las conciliaciones y para facilitarles la búsqueda

- Se asignaron personas por parte de las dos entidades para realizar la búsqueda, analizar y verificar los registros y recepción de acuses

- Se realizaron visitas a Adpostal para definir procedimientos, así como para realizar conciliaciones sobre la facturación

Acuses ( portes) pendientes del mes de julio de 2003 - Nacional 20

Conciliar con Adpostal Pago de lo adeudado siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes, esto es:

Acuses pendientes julio, Agosto, Diciembre de 2003

Y Abril de 2004 181

Celebrado el 12 de mayo de 2004

Fecha de Inicio: 26 de mayo de 2004

Fecha de Terminación: 7 de diciembre 2005

- Se realizaron aproximadamente 5 reuniones

Por parte de Adpostal Directivos y operativos de Adpostal (Gerentes Regionales, Sistemas, Control Interno, Jurídica, Mercadeo y Contratos entre otros)

Por parte de SHD Dirección Jurídica, Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Impuestos, Dirección de Sistemas y Control Interno

- Se oficio de manera permanente a Adpostal requiriendo por el cumplimiento de las obligaciones (aproximadamente 5 veces)

- Se asignaron personas por parte de las dos entidades para realizar la búsqueda, analizar y verificar los registros y recepción de acuses

Solicitud de conciliación por parte de Adpostal

Conciliar con Adpostal Pago de lo adeudado siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes, esto es:

2 Presentación Directora Distrital de Impuestos:

El proceso de notificaciones tiene como objeto dar a conocer al destinatario de un acto oficial, las decisiones de la Administración Tributaria en procesos de cobro, determinación, devolución y discusión de obligaciones del contribuyente para con la Dirección Distrital de Impuestos.

El proceso de notificación de actos de contenido tributario sufre un cambio sustancial con la sentencia de la H. Corte Constitucional C-096 de 2001, Expediente D-3102, la cual declara inexequible la expresión "y se entenderá surtida en la fecha de introducción al correo" del artículo 566 del Estatuto Tributario Nacional, desde entonces sólo se puede dar por notificado un acto administrativo, cuando exista constancia de su recepción por parte del destinatario del mismo.

La Secretaría de Hacienda ha realizado tres convenios interadministrativos con la Administración Postal Nacional - Adpostal que en lo pertinente a notificaciones contienen las siguientes obligaciones:

b. Acciones adelantadas

La Dirección de Impuestos para obtener los acuses de recibo de los actos proferidos desde el 12 de febrero de 2001, adelantó varias actividades como son: (i) Construcción de las bases de datos conforme a los campos previamente definidos; (ii) Reuniones con Adpostal; (iii) Envío de comunicaciones al Gerente Regional de Bogotá y al Gerente General de Adpostal; (iv) Reunión con la Ministra de Comunicaciones.

Como resultado de las actividades realizadas se acordó la expedición de una certificación por parte de Adpostal¹. El contenido fue diseñado en asocio de las dos entidades y en ella se deja constancia que Adpostal efectúo el procedimiento respectivo y que dichos actos no corresponden a devoluciones de correo, siendo por tanto entregados al destinatario postal al quinto día hábil siguiente a la fecha de imposición.

El 05 de febrero de 2004 Adpostal entrega una certificación correspondiente a 3.459 actos administrativos de industria y comercio proferidos durante el período de febrero de 2001 a febrero de 2002, quedando pendiente certificar lo relacionado con el impuesto de industria y comercio de los años 2002 y 2003 y los actos del impuesto predial unificado de los años 2001 a 2003. Los faltantes de certificación entonces eran:

El 05 de febrero de 2004 Adpostal entrega un a certificación correspondiente a 3.459 actos administrativos de industria y comercio proferidos durante el periodo

de febrero de 2001 a febrero de 2002, quedando pendiente certificar lo relacionado con el impuesto de industria y comercio de los años 2002 y 2003 my los actos del impuesto predial unificado de los años 2001 a 2003. Los faltantes de certificación entonces eran: SUBDIRECCIÓN SIN CERTIFICAR

Acorde a los informes presentados por el control de ejecución se estableció que Adpostal al parecer ha entregado a la Dirección Administrativa y Financiera los acuses de recibo de los años 2002 y 2003, razón por la cual las dos direcciones adelantaron acciones para establecer los faltantes y a la fecha el resultado obtenido es:

a) Año 2002. De los faltantes la Dirección Administrativa informa que de 3.530 actos se entregaron acuses de recibo de Adpostal al área respectiva de la Dirección de Impuestos y para ello entregó planillas.

Para los acuses restantes, que corresponden al período de febrero a octubre de 2002, la Dirección Administrativa reporta que estos no aparecen en la base de datos de los envíos realizados por Adpostal; sin embargo existen planillas de entrega de Adpostal a la Secretaría de Hacienda y la Dirección Administrativa entrega a Impuestos nueve (9) cajas para verificar e informa que existen más.

b) Año 2003. En 1.012 existe el acuse de recibo de Adpostal entregado al área respectiva de la Dirección de Impuestos, situación que se evidencia en unas planillas contenidas en nueve (9) cajas mencionadas. En algunos

actos administrativos, la Dirección Administrativa reporta que estos no aparecen en la base de datos de los envíos realizados a través de Adpostal

a) Los 22.565 actos administrativos de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad correspondientes al período febrero de 2001 a febrero de 2002, no fueron certificados por Adpostal.

b) De los años 2002 y 2003 las dos áreas coinciden en que existen faltantes de acuses de recibo.

c) Así mismo, para los años 2002 y 2003 existen las planillas entregadas por Adpostal a la Dirección Administrativa y en tal sentido, la discusión del acuse de recibo es al interior de la Secretaría de Hacienda entre las áreas para establecer la fecha de notificación y la fecha de entrega y recibo del acuse respectivo.

d) En el tema de los costos en que ha incurrido la Secretaría en este proceso, la Dirección de Impuestos tuvo en cuenta las personas que apoyaron la construcción de las bases de datos, así como el tiempo y recursos utilizados para ello, con un valor total de $ 68¿822.400.

En cuanto a los valores a cobrar involucrados en los actos sin acuse de recibo, esto es $21.371.000.000² sin embargo, sobre estos actos no se ha iniciado el proceso de cobro; en tal sentido, no existe una cuantificación de los valores que no serán percibidos por la entidad, en el entendido que dentro del proceso de cobro el contribuyente puede aducir no sólo la indebida o inexistente notificación, sino otras circunstancias que no permitan realizar el cobro de la obligación tributaria, constituyéndose entonces en expectativas de ingresos.

Siendo las 5:30 de la tarde, se suspende el Comité de Conciliación para el día de mañana 16 de febrero de 2006 a las 10:00 de la mañana en el salón del segundo piso del Concejo de Bogotá - Calle 34 No. 27-36.

LUGAR: Concejo de Bogotá - Calle 34 No. 27-36. Piso 2º.

Martha Hernández Arango - Delegada Suplente del Secretario de Hacienda

Johan Byron Plazas Acuña - Director Jurídico (e)

Gustavo Morales Piñeros -Director Administrativo y Financiera (e)

Isauro Cabrera Vega - Director de Distrital de Presupuesto

Martha Gil Guarín - Asesora Despacho Subsecretario

Dick Martinez - Asesor Control Interno

Gloria Nancy Jara - Directora Distrital de Impuestos

Gerardo Hernández Quintero - Abogado Dirección Jurídica

Dalila Astrid Hernández Corzo -Subdirectora de Gestión Judicial

Ma. Teresa Rodríguez Leal - Secretaría Técnica del Comité de Conciliación

Se inicia la sesión del Comité a las 10:00 a.m.

La doctora Dalila Astrid Hernández Corzo, hace la presentación del tema, teniendo en consideración la exposición y las ayudas de memoria presentadas por los doctores Gloria Nancy Jara y Gustavo Adolfo Morales Piñeros, Directora de Impuestos y Director Administrativo (e), respectivamente.

En el presente caso, existe una solicitud para el pago de 18 facturas por servicios prestados por Adpostal en razón de los convenios 024 de 2001, 019 de 2003 y 237 de 2004.

La Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad sobre este convenio manifestó lo siguiente:

"Celebrado el 28 de diciembre de 2001

Fecha de Inicio: 08 de febrero de 2002

Fecha de Terminación: 16 de junio de 2003

Punto 2.8 de la cláusula segunda

Adpostal se obliga a: Revisar, Buscar, Entregar y Cobrar de acuerdo a sus tarifas vigentes los acuses de 22.565 actos administrativos de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad correspondientes al periodo febrero de 2001 a febrero de 2002 enviados con el convenio 03 de 1999

De estos 22.565 documentos no fueron entregados acuses, ni fueron cobrados por Adpostal.

Conciliar con Adpostal Pago de lo adeudado siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes, esto es:

La Dirección Distrital de Impuestos frente a este convenio 024 de 2001 manifestó que:

a) Los 22.565 actos administrativos de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad correspondientes al período febrero de 2001 a febrero de 2002, no fueron certificados por Adpostal.

b) De los años 2002 y 2003 las dos áreas coinciden en que existen faltantes de acuses de recibo.

c) Así mismo, para los años 2002 y 2003 existen las planillas entregadas por Adpostal a la Dirección Administrativa y en tal sentido, la discusión del acuse de recibo es al interior de la Secretaría de Hacienda entre las áreas para establecer la fecha de notificación y la fecha de entrega y recibo del acuse respectivo.

d) En el tema de los costos en que ha incurrido la Secretaría en este proceso, la Dirección de Impuestos tuvo en cuenta las personas que apoyaron la construcción de las bases de datos, así como el tiempo y recursos utilizados para ello, con un valor total de $ 68¿822.400.

De otra parte, respecto del convenio 024 de 2001 se anota que el 16 de diciembre de 2005 la Entidad a través de la Dirección Jurídica - Subdirección de Gestión Judicial formuló demanda contractual contra Adpostal ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca con las siguientes pretensiones: 1) liquidación judicial del convenio (dado que en sede administrativa, vencidos los términos legales no se realizó la liquidación bilateral durante los cuatro meses siguientes a la terminación del convenio, ni la liquidación unilateral dentro de los dos meses subsiguientes), 2) declaración de incumplimientos y 3) indemnización de perjuicios.

La mencionada demanda fue admitida por el Tribunal en auto de fecha 3 de febrero de 2006, debiendo reformarse la misma respecto de la determinación de los incumplimientos y la tasación de los perjuicios ocasionados a la Entidad, específicamente, el relacionado con la no entrega de los acuses de recibo y/o certificaciones de los envíos de la Dirección Distrital de Impuestos según lo pactado en la cláusula 2.8 de dicho convenio.

La Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad sobre este convenio manifestó:

"Celebrado el 17 de junio de 2003

Fecha de Inicio: 23 de julio de 2003

Fecha de Terminación: 26 de mayo de 2004

Acuses ( portes) pendientes del mes de julio de 2003 - Nacional 20

Conciliar con Adpostal Pago de lo adeudado siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes, esto es:

De otra parte, respecto al convenio 019 de 2003 no se ha formulado por la Entidad demanda contractual para la liquidación judicial de dicho convenio, por cuanto en sede administrativa, vencidos los términos legales no se realizó la liquidación bilateral durante los cuatro meses siguientes a la terminación del convenio, ni la liquidación unilateral dentro de los dos meses subsiguientes, e igualmente solicitar como pretensiones la declaración de incumplimientos e indemnización de perjuicios a que haya lugar.

Adicionalmente, este convenio se encontraba garantizado por póliza de cumplimiento, sin que a la fecha se haya efectuado reclamación alguna o declaratoria de siniestro ante la aseguradora Confianza.

La Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad sobre este convenio manifestó:

"Celebrado el 12 de mayo de 2004

Conciliar con Adpostal Pago de lo adeudado siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes, esto es:

En cuanto al convenio 237 de 2004 del cual relacionan algunas facturas en la solicitud de conciliación prejudicial que nos ocupa; la interventora de dicho convenio, mediante memorando 2006IE5076 del 7 de febrero de 2006 remitió copia de comunicaciones con las cuales se devolvieron a Adpostal las planillas de cobro, las cuales no fueron tramitadas, dado que no cumplían los requisitos para pago según lo pactado contractualmente y señaló que se tramitó el pago de la factura R2-75918 por valor de $79.029.540.oo correspondiente a 19.944 envíos con prueba de entrega (acuse de recibo), pero que, por inconvenientes presentados con la Tesorería no se ha llevado a cabo.

De lo anteriormente anotado, se concluye que:

RECOMENDACIÓN: De conformidad con las exposiciones de la Dirección Distrital de Impuestos y la Dirección Administrativa y Financiera se considera viable acceder al pago de los valores que manifiesta la interventoría de la Secretaría de Hacienda adeudar a Adpostal esto es $35¿573.150 del convenio 024 de 2001 y $37¿936.075 del convenio 019 de 2003 siempre y cuando Adpostal entregue a la Secretaría de Hacienda los acuses de recibo pendientes a saber 181 del convenio 024 de 2001 y 175 del convenio 019 de 2003 así como la certificación de los 22.565 actos administrativos enviados por la Dirección Distrital de Impuestos a que se refiere la cláusula 2.8 del convenio 024 de 2001en la cual se contengan los siguientes datos: nombre del contribuyente destinatario dirección

número de resolución número de certificado número de planilla fecha de la planilla y fecha de entrega. Igualmente la Secretaría de Hacienda una vez aprobada dicha conciliación mediante providencia ejecutoriada del Tribunal se compromete a retirar o desistir de la demanda formulada contra Adpostal por el convenio 024 de 2001.Respecto del convenio 237 de 2004 dado que actualmente la Entidad está dentro de la oportunidad legal para la liquidación del contrato en sede administrativa bien de manera bilateral o unilateral en el cual se hace el respectivo cruce de cuentas se recomienda no conciliar sobre lo solicitado por Adpostal respecto de este convenio.

VOTACIÓN: En forma unánime previa la manifestación de no estar incursos en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad los doctores Martha Hernandez Arango, Johan Byron Plazas Acuña, Isauro Cabrera Vega, Gustavo Adolfo Morales Piñeros y Rigoberto Lugo miembros del Comité acogen la recomendación de aceptar la propuesta de conciliación presentada por Adpostal siempre y cuando certifiquen la entrega de los documentos correspondientes a los acuses pendientes.

1. Fichas Técnicas de Repetición y Conciliación e informes presentados.

2. Ayudas de memoria e informes presentados por las Dirección Distrital de Impuestos y la Dirección Administrativa y Financiera

Se culmina la reunión a las 11:20 a.m.

La presente acta consta de 20 folios.