1. Verificación del Quórum.

2. Instalación del Comité.

3. Presentación de procesos de conciliación y defensa así:

- Cuentas en trámite ante el Instituto Departamental de Salud de Boyacá.

- Cuentas en trámite ante la secretaria de Salud de Cundinamarca.

- Conciliación sobre títulos valores presentados en proceso de cobro ejecutivo judicial

4. Proposiciones y varios

5. Cierre del comité.

Conforme a lo establecido en el orden del día, se dio inicio al comité mediante la verificación del Quórum.

Al momento de la verificación del Quorum de asistentes, según las notificaciones remitidas con anterioridad se hicieron presentes el Dr. Luis Gerardo Cano Villate, Gerente del Hospital, el Dr. Luis Carlos Delgado, Subgerente de Servicios dé Salud del Hospital, Dr. Rafael Mauricio Sopo Solano, Subgerente Administrativo y financiero de! Hospital, Dra. Olga Yaneth Romero, Jefe de la Oficina de Desarrollo Institucional del Hospital, el Dr. Argemiro Niño Ojeda, Jefe de la oficina Jurídica de la entidad y el Dr. Héctor Manuel Castellanos, Jefe de la Oficina de Gestión Publica y Autocontrol.

Se deja constancia, que no obstante haberse remitido comunicación de invitación al presente comité al Director de la Oficina de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de la Justicia y del Derecho, mediante comunicación telefónica se obtuvo respuesta sobre la imposibilidad de asistir y acompañarnos a la presente sesión.

Asisten como invitados a fin de exponer y presentar proyecto de conciliación los Drs. Flor Alba Vega, Contratista de la entidad en funciones de recaudo, cobro y recuperación de cartera corriente y vencida; y Gerardo Giménez; abogado contratista para la Oficina Jurídica, encargado del tramite judicial y cobro de títulos valores girados a la entidad.

Así mismo asiste al presente comité de conciliación y defensa judicial de! Hospital en condición de secretaria, con función de voz y sin voto, la Dra. María Mercedes Herrera, abogada por contrato de la Oficina jurídica.

Una vez establecida la participación de los miembros del comité, de ios invitados y asistentes, definida la existencia del Quórum necesario para deliberar y decidir, se comunicó y se dispuso seguir al segundo punto del orden del día.

El Dr. Luis Gerardo Cano, Gerente del Hospital, quien preside él Comité de Conciliación y Defensa Judicial dei Hospital, se dirige a los presentes dando lectura al Orden del día, informando sobre la imposibilidad de asistencia del delegado del Ministerio de Justicio y del Derecho, dando por instalado y sesionando el comité con la evaluación de los puntos a deliberar.

a). Cuentas en trámite ante el Instituto Departamental de Salud de Boyacá.

la Dra. Flor Alba Vega, invitada al presente comité, como responsable de cobro y recuperación de los valores de cartera por medio de las cuentas de cobro de servicios, expone que por parte de la entidad se han prestado servicios de atención en salud a varios de los usuarios debidamente acreditados ante el Instituto Departamental de Salud de Boyacá, causando con ello cuentas a favor del Hospital que a la fecha reportan un valor de Cincuenta y Nueve Millones Trescientos Sesenta y Cuatro Mil Ochocientos Noventa y Tres pesos M/cte. ($59.364.893.00).

A efectos de recuperar los valores declarados en el comité, la Dra. Manifiesta que la entidad Departamental cuenta con los recursos y la disponibilidad para efectuar el payo, pero requiere de la presentación del acta de conciliación y defensa donde se apruebe la obligación y se de facultades para revisar la cuenta, las actividades prestadas y atendidas a los usuarios, así como la correspondiente conciliación sobre las cuentas resultantes.

El Dr. Argemiro Mirto Expone que solo se requiere llevar a conciliación y defensa judicial de la procuraduría, a trámite de conciliación prejudicial y aprobación de (a misma mediante sentencia judicial, cuando se trata de valores de máxima cuantía a cargo de la entidad, que implican la inexistencia de un contrato, o de una disponibilidad presupuestal por medio de las cuales el Hospital ha asumido una obligación o debe reconocer y pagar, efectuando desembolsos con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal en curso.

El Dr. Mauricio Sopo, pregunta que₇ si entonces resulta suficiente que con la aprobación del presente comité se de vía libre a la conciliación y cobro de esos valores ante el instituto departamental. A lo cual se le da respuesta por parte de la Dra. flor Alba Vega, que si, pues positivamente este tipo de recaudos de cuentas se presenta siempre con las entidades cuentes del Hospital, con base en conciliación y arreglo directo, cuando se presentan cuentas glosadas o sobre cuentas en las cuales hay discusión de su procedencia, pertinencia o de la efectiva prestación del servicio.

El Dr. Gerardo Cano pregunta al comité si existe suficiente ilustración sobre e! tema y en caso afirmativo, si el comité considera oportuno y necesario aprobar la conciliación de los valores de la cuenta.

El comité para tos efectos de la decisión define que en efecto, se prestaron servicios a los usuarios afiliados en salud a dicho Instituto Departamental del Salud de Boyacá.

Que en efecto estos servicios se dieron con ia autorización y aprobación de la institución departamental sin que existiera contrato de servicios entre las partes.

Que dichos servicios ascienden a la suma de Cincuenta y Nueve Millones Trescientos Sesenta y Cuatro Mi! Ochocientos Noventa y Tres Pesos M/cte. ($59.364,893,00), en cuenta que ya fue formalmente presentada y tramitada ante la entidad.

Que se requieren facultades a la persona o entidad que efectúa el cobro de los valores ante el instituto, para que entre a revisar las actividades de la cuenta, defina los valores ajustados a recuperar y concilie el valor de la obligación a cargo del Departamento y 6 favor del Hospital.

Establece el comité como resultado, que se autoriza la conciliación, se den plenas facultades a la entidad recaudadora para la recuperación de los valores de la cuenta, todo merced a la revisión especifica y detallada de los servicios prestados y al acuerdo sobre los pagos y conciliación de los valores que se causaron por servicios entre las partes.

b). Cuentas en trámite ante la Secretaría de Salud de Cundinamarca.

Se expone a continuación por parte de la misma profesional de recaudo y cartera, que el Hospital ha prestado servicios a usuarios y pacientes provenientes con afiliación verificada y autorización de la Secretaría de Salud de Cundinamarca, entidad del orden departamental que tiene entre sus objetivos y funciones proveer de los servicios de salud a los empleados del Departamento.

Se expone según la ficha de presentación al comité, que los servicios prestados a esta entidad departamental alcanzan a la fecha un valor de Setenta y Siete Millones Quinientos Veinticinco Mil Cero Sesenta y Dos Pesos M/cte. ($77.525,062.oo).

En este caso, pregunta el Dr. Cano, como llegamos a la prestación de servicios de salud a pacientes en tanto valor sin tener previamente establecidos los convenios, acuerdos o contratos vigentes.

Se Expone por parte del Dr. Delgado, que para estos casos no se tarta de que hayan existido o no contratos o atención a gran cantidad de usuarios de la entidad departamental, pues corresponden realmente a la atención de algunos pacientes, pocos en cantidad, que llegaron a la entidad hospitalaria a través del servicio de urgencias en muy malas condiciones, haciendo con esto que los servicios y actividades de salud en atención fueran honerosos y de costoso valor.

Pero en general, se puede constatar en el comité, que son actividades necesarias y pertinentes y que por lo tanto no serán objeto de mayor discusión ante los auditores de la entidad que debe efectuar el pago.

De la misma forma, aclara la Dra. Flor Alba, que estas actividades de cobro ante los entes territoriales, están conferidas para su recaudo a la empresa Finanzas Empresariales Ltda., persona jurídica que al actuar en outsourcing de cartera para el Hospital, bajo su interventoría y control, realiza la función de soporte y apoyo de las cuentas en tramite, empresa a la cual se le deben conferir como en el caso anterior, las facultades para revisar las cuentas, delatar, depurar, consolidar y conciliar los valores resultantes de la verificación.

El Dr. Gerardo Cano pregunta al comité si existe suficiente ilustración sobre el tema y en caso afirmativo, si el comité considera oportuno y necesario aprobar la conciliación de los valores de la cuenta.

El comité para los efectos de la decisión define que en efecto, se prestaron servicios a los usuarios afiliados en salud a dicho ente Departamental de Cundinamarca.

Que en efecto estos servicios se dieron con la autorización y aprobación de la Secretaria de Salud de Cundinamarca sin que existiera contrato de servicios ente las partes.

Que dichos servicios ascienden a la suma de Setenta y Siete Millones Quinientos Veinticinco Mil Cero Sesenta y Dos Pesos M/cte, ($77.525,062.oo), en cuentas que ya fueron formalmente presentadas y tramitadas ante la entidad.

Que se requieren facultades a la persona o entidad que efectúa el cobro de los valores ante el Departamento, para que entre a revisar las actividades de la cuenta, defina los valores ajustados a recuperar y concilie el valor de la obligación a cargo del Departamento y a favor del Hospital.

Establece el comité como resultado, que se autoriza la conciliación, se dan plenas facultades a la entidad recaudadora para Ja recuperación de los valores de la cuenta, todo merced a la revisión especifica y detallada de los servicios prestados y al acuerdo sobre los pagos y conciliación de los valores que se causaron por servicios entre las partes.

c). Conciliación sobre títulos valores presentados en proceso de cobro ejecutivo judicial.

Informa el Dr. Gerardo Giménez, como invitado al comité en su condición de contratista para los efectos del cobro judicial de títulos valores girados por los usuarios a favor de la entidad, y en la vigencia fiscal del año 2002, se prepararon y se presentaron 40 demandas de cobro ejecutivo con base en títulos valores, (Letras), que se habían obtenido con las formalidades plenas a favor de la entidad, las cuales rebotaron de forma directa en los diferentes juzgados a los cuales fueron repartidas. Aparte de otras 60 demandas que ya están listas para ser remitidas a la oficina de registro judicial y reparto.

La razón de su imposibilidad de aceptación en los juzgados se debió especialmente a la aplicación de la última norma promulgada, Decreto Ley 460 del 2001, que impone la necesidad de la realización de una conciliación previa a la interposición del procesos ejecutivo simple sobre títulos valores, trámite a que se refiere el código de procedimiento civil.

Ante esta situación, se ha visto abocado el profesional a retirar las demandas de los diferentes juzgados y a buscar la instancia administrativa para realizar las debidas conciliaciones; para lo cual se ha propuesto el cumplimiento del trámite ante la procuraduría delegada para la conciliación administrativa, quien ha su vez ha conceptuado que no le es posible realizar conciliaciones sobre obligaciones que constan en titulo valor cobrable por la jurisdicción ordinaria y a favor de los entes públicos.

El Dr. Cano indaga sobre la posibilidad de que tales procesos de conciliación sean presentados ante otra instancia, y sobre el efecto que tendría para el resultado, en el caso de que no fueran atendidos los procesos conciliatorios por el ejecutado. Esto en razón a que si ya resulta difícil conseguirlos para efectuar el cobro, mucho menos aparecerán los responsables para la realización de la conciliación.

El Dr. Argemiro Niño informa que los procesos de conciliación se podrían efectuar ante los centros de conciliación de las inspecciones de policía de las diferentes localidades, o en su defecto ante los consultorios Jurídicos de las Universidades, así mismo le explica que con la citación del particular ante el centro de conciliación, independientemente de su asistencia o no, o del éxito o fracaso de la conciliación, se puede declarar cerrado y extinguido el proceso conciliatorio e ingresar al cobro judicial con el cumplimiento del requisito; no obstante, es preciso recordar que es posible que el ejecutado tampoco se presente al proceso o no se notifique del mandamiento de pago y por tanto el proceso ejecutivo también resultaría nugatorio o sin los efectos de recuperación esperados.

El Dr. Sopo expone que ya se habrán realizado para entonces y sobre el título las suficientes y constantes actividades de cobro para poder declararlo de difícil o imposible recaudo y por ello darlo por ajustado contablemente mediante la provisión correspondiente.

El Dr. Cano Propone al Comité que se apruebe la realización de labores o actividades de cobro o recaudo prejurídico, con el fin de establecer a los deudores la necesidad del pago mediante llamadas telefónicas, así como buscar a través de esfuerzos administrativos para el cobro o recaudo de valores contenidos en los títulos, entre tanto, la Oficina Jurídica deberá determinar si es viable o no en razón de la conveniencia, de los costos que representa para la entidad y de la instancia ante la cual se pueden efectuar las actividades de conciliación previa, para insistir en las demandas ejecutivas.

El Comité de Conciliación y defensa Judicial establece que la propuesta presentada por el Dr. Cano para defender los intereses de la entidad es la más conveniente, por tanto acoge esta planteamiento y define que se lleve un control de los títulos suscritos y girados por los usuarios, de forma que sea posible definir su ubicación y domicilio específico para los efectos del cobro correspondiente.

En cuanto a los procesos ya presentados define que sean retirados de los estrados judiciales, que no se presenten los 60 procesos que están listos y que se indague a través de otras entidades en donde se pueden hacer las conciliaciones y los costos que ello representará para el hospital.

Se expone por parte del Dr. Sopo que próximamente se estará dando inicio a un programa de Saneamiento Contable en las entidades públicas. Que esta dispuesto a ejecutar el Gobierno nacional y que permitirá la cancelación contable y financiera de estos títulos u obligaciones, entre los cuales se podrían incluir estos títulos que son los más antiguos, y cuyo riesgo de prescripción es inminente.

Una vez agotados los temas centrales presentados en el orden del día, se da inicio al punto correspondiente a proposiciones y varios.

En el presente punto, se presenta como primera moción por parte de la Dra. María Mercedes Herrera secretaría del comité, la necesidad de reconocer y conciliar mediante aprobación del presente comité el pago a la empresa DISORTHO Ltda., de la suma de Trescientos Sesenta y Ocho Mil Cuatrocientos Sesenta y Nueve pesos M/cte. Los cuales siendo correspondientes a una mínima cuantía, no ameritan el trámite largo, dispendioso y difícil de un proceso conciliatorio prejudicial de la Procuraduría General de la Nación.

El Dr. Cano indaga al comité y a la propositora sobre la naturaleza de la obligación con la empresa referida?

La Dra. Expone con apoyo en documentos del Hospital provenientes del almacén, que corresponde a elementos de uso hospitalario entregados a la entidad en 1999, y cobrados mediante cuenta de cobro que siendo recibida por la entidad oportunamente, no fue presentada al área financiera para su pago correspondiente.

La factura correspondiente al pedido despachado y cumplido por Disortho Ltda., con el No. 14900 del 27-08-99, por valor de Trescientos Sesenta y Ocho Mil Cuatrocientos Sesenta y Nueve pesos M/cte. ($368.469)

Se expone adicionalmente por parte del Dr. Argemiro Niño, que en efecto según en los documentos que se presentan, los bienes fueron recibidos y utilizados por la entidad en lo que podría constituirse en un enriquecimiento sin justa causa. Por lo cual este comité tiene plena facultad de soportar, reconocer y pagar el valor correspondiente; aunque en ello no puede entrar a reconocer valores de ajuste, actualización e intereses, sino únicamente el valor dejado de pagar.

De la misma forma el Dr. Cano propone que se indague, si es necesario mediante proceso disciplinario quien recibió la cuenta el almacén y al archivo sin darle el trámite, por cuanto por este mecanismo podemos estar incurriendo en obligaciones que no han sido previamente ordenadas y presupuestadas, las que terminarían defraudando la confianza de los proveedores.

Se informa por parte de la Sub Gerente Administrativa, que la toma Disortho Ltda., es aún uno de los mejores y oportunos proveedores de elementos medio quirúrgicos y de (sic) síntesis para el Hospital y que no resultaría procedente efectuar un proceso de conciliación prejudicial ante la procuraduría, con el trámite tan dispendioso, a fin de autorizar el pago de los valores de la factura de mínima cuantía que ello implica.

Por tanto el comité de conciliación y defensa judicial del Hospital autoriza presentar mediante conciliación directa aprobada por este comité, la propuesta de pago a Disortho Ltda., de los valores contenidos en el pedido facturado No. 14900 de 1999, en valor de trescientos setenta y ocho mil cuatrocientos sesenta y nueve pesos M/cte. ($368.499.oo), siempre que la empresa renuncie al cobro de valores adicionales por razón de actualización de costos, intereses o indemnizaciones.

Sin otro tema sobre el cual disponer en el punto de proposiciones y varios, se declara cerrado el punto y se procede al siguiente de acuerdo con el orden del día.

5. Cierre del Comité.

Preguntado por el Dr. Cano al comité, si se encuentran pendientes algunos otros puntos sobre los cuales debatir o decidir en esta sesión, y ante la respuesta negativa en este sentido, siendo las 3:00pm de la tarde se da por cerrado formalmente el Comité Ordinario de Conciliación y Defensa Judicial del hospital la Victoria correspondiente al primer semestre del año 2003.

Para constancia siendo las 3:00 PM, se suscribe la presente acta a los 16 días del mes de mayo de 2003, en la ciudad de Bogotá D.C.