De conformidad con lo establecido en la resolución 0577 del 15 de septiembre de 1999, por medio de la cual se creó el Comité Interno de Conciliación del Instituto, a los veinticuatro (24) días del mes de mayo del año 2000, siendo las diez de la mañana, se reunieron en la Secretaría General, los miembros de este comité para tratar el tema citado en el asunto, reunión que se llevó a cabo de acuerdo al siguiente orden del día:

1)Tema a tratar: Conocer, estudiar, establecer y definir los parámetros mediante los cuales se podría llevar a cabo una conciliación entre el Instituto y el representante legal de la firma Armeco Ltda., con relación a los inconvenientes ocurridos para la ejecución del contrato de obra pública No.864 de 1.999.

1) De conformidad con el artículo tercero de la resolución 0577 de 1999, se designa al doctor Máximo Fernández, para que actúe como secretario ad-hoc del comité, quien reemplazará a la doctora Ofelia Cantor en esta sesión y como tal levante el acta respectiva.

2) Se encontraban presentes:

a) Integrantes del Comité:

Carmen Elena Támara García, Secretaría General

Martha Castaño Triana, Jefe Oficina Jurídica

Víctor Hugo Macea Buelvas, Subdirector de Construcción.

Máximo Fernández Secretario del comité para esta sesión.

b) Invitados:

El Doctor Edmundo del Castillo, Asesor Jurídico del Instituto.

Alejandro Ocampo, Jefe de la División de Interventoría.

Gabriel Menéndez Val-serra, interventor del contrato

Alfonso Medina Torres, Representante Legal de Armeco Limitada.

3) Tema a tratar: Conocer, estudiar y definir los parámetros mediante los cuales se podría liquidar por mutuo acuerdo, el contrato de obra pública No.864/99, suscrito entre el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte y la firma Armeco Ltda., en consideración a los inconvenientes presentados para la ejecución de las obras contratadas, de conformidad con lo que en adelante se plantea:

La Dra. Carmen Elena Támara hace la presentación del problema jurídico a resolver en los siguientes términos: La subdirección de Construcciones suscribió con la firma Armeco Ltda., el Contrato de Obra pública No.864/99, cuyo objeto es la ejecución de las obras para la puesta en funcionamiento del pozo profundo del Parque Metropolitano La Florida del Distrito Capital de Bogotá, dicho contrato ascendió a la suma de $49.994,307.00, incluido el A.I.U. El contratista recibió como anticipo y para los fines contemplados en la cláusula sexta del contrato, el 50% de su valor total, es decir la suma de $24.997.153.50. Señala igualmente que el contrato cuenta con un acta de iniciación de Febrero 11 de 2000, pero su tiempo de ejecución se suspendió desde el 15 de Febrero de 2000 y finalmente se terminó por mutuo acuerdo con base en las razones expuestas en el acta fechada el día 15 de mayo de 2000. Que la imposibilidad de la ejecución obedeció al hecho de que la Alcaldía del Municipio de Cota, cuya jurisdicción administrativa abarca terrenos del Parque La Florida, requirió al Instituto la obtención de una licencia de intervención para la realización de las obras objeto del contrato, documento que bajo el criterio del Instituto no se hacia necesario toda vez que las citadas obras están amparadas por un Plan Maestro debidamente aprobado por la Alcaldía Mayor de Bogotá. Pese a lo anterior el Instituto efectuó el tramite correspondiente ante la Alcaldía de Cota, quien hasta la fecha ha negado la expedición de la licencia de intervención, aludiendo razones de incumplimiento de obligaciones tributarias por parte de la Alcaldía de Bogotá para con el Municipio de Cota. Esta situación ha creado un hecho irresistible que impide la ejecución de las actividades contratadas, motivo por el cual se requiere que el comité estudie el procedimiento a seguir para la liquidación del contrato, una vez que ya se suscribió el acta de terminación de mutuo acuerdo.

Acto seguido el doctor Edmundo del Castillo, asesor externo del Instituto, argumenta que las leyes que rigen el contrato de obra No.864/99, contemplan que en el evento que ocurran hechos o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, que no permitan la ejecución normal del contrato, este se podrá terminar y liquidar de mutuo acuerdo siempre que las mismas partes dejen saldadas las cuentas a que hubiese lugar por la no ejecución del contrato. Con base en lo anterior, manifiesta que se deberán reconocer los gastos en que incurrió el contratista en la legalización del contrato, es decir, el costo de las pólizas y la publicación en el Registro Distrital, así mismo propuso que el contratista determinara una suma razonable que ampare la posible utilidad esperada y los gastos administrativos en que pudo incurrir.

El representante legal de Armeco Ltda. presenta a consideración del comité una propuesta de acuerdo de conciliación, en la cual se prevé que el Instituto recibirá los elementos adquiridos con el anticipo que le fue entregado, reembolsaría los gastos de legalización incurridos calculados en $1.200,000.00, igualmente un posible reconocimiento por parte del Instituto de algunos de los gastos realizados por el contratista en el tiempo que ha transcurrido desde la adjudicación del contrato, incluida la utilidad esperada en el evento de haberse adelantado normalmente dicho contrato, reconocimiento que estima en ¡a suma de $7.800,000.00.

A continuación el Doctor Edmundo después de estudiar la propuesta, plantea la conveniencia de llegar a un acuerdo razonable manifestando que el recibo de los elementos es viable siempre y cuando el contratista remita un informe detallado y soportado sobre la inversión que a efectuado de la suma entregada como anticipo, para lo cual entregará las factura o contratos de compra de suministros y el extracto bancario de la cuenta corriente donde manejo dichos recursos. En cuanto al reembolso de los gastos de legalización manifiesta que se deberán cancelar de acuerdo con los sumas estipuladas en los documentos soportes, es decir que según se observa en la carpeta del contrato, los mismos ascendieron a la suma de $850.611.oo, valor que será el que se reconozca por dicho concepto. En cuanto a la suma propuesta para amparar la posible utilidad esperada y los gastos administrativos en que incurrió, propone al contratista que revalúe su propuesta de reconocimiento.

El Representante Legal de la firma contratista, luego de analizar lo argumentado por el doctor del Castillo, acepta el procedimiento propuesto para la liquidación y entrega de los elementos que adquirió con el anticipo y en cuanto a las sumas estipuladas, manifiesta estar de acuerdo con el valor correspondiente a los tramites de legalización y en cuanto a la utilidad esperada propone como reconocimiento la suma de $6.000.000.00.

Finalmente los miembros del comité, aceptan la suma de $6.000.000.oo, propuesta por el contratista como reconocimiento por la utilidad esperada y los gastos administrativos en que ha incurrido, igualmente aceptan ' reconocer la suma de $850.611.00, correspondiente a los gastos de legalización del contrato, sumas que igualmente son aceptadas por el Representante legal de la firma Armeco Ltda.

Con base en lo anterior el Instituto y el Representante Legal de la firma Armeco Ltda., acuerdan el siguiente procedimiento para proceder a liquidar de mutuo acuerdo el contrato de obra No.864/99:

- El instituto recibirá en el Almacén de la entidad, todos los elementos y suministros que haya adquirido el contratista con el anticipo, para lo cual el contratista deberá anexar las factura de compra venta o los contratos correspondientes, así como el extracto bancario de la cuenta corriente en donde manejo los recursos entregados.

- La División Técnica realizará un estudio para evaluar la aceptabilidad de dichos elementos conforme a los Ítems de obra del contrato. Acto seguido la División de Interventoría procederá a efectuar el Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo tomando como base los' Compromisos adquiridos y aceptados por las partes en la presente conciliación.