En Bogotá D. C., a los Veinte (20) días del mes de Abril de Dos Mil Seis (2.006) a las 14:30 horas, previa convocatoria, se reunieron en la Sala de Juntas de la Gerencia del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el Grupo de Conciliación de conformidad con la normatividad vigente y el reglamento interno, previo el siguiente

1^º Llamada a lista.

2^º Lectura y Aprobación del acta anterior.

3^º Continuación del estudio de la solicitud formulada por el supervisor del contrato 1447 de 2004 suscrito entre el FVS y KEY MARKET, para inicial conciliación prejudicial.

4^º Continuación de la solicitud de conciliación prejudicial formulada por el Coordinador de Medios de transporte del FVS, con referencia a los contratos No 10-00-2004 (FVS y TERPEL DE LA SABANA S.A.); 260-2004 (FVS y TERPEL DE LA SABANA S.A.); y 1536-2004 (FVS y ORGANIZACIÓN TERPEL S. A.)

5° Proposiciones varias.

6° Cierre del orden del día.

De conformidad con el artículo 15 del acuerdo 001 de 2005 que adoptó el reglamento interno del Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá* se determinó si para la sesión convocada existía el número de miembros que tuvieran poder de decisión, y se procedió llamar a lista:

- Doctora LILIANA PARDO GAONA, Gerente del FVS

- Doctora PATRICIA OTALORA CANO, Coordinadora de Planeación

- Doctora JULIA COLLAZOS DE GÓMEZ, Coordinadora Jurídica

- Doctor HÉCTOR WlLSON BELLO JIMÉNEZ, Jefe de Presupuesto

- Doctor ARMANDO PRADA MURCIA, Coordinador Administrativo y Financiero.

De acuerdo con el número de miembros presentes, se llevara a cabo la reunión del Grupo de Conciliación del FVS al existir el quórum deliberatorio.

Se deja constancia de la excusa formulada del Doctor RAÚL NAVARRO MEJIA, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Gobierno Distrital, en su calidad de miembro del Grupo de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., de no poder asistir a la continuación de esta deliberación del Comité.

Por otra parte, en su oportunidad el Doctor ARMANDO CAMACHO GARCÍA, en su calidad de Coordinador de Control Interno del FVS se excusó de su presencia en la presente reunión.

Actúa como Secretario Técnico del presente Comité, el Doctor W1LLIAM ARMANDO VELASCO VÉLEZ.

Se procede a dar lectura del Acta No 05 del Veintisiete (27) de Marzo de Dos Mil Seis (2006), en la que se debatieron dos puntos del orden del día, la cual se somete a consideración de los miembros del Grupo del Comité de Conciliación del FVS, siendo aprobada por unanimidad.

En referencia con la continuidad del estudio de la contratación de suministro efectuada entre el FVS y KEY MARKET, el Coordinador de Administrativo y Financiero del FVS, remitió antecedentes de los trámites adelantados dentro del Almacén del FVS con relación a la entrega de más elementos a los pactados en la ejecución del contrato 1447 de 2004, pero que no existen registro de ingreso de dichos elementos.

El Comité una vez analizado los antecedentes de la ejecución del contrato No 1447 de 2004, celebrado entre el FVS y KEY MARKET S. A., decide en los siguientes términos:

a) Que el contrato fue liquidado de común acuerdo entre las partes, el día 26 de Diciembre de 2005.

b) Que dentro de la liquidación quedó un saldo a favor del FVS, de $1.649.453,00

c) Que no existe un registro indicador, que los elementos adicionales de papelería y útiles fueran ingresados al FVS.

d) Tampoco hay un soporte documental, que dependencias recibieron dichos supuestos elementos.

e) No existe una reclamación formal de la Empresa KEY MARKET S. A., donde se compruebe que dichos elementos ingresaron al FVS.

Por lo tanto, se recomienda no iniciar ningún trámite de Conciliación Prejudicial, al no existir controversia litigiosa sobre la ejecución del contrato de suministro No 1447 de 2004 suscrito entre el FVS y KER MARKET S. A. Ver el Acta de Conciliación del Fondo de Vigilancia y Seguridad 06 de 2006

De acuerdo, con la solicitud formulada por el Coordinador de Medios de transporte, se solicito previamente la presencia del Doctor Andrés José Moreno Suárez, para que continuara explicando los pormenores de los procesos contractuales que puedan determinar un posible inició de las Conciliaciones Prejudiciales, el cual se excuso, pero estuvo presente para las presentaciones el Doctor Germán Pinilla, Asesor de dicha Área.

A) CONTRATO 10-00-2004, suscrito entre FVS y TERPEL DE LA SABANA S.A.

Los datos del contrato son los siguientes:

Los datos del contrato son los siguientes:

Valor inicial del contrato: $9.000.000.00

Fecha de firma del contrato: 12 de Febrero de 2004

Plazo inicial de ejecución: Tres meses

Fecha de inicio: 23/02/2004

Adición y prorroga: $4.500.000.00 y un (1) mes más

Finalizo su ejecución el día 22/05/2004

Valor total de contrato: $13,500.000.00

Valor ejecutado: $ 13.500.000.00

Valor pagado: $ 10.050.000,00

Saldo según Aplicatívo de Contratos $ 3.450.000,00

Su objeto era:" En virtud del presente contrato el contratista se obliga para con el fondo al suministro de gasolina corriente de óptima calidad con destino al parque automotor de propiedad del Fondo al servicio de si mismo, de la Administración Central Distrital en sus diferentes niveles y del proyecto Misión Bogotá, conforme a las solicitudes de contratación realizadas por el Fondo y al contenido de la oferta presentada por el contratista; la cual forma parte integral del presente contrato.

Terpel de la Sabana presentó la factura N° 60-4766 por valor de $3.450.000.00.

EL PARÁGRAFO PRIMERO de la CLAUSULA QUINTA, del Contrato estipula que como requisito indispensable para el último pago se debe/á presentar la liquidación del mismo suscrita por el contratista, el interventor del contrato y la Gerente del Fondo.

Revisados cada uno de los soportes existentes y confrontados sus fechas en el libro de relación de vehículos para el suministro del combustible que se llevaba en la Coordinación Administrativa y Financiera del Fondo, los consumos por rubro pendientes de pago en el periodo del contrato fueron los siguientes:

- Por el Rubro N° 3311101020130 de la Alcaldía Mayor de Bogotá 95 vales a $15.000.00; $1.425.000,00

El saldo de este Rubro según el aplicativo es de $870.000.00

- Por el Rubro N°0110209 del fondo de Vigilancia y Seguridad 60 vales a $15.000.00; $900.000,00

El saldo de este Rubro según el aplicativo es de $2.505.000.00

- Por el Rubro N° 3311101027094 de Misión Bogotá 14 vales a $15.000

$ 210.000,00 "

El saldo de este Rubro según el aplicativo es de $75.000.00

Total saldo según aplicativo de contratos $3.450.000.00

Total saldo por pagar de acuerdo a los soportes existentes: $2.535.000

Conforme a los antecedentes del proceso contractual ejecutado para el suministro de gasolina, el Comité toma las siguientes decisiones:

a° El contrato de suministro, fue cumplido dentro de los plazos pactados.

b° Al haberse cumplido con los términos pactados en el contrato, la no cancelación de la última factura, es una situación administrativa inherente solo a la Coordinación de Medios de Transporte de! FVS que no requiere el Trámite de Conciliación Prejudicial, el cual debe ser solucionado a través de la liquidación del contrato para evitar los perjuicios económicos al Fondo.

c° Dentro de la liquidación que debe efectuarse de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, se debe plasmar para el último pago con base a los soportes reales del suministro de la gasolina efectuados por el contratista.

b) CONTRATO 260-2004 suscrito entre el FVS y TERPEL DE LA SABANA S.A

Valor Inicial del Contrato: $10.000.000.00

Plazo: Dos Meses

Fecha de Inicio: 14/05/2004

Fecha de Terminación Inicial: 13/07/04.

Adición: $5.000.000.00.

Prórroga: Un (1) Mes

Fecha Final de Terminación 12/08/04

Valor total del Contrato: $15.000.00G.OO_:

Valor ejecutado:

Valor pagado: $5.705.885.44

Saldo según Aplicativo de Contratos $ 9.294.114.56

Su objeto fue: " En virtud del presente contrato el contratista se obliga para con el Fondo a suministrar combustible (gasolina, corriente y Extra) de óptima calidad con destino al parque automotor, de propiedad del Fondo de vigilancia y seguridad de Bogotá D.C., al servicio de la misma entidad, de la Administración Central en sus diferentes, niveles y del proyecto Misión Bogotá, conforme a la solicitud de contratación realizada por el Fondo y al contenido de la oferta presentada por el CONTRATISTA, la cual hace parte integral del Presente contrato."

- Terpel de la Sabana S.A. presentó las facturas de cobro N° 60-4767 por valor de $2,643,94674 y la N°60-4199 por $1.344.142.80 para un total de $3.988.089,54

EL PARÁGRAFO PRIMERO de la CLAUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO: del Contrato, estipula que como requisito indispensable para el último pago se deberá presentar la liquidación del mismo suscrita por el contratista, el interventor del contrato y la Gerente del Fondo.

Revisados cada uno de los soportes existentes y confrontados sus fechas en el libro de relación de vehículos para el suministro del combustible que se llevaba en la Coordinación Administrativa y Financiera del Fondo, los consumos por rubro pendientes de pago en el periodo del contrato fueron los siguientes:

Por el Rubro N° 0110209 del Fondo de Vigilancia y Seguridad hay 252 vales, de los cuales 249 son a $15.000.00; $ 3.735.000,00 y los vales N°16638, 16639 y 16640 son de un valor de $20.000.00 para un total de $ 3.795.000,00.

El saldo de este Rubro según el aplicativo es de $4.134,146,40

El saldo por el Rubro N° 3311101020130 de la Alcaldía Mayor de Bogotá según el aplicativo es de $3.993.138,96

El saldo por el Rubro N°3311101027094 de Misión Bogotá según el aplicativo es de $1.166.829,20

Total saldo según aplicativo de contratos $9.294.114.56

Total saldo por pagar de acuerdo a los soportes existentes $9.195.000,00

Conforme a los antecedentes del proceso contractual ejecutado para el suministro de gasolina, el Comité toma las siguientes decisiones:

a° El contrato de suministro, fue cumplido dentro de los plazos pactados.

b° Al haberse cumplido con los términos pactados en el contrato, la no cancelación de la última factura, es una situación administrativa inherente solo a !a Coordinación de Medios de Transporte del FVS que no requiere el Trámite de Conciliación Prejudicial, el cual debe ser solucionado a través de la liquidación del contrato para evitar los perjuicios económicos al Fondo.

c° Dentro de la liquidación que debe efectuarse de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, se debe plasmar para el último pago con base a los soportes reales del suministro de la gasolina efectuados por el contratista.

Los datos del contrato son los siguientes:

Valor Inicial de! Contrato: $10.000,000.00

Plazo: Un (1) Mes

Fecha de Inicio: 27/12/2004

Fecha de Terminación Inicial: 26/01/2005

Adición: $5.000.000.00

Prórroga: 22 Días

Fecha Final de Terminación: 17 de Febrero de 2005

Valor total del Contrato: $ 15.000.000.00

Valor ejecutado: $

Valor pagado: $ 12.920.000.01

Saldo según Aplicatívo de Contratos $2.079.999.99

Su objeto fue:" En virtud del presente contrato el contratista se obliga para con el Fondo a suministrar combustible gasolina, corriente, extra y A.C.P.M. de óptima calidad con destino al parque automotor de propiedad del Fondo al servicio de la Entidad, la Administración Central Distrital en sus diferentes niveles y del proyecto Misión Bogotá, conforme a la solicitud de contratación realizada por el Fondo y al contenido de la oferta presentada por el CONTRATISTA, la cual hace parte integral del Presente contrato."

La Organización Terpel S.A. presentó la factura N° 60-4768 por valor de $2.079.999.99, de fecha 19 de Diciembre de 2005, de acuerdo con oficio aclaratorio -CMM-08034 del mismo mes.

EL PARÁGRAFO PRIMERO DE LA CLAUSULA QUINTA: FORMA DE PAGO: del Contrato, estipula que como requisito indispensable para el último pago se deberá presentar la liquidación del mismo suscrita por el contratista, el interventor del contrato y la Gerente del Fondo:

Revisados cada uno de los soportes existentes y confrontados sus fechas en el libro de relación de vehículos para el suministro del combustible que se llevaba en la Coordinación Administrativa y Financiera del Fondo, los consumos por rubro pendientes de pago en el periodo del contrato fueron los siguientes:

El saldo por el Rubro N° 0110209 del Fondo de Vigilancia y Seguridad según el aplicativo es de $80.000,00,

El saldo por el Rubro N° 3311101020130 de la Alcaldía Mayor de según el aplicativo es de $1.579.999.99.

El Saldo por el Rubro N°3311101027094 de Misión Bogotá según el aplicativo es de $420.000.00

Total saldo según aplicativo de contratos $2.079,999.99

Es importante anotar que existe un denuncio por perdida de 30 soportes de consumo de combustible, instaurado por el Señor FRANZ MOLLER REYES, anterior Supervisor de combustibles del Fondo, los cuales ninguno se relaciona con los contratos 10, 260 y 1536 de 2004; pues su vigencia es del año 2003,

Además los siguientes soportes de consumo de combustible son de vigencia 2003 y no corresponden a ninguno de estos contratos.

Los 43 soportes de consumo de combustible del año 2004 relacionados a continuación, están por fuera de la vigencia de los contratos en estudio:

Revisando los antecedentes del proceso contractual ejecutado por el suministro de gasolina, el Comité toma las siguientes decisiones:

a) El contrato de suministro, se cumplió dentro de los plazos pactados entre el FVS y el contratista.

b) Al haberse cumplido dentro de los términos pactados en el contrato, la no cancelación de la última factura, es una situación administrativa inherente solo a la Coordinación de Medios de Transporte del FVS que no requiere el trámite de Conciliación Prejudicial, el cual debe ser solucionado a través de la liquidación del contrato para evitar perjuicios económicos al Fondo.

c) Que la liquidación de efectuarse de conformidad con el articulo 60 de la Ley 80 de 1993,; sobre los reales soportes del suministro de los combustibles por parte del Contratista a los vehículos, autorizados por el FVS en la época ' en que se ejecutó el contrato.

De acuerdo con la solicitud formulada por el Coordinador de Medios de Transporte, se solicitó previamente la presencia del doctor Andrés José Moreno Suárez, para que explicara los pormenores de los procesos contractuales que puedan determinar un posible inició de las Conciliaciones Prejudiciales.

El Doctor Andrés José Moreno Suárez, toma el uso de la palabra para exponer a los miembros del Grupo de Conciliación del FVS, el motivo de la solicitud formulada en dichos contratos, a saber:

a) CONTRATO No 480 - 2005 suscrito entre el FVS y PETROMAX S. A.

Dicho contrato se suscribió por un valor de Trece Millones Quinientos Mil Pesos m/cte ($13.500.000,00).

Para amparar presupuestalmente el contrato de suministro de gasolina, se tenían dos componentes a través de dos rubros:

- El 130 del Nivel Central de la Alcaldía Mayor de Bogotá por $6.800.000,00.

- El 209 del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D, C., por $6.700.000,00.

El contratista suministro combustible por el valor pactado en el contrato, y presentó cuatro facturas por el valor de $13.500.000,oo.

Dentro de la ejecución del contrato existió una serie de gastos no regulados internamente, como fueron:

- En el rubro 130 del Nivel Central de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se consumió la suma de $6.299.989,34, quedando no ejecutados la suma de $500.010,66.

- En el rubro de 209 del FVS, se consumió la suma de $7.200.010,88, ejecutando $500.100,60 de más.

De todo el consumo al proveedor, se le han cancelado tres facturas por un valor de $10.360.00,00, quedando pendiente la cuarta factura por valor de $3.139.964,76.

Teniendo en cuenta lo anterior, y al haberse creado un problema de orden presupuestal que impide cancelar la cuenta, se debe iniciar el respectivo proceso de conciliación prejudicial para poder cancelar la obligación al contratista.

Revisando los antecedentes del proceso contractual ejecutado por el suministro de gasolina, el Comité toma las siguientes decisiones:

a) El contrato de suministro, fue cumplido dentro de los términos pactados por el contratista.

b) Al haberse cumplido con los términos pactados en el contrato, la no cancelación de la última factura, es una situación administrativa inherente solo a la Coordinación de Medios de Transporte del FVS que no requiere el trámite dé Conciliación Prejudicial, el cual debe ser solucionado a través de la liquidación del contrato para evitar perjuicios económicos al Fondo.

c) El acta de liquidación debe efectuarse de conformidad con lo regulado por el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, de común acuerdo.

Los miembros del comité manifiestan la suspensión de la reunión, y la cual debe proseguir posteriormente para continuar el orden del día.

No fueron presentadas en esta acta.

Siendo las 16:00 horas del día 20 de Abril de 2006, los miembros participes del Comité de Conciliación dan por terminada la presente reunión y suscriben y aprueban la presente acta para todos los efectos legales que del mismo se derivan.