LUGAR: Sala de Juntas Piso 9

FECHA: 31-03-2005

HORA INICIO: 3:30 p.m.

HORA FIN: 4:45 p.m.

Sesionar en reunión ordinaria del Comité de Conciliación.

1.- Revisión de actividades pendientes

2.- Fichas técnicas de conciliación extrajudicial de Jesús María Robles y Miguel Parra Parada

3.- Ficha técnica de repetición de Francisco Trujillo

4.- Proposiciones y varios

TEMAS TRATADOS

Llamado a lista y verificación del quórum

Para iniciar la sesión se cuenta con la presencia de los doctores Ernesto Tuta Alarcón, Contralor Auxiliar, quien preside el Comité, Amparo Barboza Navas, Directora de Apoyo al Despacho, Francisco Javier Córdoba Acosta, Jefe Oficina Asesora Jurídica, Hernando Vega Camerano, Director Administrativo y Financiero, María Cecilia Lozada funcionaria de la Oficina Asesora Jurídica, invitada en virtud del tema a cargo y Gisela Patricia Bolívar Mora, Secretaria Técnica del Comité. De acuerdo con esta asistencia se establece que hay quórum para deliberar y decidir válidamente.

Sometido a consideración el orden del día, el Dr. Córdoba propone se modifique para abordar primero el tema de las fichas técnicas de conciliación extrajudicial de Jesús María Robles y Miguel Parra Parada, en segundo lugar la revisión de las actividades pendientes y en tercero proposiciones y varios, suspendiendo el tema de la ficha técnica de Francisco Trujillo, como quiera que en el día de hoy se entregó a la Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica una providencia proferida el 18-03-2005 mediante la cual se decreta una nulidad en el proceso y es necesario tenerla en cuenta para la proyección de la ficha técnica.

Aprobada por unanimidad la modificación del orden del día se procede a su desarrollo.

La doctora Diana Marcela Arenas Pedraza, Directora de Talento Humano se hace presente una vez iniciada la sesión.

1 Fichas técnicas de conciliación extrajudicial de Jesús María Robles y Miguel Parra Parada

El Dr. Francisco Córdoba inicia enterando a los miembros del Comité sobre la importancia de realizar la reunión el día de hoy, toda vez que está prevista para el 05 de abril la audiencia de conciliación propuesta por el señor Miguel Parra Parada, diligencia a la cual debe presentarse acta del Comité de Conciliación donde se haya tratado el tema.

Comenta algunos antecedentes y las pretensiones del solicitante, contenidas en la ficha técnica de conciliación proyectada por un funcionario de la Oficina Asesora Jurídica que fue trasladado a otra dependencia. Miguel Parra Parada es un exfuncionario del Distrito no de la Contraloría de Bogotá que solicitó a la Secretaría de Hacienda el reconocimiento de una pensión convencional. Además hizo varios derechos de petición a la Contraloría de Bogotá para que en su calidad de Organismo de Control interviniera para agilizar el trámite en mención. La Directora de la Dirección de Fiscalización Sector Gobierno contestó las diferentes solicitudes, indicando al peticionario que solamente podría actuar en cuanto a temas de Control Fiscal se relacionara. Por último, el señor Parra propuso una conciliación frente a la Entidad empleadora, la Personería y la Contraloría del Distrito, por lo cual es necesario tratar el tema en este comité y tomar una decisión frene a la solicitud del Sr. Parra.

Para elaborar la ficha técnica se analizaron una serie de documentos que dan cuenta de las gestiones de la Dirección de Fiscalización Sector Gobierno para atender los derechos de petición mencionados y concluye que no hay lugar a conciliación por cuanto el reclamante no ha tenido ninguna vinculación con la Contraloría y solo puede abordar el tema en cuanto toque con el ejercicio del control fiscal.

Ante la pregunta del Contralor Auxiliar ¿hubo algún pronunciamiento de fondo frente al tema por parte de nuestra Entidad, que haya propiciado que se involucre a la Contraloría?, el Dr. Córdoba indica que no, la intervención de la Entidad se ha limitado al examen documental dentro del marco de su competencia, para determinar detrimentos desde la perspectiva del control fiscal.

La Dra. Amparo Barboza solicita que se indague en la Dirección de Gobierno si hay un informe de auditoría definitivo sobre las gestiones adelantadas por la Entidad.

Declarada suficiente ilustración, el Dr. Tuta ratifica su impedimento para pronunciarse en cualquier asunto relacionado con pensiones del Distrito y manifiesta a los miembros del Comité que no participar en la votación para decidir este punto.

Los demás miembros del Comité manifiestan que como en estricta rigurosidad el peticionario no tiene ningún vinculo laboral con la Contraloría, es pertinente acoger la recomendación de la ficha técnica anexa a la presente acta y por tanto no es viable ninguna conciliación con el señor Parra Parada.

A continuación, a solicitud del Dr. Córdoba, la doctora María Cecilia Lozada, expone de manera detallada el contenido de la ficha técnica preparada, haciendo un resumen cronológico de los hechos que generaron la acción de nulidad y restablecimiento del derecho que terminó con sentencia condenatoria para la Entidad, proferida por el H. Tribunal Contencioso de Cundinamarca. Resume que ante el retiro del funcionario se hizo la liquidación de cesantías y se remitió a Favidi, no obstante lo cual ante la expedición del Decreto 2712 de 1999, que cambió los factores salariales para la liquidación, la Unidad de Personal de manera oficiosa, realizó una reliquidación que ocasionó una disminución en la cuantía inicialmente liquidada, esta última fue la efectivamente pagada por Favidi. El señor Robles acudió ante el Contencioso Administrativo con diversas pretensiones contra el Distrito, Favidi y la Contraloría, sin embargo, sólo prosperó el ajuste en la liquidación de cesantías frente a la Contraloría, a razón de $36.000.000 más indexación. Por último informa que la decisión fue apelada por la Contraloría, no obstante lo cual el señor Robles presentó una solicitud al Contralor para que se le pague el valor de la reliquidación y desiste de la indexación, por lo cual corresponde revisar el caso en el Comité de Conciliación de la Contraloría

El Dr. Francisco Córdoba indica que de acuerdo con el artículo 73 del C. C. A. no hubo consentimiento expreso y escrito del interesado por lo cual la Contraloría no estaba facultada para revocar la resolución inicial de liquidación y el Tribunal manifiesta que por ello le asiste razón al demandante y accede a sus pretensiones.

También se menciona en la discusión que este pago no implicaría ningún detrimento al patrimonio de la Entidad y por el contrario resultaría favorable para la Contraloría al evitar una erogación mayor por concepto de indexación, máxime cuando puede ser largo el tiempo en que se tome la decisión de segunda instancia. Aun cuando a primera vista tampoco pareciera dar lugar a iniciar acción de repetición, este será un tema que se estudie por parte del Comité en su momento. También se da a conocer que la Dirección de Talento Humano se pronunció mediante memorando que reposa en los antecedentes del caso en relación con estar de acuerdo con la favorabilidad de la conciliación a tiempo y la posibilidad de que la apoderada de la Contraloría desista del recurso de apelación interpuesto. Los miembros del Comité tienen en cuenta además que uno de los deberes de los servidores públicos es precaver litigios, especialmente cuando se afectan los derechos patrimoniales de las entidades, y si resultan amplias las probabilidades de que el Consejo de Estado acoja las pretensiones del demandante, es conveniente evitar un detrimento a la Entidad por intereses e indexación y por el contrario sería un pago a tiempo con protección de los recursos públicos. Una vez discutido el tema concluyen por unanimidad los miembros del comité que resulta favorable para la Entidad acceder a la Conciliación propuesta, para lo cual la Oficina Asesora Jurídica adelantará los trámites a que haya lugar ante las autoridades pertinentes.

Compromisos

2 Seguimiento a actividades pendientes

Por Secretaría Técnica se da lectura del acta de reunión anterior para realizar seguimiento a las actividades pendientes, así:

1 Ajustar la ficha técnica de Carlos Adolfo Cortés Moreno en el formato correspondiente. Se informa a los miembros del Comité que la ficha fue ajustada y reposa como anexo del acta 05 de 2004. También, que la audiencia de conciliación se llevó a cabo el 9 de febrero de 2005 ante la Procuraduría 10 Judicial ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca en la cual se determinó que no había ánimo conciliatorio por parte de la Entidad de acuerdo con las instrucciones del Comité.

La Secretaría Técnica del Comité informa que recibió memorando de la Dirección Administrativa, manifestando su conformidad con el documento y otro de la Dirección de Fiscalización Sector Educación, Recreación y Deporte solicitando ajustes de forma y revisión de algunos porcentajes. Aclara que el proyecto de política fue enviado, además de los miembros del Comité, a todas las dependencias en las que descansa la responsabilidad de los procesos institucionales sin recibir observaciones distintas a las mencionadas, las cuales fueron ajustadas en el documento.

Expone además la oportunidad de adoptar las acciones a ejecutar como quiera que en esta semana se está adelantando el seguimiento y actualización de los anexos 1 y 2 (acciones correctivas y preventivas) por parte de la Oficina Asesora de Control Interno, ante lo cual sería viable incluir las acciones adoptadas por este Comité. Si bien es cierto la metodología para adoptar la política se está modificando en el Ministerio del Interior y de Justicia, también lo es que no se puede hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas del comité si no se emprenden las acciones y que estas se pueden ajustar con posterioridad.

De otra parte se recuerda que la política fue elaborada teniendo en cuenta los procesos institucionales en la cual quedaron involucrados los de Recursos Físicos y Financieros, Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Prestación del Servicio Micro y Gestión Humana y que las acciones en principio van encaminadas a la capacitación de los funcionarios en los diferentes temas a fin de garantizar la adecuación de los pronunciamientos institucionales a la Constitución, la Ley y los reglamentos, en su forma y principalmente en su fondo a fin de prevenir demandas y posibles fallos adversos.

El Dr. Córdoba comenta que en sesión de la Comisión de Personal se trató el tema del plan general anual de capacitación, el cual recogió algunas sugerencias de la oficina Asesora Jurídica para la capacitación de funcionarios de las Direcciones de Fiscalización. Suficientemente ilustrado el tema se somete a votación y los miembros del Comité resuelven adoptar las acciones fijadas para prevenir el daño antijurídico, así como hacer permanente seguimiento a su cumplimiento para ajustarlas o determinar mitigados los riesgos. En consecuencia, la Oficina Asesora Jurídica oficializará el documento y lo dará a conocer a las instancias pertinentes.

3.- Gestionar ante el seguro social la certificación sobre la inclusión en nómina y el pago del retroactivo al exfuncionario Luis María Correa Nieto La Directora de Talento Humano informa que ya se tiene la certificación del Seguro Social según la cual fue incluido en nómina el señor Correa Nieto y se le hicieron los pagos retroactivos. También comenta que la Personería de Bogotá realizó una visita e inspeccionó los documentos que sobre el tema reposan en la hoja de vida y en el archivo de gestión de la Dirección a su cargo.

5.- Verificar la comunicación a la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios sobre el accidente de tránsito registrado con la camioneta del Despacho. El Dr. Vega manifiesta que no se avisó a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, sin embargo, se estudiará la procedibilidad de hacer el traslado para el trámite pertinente.

6.- Solicitar la devolución de las sumas canceladas a la señora Edna Ruth Ovalle y/o realizar el trámite para constituir el título ejecutivo y adelantar el cobro coactivo La Directora de Talento Humano informa que mediante Resolución 2301 del 24-12-04 se concedió el término de 15 días, contados a partir de la ejecutoria de dicho acto administrativo, para que la funcionaria cancele en la tesorería de la Entidad los dineros recibidos, por tanto una vez cumplido este plazo, sin que se haya efectuado la consignación, se enviarán las diligencias a la Subdirección de Jurisdicción Coactiva para el correspondiente cobro. La resolución se notificó el 08-03-05

7.- Revisar y ajustar el reglamento interno del Comité de Conciliación para su posterior aprobación. El Dr. Córdoba informa que de acuerdo con el cronograma propuesto, el 30-03-2005 se envió para consideración de los miembros del Comité el proyecto de nuevo reglamento. Por lo cual se considera necesario aplazar su discusión para la próxima reunión.

El Dr. Tuta señala que la única observación que tiene se refiere a las personas que deben firmar las actas por cuanto en ocasiones es dispendioso recoger firmas de personas que ya no están en la Entidad.

Se pone de presente que en las instrucciones para diligenciar actas en la Contraloría, adoptadas por la R. R. 052 de 2003 dentro del proceso de gestión documental, se contempla que deben firmar las actas todos los participantes.

El Dr. Hernando Vega como responsable de dicho proceso, manifiesta que adelantará las gestiones para modificar la resolución y ajustarla a los nuevos requerimientos de la Entidad.

Los miembros del Comité están de acuerdo en que la aprobación del reglamento queda pendiente para la próxima sesión.

Compromisos

3 Proposiciones y varios:

La Secretaría Técnica recuerda la importancia de que el ordenador del gasto envíe oportunamente al Comité de Conciliación, la información sobre los pagos efectuados a terceros por concepto de conciliaciones o fallos condenatorios. Los miembros del Comité deciden que es viable que por Secretaría se envíe memorando a la Dirección Administrativa haciendo expresa esta solicitud.

La Doctora Diana Arenas menciona la importancia de mantener permanente comunicación entre la Dirección de Talento Humano y la Oficina Asesora Jurídica con el fin de dar respuesta a las acciones de tutela y demandas instauradas por actos administrativos proferidos por la Dirección, pues los tiempos son breves y perentorios y se requiere un buen conocimiento de la problemática para dar contestación completa y oportuna. El Dr. Córdoba señala que hasta ahora siempre se ha buscado la colaboración de las dependencias involucradas para atender las demandas y tutelas. Aclara que la Oficina Jurídica es la encargada de la representación judicial de la Entidad y por tanto debe liderar la representación externa, sin embargo siempre acude a la cooperación de las dependencias según el tema a tratar.

La Dra. Diana insiste en que hay temas muy técnicos por lo que se hace pertinente la sustanciación por parte de personal capacitado y conocedor de los actos administrativos proferidos, pues en últimas las acciones de repetición procederán en contra de la Dirección de Talento Humano, para el caso particular, en el evento de resultar un fallo desfavorable.

Se propone estudiar la viabilidad de reglamentar el trámite de las tutelas y los procesos al interior de la Entidad o de enviar una circular para que haya estricta coordinación entre dependencias para efectos de una adecuada representación de los intereses de la Contraloría. Los miembros del Comité acuerdan que se agote el trámite con el responsable del Proceso para reglamentar el tema.

Finalmente, se pregunta si existe o no conflicto de intereses en el caso de un funcionario de la Entidad que adelanta una acción de nulidad y restablecimiento en su contra y se encuentra asignado a la Auditoría Fiscal ante la misma Contraloría.

El Dr. Francisco Córdoba señala que la Oficina Asesora Jurídica elaborará y presentará un concepto sobre el tema.

Compromisos