Que el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998, establece que las Entidades y Organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos niveles, deben integran un Comité de Conciliación;

Que mediante Decreto 1214 de 2000 se establecieron las funciones para los Comités de Conciliación de que trata el ARTÍCULO 75 de la Ley 446 de 1 998

Que mediante Resolución Reglamentaria 020 del 11 de julio de 2001 se creó el Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que mediante Resolución Reglamentaria 051 de octubre 8 de 2003, se modificó la Resolución 020 de 2001 en cuanto a la conformación, naturaleza, funciones y Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, entre otros.

Que el Artículo segundo de la citada Resolución estableció como función propia del Comité de Conciliación, darse su propio Reglamento Interno,

Que por lo expuesto y para el normal funcionamiento y toma de decisiones del Comité de Conciliación, los integrantes del mismo, adoptan el Reglamento Interno en los siguientes términos:

ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO. Los miembros del Comité de Conciliación de la Contraloría de Bogotá D.C. y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obraran inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental determinar a la luz de las disposiciones legales vigentes, la viabilidad de. conciliar los asuntos sometidos a su conocimiento.

ARTÍCULO SEGUNDO: SECRETARÍA TÉCNICA. Esta función será ejercida por un profesional del derecho del Nivel Asesor adscrito al Despacho del Contralor, designado directamente por el mismo para el desempeño de las funciones establecidas en los artículos 6°. del Decreto 1214 de 2000 y 3 de la Resolución Reglamentaria 051 de octubre 8 de 2003.

ARTÍCULO TERCERO.: MIEMBROS PERMANENTES. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

* El Contralor de Bogotá D.C. o su Delegado (Contralor Auxiliar), quien presidirá las sesiones.

* El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

* El Director de la Dirección Administrativa y Financiera.

* El Director de la Dirección de Talento Humano.

* El Director de Apoyo al Despacho.

ARTÍCULO CUARTO: SESIONES. El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria al menos una vez cada tres (3) meses, en la Dirección de Apoyo al Despacho o en el lugar indicado en la citación respectiva por la Secretaría Técnica.

El Comité se reunirá extraordinariamente, cuando las necesidades del servicio lo requieran, cuando lo estimen conveniente al menos dos de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito señale la Secretaria Técnica, en los términos de este Reglamento.

El Comité sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple. El voto opuesto a la decisión mayoritaria deberá sustentarse en escrito separado suscrito por el respectivo Miembro del Comité.

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

ARTÍCULO QUINTO: CONVOCATORIA. La Secretaría Técnica procederá a convocar a los miembros del Comité con no menos de una semana de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión, orden del día, así mismo extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo artículo tercero del Decreto 1214 de 2000.

Con la convocatoria se deberán remitir a cada Miembro del Comité, anexo las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectué el Profesional de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderado Judicial) a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día.

Parágrafo. La dependencia en donde se haya originado o tramitado el asunto objeto de conciliación, apoyará y presentará un informe preliminar y soportado en orden cronológico y secuencial, con los antecedentes del caso a la Oficina Asesora Jurídica, la que una vez recepcione, designará un Profesional, que tendrá a su cargo la representación judicial, quien en asocio con el designado por la dependencia de origen remitirán los documentos ya señalados a la Secretaria Técnica.

ARTÍCULO SEXTO: FORMALIDADES DE LA CONVOCATORIA. Los Miembros del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

ARTÍCULO SÉPTIMO; DE LA INASISTENCIA. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito enviado a la Secretaria Técnica, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión, o de manera extraordinaria haciendo llegar a la sesión del Comité escrito que contenga la justificación. De esta disposición esta excento el Contralor de Bogotá quien podrá delegar su participación en el Comité de Conciliación en el Contralor Auxiliar sin requerir acto especifico para la sesión que así lo demande, en tal evento la citación para Comité se extenderá tanto al Contralor como al Contralor Auxiliar.

En cada sesión del Comité la Secretaria Técnica dejará constancia de la inasistencia de los miembros permanentes en la correspondiente Acta y señalará si presentaron en forma oportuna justificación.

ARTÍCULO OCTAVO: DESARROLLO DE LA SESIONES: En el día y hora señalados, la Secretaria Técnica del Comité informará al Contralor de Bogotá o Contralor Auxiliar, sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, dará lectura al orden del día propuesto, verificará el quórum. El Contralor de Bogotá o Contralor Auxiliar iniciará la respectiva sesión y someterá a consideración y aprobación el orden del día.

Los apoderados, previa designación por, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, los procesos que se encuentren en etapa conciliatoria, harán una presentación

verbal al Comité de su concepto escrito o ficha técnica y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

Una vez se haya surtido la intervención del Apoderado de la Entidad, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Entidad.

ARTÍCULO NOVENO: ACTAS. La Secretaría Técnica dejará constancia en el acta respectiva, de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

Las actas de las sesiones serán suscritas por el presidente del Comité, la Secretaria Técnica y todos los miembros permanentes y reposarán en los archivos de la Secretaria Técnica del Comité, junto con las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, los cuales harán parte integral de las mismas.

Los proyectos de actas de! Comité, deberán ser presentados por la Secretaria Técnica del mismo, por escrito o por correo electrónico, para las observaciones de cada uno de sus miembros, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración de la sesión.

Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de las actas, serán enviados a la Secretaria Técnica, por escrito o por correo electrónico, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, con el fin de que se elabore el acta definitiva. Si dentro de este término la Secretaría Técnica no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta se entenderá que no existen objeciones y que el mismo es aceptado.

Una vez se reciban las observaciones dentro del término, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por la Secretaría Técnica, por escrito o por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes

Las actas serán firmadas, por el Presidente, la Secretaría Técnica y todos los miembros permanentes, en la sesión siguiente del Comité de Conciliación, previa lectura que se dará de la misma.

ARTÍCULO DÉCIMO. DE LAS FICHAS TÉCNICAS: Para facilitar la presentación de los casos, el Profesional de La Oficina Asesora Jurídica (Apoderado) que tenga a cargo la representación para la diligencia, de conciliación, deberá presentar el caso ante los miembros del Comité a través de las fichas técnicas de conciliación que se encuentran diseñadas, con base en las cuales se pronunciará el Comité. Esta ficha debe ser avalada en cuanto a su fondo y forma por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad o quien éste designe y contendrá la siguiente información:

1- Número de expediente, autoridad competente, las partes, el apoderado de la entidad, nombre e identificación de quien solicita la conciliación, el tipo de acción judicial, la fecha de la reunión del Comité de Conciliación, la fecha de la celebración de la audiencia de conciliación, el responsable de la ficha técnica, la cuantía de las pretensiones, la fecha de los hechos, la competencia jurisdiccional y las observaciones pertinentes.

2- Relación clara, precisa y cronológica de los hechos objeto de la conciliación.

3- Las pretensiones interpuestas por la parte solicitante y estimación de los perjuicios.

4- Señalar las pruebas que se aportan.

5- El estudio por parte del Profesional de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderado) de la Contraloría de Bogotá D.C., en cuanto a los hechos, los fundamentos de derecho y las pruebas aportadas.

6- Estudio de la caducidad de la acción a través de la cual el asunto se desataría en instancia judicial o según la acción a través de la cual se tramitará el litigio.

7- Recomendación del Profesional de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderado) de la Contraloría de Bogotá D.C.

8- En caso de una conciliación judicial, resumir la forma como se ha defendido la entidad e indicar si hubo o no llamamiento en garantía.

9- Relacionar las normas que sustentan la conciliación propuesta y las normas sustanciales del caso.

10- Revisar, citar y analizar antecedentes jurisprudenciales en casos similares.

ARTÍCULO ONCE. DE LAS FICHAS TÉCNICAS DE REPETICIÓN La, ficha técnica de acción de repetición, es el documento que preparar el Profesional de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderado) que tiene a cargo la iniciación de la acción de repetición, con base en la cual se pronunciará el Comité. Esta ficha debe ser avalada en cuanto a su forma y fondo por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien este designe y contendrá la siguiente información:

1. Datos del proceso: Autoridad judicial o administrativa de conocimiento clase de acción, número de radicación, partes, sentencia o providencia que aprueba la conciliación

2. Daño: Determinación de los perjuicios a cargo de la contraloría de Bogotá D.C. (materiales: daño emergente y/o lucro cesante -morales), fecha de Resolución de pago, fecha y monto del pago efectivo, fecha de caducidad de la acción.

3. Requisitos de procedibilidad de la acción: perjuicio (suma pagada por la Contraloría de Bogotá D.C., debidamente actualizada), conducta dolosa o gravemente culposa del servidor público, nombre, cargo y funciones del servidor público, análisis y recomendaciones sobre el punto.

4. Relación de causalidad entre la actuación del funcionario y el daño causado.

ARTÍCULO DOCE. DEL INFORME DE LAS AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN Y LAS ACCIONES DE REPETICIÓN; Corresponde al Profesional de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderado) responsable de la conciliación o acción de repetición sometida al Comité de Conciliación presentar a la Secretaría Técnica del Comité un informe detallado del resultado de las audiencias de conciliación celebradas ante la autoridad competente y de las acciones de repetición iniciadas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cualesquiera de estos eventos. La Secretaría Técnica deberá presentar el respectivo informe en la sesión del Comité inmediatamente posterior.

ARTÍCULO TRECE. NORMAS SUSTANCIALES: Los Profesionales de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderados) de la entidad en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos deberán tener en cuenta lo dispuesto en la Ley 640 de 2001, Ley 446 de 1998, el Decreto 1818 y 2511 del mismo año, así como las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

ARTÍCULO CATORCE. INFORMES DE LOS APODERADOS: Los Profesionales de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderados) de la Entidad deberán presentar a la Secretaría Técnica del Comité un informe del desarrollo de la audiencia de conciliación junto con una copia del auto de homologación para verificar los alcances del acuerdo conciliatorio.

Igual procedimiento deberá surtirse cuando el Tribunal no imparta aprobación a la conciliación.

ARTÍCULO QUINCE. ASISTENCIA DEL APODERADO DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS: Aún cuando no exista ánimo conciliatorio, el profesional de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderado) de la Entidad deberá acudir a las: audiencias de conciliación para exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron no viable el acuerdo conciliatorio

ARTÍCULO DIECISEIS. PARTICIPACIÓN DEL RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO: El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, participará en todas las sesiones del Comité de Conciliación a efectos de asesorar y evaluar, en primer término el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1214 de 2000, y las Resoluciones 020 del 11 de junio de 2001 y 051 del 8 de octubre de 2003 y del Reglamento Interno del Comité, y en segundo lugar, para verificar la cabal ejecución de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación. Podrá igualmente, presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

ARTÍCULO DIECISIETE. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA LITIGIOSA DE LA ENTIDAD: Sin perjuicio de las demás funciones establecidas en el artículo 5° del Decreto 1214 de 2000, el Comité de Conciliación deberá reunirse en la tercera semana de enero y julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto la entidad obligada a conciliar o por los cuales ha resultado condenada, así como proponer directrices que mejoren o corrijan la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido deberán estudiar, analizar y evaluar las causas que originaron las demandas y sentencias en el respectivo semestre.

Para tal propósito el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica presentará a los miembros del Comité a través de la Secretaría Técnica un informe de las demandas y sentencias presentadas y notificadas en el semestre respectivo para lo cual podrá diligenciar el formato de causas de demandas y sentencias elaborado por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTÍCULO DIECIOCHO. ACCIÓN DE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA: En cumplimiento del artículo 12 del Decreto1214 de 2000,el Comité de Conciliación se reunirá para analizar la procedencia.de.la acción de repetición.

Igualmente, los Profesionales de la Oficina Asesora Jurídica (Apoderados) de la Entidad en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial, deben estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito ante el Comité de Conciliación.

ARTÍCULO DIECINUEVE. INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN: Para dar cumplimiento al artículo 6 numeral 3 del Decreto 1214 de 2000, la Secretaría Técnica del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones. El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no homologado el acuerdo conciliatorio.

Adicionalmente y según lo dispone el ARTÍCULO 5° del Decreto 1214 de 2000, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la Entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

Para la presentación del informe de gestión del Comité, la Secretaría Técnica del mismo deberá diligenciar el formato elaborado al efecto por la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTÍCULO VEINTE. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: A efecto de garantizar

el principio de imparcialidad, se aplicarán en la toma de decisiones de los miembros del Comité las causales de impedimento previstas en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y el artículo 150 del Código de Procedimiento Civil a saber:

Art. 30 del Código Contencioso Administrativo:

1. Haber hecho parte de listas de candidatos a cuerpos colegiados de elección popular inscritas o integradas también por el interesado.

1. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, interés dice indirecto en el proceso,

2. Haber conocido del proceso en instancia anterior, el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral precedente.

3. Ser el juez, cónyuge o pariente de alguna de las partes o de su representante o apoderado, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

4. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados, guardador de cualquiera de las partes.

5. Ser alguna de las partes, su representante o apoderado, dependiente o mandatario del juez o administrador de sus negocios.

6. Existir pleito pendiente entre el juez, su cónyuge o alguno de sus pariente indicados en el numeral 3; y cualquiera de las partes, su representante o apoderado.

7. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal contra el juez, su cónyuge, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse el proceso, o después, siempre que la denuncia se refiera a hechos ajenos al proceso o a la ejecución de la sentencia, y que el denunciado se halle vinculado a la investigación penal.

8. Haber formulado el juez, su cónyuge o pariente en primer grado de consanguinidad, denuncia penal contra una de las partes o su representante o apoderado, o estar aquéllos legitimados para intervenir como parte civil en el respectivo proceso penal.

9. Existir enemistad grave por hechos ajenos al proceso, o a la ejecución de la

sentencia, o amistad íntima entre el juez y alguna de las partes, su representante o apoderado.

10. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado, salvo cuando se trate de persona de derecho público, establecimiento de crédito o sociedad anónima.

11. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.

12. Haber dado el juez consejo o concepto fuera de actuación judicial sobre las

cuestiones materia del proceso, o haber intervenido en éste como apoderado, agente del Ministerio Público, perito o testigo

13. Ser el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numera 1, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de la iniciación del proceso.

14. Tener el juez, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad o primero civil, pleito pendiente en que se controvierta la misma cuestión jurídica que él debe fallar.

ARTÍCULO VEINTIUNO. IMPEDIMENTOS: Si alguna de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el ARTÍCULO anterior, deberá informarlo al Comité previo a la votación y decisión de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

Si se admitiere un impedimento y no existiere quórum para tomar la decisión se remitirá copia del acta correspondiente a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, para lo de su competencia.

ARTÍCULO VEINTIDÓS. VIGENCIA: El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su aprobación por parte del Comité de Conciliación.

En constancia de aprobación se firma por los miembros del Comité a los (22) días del mes de Octubre del año dos mil tres.