Que el artículo 4 literal b) de la ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", señala que toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe implementar procedimientos para la ejecución de los procesos, como uno de los elementos básicos del sistema de control interno.

Que mediante el decreto 4110 de 2004 se reglamentó la ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad de la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios" y se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2004), determinando los presupuestos generales y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad, consagrando la obligatoriedad de su aplicación para todos los organismos, entidades y agentes previstos en el artículo 2º de la misma.

Que el Concejo Distrital mediante el Acuerdo 122 de 2004, adoptó para el Distrito Capital el Sistema de Gestión de Calidad, el cual fue reglamentado mediante el decreto Nº 387 de 2004 expedido por el Alcalde Mayor, asignándole a la Secretaría General la orientación y coordinación de la implementación del sistema a nivel distrital, a través de Dirección de Desarrollo Institucional.

Que en la norma NTC-ISO 9001:2000 y/o la norma de calidad equivalente NTCGP-1000:2004 y el MECI 1000:2005 para entidades del Estado, se establece el elemento 4.2 gestión documental donde se determinan los requisitos y estándares para cada uno de los niveles requeridos para la documentación de los sistemas de gestión de calidad de la entidad y el elemento 2.2 componente de información y control.

Que el decreto 1599 de 2005 "Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado Colombiano", en su artículo 1º señala que el modelo estándar determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la ley 87 de 1993.

Que los manuales de procedimientos son una herramienta de control que ayuda a la aplicación coherente y armónica de los instrumentos de gestión, al identificar la secuencia y los contenidos fundamentales de las actividades que la soportan.

Que los manuales de procedimientos agilizan las actuaciones administrativas, dan transparencia y claridad a los procesos y garantizan el cumplimiento de los principios constitucionales y legales.

Que los procesos y procedimientos responden a una dinámica particular, articulada para el cumplimiento de la misión institucional, lo cual implica un mejoramiento continuo de los mismos.

Que el mejoramiento continuo es la parte del desarrollo organizacional del Instituto, a través del cual se busca optimizar, estandarizar y ajustar las actividades y procesos que se desarrollan en cada una de las dependencias de la Entidad con el fin de proporcionarles una mayor eficacia y eficiencia a través de las oportunidades de mejora para su gestión y desempeño en sus procesos.

Que mediante la Resolución 1804 de Abril 27 de 2006, expedida por la Dirección General del IDU, se estableció la Norma Fundamental como herramienta de control y estandarización de los documentos que se generaran en los sistemas de gestión integrados.

Que el Modelo de Operación por Procesos es el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, integrando las competencias constitucionales y legales que rigen la entidad con el conjunto de Planes y Programas necesarios para el cumplimiento de su función y misión, orientada a una gestión por procesos, la cual hace parte del componente de direccionamiento estratégico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

Que el Programa de Calidad Total desarrollado por el Instituto de Desarrollo Urbano, en su objetivo de gestión de calidad, plantea establecer los lineamentos y políticas para la elaboración, publicación, aplicación y divulgación de procesos y procedimientos, con el fin de estandarizar los requerimientos y requisitos para la documentación, identificación, trazabilidad, control, gestión de documentos y registros generados por los procesos de la cadena de valor del IDU.

Que se hizo necesario rediseñar dicha Norma Fundamental, para estructurar adecuadamente las diferentes herramientas requeridas por el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, razón por la cual se adoptarán de manera separada el Manual de Normalización de Documentos y la Cadena de Valor del Instituto de Desarrollo Urbano.

Que la Cadena de Valor es una herramienta de análisis para la planificación estratégica, cuyo objetivo es maximizar la creación de valor mediante la identificación de los procesos Estratégicos, misionales y de Apoyo de la Entidad, con el fin de lograr el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, brindando un mayor beneficio para la ciudadanía.

En mérito de lo expuesto, la Directora General del Instituto de Desarrollo Urbano IDU,

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Manual de Normalización de Documentos para el Instituto de Desarrollo Urbano, el cual se anexa y hace parte integral de este acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO: Adoptar la Cadena de Valor del Instituto de Desarrollo Urbano, la cual se anexa y hace parte integral de este acto administrativo.

ARTÍCULO TERCERO: Los contenidos y estándares fijados en el Manual de Normalización de Documentos serán implementados con base en criterios de priorización según las necesidades de actualización o documentación de Manuales de Gestión, Procesos, Procedimientos, Protocolos de Trabajo, Guías, Instructivos y Formatos.

ARTÍCULO CUARTO: Modificación y/o Actualización: El Manual de Normalización de Documentos y la Cadena de Valor podrán ser modificados y/o actualizados únicamente por la Dirección General del IDU, con base en estudio técnico previo, realizado por la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización.

ARTÍCULO QUINTO: Validez de Actos Anteriores: Los manuales, procedimientos, protocolos, cartillas, cuadernillos, instructivos y formatos adoptados con anterioridad a la firma de la presente resolución y vigentes a la fecha, conservarán la plenitud de sus efectos jurídicos y en consecuencia la obligatoriedad en su aplicación y cumplimiento.

ARTÍCULO SEXTO: La Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización debe velar por la implementación del Manual de Normalización de Documentos y de la Cadena de Valor del Instituto de Desarrollo Urbano, con el fin de asegurar el adecuado uso de esta herramienta para la interacción con los demás elementos de la gestión por procesos, establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las contenidas en la resolución 1804 del 27 de abril de 2006, expedida por la Dirección General. Así mismo, será publicada en la Intranet del IDU.

· Exponer las responsabilidades que tienen los servidores públicos sobre la elaboración y aprobación de los documentos a su cargo.

· Presentar la forma de jerarquización de los documentos para los Sistemas Integrados de Gestión y Modelo Estándar de Control Interno del IDU.

· Explicar la estructura general de cadena de valor y los niveles de procesos que se deben manejar en el esquema.

· Mostrar los conceptos fundamentales y su significado para el entendimiento del presente Manual.

Este Manual aplica para toda la documentación de los Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional de las normas NTCGP 1000:2004 / ISO 14001:2004 / OHSAS 18001:2000 / MECI 1000:2005, que se implementen y para todos los procesos que se tengan en la cadena de valor del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU.

Es responsable de establecer y mantener políticas, objetivos y directrices de calidad. Por la revisión del desempeño de los Sistemas de Gestión Integrados y el Modelo Estándar de Control Interno documentados e implementados; en concordancia con los estándares establecidos en este Manual.

Es responsable de las políticas, objetivos y directrices de calidad, supervisión y seguimiento del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Control Interno.

Es responsabilidad del Representante del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, establecer los lineamientos para el cumplimiento, actualización, divulgación e implementación de los estándares de este Manual.

La Dirección General designa mediante acto administrativo el representante de los Sistemas Integrados de Gestión.

Es el responsable por modificar, adicionar o complementar mediante acto administrativo interno, los Manuales de Procesos y Procedimientos vigentes y aquellos que en el futuro adopte la Dirección General.

Es responsable de revisar, verificar y validar que los lineamientos y especificaciones descritas en el presente Manual sean aplicados adecuadamente. Así mismo, establecer los mecanismos para su divulgación e implementación. Es responsabilidad de la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización la revisión, trámite de aprobación, adopción, actualización, difusión y divulgación de la documentación que el presente Manual describe y especifica.

Es responsabilidad de todo el cuerpo directivo del Instituto de Desarrollo Urbano cumplir y hacer cumplir los lineamientos, estándares y especificaciones descritas en el presente Manual. Así mismo cumplir los mecanismos establecidos para su divulgación e implementación.

Es responsable de hacer control, evaluación y seguimiento a toda la documentación generada para los Sistemas Integrados de Gestión y el Modelo Estándar de Control Interno, con el fin de verificar el cumplimiento de los lineamientos, estándares y especificaciones descritas en el presente manual.

Es responsabilidad de todos los servidores públicos del Instituto de Desarrollo Urbano y en especial del personal que interviene directamente en la elaboración, validación, aprobación, manejo y control de la documentación para los Sistemas Integrados de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y MECI, cumplir y hacer cumplir los lineamientos y especificaciones de este Manual de Normalización de Documentos.

Los servidores públicos deberán entregar a la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización los documentos de los tipos que se definen en el presente manual para su trámite de validación, aprobación, adopción y divulgación.

· Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen para el ejercicio del control interno en la entidades y organismos del Estados y se dictan otras disposiciones".

· LEY 872 de 30 de Diciembre de 2003 del Congreso de Colombia "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios."

· ACUERDO 122 de 28 de Junio de 2004 del Concejo de Bogotá D.C. "Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003".

· DECRETO 387 de 02 de Diciembre de 2004 del Alcalde Mayor de Bogotá D.C "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003".

· DECRETO 4110 de 09 de Diciembre de 2004 de la Presidencia de la República "por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública." Norma NTGCP-1000:2004.

· DECRETO 1599 de 20 de Mayo de 2005 del Presidente de la República "Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano".

· CIRCULAR 06 de 27 DE Junio de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Publica, en el cual se imparten directrices para la implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003, su decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004.

· RESOLUCION 142 de 08 de Marzo de 2006 del Director del Departamento Administrativo de la Función Pública "Por la cual se adopta el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Estado Colombiano.

· RESOLUCION 1289 de 13 de Marzo de 2006 de Dirección General "Por el cual Adopta para el Instituto de Desarrollo Urbano -IDU-, el Modelo Estándar de Control Interno y su estructura". Define el sistema, enuncia los principios y objetivos del mismo y genera su estructura.

· CIRCULAR CONJUNTA 018 de 16 de Junio 2006 de la Secretaria General y Veeduría Distrital, en el cual se dan instrucciones de la compatibilidad del sistema de gestión de la calidad y el modelo estándar de control interno en las entidades u organismos distritales.

· DECRETO 2621 de 03 de Agosto de 2006 Derogado por el Decreto Nacional 2913 de 2007 "Por el cual se modifica el Decreto 1599 de 2005 sobre el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano". Plazo Inicial para adoptar el MECI.

· RESOLUCIÓN 6977 de 19 de Diciembre de 2006 de Dirección General "Por la cual se adopta el Sistema de Gestión de la Calidad y se crea el Comité de Gestión de la Calidad y Control Interno del Instituto de Desarrollo Urbano - IDU".

· DECRETO 2913 de 31 de julio de 2007 del Presidente de la República "Por el cual se modifica el Decreto 2621 de 2006". Amplia el plazo al 08 de Diciembre de 2008 para implementar el MECI.

· LEY 594 de 14 de Julio de 2000 del Congreso de la República "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

· Acuerdo 042 de 31 de Octubre de 2002 de Concejo Directivo del Archivo General de la Nación "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000".

· NTC - ISO 9000:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

· NTC - ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

· NTCGP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. Requisitos.

· Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005.

· NTC - ISO 14001:2000. Sistema de Gestión Medioambiental. Requisitos.

· OSHAS 18001:2004. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.

Para el desarrollo de los Sistemas Integrados de Gestión y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, el IDU define la cadena de valor teniendo en cuenta niveles de proceso, comenzando por el nivel más alto, el cual corresponde a macroprocesos1, definiendo cuatro principalmente: estratégicos, misionales, de apoyo y de control, que le permiten desarrollar en forma adecuada y optimizada sus funciones, procesos y procedimientos.

Para la diagramación de la cadena de valor se utilizará el siguiente esquema básico:

Figura No. 1: Esquema Básico Cadena de Valor - Macroprocesos.

Después de tener conformada la cadena de valor a nivel de macroprocesos se procede a identificar los procesos que hacen parte de cada uno de ellos. Para ello se elabora el esquema de cadena de valor a nivel de procesos.

Figura No. 2: Cadena de Valor - Procesos.

Identificados los procesos se procede a diagramar o hacer el despliegue a los siguientes niveles, los cuales serán resultado del análisis y evaluación de cada uno de los procesos. El siguiente nivel se denomina subproceso, estos serán esquematizados por cada proceso de tal forma que se vea claramente en el mismo diagrama el inventario de subprocesos.

La diagramación para el despliegue de los procesos es la siguiente:

Figura No. 3: Despliegue de Procesos

Para el objetivo del proceso se debe describir la razón de ser o propósito del mismo. Esta definición deberá obedecer a la respuesta de las preguntas ¿Qué se espera lograr con el proceso?, ¿Para qué está definido el proceso?, ¿Cómo contribuye el proceso a la creación de valor para el usuario y la Entidad? Para el alcance de los procesos se debe describir donde comienza y donde termina aclarando que comprende o que actividades fundamentales contiene.

6.1 Adopción de la Cadena de Valor IDU

Se adopta la Cadena de Valor mediante acto administrativo firmado por el Director(a) General del Instituto. Será discrecionalidad de la Dirección General adoptar la cadena de valor a el (los) nivel (es) de procesos que para el IDU le sea de mejor comprensión. Será publicado en la Intranet y debe ser divulgado a todo el Instituto.

6.2 Actualización de la Cadena de Valor IDU

Para la actualización y/o modificación de la Cadena de Valor, se hará mediante acto administrativo firmado por el (la) Director(a) General del Instituto o quien el (ella) delegue. Será publicada en la Intranet y debe ser divulgada a todo el Instituto.

Son los documentos que hacen parte de la información primaria para la generación de valor de la operación por procesos, pueden ser de obligatorio cumplimiento como de carácter informativo. Se deben comunicar, divulgar y presentar a usuarios y partes interesadas acerca de su aplicabilidad y exigibilidad.

El Instituto de Desarrollo Urbano ha establecido la jerarquía de documentos internos de acuerdo con los requerimientos exigidos por las normas de gestión de calidad, así mismo esta documentación debe estar estandarizada, adoptada, implementada y actualizada para el manejo y control de los requisitos exigidos para la documentación de los Sistemas de Gestión Integrados. Esta jerarquía de la documentación aplica para todos los documentos generados en cada una de las dependencias del IDU, aquellos que hagan parte de los respectivos Sistemas Integrados de Gestión y los definidos y especificados en el presente Manual.

Figura No. 4 Jerarquización de Documentos.

La jerarquía de la documentación interna para el Instituto de Desarrollo Urbano se establece en cuatro (4) niveles. Todos documentos de los cuatro niveles estructurados son de obligatorio cumplimiento y las responsabilidades son otorgadas al momento de formalizar los actos administrativos que los adopten, modifiquen o actualicen.

Los documentos correspondientes a los Sistemas Integrados de Gestión realizados o elaborados por un ente externo, pero que es adoptado, implementado o adquirido contractual o comercialmente por la Entidad para su operación o gestión normal, se consideran como documentos internos y deberán clasificarse en alguno de los niveles anteriores.

Son los documentos que pertenecen a los Sistemas Integrados de Gestión y Modelo Estándar de Control Interno, que están relacionados con la gestión en general de la Entidad.

Un Manual de Gestión provee información de qué hacer y de cómo hacer las cosas sobre un tema específico de menor o mayor complejidad, por lo general está enmarcado transversalmente a los procesos de la Entidad y a sus dependencias. Existen varias clases de Manuales como: Manuales Técnicos, Manuales de Usuario para Sistemas de Información, Manuales Metodológicos, Manuales de Funciones, etc.

Un Manual de Gestión deberá ser Elaborado por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización y las áreas que intervienen o dueñas del tema tratado; deberá ser Validado por las mismas y deberá ser Aprobado por la dependencia Jefe de quienes validan el Manual (Subdirector General, Director Técnico, Gerente o Jefe de Oficina). Un Manual de Gestión podrá ser validado y aprobado por el mismo Jefe para el caso en que la responsabilidad sobre el tema tratado no sea necesario subirlo al siguiente Jefe directo dentro de la estructura jerárquica de la Entidad, pero seguirá siendo solamente a nivel de Subdirector General, Director Técnico, Gerente o Jefe de Oficina.

La adopción de un nuevo Manual de Gestión, se hará mediante acto administrativo firmado por el Director(a) General del Instituto. Será publicado en la Intranet y debe ser divulgado a todo el Instituto.

La actualización y/o modificación de los Manuales, se hará mediante acto administrativo firmado por el (la) Director(a) General del Instituto. Será publicado en la Intranet y debe ser divulgado a todo el Instituto.

El contenido de los Manuales del Instituto debe tener como mínimo la estructura descrita a continuación:

· Acto administrativo de adopción y /o modificación del Manual: Es el documento por medio del cual se adopta o modifica el Manual, se debe adjuntar como imagen (escaneado o digitalizado) al momento de ser publicado en medio magnético. En archivo físico deberá ser parte del Manual impreso con sus respectivas firmas.

· Hoja de presentación o portada del Manual: Es la primera hoja del Manual y se estandariza según directrices de este documento.

· Hoja de control de versiones: Siguiente página después de la portada del documento cuyo objetivo es informar y controlar la trazabilidad e historia del Manual. (Ver capítulo 11.4 de este Manual).

· Tabla de contenido del Manual: Esta tabla de contenido debe informar la página de cada uno de sus ítems o capítulos.

· Desarrollo del tema objeto del Manual: El contenido se desarrolla dependiendo del tema o materia a tratar, sin embargo la información mínima para un manual será: una Introducción, Objetivos, Marco Legal, Desarrollo del tema objeto del Manual, Glosario de Términos y sus Anexos.

· Formatos: Son todas aquellas formas y plantillas, documentos del nivel cuatro que soportan la gestión, tanto los que se especifiquen para diligenciar manualmente como aquellos que son utilizados y arrojados por un Sistema de Información.

Nota: Todas las páginas del Manual deben ir con el mismo encabezado y pie de página. Todas las hojas deberán tener sus respectivas firmas en el pie de página.

Establece documentos operacionales y los exigidos por las normas técnicas, como Manuales de Procesos, Manuales de Procedimientos y Protocolos, todos de tipo operacional, establecidos y pertenecientes a la cadena de valor de la Entidad.

El Manual de Procesos es el documento que reúne y estructura los Procesos de la Entidad especificados en la cadena de valor de la misma. El Manual de Procesos estará compuesto por cada una de las Caracterizaciones de Proceso, de las Guías (documentos del nivel tres) y de su hoja de control de versiones del documento.

Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados para los clientes interno o externo y/o grupos de interés.

Entiéndase como adopción del Manual de Procesos la formalización de la totalidad de Procesos que componen la cadena de valor de la Entidad, los cuales se documentan en la denominada Caracterización de Procesos. La adopción del manual se hará mediante acto administrativo firmado por el Director(a) General, después de firmar la caracterización de procesos por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, quien elabora; por el(las) área(s) ejecutora(s) del proceso, quien(es) valida(n) y; por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) del proceso, quien(es) aprueba(n). El Manual será publicado en la Intranet y debe ser divulgado a todo el Instituto.

Entiéndase por actualización y/o modificación del Manual de Procesos el modificar, adicionar o complementar una o varias de las Caracterizaciones de Procesos que lo componen. Se actualiza y/o modifica una Caracterización de Proceso cuando existe algún cambio en el contenido, nombre y/o identificación del mismo. La actualización y/o modificación del Manual de Procesos se realiza mediante acto administrativo firmado por el Director(a) Técnico(a) de Planeación, donde la Caracterización de Proceso deberá estar firmada por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, quien la elabora; por el(las) área(s) ejecutora(s) del proceso, quien(es) la(s) valida(n) y; por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) del proceso, quien(es) aprueba(n) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas). La actualización y/o modificación del Manual de Procesos será divulgada y publicada en la intranet corporativa.

La actualización y/o modificación de las caracterizaciones de procesos deberá controlarse en el listado maestro de documentos, con el fin de poder determinar a una fecha específica, los procesos vigentes (modificados, adicionados o complementados) y derogados que componen el Manual de Procesos.

Para documentar un proceso se estableció la matriz de Caracterización de Proceso, la cual está hecha para la identificación, diseño, análisis y mejoramiento de los procesos definidos para la cadena de valor del IDU; de esta manera se deben tener en cuenta los siguientes parámetros para la construcción del proceso.

· Objetivo del Proceso: Describe la razón de ser o propósito del mismo. Esta definición deberá obedecer a la respuesta de las preguntas: ¿Qué se espera lograr con el proceso?, ¿Para qué esta definido el proceso? y, ¿Cómo contribuye el proceso a la creación de valor para el usuario y la Entidad?.

· Alcance del Proceso: Define los límites del proceso: dónde empieza y dónde termina, qué comprende y qué contiene.

· Insumos: Identifica los datos o información de entrada al proceso.

· Proveedores: Identifica el nombre o nombres de los procesos, áreas internas o entes externos que entregan los insumos para su transformación.

· Macroactividades: Se describen e identifican como las fases, etapas o actividades principales del proceso, y es donde se genera el valor agregado de la transformación de los insumos dados por los proveedores. Pueden describirse de forma general y deberá mencionarse como es su interrelación con otras actividades.

· Productos: Identifica los datos o información de salida para el proceso. Es el resultado final y entregable del proceso para las partes interesadas del mismo.

· Clientes: Identifica el nombre de quien recibe el producto, y pueden ser procesos o entes internos o externos a la Entidad.

· Recursos: Identifica los recursos humanos y físicos requeridos para la generación de valor en el proceso.

· Documentos del proceso: Identifica los documentos de información y de referencia del proceso, como especificaciones, manuales, guías, procedimientos, etc.

· Requisitos: Establece los requisitos de carácter obligatorio y se refiere generalmente a los capítulos de las normas técnicas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y ISO 14001:2000 e ISO 18001:2004

· Registros de Calidad: Identifica los documentos que presentan resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas dentro del proceso. Pueden hacer parte los productos o servicios especificados como salidas del proceso o no.

· Responsable del Proceso: Identifica el o los responsables del proceso y será a quienes se remite su control y actividades tendientes al mejoramiento continuo.

El Manual de Procedimientos es el documento que reúne y estructura los Procedimientos de la Entidad derivados de cada uno de los Procesos definidos en la cadena de valor. El manual de procedimientos estará compuesto por cada uno de los procedimientos, de los Instructivos (documentos del nivel tres) y por su hoja de control de versiones del documento.

Un Procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

Entiéndase como adopción del Manual de Procedimientos la formalización de la totalidad de Procedimientos de la Entidad, el cual se hará mediante acto administrativo firmado por el Director(a) General del Instituto. Será publicado en la Intranet corporativa y debe ser divulgado a todo el Instituto.

Entiéndase por actualización y/o modificación del Manual de Procedimientos el modificar, adicionar o complementar uno o varios de los procedimientos que lo componen. Se actualiza y/o modifica un procedimiento cuando existe algún cambio en el contenido, nombre y/o identificación del mismo. También se modifica o actualiza un procedimiento cuando se reemplazan o cambian los formatos que hacen parte del mismo. Para este caso, entiéndase por cambio de formato el que se presenta cuando afecta el desarrollo y ejecución de las actividades del procedimiento. El cambio en los procedimientos es motivado por el mejoramiento continuo que presentan las actividades, normatividad, objetivo, alcance, políticas o responsabilidades de los actores involucrados en el procedimiento.

La actualización del Manual de Procedimientos se realiza mediante acto administrativo firmado por el Director(a) Técnico(a) de Planeación, junto con sus procedimientos actualizados y/o modificados, los cuales deberán estar firmados por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, quien elabora; por el(las) área(s) ejecutora(s) del procedimiento, quien(es) valida(n) y; por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) del procedimiento, quien(es) aprueba(n). Los procedimientos actualizados y/o modificados serán divulgados y publicados en la intranet corporativa.

La actualización y/o modificación de procedimientos deberá controlarse en el listado maestro de documentos, con el fin de poder determinar a una fecha específica, los procedimientos vigentes (modificados, adicionados o complementados) y derogados que componen el Manual de Procedimientos.

Todo procedimiento que se implemente para los Sistemas Integrados de Gestión en el Instituto de Desarrollo Urbano debe estar documentado y estandarizado.

Los procedimientos de la Entidad estarán compuestos por un contenido específico y un Flujograma, el cual deberá estar de acuerdo con la siguiente estructura, así:

· Acto administrativo de adopción y/o modificación del Procedimiento: Es el documento por medio del cual se adopta o modifica el Procedimiento, se debe adjuntar como imagen (escaneado o digitalizado) al momento de ser publicado en medio magnético. En archivo físico deberá ser parte del Procedimiento Impreso con sus respectivas firmas.

· Hoja de presentación o portada del Procedimiento: Es la primera hoja del Procedimiento y se estandariza según directrices de este Manual.

· Hoja de control de versiones: Siguiente página después de la portada del documento cuyo objetivo es informar y controlar la trazabilidad e historia del Procedimiento. (Ver capítulo 11.4 de este Manual).

· Tabla de contenido del Procedimiento: Esta tabla de contenido debe informar la página de cada uno de sus ítems o capítulos.

· Objetivo: Constituye la razón de ser del procedimiento. Así mismo, éste persigue un propósito, el cual lleva incorporado la ejecución de actividades para la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y al cumplimiento de la prestación del servicio que ejecuta cada una de las dependencias.

· Alcance: Establece la extensión y limites donde se desarrolla el procedimiento y donde tiene influencia respecto a la calidad de la prestación del servicio.

· Responsables: Establece quienes están involucrados directamente en la ejecución del procedimiento, definiendo las funciones, responsabilidades y deberes para con el mismo, dentro de la gestión de valor de la Entidad, incluyendo el nivel de jerarquía y autoridad que se ejerza sobre la toma de decisiones.

· Políticas: Son directrices, reglas y guías de acción para la toma de decisiones, así mismo establecidas como lineamientos generales para el direccionamiento del procedimiento. Estas políticas son expresadas de manera formal por el personal Directivo y el comité de control interno.

· Definiciones y Siglas: Para el propósito de este numeral son aplicables los términos, definiciones, glosarios y siglas relacionados con el respectivo procedimiento documentado.

· Normas: Las normas son el marco de regulación, el cual establece las funciones que debe cumplir una Entidad (leyes, decretos, acuerdos, resoluciones). Para el IDU se deben identificar las normas legales y técnicas que regulan el proceso, de la siguiente manera:

* Tipo de norma / Número / Fecha de Expedición / Expedida por / parte motiva / artículo(s) que aplique(n), como por ejemplo: Ley 80 de 28 de Octubre de 1993, Expedida por el Congreso de la República, "Por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública". "Art. 3º.-...A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que ocupan cargos o empleos públicos….".

* Las normas en que se basan los procedimientos deben ser relacionadas de acuerdo con el orden cronológico en que se hayan expedido, junto con el nombre de la entidad que la generó, teniendo en cuenta la siguiente estructura:

Figura No. 5. Pirámide de Kelsen

· Referencias: En este capítulo se listan los manuales, otros procedimientos, instructivos o protocolos, registros y/o documentos externos relacionados con el procedimiento.

· Flujograma: Es la representación gráfica y secuencial de cada una de las actividades que componen el procedimiento. Se debe realizar en el formato de flujograma estandarizado para tal fin, el cual hace parte integral del procedimiento.

· Formatos: Son todas aquellas formas y plantillas, documentos del nivel cuatro que soportan la operación, tanto los que se especifiquen para diligenciar manualmente como aquellos que son utilizados y arrojados por un Sistema de Información.

Los Protocolos para el Instituto de Desarrollo Urbano son documentos que reúnen las relaciones existentes entre un proveedor y un usuario en términos de la prestación de un servicio o la entrega y recibo de un producto, en los cuales se deben especificar los estándares y características de calidad de los mismos, aclarando las particularidades y detalle de actividades que hacen parte de la planeación, revisión y validación de la entrega y recibo del producto y/o servicio.

Se adopta un protocolo mediante resolución firmada por el Director(a) General(a) del Instituto, después de ser firmado por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, quien elabora; por el(las) área(s) ejecutora(s) del protocolo, quien(es) valida(n) y; por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) del protocolo, quien(es) aprueba(n). Los protocolos serán divulgados y publicados en la intranet corporativa.

Se actualiza y/o modifica un protocolo mediante resolución firmada por el Director(a) General(a) del Instituto, después de ser firmado por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, quien elabora; por el(las) área(s) ejecutora(s) del protocolo, quien(es) valida(n) y; por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) del protocolo, quien(es) aprueba(n). Los protocolos serán divulgados y publicados en la intranet corporativa.

Todo protocolo que haga parte de los Sistemas Integrados de Gestión y para las dependencias en el Instituto de Desarrollo Urbano debe estar documentado y estandarizado de acuerdo con los parámetros que se describen a continuación.

· Acto administrativo de adopción y /o modificación del Protocolo: Es el documento por medio del cual se adopta o modifica el Protocolo, se debe adjuntar como imagen (escaneado o digitalizado) al momento de ser publicado en medio magnético. En archivo físico deberá ser parte del Protocolo impreso con sus respectivas firmas.

· Hoja de presentación o portada del Protocolo: Es la primera hoja del Protocolo y se estandariza según directrices de este Manual.

· Hoja de control de versiones: Siguiente página después de la portada del documento cuyo objetivo es informar y controlar la trazabilidad e historia del Manual.

· Tabla de contenido del Protocolo: Esta tabla de contenido el cual debe informar la página de cada uno de sus ítems o capítulos.

· Objetivo: Constituye la razón de ser del protocolo, el cual deberá describir específicamente los productos y/o servicios que son objeto de entrega, recibo o intercambio, para los cuales se plantearán actividades a realizar entre los responsables implicados y quienes asumen el control de dichos productos y/o servicios dada su complejidad e impacto para el Instituto en el cumplimiento general de los procedimientos o la normatividad aplicable.

· Alcance: Se debe establecer la extensión y los límites de las actividades motivo de las ceremonias de intercambio y campo de aplicación del protocolo, lo mismo que la cantidad y calidad de los productos y/o servicios que son motivo de intercambio, recibo y/o entrega.

· Responsables: Establece las funciones y sus responsabilidades dentro de la Entidad para la gestión de valor de la misma para cada uno de los actores que intervienen en el protocolo de intercambio. Debe incluir el nivel de jerarquía y autoridad que se ejerza sobre la toma de decisiones referentes al protocolo.

· Políticas: Son directrices, guías y/o reglas de acción para la toma de decisiones, establecidas como lineamientos generales para la ejecución de las actividades descritas en el protocolo.

· Definiciones y Siglas: En este capítulo se especificarán los términos, definiciones, siglas y abreviaturas que apliquen al protocolo correspondiente.

· Normas: Son el marco de regulación que establece las funciones que aplican para el cumplimiento del protocolo.

Para el IDU se deben identificar las normas legales y técnicas que regulan el proceso, de la siguiente manera:

* Tipo de norma / Número / Fecha de Expedición / Expedida por / parte motiva / artículo(s) que aplique(n), como por ejemplo: Ley 80 de 28 de Octubre de 1993, Expedida por el Congreso de la República, "Por el cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública". "Art. 3º.-...A partir de la vigencia de la presente ley, las hojas de vida de las personas que ocupan cargos o empleos públicos….".

* Las normas en que se basan los protocolos deben ser relacionadas de acuerdo con el orden cronológico en que se hayan expedido, junto con el nombre de la entidad que la generó, teniendo en cuenta la estructura expuesta en la figura No. 5. Pirámide de Kelsen.

· Referencias: En este capítulo se listan los manuales, procedimientos, registros y documentos externos relacionados con el protocolo elaborado e implementado.

· Planificación: En este punto se deberá describir quienes son los actores en la elaboración y quienes los responsables de los productos y/o servicios. Se debe describir como planificar y controlar las actividades que afectan la calidad de los productos y/o servicios generados y que son motivo del protocolo. También se deben plasmar todos los aspectos a tener en cuenta desde el comienzo del proceso de generación y elaboración de los productos y/o servicios objeto del intercambio y otros que los afecten, así mismo se debe identificar y prever los momentos, circunstancias y aspectos de intercambio.

· Definición de producto y/o servicio (Información de Entrada): Aquí se describe, cuantifica y cualifica la información, documentos, formatos y registros que conforman los productos y/o servicios que los Usuarios van a recibir de los Proveedores. Estos productos y/o servicios deberán poseer requisitos y características de calidad que el Usuario previamente ha definido, y exige para poder tomar el control y hacerse responsable de los mismos.

· Definición de información de salida: En este punto se deben describir las actividades o aspectos de ejecución y elaboración de productos y/o servicios por parte del proveedor, y las actividades que afectan la calidad de los mismos, en términos del cumplimiento de los requisitos y características definidas por el usuario como información de entrada, las cuales necesita para asumir el control del producto, teniendo en cuenta el desarrollo del procedimiento de entrega o intercambio.

· Revisión y verificación de los productos y/o servicios: En este punto se deben describir las actividades y aspectos a tener en cuenta por parte de los proveedores de los productos y/o servicios en lo referente a las revisiones y verificaciones periódicas o parciales que se requieren durante el desarrollo o elaboración del producto y/o servicio, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos del usuario. Aquí puede ser necesario el diseño de herramientas de verificación, como listas de chequeo o matrices de seguimiento para la verificación del cumplimiento de dichos requisitos.

· Validación de los productos y/o servicios: En este ítem se debe describir el cómo los proveedores y usuarios responsables del intercambio de productos y/o servicios, deben realizar la validación de los mismos y quién la realiza, en términos de la calidad de sus contenidos, para confirmar que el producto resultante está en capacidad de satisfacer el uso previsto o satisfacción del usuario.

· Aprobación y recibo final del producto y/o servicio: Se deben identificar y describir los mecanismos y actividades propias de la aprobación y formalización de los productos y/o servicios que van a ser entregados (esto mediante actas, actos administrativos, acuerdos, etc.). Realizada la aprobación, se debe especificar la forma y momentos como deben ser entregados y recibidos los productos, es decir, si los documentos se entregan en medio magnético y físico, en carpetas, fólderes, foliados, con norma técnica, etc.

· Control de Cambios en el producto y/o servicio final: En este ítem, posterior a la aprobación y entrega como tal, se deberá especificar el cómo desarrollar actividades de cambio y ajustes a los productos recibidos por parte de los usuarios, y cuáles las responsabilidades de los proveedores frente a los cambios, cómo controlarlos y hacer seguimiento. Lo mismo que el manejo de versiones de los documentos si es necesario. Esto incluye la evaluación de los efectos de dichos cambios sobre las partes de cada uno de los componentes de los resultados entregados. Los cambios se deben verificar y validar cuando sea apropiado, y aprobarse antes de su implementación.

· Formatos: Son todas aquellas formas y plantillas, documentos del nivel cuatro que soportan el protocolo de intercambio, tanto los que se especifiquen para diligenciar manualmente, como aquellos que son utilizados y arrojados por un Sistema de Información.

· Anexos: En este capítulo se listan los documentos anexos del protocolo como: flujogramas aclaratorios, diagramas, matrices o tablas, etc.

Se establecen tipos de documentos para aquellas actividades que desarrolla la Entidad y que requieren un manejo especial a manera de aclaración, detallar un método de trabajo, una instrucción o como guía para un tema especifico o especializado. Los documentos que se establecen en este nivel son las Guías e Instructivos.

Las Guías son documentos que están orientados a los procesos de la Entidad y los instructivos están orientados hacia los procedimientos.

Para efectos de los Sistemas Integrados de Gestión, las guías son documentos o libros de carácter técnico, didáctico y práctico en las cuales se detallan especificaciones técnicas, de manejo y control en los componentes de planeación, formulación, evaluación, ejecución, mantenimiento y cierre para los proyectos de infraestructura vial y de espacio público que desarrolla el Instituto. Las guías están orientadas hacia los procesos de la Entidad y proveen información acerca de formas de aplicación de métodos y metodologías, identificación, medidas de manejo y mitigación de impactos, así como especificaciones para el manejo y control de características y aspectos propios de los procesos de la Entidad.

Las Guías son documentos que pueden ser transversales a varios procesos dada la diversidad de sus temas. Las Guías pueden ser de tipo externo, cuando son elaboradas por un ente externo y puestas a disposición de la Entidad para su adopción; e interno, cuando son elaboradas e implementadas dentro de la misma Entidad.

Se adopta una Guía Externa mediante acto administrativo firmado por el Director(a) General del Instituto, la cual será publicada en la Intranet corporativa y debe ser divulgada a todo el Instituto.

Se adopta una Guía Interna cuando es adoptado el Manual de Procesos, dado que las Guías son parte integral de dicho Manual. Las Guías serán divulgadas y publicadas en la intranet corporativa.

Para el caso de Guías Internas de uso, consulta y/o exigencia para usuarios externos, se adoptará la guía mediante acto administrativo firmado por el Director(a) General, la cual será publicada en la Intranet corporativa, en la página Web del IDU y divulgada a las partes interesadas.

Se actualiza y/o modifica una Guía interna emitiendo una nueva versión de la misma. Esto se hace cuando existe un cambio sustancial y es necesario informar a un público específico estos cambios, el cual se debe hacer mediante acto administrativo firmado por el Director(a) Técnico(a) de Planeación después de ser firmado por la dependencia interesada, quien elabora; por gestión compartida entre las dependencias interesadas y la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización, quien(es) valida(n); y por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) de la Guía, quien(es) aprueba(n). Las Guías serán divulgadas y publicadas en la intranet corporativa.

Es de aclarar que toda actualización y/o modificación de una Guía interna, implica una modificación al Manual de Procesos, por lo tanto, es necesario la formalización mediante acto administrativo firmado por el Director(a) Técnico(a) de Planeación.

Las Guías tendrán como mínimo el contenido descrito a continuación:

· Acto administrativo de adopción y /o modificación de la Guía: Es el documento por medio del cual se adopta o modifica la Guía, se debe adjuntar como imagen (escaneado o digitalizado) al momento de ser publicada en medio magnético. En archivo físico deberá ser parte de la Guía impresa con sus respectivas firmas.

· Presentación: Se debe presentar la Guía especificando quién la realizó, hacia quién va dirigida, y se debe hacer una presentación o introducción general del tema a tratar, con el contenido de la misma.

· Desarrollo del Tema: Aquí se describe detalladamente cómo se planean, hacen, verifican y mejoran las actividades del tema que se desarrolla en la Guía. La descripción del tema debe ser esquemática y sistemática, logrando así que la persona a quien va dirigida la Guía, entienda el contenido de la misma.

· Glosario de Términos: Para el propósito de este numeral son aplicables los términos, definiciones y siglas que apliquen a la Guía correspondiente.

· Anexos: En este capítulo se listan y anexan los documentos y formatos que apliquen a la Guía.

La presentación, cuerpo del documento y publicación encuadernada de las Guías será potestativo de la dependencia o dueño responsable del documento, por lo tanto, no requiere el estándar definido para los documentos de los Sistemas Integrados de Gestión. Deberán regirse por las políticas del momento en materia de publicaciones e imagen corporativa que tenga la Entidad.

Los Instructivos son herramientas de trabajo que le permiten al usuario recibir una instrucción o método de trabajo detallado, acerca de una actividad o actividades inmersas dentro de un procedimiento.

Estos instrumentos son documentos que harán parte del Manual de Procedimientos del IDU y puede ser transversal a varios procedimientos según las actividades comunes que posean los mismos.

Se adopta un Instructivo cuando se adopta el Manual de Procedimientos, dado que los Instructivos son parte integral de dicho Manual. Los Instructivos serán divulgados y publicados en la intranet corporativa.

Se actualiza un instructivo cuando existe un cambio en el contenido y/o nombre del mismo. Se hace mediante acto administrativo firmado por el Director(a) Técnico(a) de Planeación después de ser firmado por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, quien elabora; por la(s) dependencia(s) involucrada(s), quien(es) valida(n); y por el(las) área(s) responsable(s) (Subdirecciones Generales, Direcciones Técnicas, Gerencias y Oficinas) y/o dueña(s) del Instructivo, quien(es) aprueba(n). Los Instructivos serán divulgados y publicados en la intranet corporativa.

Se aclara que toda actualización y/o Modificación de un instructivo implica una modificación al Manual de Procedimientos, por lo tanto, es necesario la formalización mediante acto administrativo firmado por el Director(a) Técnico(a) de Planeación.

· Acto administrativo de adopción y/o modificación de los Instructivos: Es el documento por medio del cual se adopta o modifica el Instructivo, se debe adjuntar como imagen (escaneado o digitalizado) al momento de ser publicado en medio magnético. En archivo físico deberá ser parte del instructivo impreso con sus respectivas firmas.

· Hoja de presentación o portada del Instructivo: Es la primera hoja del Instructivo y se estandariza según directrices de este Manual.

· Hoja de control de versiones: Es la siguiente página después de la portada del documento, cuyo objetivo es informar y controlar la trazabilidad e historia del Instructivo.

· Tabla de contenido del Instructivo: Esta tabla de contenido debe informar la página de cada uno de sus ítems o capítulos.

· Objetivo: Constituye la razón de ser del Instructivo, el cual lleva incorporada la descripción específica o alcance de las actividades motivo de instrucción o métodos de realizar determinada labor, en función del cumplimiento de los procedimientos o la normatividad aplicable.

· Responsables: Establece quienes están involucrados directamente en la ejecución de la instrucción, definiendo las funciones, responsabilidades y deberes para con la misma.

· Desarrollo del tema: Aquí se describen detalladamente las instrucciones, métodos y formas como se hacen las actividades del tema que se desarrolla en el instructivo. La descripción del tema debe ser esquemática y sistemática, logrando así que se entienda los pasos allí descritos.

Nota: Se aclara que para los formatos se realizan Instructivos, los que se denominan "Instrucciones de Diligenciamiento", y son complementos que van en el archivo o documento correspondiente. Por lo tanto las "Instrucciones de Diligenciamiento" son diferentes a los "Instructivos".

En este nivel se establecen los documentos denominados Formatos, los cuales deben ser definidos y estandarizados, y una vez diligenciados se denominan Registros, que son las evidencias objetivas de la gestión de los procesos y procedimientos. Los Formatos pueden estar presentes como parte integral de los documentos de los tres primeros niveles mencionados anteriormente.

Es el requisito, forma y estilo de tener contenidos de información representados en un documento impreso o en medio magnético; provee un método estandarizado para la organización y el almacenamiento de datos e información, los que serán usados para su diligenciamiento y posterior evidencia, soporte e instrumento en la ejecución de una operación o actividad dentro de la organización por procesos.

Este instrumento es un documento que hará parte de otros documentos como Manuales de Gestión, Procesos, Procedimientos e incluso Guías para los Sistemas Integrados de Gestión del IDU.

Se adopta un formato de tres maneras: la primera, cuando se adopta un Manual, dado que los formatos son parte integral de los Manuales de Gestión, Procesos y Procedimientos; la segunda, cuando se adopta un procedimiento, pues los formatos hacen parte integral de los mismos y; la tercera, de llegar a presentarse, es un Formato nuevo, el cual se adopta mediante memorando firmado por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización. Los formatos serán publicados en la Intranet y deben ser divulgados a todo el Instituto.

Se actualiza un formato cuando existe un cambio en el diseño, casillas, campos o parte interna del mismo, es decir, cuando hay cambios en la estructura del formato. La actualización del formato se realiza a partir de memorando firmado por el Subdirector Técnico de Desarrollo de la Organización, derogando la versión anterior, informando a las dependencias o responsables del mismo.

Es de aclarar, que toda actualización y/o modificación de un formato en el nombre y/o identificación, o aquella que afecte las actividades u operación, puede implicar una modificación al Procedimiento, por lo tanto, es necesaria la formalización del procedimiento por medio de la forma descrita en el capítulo "9.2.2 Actualización y/o Modificación del Manual de Procedimientos" del presente Manual.

Todo formato aprobado y adoptado debe llevar hoja de control de formato, la cual debe contener la siguiente información:

· Código del Formato: Escribir el código del formato como aparece en el mismo.

· Nombre del Formato: Debe coincidir exactamente con el nombre que se define en el mismo formato.

· Documento de Formalización: Es el documento por el cual se formaliza el formato; Resolución o memorando.

· Número y Fecha: Es el numero de la resolución o el memorando con el cual queda formalizado y adoptado.

· Dependencia Responsable: Es la dependencia que se responsabilidad por su diligenciamiento, manejo, legalidad, aprobación o de donde nace la necesidad o dependencia dueña del manual, proceso o procedimiento que lo acoge.

· Objetivo del Formato: Fin para el cual fue creado con las actividades que soporta o le da trámite.

· Documento que lo soporta: Es el tipo de documento al que hace parte su gestión, de acuerdo con los documentos del SGC normalizados en este Manual: Manual de Gestión, Manual de Procesos, Manual de Procedimientos, Procedimiento, Protocolo, Guía e Instructivo.

· Nombre del Documento: Es el nombre o como se denomina el tipo de documento especificado.

· Usuarios que lo Utilizan: Son las dependencias, funcionarios, contratistas, ciudadanos que lo utilizan.

· Control de copias: Se diligencia el sitio o lugar donde se distribuye el formato en original y copias (Dependencias, entidades, empresas, etc.)

· Record de Modificación: Es la fecha, justificación y documento que soporta la modificación o cambios en el formato.

· Eliminación: Es el documento o acto administrativo que elimina o deroga el formato.

· Numero y Fecha: Es el número y fecha con el cual se expide la resolución o memorando de eliminación, de acuerdo con el tipo de documento que lo acoge.

Todo formato aprobado y adoptado debe tener instrucciones de diligenciamiento como anexo al mismo, indicando observaciones y casos especiales para cada campo de llenado. Estas instrucciones deberán estar también publicadas junto con el formato en la Intranet de la Entidad.

El Instituto de Desarrollo Urbano a través de la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización ha establecido los siguientes parámetros para la estandarización y presentación de formatos y documentos asociados a los Sistemas Integrados de Gestión.

· Cuando sea apropiado y dependiendo del tipo de documento el tamaño del papel será:

* Tamaño carta: General para la presentación de Manuales, Procedimientos, Protocolos, Guías, Instructivos, Formatos y toda clase de Informes. El tipo de papel deberá ser bond 90 g.

* Tamaño oficio: Para elaborar formatos especiales como los cuales requieran mayor espacio como los Actos Administrativos o Resoluciones. El tipo de papel deberá ser bond 90 g.

* Tamaño Pliego: Será utilizado para la presentación de planos y similares. El tipo de papel deberá ser bond 90 g borrador y papel calcio si se trata de una entrega definitiva.

· El tipo de letra para el cuerpo del documento es fuente Arial de tamaño 11.

· Para los documentos que posean encabezado y pie de página, deberán tener el mismo según lo estandarizado en el presente manual.

· Para los documentos que posean encabezado y pie de página de firmas, deberán estar presentes en todas las hojas del documento.

· El tipo de letra para los encabezados y pies de página es fuente Arial tamaño 9.

· El interlineado para los encabezados y pie de página debe ser "sencillo".

· El interlineado de los párrafos del resto del documento debe ser 1,5 líneas.

· Los documentos deben ir paginados desde la carátula de la forma "Pagina X de Y" en la parte inferior derecha debajo del pie de página.

· Las márgenes para todos los documentos son: Superior 3 cm., Inferior 2 cm., Izquierdo 3 cm., Derecho 2 cm.

· Las márgenes para encabezados y pie de paginas son desde el borde del texto del cuerpo del documento a 1.3 cm.

· La portada estará configurada de la siguiente forma:

Para la primera parte de la portada será escrito el tipo de documento, por ejemplo: "MANUAL DE (GESTION, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, etc.)", "Procedimiento de", "Instructivo de" o "Instructivo para", "Guía de" o "Guía para", etc., de fuente Arial, color Azul Oscuro, tamaño de la fuente cincuenta (50). La segunda parte de la portada será conformada por el nombre del documento, enmarcado en un cuadro bordeado color verde, de fuente Arial, color negra, tamaño de la fuente veintiséis (26). La tercera parte de la portada será conformada por el año de creación del documento, enmarcado en un cuadro bordeado color verde, de fuente Arial, color negra, tamaño de la fuente veintiséis (26). Tendrá encabezado y pie de página.

El encabezado se debe elaborar según el siguiente cuadro explicativo y deberá ir en cada una de las páginas del documento:

· Código: Corresponde al código de identificación del documento "Manual de Gestión" asignado de acuerdo con lo establecido y estandarizado en este Manual para el control en el listado Maestro de documentos de los Sistemas Integrados de Gestión.

· Tipo de Documento: Corresponde al nombre del tipo de documento que para este caso será "MANUAL DE GESTIÓN" (se especifica los Tipos de Documentos en la Tabla No. 2 Codificación Tipos de Documentos de este Manual).

· Nombre del Documento: Es como se denomina el tipo de documento que se está elaborando, por ejemplo: "Manual de Interventoría", "Manual de Archivo y Correspondencia".

· Versión: Se refiere al número consecutivo de 1 a 99, con decimales de un dígito y corresponderá a la última revisión y/o aprobación vigente del manual. Los cambios de versiones en el número entero, por ejemplo: pasar de la versión 2.0 a la 3.0 obedecerán a que quedará aprobada esa última actualización con el número entero con decimal 0; y los cambios en la parte decimal obedecerán a versiones en revisión y validación con los usuarios, por ejemplo: pasar de la versión 2.5 a la versión 2.6 y será de control propio del analista o funcionario que elabore el documento, no es necesario dejar trazabilidad del versionamiento de la parte decimal en la Hoja de Control de Versiones del Documento. El versionamiento en la Hoja de Control de Versiones solo deberá obedecer a los documentos ya aprobados, adoptados y/o modificados formalmente.

· Acto Administrativo: Corresponde al número y fecha del acto administrativo mediante el cual se formaliza el documento. Este campo se diligencia en el momento de su publicación en medio magnético y para el documento con las firmas en físico se le colocará el sello de tinta correspondiente.

· Escudo: Es el logo o escudo del Instituto de Desarrollo Urbano IDU pegado como imagen en el recuadro del encabezado.

· Tipo de Documento: Corresponde al nombre del tipo de documento que para este caso será "Formato" (se especifica los Tipos de Documentos en la Tabla No. 2 Codificación Tipos de Documentos en este Manual).

· Nombre del Documento: Es como se denomina el tipo de documento que se está elaborando, por ejemplo: "Acta de Inicio", "Acta de recibo parcial de obra".

· Escudo: Es el logo o escudo del Instituto de Desarrollo Urbano IDU pegado como imagen en el recuadro del encabezado.

En el pie de página de los formatos se especifica el código del formato y versión del formato en la parte inferior derecha debajo de la relación de firmas de elaboración, validación y aprobación.

La versión del formato será colocada a continuación del código del formato separado con línea abajo, con la letra V en mayúscula y seguido el número de la versión igual como se estandarizó en el capitulo 12.2 de este Manual.

Casos Excepcionales: Para los formatos de "Flujograma de Procedimientos" y "Caracterización de Procesos", se tendrá el encabezado según las siguientes especificaciones:

· Código: Corresponde al mismo código de identificación del procedimiento o procesos al que pertenezcan y estará en el control de listado Maestro de documentos de los Sistemas Integrados de Gestión.

· Tipo de Documento: Corresponde al mismo tipo de documento al que pertenece el formato, es decir, Procedimiento o Proceso que se este documentando.

· Nombre del Documento: Es como se denomina el tipo de documento que se está elaborando, es decir el mismo nombre del procedimiento o del proceso.

· Versión: Se refiere al mismo número de la versión del procedimiento o proceso al que pertenezcan y que se está documentando.

· Acto Administrativo: Corresponde al mismo número y fecha del acto administrativo mediante el cual se formaliza el Procedimiento o Procesos al que pertenezcan. Este campo se diligencia en el momento de su publicación en medio magnético y para el documento con las firmas en físico se le colocará el sello de tinta correspondiente.

· Escudo: Es el logo o escudo del Instituto de Desarrollo Urbano IDU pegado como imagen en el recuadro del encabezado.

El encabezado se debe elaborar según el siguiente cuadro explicativo y deberá ir en cada una de las páginas de los documentos:

· Código: Corresponde al código de identificación del documento asignado de acuerdo con lo establecido y estandarizado en este instructivo para el control en el listado Maestro de documentos de los Sistemas Integrados de Gestión.

· Tipo de Documento: Corresponde al nombre del tipo de documento que se este elaborando, por ejemplo: Procedimiento, Formato, Instructivo, etc. (se especifica los Tipos de Documentos en la Tabla No. 2 Codificación Tipos de Documentos de este Manual).

· Nombre del Documento: Es como se denomina el tipo de documento que se esta elaborando, por ejemplo: "Pago de Servicios Públicos", "Licitación Pública y/o Concurso de Méritos".

· Versión: Se refiere al número consecutivo de 1 a 99, con decimales de un dígito y corresponderá a la última revisión y/o aprobación vigente del manual. Los cambios de versiones en el número entero, por ejemplo: pasar de la versión 2.0 a la 3.0 obedecerán a que quedará aprobada esa última actualización con el número entero con decimal 0; y los cambios en la parte decimal obedecerán a versiones en revisión y validación con los usuarios, por ejemplo: pasar de la versión 2.5 a la versión 2.6 y será de control propio del analista o funcionario que elabore el documento, no es necesario dejar trazabilidad del versionamiento de la parte decimal en la Hoja de Control de Versiones del Documento. El versionamiento en la Hoja de Control de Versiones solo deberá obedecer a los documentos ya aprobados, adoptados y/o modificados formalmente.

· Nombre del Proceso: Identifica el proceso al que pertenece el documento según la cadena de valor formalizada.

· Acto Administrativo: Corresponde al número y fecha del acto administrativo mediante el cual se formaliza el documento. Este campo se diligencia en el momento de su publicación en medio magnético y para el documento con las firmas en físico se le colocará el sello de tinta correspondiente.

· Escudo: Es el logo o escudo del Instituto de Desarrollo Urbano IDU pegado como imagen en el recuadro del encabezado.

Para guardar el histórico y trazabilidad del documento se debe realizar el control de versiones, la cual está definida así:

Tabla No. 1 Control de Versiones de Documentos

· Nivel del Documento: Se debe colocar el nivel jerárquico al que pertenece el documento de la correspondiente versión.

· Versión: Se deben colocar las versiones aprobadas y formalizadas. La versión más reciente debe estar en el último registro de la tabla y deberá coincidir con la versión del documento que se coloca en el encabezado del mismo. Las versiones de revisión y validación serán del control propio del analista o funcionario que elabora el documento

· Número y Fecha Acto Administrativo: Corresponde al número y fecha del acto administrativo mediante el cual se formaliza el documento según la versión a la que corresponda. Para la última versión que aparece en la tabla se debe colocar el número y fecha del acto administrativo con el sello de tinta igual al que se coloca en el encabezado del documento en físico. Para el medio magnético o archivo se digitará el número y fecha del acto administrativo después de ser formalizado para su posterior divulgación y publicación.

· Descripción de la Modificación: En forma resumida comentar los cambios que sufrió el documento, puede mencionarse la página, el capítulo o el párrafo que se modificó.

· Folios Modificados: Es la cantidad de folios que fueron motivo de modificaciones, cambios o actualizaciones.

· No. de Folios Versión: Es la cantidad total de folios que posee el documento incluidos sus anexos, si los tiene.

La identificación del pie de página de los documentos esta definido así:

· Elaborado por: Corresponde al nombre, cargo con su dependencia y firma de quien es responsable por la elaboración y estandarización el documento. Para la documentación propia de los Sistemas de Gestión, la elaboración le corresponde a la Subdirección Técnica de Desarrollo de la Organización, otros documentos podrán ser elaborados por cualquier dependencia de la Entidad.

· Validado Por: Corresponde al nombre, cargo con su dependencia y firma de quien es responsable por la validación el contenido del documento. Generalmente quien valida es la dependencia o dependencias dueñas de los temas que se desarrollan en el documento, pueden ser áreas solicitantes o sencillamente las que intervienen en el contenido.

Debido a que existen procesos transversales a las dependencias y aunque también puede existir una relación directa entre los procesos y las dependencias, entonces se hace necesario tener varias casillas o lugares en el pie de página para los nombres, cargos y firmas que sean responsables de las validaciones y revisiones de los documentos.

A continuación se muestra el diseño para cuando sean necesarias varias firmas en las casillas de Validado por y Aprobado por:

Sin embargo, también es necesario estandarizar la forma como se deberán disponer los campos para dichas firmas:

· Pueden firmar en "VALIDADO POR": Subdirectores Técnicos, Gerentes, Jefes de Oficina o Directores Técnicos.

· Pueden firmar en "VALIDADO POR": quienes por delegación se otorgue responsabilidad de firmas en grados inferiores según acto administrativo dispuesto para tal fin.

· Aprobado Por: Corresponde al nombre, cargo con su dependencia y firma de quien es responsable por la aprobación el contenido y divulgación del documento. Generalmente quien aprueba es el jefe inmediato de quien valida o revisa el documento. Para el caso de varias firmas quienes aprueban igualmente serán los jefes inmediatos de quienes validan o revisan los documentos.

Para el caso de documentos en donde se presente solo dos (2) actores principales en la elaboración, validación y aprobación del documento se podrá tener un pie de página con las dos firmas responsables y será como se muestra a continuación:

Nota: Los Registros y/o Formatos generados por la Entidad a través de aplicativos, sistemas de información, manualmente o diligenciados a través de la Intranet, no tendrán los pies de página que se han estandarizado en el presente Manual, para cuando sean publicados, divulgados y en su uso diario o frecuente para el usuario final. Solamente se tendrá el Registro o Formato que fue aprobado en original con las firmas en físico sobre los pies de página correspondiente, para dejar constancia de su legalización. En la Intranet deberá existir un espacio exclusivo para alojar todos los documentos digitalizados o escaneados con sus respectivas firmas como soporte de su aprobación.

El sistema de codificación de los documentos para los Sistemas Integrados de Gestión del IDU se compone básicamente de tres partes, separadas por un guión sin espacios, los cuales se exponen a continuación:

La primera parte es una SIGLA que identifica el tipo de documento y deberá estar de acuerdo con el nivel jerárquico de los documentos, dentro de la estructura de la documentación de los Sistemas Integrados de Gestión (ver numeral 7. "DIVISIÓN Y JERARQUÍA DE LA DOCUMENTACIÓN" del presente Manual) y los generados de acuerdo con la cadena de valor del IDU. La siguiente tabla especifica cual es la SIGLA según el tipo de documento:

Tabla No. 2 Codificación Tipos de Documento

13.2 Identificación para documentos transversales a Procesos

Para los documentos que son transversales a dos o más procesos de la cadena de valor, la segunda parte del código será referenciada con la sigla IDU, la cual significará que el documento es transversal y hace parte de la gestión de la Entidad.

Para los documentos que hacen parte exclusivamente de un proceso de la cadena de valor, la segunda parte del código corresponde a una SIGLA de la nomenclatura establecida para cada uno de los procesos de la cadena de valor. La forma como se debe construir esta parte del código alfabético obedecerá a la primera letra de cada palabra que compone el nombre del proceso, descartando las preposiciones o artículos que lo componen. Por ejemplo; Proceso "Valorización" Código = V, Proceso "Estudios y Diseños de Proyectos" = EDP, Proceso "Ejecución de Obras" = EO.

La tercera parte del código es un dígito que identifica el consecutivo de los documentos por cada tipo de documento, el cual se controla en el Listado Maestro de Documentos.

Como regla general se deberá llevar control de los consecutivos, teniendo en cuenta que cada vez que entre o se elabore un nuevo documento se le otorga el siguiente consecutivo disponible y, para los documentos que se deroguen, pierdan vigencia o se eliminen de los Sistemas Integrados de Gestión, el número consecutivo se elimina y no se reemplazará, guardando su historia en el listado maestro de documentos. Esto con el fin de no crear confusiones al reemplazar consecutivos con diferentes documentos.

Para los documentos externos, no será necesario codificar dado que precisamente esos documentos no son elaborados por la Entidad, y deberán ingresar al Listado Maestro de Documentos con el nombre, códigos o identificación que el ente externo los haya denominado.

En este capítulo se reglamenta la forma de etiquetar e identificar los documentos en medios magnéticos, así como el manejo y administración de la información electrónica de los documentos de los Sistemas Integrados de Gestión.

El archivo donde se elabora el documento deberá tener primero el código de identificación, según lo estandarizado en el capítulo anterior y a continuación el nombre del documento como aparece en el encabezado del mismo, es decir, que deberá obedecer a un título corto, proporcionado, comprensible y fácil de relacionar con el contenido mismo del documento, evitando así el exceso de palabras o caracteres en la etiqueta del archivo.

Se entiende por documento electrónico o magnético, todo documento que está digitalizado en un programa de computador o que hace parte de un sistema de información o aplicativo propio de la Entidad, o puesto a disposición por otras Entidades para el uso o consulta. En razón del manejo y administración de los documentos electrónicos se debe tener en cuenta lo siguiente:

* La legibilidad de los documentos se garantiza a través de programas de computador universales o visualizadores de contenidos.

* Todos los usuarios internos de los documentos tendrán acceso a la información de los Sistemas Integrados de Gestión en medio electrónico a través de la Intranet corporativa.

* Todos los documentos de los Sistemas Integrados de Gestión definidos para los usuarios externos, estarán disponibles y tendrán acceso a la información en medio electrónico a través de la página de Internet o el medio disponible del momento.

* Para asegurar que dicha información no es modificada por los usuarios, deberá estar a disposición en formato de solo lectura.

* Para asegurar la búsqueda y encontrar fácilmente los documentos, en el momento de su publicación en los medios dispuestos para tal fin, se deberá especificar la Ruta o Dirección donde se encuentra alojado el documento. Esta ruta también deberá estar escrita en la parte inferior izquierda, debajo del pie del documento y deberá también quedar en los documentos impresos descargados de los medios donde se alojen.

A continuación se describen los términos y definiciones relacionados con la presente norma fundamental. Para el caso en que se requiera una mayor consulta, puede remitirse a la Norma Técnica de Calidad de Gestión Pública NTCGP 1000:2004, Norma para el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000, Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, Norma para el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14000:2004 y la Norma para Seguridad y Salud Ocupacional OSHAS 18000:1999.

Conjunto de tareas realizadas en un proceso; la suma de actividades coherentes y ordenadas permite obtener un elemento, un subproducto o un producto; representa el grado de acción y de transformación requerido para administrar los recursos dentro de un proceso2.

Conjunto integrado de actividades creadoras de valor y que describe los procesos de negocio de una organización. "Es la suma de los beneficios que recibe el cliente, menos los costos percibidos por él, al adquirir y usar un producto o servicio".

1. Es una herramienta para analizar todas las actividades de una empresa.

Organización, Entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Se incluyen los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede ser interno o externo a la Entidad.

Información y su medio soporte3

1. El medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra modelo, o una combinación de los anteriores, entre otros.

Mecanismo que establece lineamientos de cómo realizar una actividad, es modificable o actualizable. Por ejemplo: Manual de Procedimientos, Manual de Calidad, Planes de Calidad, Formatos, etc.

Documento que establece requisitos4.

Nota: Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo: especificaciones de proceso y especificaciones de ensayo), o productos (por ejemplo: especificación de producto, especificación de funcionamiento y un plano).

Establece la frecuencia de realización de una(s) actividad(es), la(s) cual(es) se expresa(n) como: diarias, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y/o anuales.

Es un conjunto de actividades relacionadas entre sí, necesarias para lograr objetivos definidos y de cuya ejecución es responsable un órgano administrativo5 .

Son valores, obtenidos como una función entre variables (cualitativas y cuantitativas), que permiten medir aspectos relevantes para la gestión de actividades misionales o de apoyo de la empresa en su conjunto. Su observación en el tiempo permite determinar las tendencias de cambio en relación con los objetivos predeterminados6, de tal manera que permite la toma de decisiones en pro del logro de los objetivos trazados.

Es la explicación metódica y detallada de una tarea o función que aplica en un área de la Entidad. Este documento permite a los funcionarios del Instituto de Desarrollo Urbano, ejecutar paso a paso actividades específicas que puedan afectar la calidad del producto y/o servicio.

Se refiere a los principales procesos que realiza una Entidad, en el sentido de las actividades esenciales para cumplir con la misión y avanzar hacia su visión de futuro. Toda Entidad requiere identificar los procesos claves que realiza o debería realizar.7

Documento o modelo establecido por consenso, aprobado y publicado por un organismo, que suministra para su uso común y repetido, reglas, directrices ó características para las actividades. En síntesis, una norma es el marco general de una acción que se repite.

Actividad que establece, con relación a problemas reales o potenciales, soluciones para aplicaciones repetitivas y comunes, con el objeto de lograr un grado óptimo de orden en un contexto dado. En particular consiste en la elaboración, publicación y la aplicación de normas de procesos, procedimientos y documentos del IDU.

Documento generado dentro del proceso de normalización de una Entidad, que presenta la mejor forma de identificar, documentar y presentar un proceso, operación o actividad y que se obtiene a través del consenso entre los responsables del mismo. Toda norma requiere de un ensayo, prueba o inspección para ser verificada.

Son directrices y guías de acción para la toma de decisiones, establecidas como parámetros generales para situaciones de características particulares y que indican metas con objetivos claros y como alcanzarlos. Estas políticas deben ser expresadas de manera formal por el personal directivo y asesor del Instituto de Desarrollo Urbano.

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman entradas en resultados.

1. Las entradas para un proceso son habitualmente salidas de otros procesos.

"Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso". O "Describe la sucesión cronológica y secuencial de actividades concatenadas entre sí, las cuales tienen un propósito común".

1. En muchos casos los procedimientos están documentados, por ejemplo: los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

Organización o persona que proporciona un producto o servicio. Puede ser interno o externo a la Entidad. En una situación contractual, un proveedor puede denominarse "Contratista".

Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas9.

Nota: Los registros de la calidad y de los procesos pueden utilizarse para documentar la trazabilidad y para proporcionar la evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.

Es un sistema integrado por el esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Esta enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de cada una de las entidades10

Es un nivel de agrupamiento menor al de procesos, que permite identificar límites de complejidad y los diferentes fines específicos dentro de un mismo proceso, alineados al cumplimiento del objetivo del mismo.

Acción que debe realizarse de acuerdo con especificaciones, y tiempos determinados para contribuir al normal desarrollo de un proceso11.

Duración de ejecución de cada una de las actividades, por unidad, las cuales se pueden expresan con unidades de días, horas y/o minutos.