Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el titular del Sistema y para el correcto funcionamiento del mismo, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos en lo que hace referencia a la inclusión de dos (2) procedimientos, con el objeto de ajustarlo a las nuevas necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al Personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO 1°. Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000, en lo que corresponde a:

I. La inclusión de los siguientes procedimientos:

ARTÍCULO 2°. La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios; los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

CÓDIGO: P-A-IA-007

REVISIÓN: 0

FECHA: 27-11-2007

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. PÓLIZAS QUE COMPONEN EL PROGRAMA DE SEGUROS DE LA EMPRESA

7. NORMAS GENERALES

8. PROCEDIMIENTO

8.1. Reclamación Póliza todo riesgo daño material

8.1.1. Inclusión de Bienes Nuevos

8.1.2. Trámite de Reclamación en caso de siniestro

8.2. Reclamación en la Póliza Manejo Global Entidades Estatales

8.3. Reclamación Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros

8.4. Reclamación Póliza de Automóviles

8.4.1. Reclamación por Pérdidas y Totales por Daños

8.4.2. Reclamación por Pérdidas Parciales y Totales por Hurto

8.5. Reclamación de Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual

8.5.1. Lesiones a Terceros

8.5.2. En caso de daños o pérdidas de bienes de terceros

8.6. Reclamación Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos

9. TABLA DE FORMATOS

10. ANEXOS

Definir de manera clara las actividades necesarias para el trámite de reclamaciones ante las Compañías de Seguros en caso de siniestros que afecten los intereses y/o bienes de propiedad, o bajo responsabilidad de TRANSMILENIO S.A. amparados con las pólizas de seguros contratadas por la entidad. Para los efectos del presente procedimiento se excluye el trámite de las reclamaciones que afecten las pólizas contratadas en virtud del convenio IDU-TRANSMILENIO, relativas a la infraestructura del sistema, puesto que por sus características serán objeto de reglamentación especial, atendiendo las responsabilidades establecidas para cada entidad, en el marco del citado convenio.

Este procedimiento es para conocimiento y aplicación de Profesional Especializado de Recursos Físicos, Profesional Especializado de Planeación de la Seguridad y Administración de Riesgos del Sistema, Profesional Universitario de Apoyo Legal de la Dirección Administrativa, Profesional Universitario de apoyo legal de Oficina Asesora Jurídica, Auxiliar Administrativo de Almacén e Inventarios, y demás funcionarios de la Entidad, involucrados en el proceso de recopilación de información, para la formalización de las reclamaciones ante las Compañías de Seguros vinculadas contractualmente con la Entidad.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento es el Profesional Especializado de Recursos Físicos.

*Código de Comercio

*Ley 610 de 2000 "Por el cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías".

*Ley 734 de 2002 "Por el cual se expide el Código Disciplinario único".

*Decreto 1436 de 1998 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de selección de intermediario de seguros"

*Guía Distrital de Seguros – 2003

*Manual de Procedimiento en Caso de Siniestro

*Manual de Contratación Directa P-S-AL-001-5

*Guía de Interventoría para contratos P-S-AL-005-5

*Manual de Contratación y Compras P-S-AL-008-0

AMPARO: Cobertura, eventos por los cuales la aseguradora será responsable en caso de realizarse.

ASEGURADO: Es la persona que mediante el pago de la prima tiene derecho al pago de las indemnizaciones a consecuencia de una pérdida por la realización de una eventualidad amparada por el contrato de seguro. Titular del interés objeto del seguro. Es la persona sobre cuyas características recae la cobertura del seguro. Ejemplo: En el Seguro de Vida es la persona sobre la que se garantiza la vida; en el Seguro de Incendios es el titular del inmueble cubierto por la póliza.

ASEGURADOR: Es la empresa que asume la cobertura del riesgo, previamente autorizada a operar como tal por la Superintendencia Financiera. Compañía de Seguros que se compromete a dar cobertura a unos riesgos y a pagar siniestros a cambio de una prima anual. Persona jurídica que mediante contrato, y a cambio de una prestación económica llamada prima, asume las consecuencias y daños producidos por alguno de los riesgos especificados en la póliza.

AVALÚO DEL DAÑO: Cuantificación de las pérdidas sufridas en un siniestro amparado por un seguro.

BENEFICIARIO: Es la persona física o moral designada por el asegurado o tomador para recibir los beneficios indemnizatorios derivados de la póliza de seguros en caso de que se presente el siniestro.. Puede ser en determinado momento el mismo contratante de la póliza, como es el caso de los seguros de daños.

COBERTURA: Es el alcance del riesgo que se desea Asegurar. Cada uno de los diferentes riesgos asumidos por el asegurador, dentro de un mismo contrato.

COMPAÑÍA DE SEGUROS (ASEGURADOR): Entidad debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera, quien asume riesgos particulares a cambio de un pago de prima que hace el asegurado.

COMPROBANTE DE ENTRADA ALMACÉN O BODEGA: Es el comprobante de entrada o ingreso, documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.

Debe ser preparado y legalizado por el responsable del Almacén, con base en el contrato o acto administrativo y demás soportes pactados en la negociación, en original y número de copias requeridas de conformidad con lo establecido en los procedimientos internos diseñados por la entidad.

DEDUCIBLE: Es el porcentaje que asume el asegurado en caso de siniestro. Cantidad o porcentaje establecido en la póliza de seguro que corre siempre por cuenta del asegurado, por lo que el asegurador siempre indemnizará en exceso de la cifra o porcentaje acordado

GARANTÍA: Es la promesa, en virtud de la cual, el asegurado se obliga a cumplir determinada exigencia, o mediante la cual afirma la existencia de determinada situación de hecho.

HURTO SIMPLE: Apropiación ilícita de cosa ajena, con ánimo de lucro, sin emplear fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas, características éstas que le distinguen del hurto agravado y/o calificado.

INDEMNIZACIONES: Importe que está obligado a pagar contractualmente el Asegurador en caso de producirse un siniestro. Es la contraprestación económica que corresponde al Asegurador a cambio del pago de la prima que corresponde al Asegurado. En los seguros sobre personas, la indemnización, corresponde al capital pactado en la póliza. En los seguros sobre cosas, es la reposición económica en el patrimonio del Asegurado del valor del objeto dañado o desaparecido en el siniestro, bien a través de la reposición del objeto o mediante la entrega de una cantidad en metálico equivalente al valor real de los bienes. En cualquiera de los casos la indemnización no puede superar el importe de los perjuicios sufridos, dentro de los límites pactados.

INGRESO DE BIENES POR RECUPERACIONES: Es la reaparición física de bienes que hubieren sido denunciados como perdidos y que han sido descargados de los registros contables y de inventarios, a los cuales se les da nuevamente entrada a Almacén.

INGRESOS DE BIENES POR REPOSICIONES: Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño por mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros.

INGRESO DE BIENES POR SENTENCIAS: Este ingreso se genera por fallos de procesos judiciales o administrativos a cargo de personas naturales o jurídicas que por ciertos actos (saqueos, peculado), deben pagar en especie, en compensación a los daños causados a las entidades públicas.

INTERÉS ASEGURABLE: Interés asegurable se define como la relación jurídico económica entre el asegurado y el bien asegurado o persona asegurada.

LÍMITE DE RESPONSABILIDAD DE LA ASEGURADORA: Es la indemnización máxima que reconocerá en caso de presentarse un siniestro.

PÓLIZA: Es el instrumento probatorio por excelencia del contrato, es aconsejable leer todas las cláusulas contenidas en el mismo para tener una información completa de sus términos y condiciones. En él se reflejan las normas que de forma general, particular o especial regulan la relación contractual convenida entre el Asegurador y el Asegurado.

PROCESO EN ESTADO DE INDEMNIZACIÓN: Cuando se determina de acuerdo con el tipo de seguro contratado, el daño efectivamente sufrido y el monto asegurado.

PROCESO EN ESTADO DE PRESCRIPCIÓN: (Artículo 1081 del Código de Comercio).

*Ordinaria: Dos años, contados a partir del momento en que el asegurado ha tenido o debido tener conocimiento del hecho.

*Extraordinaria: Cinco años, contados a partir del momento en que nace el derecho, que corre contra toda persona.

RECLAMACIÓN: La solicitud de pagos de una persona a una compañía aseguradora por una pérdida cubierta por una póliza. Sus reclamaciones a su compañía aseguradora son reclamaciones directas de asegurado. A las reclamaciones efectuadas por una persona contra la compañía aseguradora de otra persona se les denomina reclamaciones de terceros.

RIESGO: Es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. Es la posibilidad de que la persona o bien asegurado sufra el siniestro previsto en las condiciones de póliza. Es el suceso incierto, futuro y susceptible de ser valorado.

SEGURO: Jurídicamente hablando, es un instituto por el cual el Asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima a abonar, dentro de los límites pactados, un capital u otras prestaciones convenidas, en caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura. El seguro brinda protección frente a un daño inevitable e imprevisto, tratando de reparar materialmente, en parte o en su totalidad las consecuencias. El seguro no evita el riesgo, resarce al asegurado en la medida de lo convenido, de los efectos dañosos que el siniestro provoca.

6.1. Todo Riesgo – Daños Materiales (Incendio, Terremoto, Sustracción, Equipo Electrónico, Rotura de Maquinaria, AMIT): Amparar las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes de propiedad de TRANSMILENIO S.A., bajo su responsabilidad, tenencia y/o control, y en general los recibidos a cualquier titulo y/o por los que tenga algún interés asegurable.

6.2. Póliza Global de Manejo (Manejo de Caja Menor, Manejo de Almacén, Manejo de Tesorería, Ordenadores del Gasto (Hasta cuantía determinada por la Gerencia General)): Amparar los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de TRANSMILENIO S.A., causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances fiscales por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de rendición o reconstrucción de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado o funcionario.

6.3. Infidelidad y Riesgos Financieros: Amparar las pérdidas, daños y gastos en que tenga que incurrir el asegurado a consecuencia de los riesgos a que esta expuesto en el Giro de su actividad, causados por empleados solos o en complicidad con terceros.

6.4. Automóviles: Amparar los daños y/o pérdidas que sufran los vehículos de propiedad o por los que sea legalmente responsable TRANSMILENIO S.A., así como los daños a bienes y/o lesiones y/o muerte de terceros, por causa de accidentes en territorio nacional. Bajo esta póliza también se amparan las motocicletas de la entidad.

6.5. Seguro Obligatorio (SOAT): Ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de tránsito ya sean peatones, pasajeros o conductores.

6.6. Responsabilidad Civil Extracontractual: Predios, Labores y Operaciones (incluyendo incendio y explosión). Ampara los perjuicios patrimoniales que sufra TRANSMILENIO S.A. con motivo de la responsabilidad civil que le sea atribuible de acuerdo con la ley colombiana, por lesiones o muerte de personas y/o destrucción o pérdida de bienes, causados durante el giro normal de sus actividades. No incluye: la responsabilidad civil derivada del uso, mantenimiento, conservación y adecuación de la malla vial de TRANSMILENIO S.A., y la causada por los vehículos utilizados para el transporte de pasajeros.

6.7. Responsabilidad Civil Servidores Públicos: La Responsabilidad Civil de los Servidores Públicos con ocasión de los detrimentos patrimoniales sufridos por la Entidad Tomadora o terceros, causados como consecuencia de los actos incorrectos cometidos por los funcionarios que tengan la calidad de Servidores Públicos, en el desempeño de las funciones propias de los cargos, o la Pérdida Fiscal sufrida por TRANSMILENIO S.A., como consecuencia de los actos incorrectos no dolosos generadores de imputación de responsabilidad civil, fiscal o penal realizados por los servidores públicos expresamente asegurados por la póliza en el desempeño del cargo asegurado. Gastos y costos judiciales por honorarios profesionales de abogados, en que incurran los servidores públicos asegurados, para la defensa dentro de los procesos civiles, contencioso administrativos, disciplinarios, penales, responsabilidad fiscal o indisciplina fiscal y en general cualquier tipo de investigación adelantada por un organismo oficial en contra de los mismos.

*Todos los trámites y reclamaciones que se adelanten frente a las compañías aseguradoras deben efectuarse a través del Corredor de Seguros.

*Teniendo en cuenta las características y condiciones del objeto contratado, la interventoría será ejercida por el Profesional Universitario de Apoyo Legal de la Dirección Administrativa, en lo que se refiere a las pólizas de Todo Riesgo Daño Material, Automóviles y SOAT.

*En lo relacionado con la póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, la interventoría será ejercida por el Profesional Universitario de Asuntos Legales Grado 4 de la Oficina Asesora Jurídica.

*Con respecto a la póliza de Responsabilidad Civil Extra contractual, la interventoría será ejercida por el Profesional Especializado de Planeación de la Seguridad y Administración de Riesgos del Sistema.

*En lo concerniente a la póliza de infidelidad y Riesgos Financieros, la interventoría será ejercida por el Director Financiero.

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. NORMAS GENERALES

7. PROCEDIMIENTO

7.1. Definición y Ejecución del Plan Anual de Capacitación

7.2. Capacitaciones solicitadas fuera del Plan Anual de Capacitación

8. TABLA DE FORMATOS

El objetivo de este procedimiento es definir las actividades de estricto cumplimiento para llevar a cabo los procesos de capacitación en TRANSMILENIO S.A.

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del Gerente General, Director Administrativo y Profesional Especializado de Talento Humano y Técnico de Talento Humano y en general para todos los funcionarios de TRANSMILENIO S.A.

El responsable por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el Profesional Especializado de Talento Humano.

*Manual de Funciones y requisitos de TRANSMILENIO S.A., aprobado con Resolución 048 de 17 de Marzo de 2006 y modificado por Resoluciones 451 de Diciembre 21 de 2006, 039 de 1 de Febrero de 2007, 113 de 3 de Mayo de 2007 y 176 de Junio 20 de 2007 y las demás que lo modifiquen, adicionen o reglamenten.

*Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2000, Numeral 6 Gestión de los Recursos – 6.2. Recursos Humanos

*Resolución 089 de 2003 "Por la cual se establecen las políticas y se dictan otras disposiciones para el desarrollo de los programas de capacitación en TRANSMILENIO S.A."

*Capacitación: Proceso planeado, sistemático y organizado, mediante el cual los funcionaros de una entidad, adquieren los conocimientos y habilidades técnicas necesarias para acrecentar la eficacia, eficiencia y efectividad en el logro de las metas organizacionales.

*La definición, desarrollo y ejecución de los programas de capacitación en TRANSMILENIO S.A. se regirá por la Resolución 089 del 11 de Abril de 2003 y las demás que la modifiquen, adicionen o reglamenten.