ACTA 1 DE 2002

En Bogotá D. C., a los 22 días del mes de marzo de 2002, previa citación, se reunió en sesión ordinaria, en la Dirección del Departamento Administrativo de Bienestar Social, el Comité de Conciliación, a la cual asistieron la mayoría de sus miembros y cuyos nombres se relacionan a continuación: Doctora ANGELA MARÍA ROBLEDO GÓMEZ, Presidenta del Comité; Doctor ALBERTO TORRENTE FERNANDEZ, Jefe de la Oficina de Jurídica; Doctor JUAN CARLOS FERNANDEZ OROZCO, Jefe de la Oficina de Asuntos Disciplinarios; Doctora OLGA ISABEL ISAZA DE FRANCISCO, Subdirectora de Intervención Social (E); Doctora CONSUELO AYDE AGUILLON VILLORÍA, Jefe de la Unidad de Gestión Humana: Doctora BLANCA IRMA PABON JAUREGUI, Jefa de la Oficina de Control Interno y EDWIN ORLANDO GUTIÉRREZ SALCEDO, Secretario Técnico, estos dos últimos con derecho a voz pero sin voto; así mismo asistieron como invitadas especiales con derecho a voz pero sin voto MYRIAM CONSUELO GONZÁLEZ CONTRERAS, Profesional de la Gerencia de Protección y la Doctora CLARA LUCIA TORRES CASTRO, apoderada del DABS. El Delegado de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia no asistió, pero mediante oficio de fecha 22 de marzo de 2002 manifestó sus excusas, aduciendo haber adquirido compromisos con anterioridad. Una vez leído el orden del día la Presidenta del comité, Doctora ANGELA MARÍA ROBLEDO GÓMEZ, procedió a saludar a los miembros que lo integran y a instalar la primera sesión, para lo cual explicó que había delegado su participación y funciones en la Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, Subdirectora Administrativa y Financiera, quien no pudo asistir a esta primera reunión por haber contraído compromisos con bastante anterioridad, por lo tanto decidió presidir y estar presente en la sesión. La Presidenta del comité informó que el caso a tratar era la solicitud de conciliación prejudicial hecha por la Caja Colombiana de Subsidio Familiar COLSUBSIDIO a la Procuraduría Novena Judicial Delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca, relacionada con la controversia surgida de la ejecución del contrato número 402 de fecha 20 de agosto de 1999, el cual tenía por objeto el suministro de alimentos, elementos de aseo y dinero en efectivo, mediante el sistema de entrega de bonos a 1895 ancianos beneficiarios de los programas sociales del Departamento Administrativo de Bienestar Social en la localidad de Usme y Sumapaz, de conformidad con lo establecido en el pliego condiciones y la propuesta del contratista, y cuyo valor fue de MIL DOSCIENTOS NOVENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS TREINTA Y SIETE MIL QUINIENTOS PESOS ($1.293.337.500.oo) M/CTE. Explicó que COLSUBSIDIO pretende obtener el reconocimiento y pago de VEINTICUATRO MILLONES SETECIENTOS SIETE MIL QUINIENTOS PESOS ($24.707.500,oo) M/CTE, más los intereses respectivos, originados por un mayor valor de bonos emitidos y cambiados en los supermercados del contratista, suma que no le fue reconocida al momento de realizar la correspondiente acta de liquidación. Igualmente manifiesto que se habían presentado algunas fallas al momento de realizar la supervisión que radicaba en cabeza de algunos funcionarios del Departamento, pero que COLSUBSIDIO también había actuado con cierto descuido y desorden que le acarreaba responsabilidad, debiéndose estudiar con detenimiento estos aspectos para erigir una formula de conciliación, si hay lugar a ella, por cuanto el DABS debe tener, antes del 5 de abril del presente año, una posición definida frente a la problemática presentada, fecha en que se llevará a cabo la Audiencia de Conciliación en la Procuraduría Novena Judicial delegada ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca. Una vez instalada la sesión del Comité y previa explicación del caso a tratar realizada por la Doctora ANGELA MARÍA ROBLEDO GÓMEZ, se procedió a verificar la asistencia, estableciéndose que había Quórum para llevar a cabo la reunión y por ende para tomar decisiones. A continuación se asume la discusión del caso objeto de análisis, quedando en uso de la palabra MYRIAM CONSUELO GONZÁLEZ CONTRERAS, Profesional de la Gerencia de Protección, quien realizó un recuento pormenorizado del objeto del contrato, su valor y las adiciones que se le realizaron; igualmente manifestó que el contrato tenía dos (2) niveles de supervisión, por un lado la Gerencia de Prevención y por el otro el Gerente COL de las localidades de Usme y Sumapaz, quien para esa época era denominado Coordinador General COL. Siguiendo con su recuento, MYRIAM CONSUELO explicó que en el año de 1999, debido a los recortes presupuéstales efectuados por la Red de Solidaridad Social por casi CINCO MIL QUINIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($5.500.000.000.oo) que comportaba el egreso de aproximadamente CUATRO MIL QUINIENTOS (4500) beneficiarios, la Gerencia de Prevención, la Subdirección de Planeación y todos los responsables del proyecto, decidieron hacer algunas modificaciones en lo relacionado con el número de usuarios, consistentes en anular los bonos emitidos y no reclamados por los ancianos el día establecido para tal fin, para lo que se implemento un proceso de anulación, dentro del cual los bonos no reclamados y por ende no cambiados, debían ser entregados al Gerente COL y este a su vez tenía el deber de remitirlos a la Gerencia de Prevención, para que esa dependencia oficiara a COLSUBSIDIO, enviando los bonos sobrantes para que el contratista procediera a su anulación. Igualmente se congeló el ingreso de nuevos beneficiarios, que por motivos de fallecimiento, mejora de condiciones económicas o abandono de la ciudad, dejaran de ser usuarios del servicio social que prestaba el DABS. Acto seguido la Doctora CLARA LUCIA TORRES CASTRO, apoderada y funcionaria del DABS, expuso el caso objeto de la reunión del Comité, resaltando los principales aspectos que rodearon la mayor emisión de bonos, estableciendo con claridad las fallas en que incurrió tanto el Departamento como COLSUBSIDIO en su calidad de contratista, así como la posible responsabilidad derivada de las mismas, fundamentándose en los hechos y en el contrato contratantes, concluyendo que por parte del DABS no se cumplió cabalmente con el procedimiento de cancelación de bonos descrito anteriormente, es decir, el Gerente COL de Usme y Sumapaz, y el responsable del proyecto no remitieron algunos bonos no entregados y que debían ser enviados a la Gerencia de Prevención, para que esta a su vez los remitiera a COLSUBSIDIO con el fin de proceder a su anulación y que por su parte COLSUBSIDIO al ser el encargado de emitir y anular los bonos, no debió hacer una emisión desmedida, teniendo en cuenta que numéricamente ellos debían saber cuantos bonos habían sido emitidos, cuantos anulados y por ende cuantos circulaban en manos de los beneficiarios y del Departamento; así mismo COLSUBSIDIO indujo a error a la Administración, cuando mediante memorando interno de fecha 8 de agosto de 2000, del cual se envió copia al DABS, se informó que había capacidad económica, derivada del contrato, para solicitar la emisión de bonos por un valor de CIENTO DIEZ MILLONES TRESCIENTOS NUEVE MIL PESOS M/CTE ($110.309.000), a escasos veintidós (22) días de finalizar la ejecución del contrato. Seguidamente la apoderada del Departamento procedió a recomendar que se oficiara a la Oficina de Asuntos Disciplinarios, para que allí se adelantara una investigación con el fin de determinar si algún funcionario incurrió en faltas disciplinarias, así mismo, sugirió que es viable y saludable para la Administración entrar a conciliar con el contratista, antes de verse abocada a una demanda ante a Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, por cuanto es evidente que sí hubo errores por parte del DABS, que el servicio se prestó adecuadamente y que los bonos que fueron emitidos por encima de la capacidad establecida en el contrato fueron realmente entregados a los beneficiarios y cambiados por alimentos y útiles de aseo. En el transcurso de la intervención de la Doctora TORRES CASTRO se plantearon algunas inquietudes por parte de los miembros del Comité, las cuales fueron resueltas apropiadamente, brindando un esquema claro y completo de la problemática planteada, junto con las correspondientes justificaciones para recomendar la conciliación como un mecanismo viable para la solución del conflicto. Vale la pena resaltar que el Doctor JUAN CARLOS FERNANDEZ OROZCO, Jefe de la Oficina de Asuntos Disciplinarios, intervino para manifestar que al hacerse una modificación del procedimiento establecido para la entrega y cambio de bonos, debió efectuarse un otrosí al contrato celebrado entre el DABS y COLSUBSIDIO, por cuanto cualquier modificación de los términos del contrato, por pequeña que sea, que se aparte o no esté establecida en los pliegos de condiciones, debe realizarse de común acuerdo y en forma expresa por las partes, lo cual no ocurrió, a tal punto que el nuevo procedimiento fue establecido por la Gerencia de Prevención, por la Subdirección de Planeación y todos los responsables del proyecto, sin tener en cuenta a COLSUBSIDIO y a la Directora del Departamento. Una vez finalizadas la intervenciones, los miembros del Comité procedieron a deliberar, decidiendo por unanimidad, acoger las recomendaciones hechas por la apoderada del DABS, es decir, poner en conocimiento de la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios el caso para que allí se determine si hay lugar a imponer sanciones a los funcionarios que presuntamente cometieron errores o fallas que generaron la controversia prejudicial y adoptar una posición de ánimo conciliatorio para resolver el conflicto, facultándose a la apoderada para proponer una fórmula que oscile desde DOCE MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL SETENCIENTOS CINCUENTA PESOS M/CTE ($12.353.750.oo) hasta VEINTICUATRO MILLONES SETECIENTOS SIETE MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($24.707.500.0o), decisión última que contó con cuatro votos a favor y uno en contra, el de la Doctora CONSUELO AYDE AGUILLON VILLORÍA, quien si bien estuvo de acuerdo con conciliar, no compartió el monto máximo para el cual se facultó a la apoderada, al considerar que debía ser inferior, teniendo en cuenta las fallas que hubo por parte de COLSUBSIDIO en lo relacionado con la emisión de bonos y la responsabilidad que esto le acarrea. Finalmente se fija como fecha para la realización de la próxima reunión ordinaria del Comité de Conciliación el día 20 de junio del año en curso. Una vez leída y aprobada por quienes en ella intervinieron, en constancia se firma.