ACTA 3 DE 2002

En Bogotá D. C., a los 20 días del mes de junio de 2002, previa citación, se reunió en sesión ordinaria, en la Subdirección Administrativa y Financiera del Departamento Administrativo de Bienestar Social, el Comité de Conciliación, a la cual asistieron la mayoría de sus miembros y cuyos nombres se relacionan a continuación: Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, Presidenta del Comité; Doctor ALBERTO TORRENTE FERNANDEZ, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; Doctor JUAN CARLOS FERNANDEZ OROZCO, Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios; Doctora CONSUELO AYDE AGUILLON VILLORÍA, Jefe de la Unidad de Gestión Humana; Doctora BLANCA IRMA PABON JAUREGUI, Jefe de la Oficina de Control Interno y EDWIN ORLANDO GUTIÉRREZ SALCEDO, Secretario Técnico, estos dos últimos con derecho a voz pero sin voto. La delegada de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y la Doctora MARÍA CRISTINA HURTADO SAENZ, Subdirectora de Intervención Social, no pudieron asistir por haber contraído compromisos laborales con anterioridad. Una vez leído el orden del día la Presidenta del comité, Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, procedió a saludar a los miembros que lo integran y a instalar la sesión ordinaria programada para el día de hoy. Acto seguido se verificó la asistencia, estableciéndose que había Quórum para llevar a cabo la reunión y por ende para tomar decisiones. A continuación el Secretario Técnico del Comité presenta a los miembros un prospecto de las políticas que se pueden adoptar en procura de defender los intereses del DABS y evitar llegar a instancias judiciales para resolver posibles conflictos suscitados con ocasión de errores cometidos en el desarrollo de la prestación de servicios sociales y actuaciones administrativas. Acto seguido se leyó la primera propuesta de las políticas a adoptar por el Comité de Conciliación que consiste en "capacitar al personal administrativo en lo relacionado con la expedición, motivación, efectos y formalidades a tener en cuenta al momento de tomar decisiones mediante actos administrativos que creen, modifiquen o extingan derechos a particulares". La Presidenta del Comité intervino para manifestar que estaba de acuerdo con capacitar al personal del DABS sobre este tema, toda vez que los actos administrativos son la forma que por excelencia emplea la Administración Pública para expresar y tomar decisiones, siendo de gran importancia que los funcionarios conozcan los procedimientos y formalidades a tener en cuenta al momento de expedir un acto administrativo, así como aspectos generales referentes al contenido de los mismos, La Doctora CONSUELO AYDE AGUILLON VILLORÍA tomó la palabra informando a los miembros del Comité que este aspecto había sido propuesto en alguna ocasión y que ya se había estudiado la posibilidad de capacitar a los funcionarios sobre estos temas cruciales para la entidad, sosteniendo que es viable adoptarlo como política del Comité de Conciliación y por ende del Departamento, siendo necesario estudiar más a fondo la propuesta para establecer el mecanismo que emplearía la entidad con el fin de llevar a cabo este tipo de actividades. La Doctora AGUILLÓN manifiesta que no es necesario que la capacitación que se brinde a los funcionarios la realice una entidad diferente al DABS, sino que por el contrario se podría pensar en la posibilidad de aprovechar la formación académica de algunos funcionarios para que internamente se organicen jornadas encaminadas a fortalecer como el proceso de expedición de actos administrativos, las formalidades que se deben cumplir y algunos aspectos sustanciales de los mismos. El Doctor JUAN CARLOS FERNANDEZ sostiene que es totalmente viable adoptar como política del Departamento la proposición planteada y que se podrían dictar conferencias de capacitación a los funcionarios, aprovechando los conocimientos teóricos con que cuentan sobre esta materia algunos funcionarios vinculados laboralmente a la institución. En este mismo sentido se pronunció la Doctora BLANCA IRMA PABON, quien estuvo de acuerdo sobre este aspecto, resaltando la importancia que tiene la capacitación a servidores públicos sobre la expedición de actos administrativos. Una vez finalizadas las intervenciones de los miembros del Comité, quienes manifestaron estar de acuerdo con lo planteado en el primer punto de la propuesta, se pasó a estudiar la segunda, la cual consiste en "incentivar a los funcionarios de todas las dependencias del DABS para que eleven consultas a la Oficina Asesora Jurídica encaminadas a obtener conceptos sobre temas relacionados con la contratación administrativa, expedición de actos administrativos y agotamiento de los procedimientos que debe seguir la Administración para tomar decisiones sobre asuntos que revistan complejidad y que puedan generar efectos jurídicos que vinculen la responsabilidad del Departamento". Al respecto intervino la Doctora CONSUELO AYDE AGUILLON VILLORÍA con el fin de expresar que esto es algo que está íntimamente relacionado con el Manual de Funciones del DABS, en el cual se consagró que ésta es una función obligatoria que tiene esa Oficina y que por lo mismo es a ella a la que le corresponde emitir conceptos de esta naturaleza cuando se lo solicite cualquier otra dependencia, aclarando que éste es un aspecto que se puede constituir en política, adelantando diferentes actividades encaminadas a sensibilizar aún más esta función entre los servidores públicos del Departamento. La Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA manifiesta que esta es una buena medida, por cuanto se incentiva a los funcionarios a hacer uso de las herramientas que se tienen a mano para absolver cualquier inquietud, lo cuál puede contribuir positivamente en el normal funcionamiento de la institución, por lo tanto considera que la proposición puede llegar a adoptarse como política en defensa de los intereses del DABS. Los demás miembros del comité estuvieron de acuerdo acerca de la viabilidad de la propuesta para convertirse en política del Departamento. Acto seguido se entró a debatir sobre la tercera propuesta, la cual consiste en " fortalecer los procedimientos de planeación de los proyectos que adelante el Departamento, para determinar con claridad y mayor precisión las necesidades sociales de los Bogotanos, evitando la realización de contratos cuyos objetos y valores excedan lo realmente requerido o sean insuficientes para atender la población a los cuales están dirigidos". Al respecto la Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA manifiesta que este tema ha sido objeto de debate y discusión en los Comités Directivos y que su tratamiento no se puede adoptar como política de protección de los intereses de la entidad, por cuanto ésta es una labor administrativa inherente a las funciones que cumple, el Departamento y por lo tanto no es competencia del Comité de Conciliación, sino de otras instancias. Con base en el argumento expuesto por la Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ, se solicita no tener en cuenta la propuesta número 3 presentada por Secretario del Comité, a lo cual los miembros con derecho a voz y voto manifiestan su acuerdo, respaldando los planteamientos expuestos por la Presidenta. Se continúa con la discusión de las dos propuestas restantes, las cuales son abordadas al mismo tiempo, teniendo en cuenta su semejanza y afinidad, las cuales consisten en exigir a los interventores o supervisores de contratos celebrados y suscritos por el DABS la rendición de informes periódicos sobre el desarrollo de los mismos, poniendo en conocimiento de la Oficina Asesora Jurídica y del Responsable del Proyecto las irregularidades o incumplimientos en que incurran los contratistas" y exigir a los supervisores o interventores de contratos requerir por escrito a los contratistas, cuantas veces sea necesario, para que cumplan cabalmente el objeto contractual, así como las obligaciones derivadas del mismo. Requerimientos que deberán ser enviados a la Oficina Asesora Jurídica". Por unanimidad los miembros del comité consideran que es viable adoptar como política este importante aspecto de la marcha de las actividades del Departamento realizada a través de contratistas y que ha tenido algunas deficiencias en la práctica, siendo necesario entrar a fortalecer la supervisión en los contratos y que mejor que a través de políticas generales claramente definidas. Sin embargo, la Presidenta del Comité y la gran mayoría de sus miembros, manifiestan que este tema también ha sido tratado en Comités Directivos y en las Subdirecciones del Departamento en busca de soluciones a problemas que se han presentado, siendo oportuno y saludable fortalecer los grandes esfuerzos realizados en esta materia por las diferentes instancias de la entidad. Una vez discutidas la totalidad de las propuestas presentadas a los miembros del Comité de Conciliación, se acuerda seguir trabajando en este importante tema y posponer la adopción formal de las políticas para tratar de identificar la totalidad de las debilidades del Departamento, estableciéndose que en la próxima reunión se volverá a deliberar sobre el tema, incluyendo nuevos aportes de cada uno de sus miembros. Una vez leída y aprobada por quienes en ella intervinieron, en constancia se firma.