ACTA 5 DE 2002

En Bogotá D. C., a los 18 días del mes de septiembre de 2002, previa citación, se reunió en sesión extraordinaria, en la Subdirección Administrativa y Financiera del Departamento Administrativo de Bienestar Social, el Comité de Conciliación, a la cual asistieron la mayoría de sus miembros y cuyos nombres se relacionan a continuación: Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, Presidenta del Comité; Doctora MARÍA CRISTINA HURTADO SAENZ, Subdirectora de Intervención Social; Doctor ALBERTO TORRENTE FERNANDEZ, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno (E); Doctor JORGE GARTNER CORREDOR, Jefe de la Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios; Doctora CONSUELO AYDE AGUILLON VILLORÍA, Jefe de la Unidad de Gestión Rumana y EDWIN ORLANDO GUTIÉRREZ SALCEDO, Secretario Técnico, este último con derecho a voz pero sin voto. El (a) delegado (a) de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia, no asistió. Una vez leído el orden del día, la Presidenta del comité, Doctora ANGELA MARÍA GONZÁLEZ LOSADA, procedió a saludar a los miembros que lo integran y a instalar la sesión extraordinaria programada para el día de hoy. Acto seguido se verificó la asistencia, estableciéndose que había Quórum para llevar a cabo la reunión y por ende para tomar decisiones. A continuación el Secretario Técnico del Comité y apoderado del Departamento, Doctor EDWIN ORLANDO GUTIÉRREZ SALCEDO, presenta a los miembros el caso objeto de conciliación prejudicial adelantado en la Procuraduría Primera Judicial delegada ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, relacionando los hechos que dieron origen a la controversia planteada por la solicitante EDELMIRA SOLANO DE LIMAS, con ocasión de la celebración, ejecución y expedición de las resoluciones de incumplimiento del contrato de prestación de servicios No.679 de fecha 15 de noviembre de 1999, celebrado con el Departamento Administrativo de Bienestar Social, así como los motivos de inconformidad expuestos en el escrito de solicitud de conciliación y la pretensión que hace la pétente al citado organismo de control, lo cual está consagrado en la ficha diligenciada por el exponente y que se anexa a la presente acta. Acto seguido interviene la Doctora MARÍA CRISTINA HURTADO SAENZ para manifestar que durante la ejecución del contrato se presentaron serios inconvenientes en la prestación del servicio a los beneficiarios del Proyecto y que se había solicitado a la Oficina Asesora Jurídica estudiar detalladamente el caso para así poder tomar una decisión acertada, teniendo en cuenta las circunstancias que rodearon el incumplimiento de la contratista, igualmente dijo a los miembros del Comité que la pretensión elevada por el solicitante no era objeto de conciliación, por tratarse de algo que debía ser dirimido por un Juez Administrativo. Acto seguido intervino el Secretario Técnico del Comité y Apoderado del Departamento, quien hizo una exposición sobre la solicitud de elevada por el apoderado de la señora SOLANO DE LIMAS, explicando en que consistían los argumentos de inconformidad acerca de las resoluciones expedidas por el Departamento. Luego de exponer los fundamentos fácticos y normativos del caso bajo estudio, recomendó que no era viable conciliar frente a la petición del solicitante. Los miembros del Comité debatieron los motivos fundamento de la solicitud de conciliación y llegaron a la conclusión de adoptar como decisión del Comité la recomendación hecha por el Apoderado de la Entidad. Nuevamente tomó la palabra el Apoderado del DABS, Doctor GUTIÉRREZ SALCEDO, quien puso a consideración de los miembros del Comité el estudio del tercer punto de la reunión, relacionado con el caso de los servidores públicos que participaron en las actuaciones administrativas dentro de la ejecución de Contrato de Suministro No. 402 del 20 de agosto de 1999 y que llevaron a la Administración Distrital a cancelarle al contratista, Caja Colombiana de Subsidio Familiar - COLSUBSIDIO - la suma de veintiún millones de pesos moneda corriente ($ 21 000. 000. oo) con ocasión de una conciliación prejudicial adelantada ante la Procuraduría Novena Judicial, por la emisión de un número mayor de bonos a los establecidos en el contrato y en los términos de referencia. Las consideraciones expuestas por el apoderado del Departamento son las siguientes: El contrato, del cual hacen parte integrante los términos de referencia o pliegos de condiciones, establecía un procedimiento para la entrega de bonos a los ancianos beneficiarios del Proyecto y del cambio por mercados que debía suministrar el contratista, debido a algunas situaciones que rodearon la ejecución del contrato, el día 29 de septiembre de 1999 se realizó una reunión con algunos contratistas, dentro de los que se encontraba COLSUBSIDIO y la Gerente de Prevención de la época, con el fin de establecer nuevos mecanismos para la entrega de los bonos y un procedimiento para su anulación, en caso de no entregarlos, lo cual se apartó totalmente de lo establecido inicialmente por las partes. La modificación que se hizo al contrato no contó con la autorización expresa de la Directora, quien era la única servidora Pública del Departamento competente para modificar o variar las condiciones del contrato, por estar expresamente delegada para ello por el Representante Legal del Distrito Capital, que es el Señor Alcalde Mayor de Bogotá D. C., por lo tanto, la conducta asumida por la Gerente de Prevención extralimitó las funciones asignadas al cargo que ostentaba y las que se le habían encomendado dentro de la ejecución de los contratos estatales que estaban bajo su dirección y orientación, por ser la responsable del Proyecto dentro del cual se estaban prestando los servicios a los ancianos beneficiarios. De otro lado, el Dr. NUMA SANTAMARÍA CORREA obró negligentemente en su calidad de Supervisor del Contrato, por cuanto una vez efectuados los cambios en el procedimiento de entrega de bonos a los ancianos y el trámite de anulación cuando no eran reclamados, que fueron conocidos por él y cuyo papel era fundamental para llevar el control de emisión y circulación de los mismos, no actuó de acuerdo a los nuevos procedimientos establecidos, entregando a los ancianos los bonos que debían ser remitidos para anulación y que se encontraban en su poder por haberle sido entregados por el Gerente del Supermercado de COLSUBSIDIO. La conducta asumida por los servidores públicos encuentra plena prueba en la documentación que reposa en las carpetas del contrato y es necesario solicitar la práctica de otras, de ser acogida la recomendación hecha por el servidor público que hizo el análisis del caso. Frente a la posible viabilidad de iniciar la acción de repetición en contra de la Señora MERY CECILIA CORTES ABRIL, el apoderado manifestó que una vez analizadas las actuaciones administrativas surtidas por el DABS, no se encontraron elementos probatorios que permitieran demostrar algún nexo de responsabilidad frente al acaso objeto de estudio o la existencia de una conducta dolosa o gravemente culposa que lleve al DABS a incoar la acción de repetición en contra de la citada servidora pública. Los miembros del Comité proceden a analizar los hechos que les han sido dados a conocer y a determinar el grado de culpabilidad de la conducta de los funcionarios vinculados al caso objeto de estudio, estableciendo que los perjuicios para la entidad son cuantiosos y que la Dra. ISABEL CRISTINA LÓPEZ DÍAZ, así como el Dr NUMA SANTAMARÍA CORREA obraron extralimitándose en sus funciones la primera y con negligencia al momento de realizar las labores supervisión el segundo, siendo una conducta gravemente culposa y no un simple descuido al momento de realizar sus funciones. Resaltan los miembros del Comité que la facultad de modificar las reglas contractuales radica exclusivamente en cabeza de la Directora del Departamento con la aquiescencia del contratista y mal podía la Gerencia de Prevención llegar a acuerdos sin la manifiesta y expresa voluntad de la Representante de la Entidad para efectos contractuales. De otro lado, la función realizada por el supervisor del contrato dio lugar a que no se llevara un exhaustivo control de los bonos emitidos y cambiados por el contratista y peor aún, una vez conoció las modificaciones en los procedimientos debió ceñirse a lo allí establecido, lo cual no ocurrió y generó el mayor valor a favor de COLSUBSIDIO. Se procedió a estudiar el caso de la señora MERY CECILIA CORTES ABRIL, llegándose a la conclusión que contra ella no era procedente iniciar la acción de repetición, por cuanto si bien ella actuó como servidora pública vinculada al COL Usme - Sumapaz durante la ejecución del contrato, ésta no era la responsable de la labor de supervisión o del proyecto adelantado a nivel Departamental y por ende no tenía la capacidad decisoria para cambiar las reglas por las cuales se debía regir el contrato, a contrario sensu de lo efectuado por la Doctora LÓPEZ DÍAZ, quien a pesar de no estar autorizada para variar las condiciones del contrato lo hizo, sin contar con la aprobación expresa de la Directora del Departamento ni la obligación de supervisar el cumplimiento del mismo, así como tampoco era la encargada de recibir los bonos no entregados y remitirlos a la Gerencia de Prevención del DABS, para que esta a su vez los enviara a COLSUBSIDIO para su posterior anulación. Por todo lo anterior y en ejercicio de la facultad establecida en la Ley 678 de2001, la Ley 446 de 1998 y el Decreto 1214 de 2000, los miembros del Comité por unanimidad deciden frente al primer caso, no conciliar sobre las pretensiones elevadas por el solicitante y en relación con la acción de repetición que se analizó y discutió, optar por presentar demanda incoando la acción de repetición en contra de la Doctora ISABEL CRISTINA LÓPEZ DÍAZ y el Doctor NUMA SANTAMARÍA CORREA, así como no vincular en la demanda a la señora MERY CECILIA CORTES ABRIL, por considerar que no se dan los presupuestos establecidos en la Ley para tomar tal determinación. Para el análisis del caso se tuvieron en cuanta las fichas técnicas diligenciada por el apoderado de la entidad y el acervo probatorio que reposa en las carpetas de los respectivos contratos, las primeras de las cuales se anexaran a la presente acta y harán parte de esta. Una vez leída y aprobada por quienes en ella intervinieron, en constancia se firma.