1) Estudio de la viabilidad de llegar a un acuerdo ante la Cámara de Compensación de la BNA con el proveedor Carnes Ecológicas del Sinú

El Secretario Técnico informa que de conformidad con lo acordado en la sesión del 30 de mayo de 2007, el proveedor Carnes Ecológicas del Sinú presentó una propuesta de arreglo directo frente al incumplimiento ocurrido, la cual fue ya revisada por el comisionista.

Los hechos son los siguientes:

La Secretaria Distrital de Integración Social -SDIS-, suscribió el contrato de mandato Nº 0811 del 14 de Febrero de 2007 con la firma comisionista Mercancías y Valores S.A., con el objeto de adquirir productos alimentarios relacionados con las fichas técnicas anexas al contrato de mandato.

En el marco del citado contrato de mandato se efectuó la operación de mercado abierto No. 677414 por valor de $989.000.000 mcte, en la cual resultó beneficiaria el proveedor Carnes Ecológicas del Sinú, representado por la firma comisionista AGROPAR S.A.

El proveedor no cumplió en cuanto a las cantidades y fechas de entrega de los productos adquiridos, lo cual llevó a que la Bolsa Nacional Agropecuaria mediante comunicación PSD 345 del 20 de abril de 2007 haya declarado incumplida la entrega parcial de 129.778 Kilos de Carne, por lo que de conformidad con lo estipulado en el artículo 5 del reglamento de funcionamiento de la Cámara de Compensación de la BNA se procedió por parte del Cámara de Compensación a efectuar una nueva negociación con el fin de honrar la operación incumplida.

De conformidad con el procedimiento de solución de controversias previsto en el reglamento de la BNA, el proceso arbitral cuenta con una etapa previa de arreglo directo, en la cual las partes buscan un acuerdo para quedar a paz y salvo por la ejecución de la operación, no obstante en la reunión citada por la BNA se detectó que existen discrepancias en cuanto al monto del incumplimiento, de conformidad con los registros que tenía el proveedor y los aportados por la Secretaría.

En la propuesta presentada por el proveedor Carnes Ecológicas del Sinú, plantea que la causa de su incumplimiento deriva de responsabilidades de la Secretaría, fundamentalmente en el hecho de la imposibilidad de encontrar las direcciones suministradas, generándose deterioro del producto por esta causa. Igualmente señala que en varios puntos no se entregó el producto a tiempo debido a que no fueron recibidos en los respectivos centros por encontrarse en curso una visita de la Contraloría. Expresa además que incurrió en sobrecostos debido a solicitudes extemporáneas de productos y al desconocimiento de los descuentos aplicados a los pagos (ICA, estampillas). Por todo lo anterior solicita que se efectúe una indemnización derivada de los perjuicios que estas situaciones le han generado.

La firma Mercancías y Valores, comisionista de la entidad en esta operación, en comunicación remitida el 26 de junio de 2007, responde a las observaciones del proveedor, señalando que la dificultad para la ubicación de las direcciones no puede servir de excusa para el incumplimiento, máxime cuando con el mismo listado de direcciones ningún otro proveedor ha manifestado inconveniente alguno. Así mismo señala que las remisiones de los productos no se efectuaron los días martes, como se señalaba en la ficha técnica, sino en otros días de la semana, por lo cual no puede imputarse falla alguna por el hecho de que no estuviera el personal disponible para recibir las entregas. Finalmente, señala que las fichas técnicas claramente advertían sobre la posibilidad de efectuar pedidos no periódicos e incluían los impuestos derivados de la compra, señalando las normas que los regulan.

Así las cosas, el comisionista no considera procedente la solicitud del proveedor y considera que sus observaciones revelan el desconocimiento de las fichas técnicas de la negociación, que son los documentos fundamentales para participar y ejecutar la operación.

Frente a esta situación, la Subdirección para la Infancia manifiesta al Comité de Conciliación, que las circunstancias de incumplimiento significaron dos semanas de desabastecimiento de carne en los centros de desarrollo, las cuales no fueron superadas por el posterior suministro de carnes que realizó la BNA, e implicó un aumento en el consumo de otros productos (pollo y atún) así como la necesidad de adelantar un procedimiento adicional para ajustar las minutas.

El Comité solicita a la Subdirección para la Infancia, que se tasen los costos en que tuvo que incurrir la entidad para superar la situación generada por el incumplimiento, de forma que la suma de los mayores costos en que tuvo que incurrir la Secretaría se puede recuperar a través de la Cámara de Compensación.

En la sesión del 30 de abril de 2007, se estudió el caso de las casas vecinales MANUELA BELTRÁN y SERRANÍAS, donde se concluyó que era procedente adelantar una conciliación para el pago de las cuentas de cobro presentadas por la Asociación para el Desarrollo Comunitario Manuela Beltrán Mis Pequeñas Travesuras y la Asociación de Madres Jardineras para el Desarrollo Integral Comunitario de La Localidad - 5 - Usme, correspondientes al período en que se atendió a los niños y niñas usuarios del proyecto 374 antes del perfeccionamiento del contrato, para lo cual debería citarse a las referidas asociaciones con el fin de concertar con ellas que la solicitud de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación sea promovida conjuntamente, incluyendo dentro del acuerdo la reducción en un mes del plazo de los contratos.

El 15 de junio de 2007 se reunieron el Subdirector de Contratación, la asesora jurídica de la Subdirección para la Infancia, el asesor financiero de la subdirección para la infancia y el coordinador administrativo del Proyecto 374 con los representantes legales de las asociaciones de casa vecinales ya mencionadas, con el fin de determinar la suma que se cancelaría a cada una de ellas por concepto de los días de prestación del servicio de la modalidad de casa vecinales anterior a la fecha del acta de inicio.

En tal reunión determinaron los siguientes puntos:

a). Asociación de Madres Jardineras para el Desarrollo Integral Comunitario de La Localidad - 5 - Usme: Contrato 1520 de 2007, se determinan 16 días hábiles de atención previos al acta de inicio, equivalentes a la suma de QUINCE MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS DIECIOCHO PESOS ($15.499.818,oo).

b). Asociación para el Desarrollo Comunitario Manuela Beltrán Mis Pequeñas Travesuras: Contrato 1424 de 2007, se definieron 20 días hábiles sin acta de inicio, equivalentes a la suma de DIECIOCHO MILLONES QUINIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS QUINCE PESOS ($18.548.215,oo).

De la reunión se levantó un acta donde los representantes legales de las asociaciones manifestaron su acuerdo con la determinación de los días de prestación del servicio y el valor correspondiente.

El Comité de Conciliación, en consideración al análisis del caso efectuado, a prueba que la conciliación sea presentada conjuntamente ante la Procuraduría General de la Nación por la Secretaría y las Casa Vecinales, en los términos que constan en el acta de fecha 15 de junio de 2007, atrás referida.

Agotado el orden del día, se da por terminada la sesión. Una vez leída y aprobada la presente, se firma por los participantes.