2.Que en virtud de ello, la Alcaldía está obligada a la creación, organización, preservación y control de sus archivos.

3.Que para conseguir la eficiencia y eficacia en la Gestión de Documentos se hace necesario reglamentar el Comité de Archivo.

4.Que conforme al Acuerdo No. 07 de 1994, por el cual se adopta y expide el "Reglamento General de Archivos", en su artículo 19 se prevé la creación del "Comité de Archivo" como un grupo asesor, responsable de definir y adoptar programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del Archivo de cada entidad.

5.Que mediante la Resolución 166 de 2007 se creó el Comité de Archivo de la Alcaldía Local de Puente Aranda.

6.Que en el artículo Tercero de la Resolución 166 de 2007 se establecen las funciones del Comité de archivo y en su literal "a" explicita "Darse su propio reglamento".

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el reglamento que regirá el funcionamiento del Comité de Archivo de la Alcaldía Local de Puente Aranda.

ARTÍCULO SEGUNDO.- De las funciones del Presidente:

a. Presidir las sesiones del Comité de Archivo y velar conjuntamente con la Secretaría Técnica para su normal desarrollo.

b. Suscribir las actas de las sesiones, donde se hagan constar las decisiones acordadas por el Comité.

c. Coordinar las actividades del Comité en concordancia con los programas de la Alcaldía Local.

d. Convocar a las sesiones del Comité de Archivos establecidas por la Resolución 166 de 2007 y en la forma prevista por el presente Reglamento.

e. Suscribir los actos administrativos de carácter general y particular, que defina el Comité.

f. Aprobar el orden del día y el plan de trabajo a seguir en sus sesiones.

g. Hacer seguimiento a las actividades que desarrolle el Comité para dar cumplimiento a sus objetivos y funciones.

ARTÍCULO TERCERO.- De las funciones del secretario técnico:

a. Elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias, donde se hagan constar las decisiones acordadas por el Comité.

b. Convocar a los miembros del Comité.

c. Hacer con antelación el orden del día a tratar en las sesiones y el plan de trabajo correspondiente.

d. Preparar los documentos que el Comité determine.

e. Las demás que le asigne el Presidente del Comité.

ARTÍCULO CUARTO.- De las obligaciones y atribuciones de los miembros del comité:

a. Asistir a las sesiones del Comité de Archivo.

b. Sugerir al Presidente los asuntos que deban tratarse en las sesiones ordinarias.

c. Intervenir en las discusiones del Comité.

d. Emitir su voto respecto a los asuntos tratados en las sesiones.

e. Proponer la asistencia de servidores públicos que por la naturaleza de los asuntos a tratar, deban asistir a las sesiones del Comité.

f. Promover el desarrollo y fortalecimiento del Archivo de la Alcaldía Local de Puente Aranda, y velar por su salvaguardia.

g. Ser guía para los demás funcionarios y veedor del proceso de Gestión Documental en su Dependencia.

h. Colaborar activamente en el cumplimiento de las funciones específicas asignadas a las mesas de trabajo de las cuales forme parte.

i. Formular recomendaciones sobre la conservación y preservación del acervo documental de la Alcaldía Local.

j. Autorizar y proponer ajustes a los Cuadros de Clasificación y Valoración Documental recomendados por el Archivo de Bogotá.

k. Propender porque se asigne el presupuesto suficiente para la administración del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) de la Localidad.

l. Velar por la creación de la dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos (archivo y correspondencia) de la Alcaldía Local, con nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y adscrita al más alto nivel administrativo, atendiendo los lineamientos dados por el Decreto 514 de 2006 emitido por la Alcaldía Mayor.

m. Los integrantes del Comité podrán solicitar por escrito y en cualquier tiempo al Presidente del Comité, a través de la Secretaría Técnica, que se convoque a sesiones extraordinarias para tratar asuntos que por su importancia así lo requieran.

ARTÍCULO QUINTO.- De las sesiones:

a. El Comité se reunirá trimestralmente de manera ordinaria, y en forma extraordinaria cuando la Alcaldesa lo convoque, durante el tiempo que se requiera para agotar el asunto que motivó la reunión, y previa presentación del orden del día y plan de trabajo por parte de la Secretaría Técnica, aprobado por su Presidente.

b. El Presidente del Comité de Archivo de la Alcaldía Local de Puente Aranda a través de la Secretaría Técnica, procederá a convocar a las reuniones, indicando día, hora, lugar y orden del día. Así mismo extenderá la invitación a los funcionarios o especialistas cuya presencia sea considerada necesaria para debatir los temas a tratar.

c. La citación a las reuniones se hará con anticipación de por lo menos cuatro (4) días hábiles. Cuando se trate de una reunión extraordinaria, la citación podrá hacerse con un día de anticipación.

d. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple; la decisión final se registrará en el acta respectiva.

e. Cada miembro del Comité tendrá derecho a voz y voto. Los invitados tendrán derecho a voz pero sin voto.

ARTÍCULO SEXTO.- De las mesas técnicas de trabajo:

Grupos conformados por expertos o especialistas y creados como apoyo a la labor del Comité de Archivo, con el fin de definir, analizar o formular recomendaciones sobre asuntos que sean de su competencia y responsabilidad.

a. Podrán ser creadas por el Comité de Archivo, estableciendo el tiempo de duración, temas específicos a desarrollar, las funciones que deben realizar y resultados esperados, entre otros.

b. Estas mesas estarán conformadas por un miembro del Comité, por lo menos, y por funcionarios y especialistas que por sus conocimientos y experiencia puedan asesorar a la comisión en el cumplimiento de sus funciones específicas.

c. Será coordinada por uno de los miembros del Comité que forme parte de ella, quien será el responsable de su buen desarrollo.

d. Sus decisiones se adoptarán por consenso.

e. Deberán elaborar informe de la actividad desarrollada, para presentarlo al Comité de Archivo, al término de la comisión encomendada, firmado por los integrantes de la Mesa de Trabajo.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- De las actas:

a. Las actas de las sesiones deberán reflejar las decisiones adoptadas por los miembros y las responsabilidades adquiridas. Hacen parte de las actas, como anexos, los soportes documentales presentados en la correspondiente reunión.

b. Los proyectos de actas deberán ser presentados por el Secretario Técnico para observaciones de los miembros que asistieron a la correspondiente sesión dentro de los cinco días hábiles siguientes a la celebración de la misma.

c. Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de actas, realizadas por los miembros consultados, serán enviadas al Secretario Técnico dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de elaborar el acta definitiva.

ARTÍCULO OCTAVO.- De los actos administrativos:

Las decisiones tomadas por el Comité de Archivo se adoptarán en el Acta correspondiente, firmada por los asistentes a la reunión, y cuando el asunto lo amerite, avaladas mediante Resolución suscrita por el Alcalde Local (Presidente del Comité de Archivo).

ARTÍCULO NOVENO.- La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.