FECHA: Agosto 13 de 2002

HORA: 8:30 A.M.

LUGAR Sala de Juntas de la Gerencia General de Transmilenio S.A.

PRESIDIO: Doctor EDGAR ENRIQUE SANDOVAL CASTRO - Gerente General de TRANSMILENIO S.A.

CONVOCATORIA: En cumplimiento a lo establecido en las resoluciones Nos. 066 y 086 del 15 de abril y 28 de mayo de 2002.

OBJETO DE LA SESIÓN: Segunda reunión Comité de Conciliación de TRANSMILENIO S.A.

A la sesión del comité asistieron los siguientes miembros:

* El Jefe de la Entidad. Edgar E. Sandoval Castro.

* El Director de Operaciones. Edgar Mac'allister Braydy

* El Director Financiero. José David Marín E.

* La Directora Administrativa Adriana Betancourt Ortíz.

* El Jefe de la Oficina de Asuntos Legales. Leonor C. Padilla Godin.

Asistieron además las siguientes personas:

* La doctora Zaida Patricia Gil Amaya en representación del Director de la Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y el derecho.

* El doctor Giovanni Álvarez Jefe Oficina de Control Interno.

* El doctor Carlos Beltrán Tesorero de la Entidad.

* El Ingeniero Bismark B. Buenaños interventor técnico del contrato.

* El doctor Alberto Mosquera París Profesional Especializado Oficina de Asuntos Legales.

1. Verificación del quórum.

2. Lectura orden del día

3. Aprobación del orden del día

4. Informe Técnico económico y legal contrato N°. 042 de 2000.

5. Informe Relación de Procesos.

6. Proposiciones y varios.

7. Aprobación del Acta.

Al verificarse la asistencia se estableció que había quórum para deliberar y decidir, de conformidad con lo establecido en el artículo cuarto de la resolución 066 del 15 de abril de 2002. En consecuencia se dio inicio a la reunión del comité.

Se procedió a dar lectura al Orden del día por parte de la secretaria del Comité.

Los miembros del Comité imparten su aprobación al orden del día propuesto.

Se procede a hacer entrega por parte de los interventores, el informe técnico y económico del contrato y por parte de la Oficina de Asuntos Legales el informe legal del mismo, los cuales hacen parte integrante de la presente acta.

El Gerente General de Transmilenio S.A. y los miembros del comité solicitan a la delegada del Ministerio de Justicia y del Derecho, se le aclaren algunas dudas con relación al mecanismo de conciliación, para lo cual manifiesta que esta opera como un mecanismo alterno de solución de conflictos tales como la transacción y el amigable componedor.

Sobre este punto aclara que los conflictos contractuales, conforme los artículos 60 y 68 de la Ley 80 de 1993, se pueden resolver mediante tres metodologías: la solución directa ocurre sin intervención de terceros y de mutuo acuerdo a través de la suscripción de simples acuerdos y/o contratos de transacción, los efectos jurídicos de estos acuerdos son de simples acuerdos de voluntades o contratos, es decir que si se llegan a incumplir se deberá demandar antes el juez competente.

Así mismo, es procedente solucionar estos conflictos utilizando un mediador llamado conciliador, para lo cual pueden las partes acudir a ante la Procuraduría Delegada o Centro de Conciliación autorizado por la ley y celebrar ante ellos un acuerdo conciliatorio que debe ser aprobado por parte del Tribunal Contencioso competente. A diferencia de la solución directa, el acuerdo conciliatorio tiene efectos de cosa juzgada y el acta presta mérito ejecutivo y se evita con este mecanismo un largo proceso judicial.

Igualmente expresa que en el caso bajo estudio el acuerdo conciliatorio podía ser procedente. No requiere del agotamiento de la vía gubernativa por tratarse de un conflicto de carácter contractual. El acuerdo se formalizaría ante la procuraduría, a solicitud de la entidad o conjuntamente con el contratista. Una vez el Tribunal Contencioso competente apruebe el acuerdo conciliatorio se dará cumplimiento a las obligaciones consignadas y se procederá a incluir dicha conciliación en el acta de liquidación con el propósito que las partes se declaren totalmente a paz y salvo.

Este procedimiento opera previamente al inicio de la acción contractual que se quiera instaurar ante el Tribunal competente.

5. INFORME RELACIÓN DE PROCESOS.

Se hace entrega por parte de la Oficina de Asuntos Legales, de una relación de los procesos que se vienen adelantando en la entidad la cual formará parte integrante de la presente acta, aclarando por parte del doctor Mosquera el estado de cada uno de ellos así:

El Gerente General y los miembros del comité solicitan se les aclare en que casos de los que se plantean se debe ir a comité de conciliación y a cuales no.

Al respecto la delegada de la Dirección de la Defensa Judicial del Ministerio de Justicia y el derecho pone de presente a los miembros del comité que de conformidad con lo establecido en el Decreto 1214 de 2000 el Comité de conciliación debe determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el apoderado actuará en las audiencias de conciliación, es decir que en virtud de la norma el comité, en principio, siempre deberá decir si se presenta o no ánimo conciliatorio en todas las audiencias extrajudiciales o judiciales en las que sea citada la empresa.

En términos generales, la conciliación procede en todos los conflictos susceptibles de transacción y desistimiento de que pueda conocer la jurisdicción ordinaria, como por ejemplo, litigios laborales, de responsabilidad civil extracontractual, contractuales, etc.

Así mismo, procede sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, a través de las acciones previstas en los artículos 85,86 y 87 del Código Contencioso Administrativo, esto es: acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, contractuales y extracontractuales.

No obstante lo anterior y conforme los requisitos de procedibilidad contenidos en las leyes de conciliación: Ley 446 de 1998, Decreto 2511 de 1998, Ley 640 de 2001, el comité de conciliación, en procura de la economía procesal, podrá fijar anticipadamente políticas o directrices en determinados asuntos con idénticos supuestos de hecho y para determinadas acciones judiciales, para lo cual podrá disponer que se rindan informes periódicos de todas las audiencias en la que sea citada la entidad y en las que se verifique el cumplimiento de las directrices que fije el comité.

- Se requiere pronunciamiento del comité en todas las audiencias de conciliación: extrajudiciales y judiciales, en las que se pretenda solucionar conflictos contenciosos: contractuales y extracontractuales (art. 70 Ley 446 de 1998)

- En igual forma se procederá en las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, verificando siempre que sobre el acto administrativo cuestionado se configure alguna causal de revocatoria directa (Art. 70, 71 y 81 Ley 446 de 1988)

- En los procesos de acción de nulidad simple no se requiere la decisión del comité por cuanto en estos litigios no procede la conciliación (Art. 70 Ley 446 de 1998)

Para las audiencias de pacto de cumplimiento, de que trata las acciones populares, el comité de conciliación decide no presentar ánimo conciliatorio, toda vez que los asuntos por los cuales se interponen estas acciones en contra de la empresa no resultan conciliables. Sin embargo y para el seguimiento a que haya lugar, la Oficina de Asuntos Legales presentara una relación trimestral de estas audiencias indicando el desarrollo final de las mismas de acuerdo con el informe que le presente el apoderado.

En las acciones de tutela y de cumplimiento no se requiere pronunciamiento del comité de conciliación toda vez que en estas acciones no procede la conciliación.

Se establece además por parte de la Oficina de Asuntos Legales, que igualmente en los procesos laborales para la primera audiencia de conciliación se requiere la decisión del comité y si el Gerente no puede asistir lo hará el Subgerente General como Suplente del Gerente.

En los procesos de responsabilidad civil extracontractual y civil ante la jurisdicción ordinaria el comité se reunirá para decidir la viabilidad de la conciliación en las audiencias judiciales o extrajudiciales. En estos casos el comité, recomienda como política general, que antes de proceder a la conciliación se solicite concepto a la compañía de seguros.

Se aclara que cuando sea la Sociedad TRANSMILENIO S.A. la demandante, previamente se debe reunir al comité de conciliación para informarle sobre el particular. Y en las acciones por responsabilidad civil extracontractual se requiere que pase por el comité de conciliación.

a) La Delegada del Ministerio de Justicia y del Derecho manifiesta que además de la función relacionada con la conciliación existen temas relacionados con las políticas de prevención del daño antijurídico para lo cual el Ministerio preparó políticas de prevención del daño antijurídico en el que se recomienda una metodología que permita identificas el daño antijurídico en la entidad para efectos de los correctivos a que haya lugar.

b) Es también función del comité decidir la acción de repetición en contra de los funcionarios que dieron lugar a la responsabilidad patrimonial de la entidad a través del pago de sentencias judiciales o conciliaciones en los términos contemplados en el Decreto 1214 de 2000 y la Ley 678 de 2001, así como lo relacionado al llamamiento en garantía.

c) En lo referente a la metodología para atender los temas y que se fijen políticas por parte del comité de conciliación para los casos de acción de repetición y llamamiento en garantía.

Para todo lo anterior, la doctora Zaida, con mucho gusto nos asistirá y coordinara a través de la oficina de asuntos legales de Transmilenio S.A.

Al respecto el Gerente Genera de Transmilenio manifiesta que es importante que se fijen las políticas en que casos la entidad debe asumir los procesos y en cuales se debe contratar a un abogado experto en la materia de que se trate según sea el caso.

Una vez abordados los temas de la sesión, se encomendó a la Jefa de la Oficina de Asuntos Legales como Secretaria del Comité, se encargue de la redacción del proyecto de acta, la cual una vez leída, será aprobada y suscrita por todos los miembros del comité de TRANSMILENIO S.A.

Siendo las 10:00 horas, se dio por terminada la sesión.